Информационная система ИС ЭСФ

ИС ЭСФ – это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.

Полезно!

В статье «Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) в 2018 году» можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде.

В статье «PRO сроки выписки счетов-фактур» — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ.

В статье «PRO заполнение электронных счетов-фактур в 2018 году» описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.

Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:

• ;
• Десктоп-приложение;
• А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.

КГД предоставляет налогоплательщикам для отладки интеграционных механизмов учетных программ. В тестовой среде ИС ЭСФ можно пробовать выписать/получить электронные счета-фактуры от имени тестовой компании (без регистрации на сервере), ознакомиться с основными возможностями системы и отладить работу с электронными документами.

Документы, выписанные в тестовой среде, не имеют юридической силы и не используются в процедурах контроля налоговыми органами. Для входа на тестовый сервер используются тестовые сертификаты, которые можно на портале Комитета государственных доходов.

С 1 апреля 2018 года в системе добавлен новый модуль «Виртуальный склад».

Полезно!

Подробнее о модуле «Виртуальный склад» в материалах:

• «Виртуальный склад — что это?»;
• «Как ввести остатки по товару на Виртуальный склад»;
• «Для кого обязательна работа в Виртуальном складе с 1 апреля 2018 года?».

Что необходимо для работы с порталом esf.gov.kz

В первую очередь нужно получить регистрационные свидетельства Национального удостоверяющего центра (ЭЦП НУЦ РК), настроить веб-приложение на рабочем месте пользователя и провести регистрацию налогоплательщика в информационной системе электронных счетов-фактур. Конечно, необходимо стабильное подключение к сети Интернет.

Ключи НУЦ РК выдаются в Центрах обслуживания населения РК (ЦОН). Для регистрации юридического лица (ТОО, РГКП, ГУ и пр.) необходимы:

• ключ юридического лица, оформленный на первого руководителя предприятия (ГОСТ);
• и ключ физического лица первого руководителя (RSA).

Индивидуальным предпринимателям достаточно получить ЭЦП физического лица (ключ ГОСТ не требуется).

Важно!

В настоящее время Национальный удостоверяющий центр выдает несколько видов регистрационных свидетельств для юридических лиц: ключи первого руководителя, ключи для сотрудников с правом подписи и т.д.

Для регистрации на портале ЭСФ необходим комплект ключей первого руководителя!

Перечень документов, необходимых для оформления ключей юридического лица, можно найти , либо уточнить, обратившись в call-центр по телефону 1414.

Портал электронных счетов-фактур

Некоторые действия можно выполнить только на веб-портале электронных счетов-фактур:

• Регистрация предприятия, ИП и физических лиц;
• Назначение уполномоченных сотрудников;
• Настройка прав пользователей;
• Получение отчетов по выписанным и полученным счетам-фактурам.

Поэтому начинать работу с электронными счетами-фактурами в любом случае нужно с настройки портала.

Настройка esf.gov.kz

Веб-приложение ИС ЭСФ так же как все информационные системы КГД использует Java-апплеты. Поэтому основные сложности настройки касаются запуска Java. Поскольку в некоторых браузерах поддержка джавы прекращена (например, в Google Chrome) для работы с приложением можно использовать:

• Internet Explorer (рекомендуется);
• Mozilla Firefox (рекомендуется);
• Opera.

Важно!

КГД опубликовал тестовую версию веб-приложения, в которой криптографические операции выполняются без использования Java. По неясной причине, новый механизм отличается от подходов, используемых в остальных государственных ИС: системы электронного правительства уже достаточно давно перешли на использование NCA-Layer, но в новой версии веб-приложения ESF используется собственное средство – Crypto Socket. Есть надежда, что в скором будущем налогоплательщики смогут работать с порталом без дополнительной настройки браузеров.

Для запуска Java необходимо включить разрешение на ее использование в браузерах и добавить адрес портала esf.gov.kz в список исключений.

Действия выполняются в панели управления Java.

Полезные материалы КГД по вопросам настройки esf.gov.kz:

• ;
• ;
• .

В ИС ЭСФ отсутствует возможность сохранения счетов-фактур в виде pdf-файлов (эта возможность может быть полезной, например, для отправки печатной копии документа пользователям, которые не зарегистрированы на портале). Проблему можно обойти, установив виртуальный PDF-принтер. В этом случае при нажатии на кнопку печати, вместо распечатки счета-фактуры на бумаге, будет формироваться pdf-файл. Файл можно отправить затем покупателю по e-mail. можно просмотреть на портале КГД.

Важно!

После настройки веб-приложения можно приступать к регистрации предприятия. Подробнее об этом в статье «PRO начало работы с электронными счетами-фактурами. Регистрация в ИС ЭСФ и настройка системы».

Настройка прав пользователей, уполномоченных выписывать счета-фактуры

После регистрации компании, которую, напомним, выполняет первый руководитель, директор предприятия уже может приступать к выписке и получению счетов-фактур. Он автоматически считается легитимным пользователем системы и получает полное право на работу в системе от имени юр. лица.

Но, конечно же, в реальной жизни директор редко занимается выпиской счетов-фактур. Эти обязанности, обычно, выполняет бухгалтер, главный бухгалтер или менеджеры компаний. У средних и крупных предприятий со счетами-фактурами работают целые группы сотрудников, каждая из которых отвечает за свой участок учета.

Можно определить список уполномоченных сотрудников, установить срок действия их полномочий и ограничить их права на работу с системой. Все эти действия выполняются руководителем компании, в качестве ответственного лица.

Важно!

Если у директора возникнет вопрос: «Почему, собственно, я должен этим заниматься?», можно вспомнить следующие аргументы:

• Правила документооборота (пункт 11) возлагают на руководителя по контролю над списком уполномоченных лиц предприятия: » .. руководитель юридического лица (структурного подразделения юридического лица) осуществляет контроль за актуальностью перечня уполномоченных физических лиц или поверенного (оператора) и предоставленных им прав на выполнение действий от имени юридического лица (структурного подразделения)».
• Настройки доступа сотрудников назначаются в процессе выписки электронной доверенности от руководителя компании. Подписать ее может только руководитель (передача ключей ЭЦП и непринятие мер по защите личных ключей от несанкционированного доступа )
• Выписка фиктивных счетов-фактур влечет за собой . При этом предоставление работникам права выписки ЭСФ автоматически означает согласие предприятия (и персонально руководителя компании) с оформлением таких документов этим человеком.

Для каждого сотрудника можно:

• Установить признак разрешения на вход в систему (активировать либо заблокировать пользователя). Для уволенных сотрудников и работников, которые переведены на другую должность, необходимо блокировать вход в систему.
• Установить разрешения на определенные действия с электронными документами, а так же срок действия назначенных полномочий (указанная дата будет определять срок действия электронной доверенности, регистрируемой в ИС ЭСФ при любом изменении прав).

Система прав пользователей выглядит следующим образом

Право	Описание
Просматривать счет-фактуру	Право на открытие формы документа счет-фактура
Создавать новый счет-фактуру	Это право дает возможность подписать и отправить ЭСФ	Следует назначать пользователям, которые будут отправлять ЭСФ и подписывать их личной ЭЦП (уполномоченные сотрудники компании)
Создавать исправленный счет-фактуру	Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Исправленный»	Процесс выписки исправленных ЭСФ должен контролироваться особо. Исправления могут привести к необходимости корректировки налоговых отчетов, и в целом исправление счета-фактуры имеет особенности. Назначать это право следует отдельным сотрудникам, например, главному бухгалтеру
Создавать дополнительный счет-фактуру	Право подписания и отправки ЭСФ, имеющих отметку «Дополнительный»	Выписка дополнительного ЭСФ означает корректировку размера оборота по реализации компании и тоже имеет особенности Это право стоит предоставить отдельным сотрудникам, например, старшему менеджеру.
Отзывать счет-фактуру	Право выполнять отзыв ЭСФ, выписанных предприятием	Неконтролируемый отзыв ЭСФ может являться признаком лжепредпринимательства. Ошибочный отзыв ЭСФ практически нельзя исправить (единственная возможность отменить ошибочный отзыв – попросить покупателя отклонить это действие со совей стороны в течение установленного срока). Поэтому это право тоже лучше предоставлять только выборочным сотрудникам
Создавать черновик	Это право позволяет создавать и заполнять черновики счетов-фактур. Но не позволяет выполнить их подпись и отправку покупателю	Можно предоставлять всем сотрудникам, которые будут готовить черновики ЭСФ (создавать и заполнять их).

Десктоп-приложение ИС ЭСФ

Налогоплательщики, зарегистрированные в ИС ЭСФ, могут выписывать и получать счета-фактуры не только на веб-портале esf.gov.kz, но и с помощью десктоп приложения.

Для установки этого приложения нужно с главной страницы сайта и установить его на компьютере пользователя. Десктоп-версия требует обязательного подключения к ИС ЭСФ в момент входа в приложение и отправки/получения ЭСФ. Но подготовку черновиков: их создание, заполнение, можно выполнять даже в случае нестабильного подключения к системе.

Использование десктоп-версии может быть более удобным, если скорость работы с ЭСФ на портале недостаточна комфортна.

В целом, приложение позволяет выполнить все стандартные действия с ЭСФ: выписку, отправку, получение, отклонение, исправление и отзыв счета-фактуры.

Формирование отчетов по выписанным и полученным ЭСФ доступно только в веб-приложении ИС ЭСФ.

Важно!

В десктоп-приложении налогоплательщик, выписывающий ЭСФ, должен самостоятельно контролировать правильность заполнения реквизитов получателя (БИН, наименование и адрес). В этом варианте работы при указании БИН получателя автоматического определение реквизитов по данным базы КГД не производится.

Если ИС ЭСФ не работает?

ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.

, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:

» 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;

2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом.

При этом после устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.

Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.

В частности такие сообщения были опубликованы по проблемам доступа в следующие дни:

Дата	Время	Причина
20.05.2019	период с 01.01.2019 по 10.05.2019	Признана техническая ошибка по нерезидентам, работающим в РК через структурные подразделения
03.05.2019	22:00 — 23:32	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
23.03.2019	09:00 — 23:00	Планово — профилактические работы в ИС ЭСФ
21.03.2019 — 22.03.2019	14:00 — 06:00	Планово — профилактические работы в ИС ЭСФ
17.03.2019	09:00 — 18:00	Работы на сети ЕТС ГО (кратковременные перебои)
11.03.2019	20:00 — 23:30	Технические работы
06.03.2019	20:00 — 21:30	Технические работы
04.03.2019	12:00 — 17:45	Перезапуск ИС ЭСФ
02.03.2019 — 03.03.2019	21:00 — 17:00	Планово-профилактические работы в ИС ЭСФ
26.02.2019	22:00 — 23:32	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
29.01.2019	13:00-13:40	Технические работы
25.01.2019 — 26.01.2019	23:00 — 00:32	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
17.01.2019	22:00 — 02:15	Технические работы
10.01.2019	22:00 — 22:32	Технические работы
26.12.2018	22:00 — 23:32	Технические работы
13.12.2018	22:00 — 23:00	Технические работы
06.12.2018	22:00 — 23:00	Технические работы
04.12.2018	22:00 — 23:30	Технические работы
30.11.2018 — 01.12.2018	22:00 — 20:04	Технические работы
07.11.2018 — 08.11.2018	21:30 — 00:30	Технические работы
03.11.2018 — 04.11.2018	00:00 — 00:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
04.10.2018	20:00 — 20:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
06.09.2018	21:00 — 23:04	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
23.08.2018	21:00 — 23:04	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
14.08.2018	21:00 — 23:04	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
15.06.2018 — 16.06.2018	19:00 — 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
14.06.2018 — 15.06.2018	21:00 — 03:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
31.05.2018 — 01.06.2018	21:00 — 03:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
17.05.2018 — 18.05.2018	21:00 — 02:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
26.04.2018 — 27.04.2018	19:00 — 00:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
13.04.2018	19:00 — 22:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад»)
11.04.2018 — 12.04.2018	21:00 — 02:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад»)
06.04.2018 — 07.04.2018	21:00 — 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад»)
31.03.2018	17:00 — 23:50	Обновление информационной системы ИС ЭСФ (новый модуль «Виртуальный склад»)
12.03.2018 — 13.03.2018	21:00 — 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
02.03.2018 — 03.03.2018	21:00 — 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
01.03.2018 — 02.03.2018	21:00 — 00:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
26.01.2018 — 27.01.2018	21:00 — 01:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
25.01.2018 — 26.01.2018	21:00 — 03:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
27.12.2017	21:00 — 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
23.12.2017	21:00 — 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
08.12.2017	21:00 — 21:30	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
07.12.2017	21:00 — 23:00	Обновление информационной системы ИС ЭСФ
04.12.2017	15:30 — 19:15	Профилактические работы
24.11.2017	21:00 — 24:00	Профилактческие работы
22.11.2017	21:00 — 23:30	Нерегламентные работы
16.11.2017	21:00 — 23:00	Обновление системы
01.10.2017 — 07.11.2017	00:00 — 23:59	Технические проблемы в ИС ЭСФ
02.11.2017 — 03.11.2017	21:00 — 03:00	Обновление системы
23.10.2017 — 24.10.2017	21:00 — 03:00	Обновление системы
16.10.2017 — 17.10.2017	21:00 — 03:00	Технические работы
13.10.2017 — 14.10.2017	21:00 — 03:00	Технические работы
12.10.2017 — 13.10.2017	21:00 — 03:00	Технические работы
11.10.2017	21:00 — 22:00	Технические работы
11.10.2017	13:00 — 14:30	Технические работы
10.10.2017 — 11.10.2017	21:00 — 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
06.10.2017 — 07.10.2017	21:00 — 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
05.10.2017 — 06.10.2017 г.	21:00 — 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
04.10.2017 — 05.10.2017 г.	21:00 — 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
	21:00 — 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
02.10.2017 — 03.10.2017 г.	21:00 — 03:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
01.10.2017 — 02.10.2017 г.	09:00 — 14:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
30.09.2017 г.	10:00 — 24:00	Работы по переходу на новую форму ЭСФ
19.09.2017	20:00 — 21:00	Технические работы
15.06.2017 — 16.06.2017 г.	22:00 — 18:30	Технические работы
01.06.2017 г.	18:20 — 19:30	Технические проблемы
26.05.2017 г.	22:00 — 23:00	Установка обновления
23.05.2017 г.	21:00 — 23:30	Установка обновления
19.05.2017 г.	22:00 — 23:05	Установка обновления
09.05.2017 г.	22:00 — 23:05	Установка обновления
04.05.2017 г.	22:00 — 23:05	Установка обновления
09.04.2017 г.	19:00 — 22:00	Технические работы
05.04.2017 — 06.04.2017 г.	22:00 — 01:30	Технические работы
03.04.2017 г.	16:45 — 17:22	Возможные сбои по причине проводимых работ на стороне НУЦ РК
13.03.2017 г.	18:30 – 19:30	Технические работы
07.03.2017 — 08.03.2017 г.	22:00 – 05:30	Технические работы
07.03.2017 г.	13:00 – 15:30	Технические работы
28.02.2017 г.	20:30 – 22:10	Технические работы
24.02.2017 – 25.02.2017 г.	09:00 – 13:45	Технические работы
21.02.2017 г.	22:00 – 23:30	Технические работы
20.02.2017 г.	22:00 – 23:30	Установка обновления
16.02.2017 – 17.02.2017 г.	18:00 – 23:00	Технические работы
10.02.2017 г.	22:00 – 23:00	Установка обновления
31.01.2017 г.	16:00 – 18:00	Технические проблемы

Основные правила выставления и получения счетов-фактур в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи.

В случае выставления счета-фактуры в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога на добавленную стоимость к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ, является счет-фактура в электронном виде в утвержденном формате, подписанный электронной цифровой подписью продавца, выставленный и полученный по телекоммуникационным каналам связи.

Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде.

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через Операторов электронного документооборота- это организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.

Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора электронного документооборота.

Датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю Оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении Оператора электронного документооборота

Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.
Cм. ПРОЦЕДУРЫ ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ.

На правах рекламы:

Источник: http://www.snezhana.ru/edocs_3_1/

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

1. Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174н).

1. Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

1. Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС.

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ. Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

См. также: «Как правильно хранить электронные счета-фактуры?».

Итоги

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.

Источник: https://nalog-nalog.ru/nds/schetfaktura/osobennosti_elektronnyh_schetov-faktur/

Внимание

В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

При получении от продавца счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

1. Получить и отразить в учете входящий счет-фактуру.
2. Обработать подтверждение оператора об отправке счета-фактуры.
3. Сформировать и отправить извещение продавцу о получении счета-фактуры.
4. Утвердить счет-фактуру.

Получение и отражение в учете входящего счета-фактуры

Получение электронного счета-фактуры от продавца производится:

• при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или из раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
• по команде Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 1).

Рис. 1

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный счет-фактура автоматически помещается в папку «Утвердить» списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный счет-фактура, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке «Архив ЭДО», открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис) (рис. 4).

Рис. 4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3) или «Архив ЭДО» (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

Одновременно на основании полученного электронного счета-фактуры создается новый документ в учетной системе «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

Открыть новый документ «Счет-фактура полученный» можно:

• по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 5, рис. 6).
• из формы учета поступивших счетов-фактур (раздел Покупки — подраздел Покупки — гиперссылка Счета-фактуры полученные).

Рис. 7

В новом документе «Счет-фактура полученный» (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены сведения:

• о продавце (поле «Контрагент»);
• о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля «Счет-фактура №» и «от»);
• о стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.

Если до поступления ЭСФ уже был получен первичный документ в электронном виде и на его основании автоматически сформирован документ «Поступление (акт, накладная)», то в строке «Документы-основания» будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления. В противном случае в документ «Счет-фактура полученный» необходимо ввести ссылку на документ-основание с помощью гиперссылки Изменить.

О создании документа-основания «Поступление (акт, накладная)» при получении ТОРГ-12 в электронном виде см. .

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного счета-фактуры покупатель видит в информационной строке документа «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме «Электронные документы» (Таблице состояния) (рис. 8), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документа «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

Рис. 8

Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры ему оператором (пп. «в» п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 9), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена).

Рис. 9

После получения подтверждения оператора ЭДО поступивший электронный счет-фактура должен регистрироваться в части 2 журнала учета, с проставлением в графе 2 «Дата получения» даты направления файла счета-фактуры оператором покупателю, указанной в подтверждении оператора (пп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее — Правила ведения журнала). Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке «Получен» документа «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа «Счет-фактура полученный» на основании поступившего электронного счета-фактуры программа автоматически проставляет в поле «Получен» дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа «Счет-фактура полученный». Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле «Получен», будет автоматически скорректирована.

Если полученный счет-фактура служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» проставлен флажок (рис. 7), то поступивший ЭСФ будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 10).

Рис. 10

Формирование и отправка извещения продавцу о получении счета-фактуры

Согласно Порядку обмена после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

• после получения входящего электронного счета-фактуры — извещение о получении счета-фактуры для продавца;
• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры — извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).

Формирование извещений происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из папки «Подписать» списка «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 11).

Рис. 11

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы «Документы на подпись», в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись).

В этом случае сформированные электронные документы подписывается при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 12).

Рис. 12

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).

Рис. 13

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Рис. 14

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

• при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или из раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
• по команде Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 1);
• из формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле «Действия с нашей стороны» или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 15).

Рис. 15

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 16).

Рис. 16

Утверждение счета-фактуры

Если претензий к показателям счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом продавец не получает какие-либо электронные служебные документы.

Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры Порядком обмена не предусмотрена, однако она важна для внутреннего контроля за достоверностью поступившего электронного документа.

Утвердить полученный счет-фактуру можно:

• по кнопке Утвердить из списка документов «Текущие дела ЭДО»;
• по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 5);
• выполнив команду Утвердить из формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) (рис. 15).

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя завершается (рис. 17).

Рис. 17

Если полученный счет-фактура содержит ошибки, которые продавец должен исправить по правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, то покупатель может попросить продавца внести исправление в счет-фактуру.

Отправить уведомление об уточнении счета-фактуры можно как до утверждения поступившего электронного счета-фактуры, так и после утверждения.

Для этого необходимо:

• вызвать команду Запросить уточнение по электронному документу из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия или по кнопке Еще, находясь в режиме просмотра содержимого электронного счета-фактуры (рис. 18);
• в открывшемся окне «Укажите текст запроса на уточнение» сформулировать причину уточнения. Указанная информация будет сохранена в электронном документе.

Рис. 18

При выполнении команды Запросить уточнение по электронному документу автоматически будет сформировано уведомление продавцу об уточнении счета-фактуры в соответствии с п. 1.12 Порядка обмена.

Это уведомление покупатель должен подписать и отправить через оператора ЭДО продавцу.

На основании этого уведомления продавец выставит покупателю исправленный счет-фактуру.

Обмен по такому отклоненному счету-фактуре будет завершен после получения извещения от продавца о получении им уведомления об уточнении счета-фактуры.

Подробнее о формировании и отправке уведомления, а также о получении исправленного счета-фактуры см. .

Источник: https://its.1c.ru/db/content/eldocs/src/3300201%20%EF_%EF%EE%EB%F3%F7%E5%ED%E8%E5%FD%F1%F4_buh30.htm

>Разбираем подробно, как выписывать электронные счета-фактуры

Как работать?

Перед началом работы нужно выбрать официального ЭДО и заключить с ним договор. Участникам необходимо иметь сертификат ЭЦП (электронно-цифровой подписи).

Регистрация пользователя в системе

1. Активируем на сайте режим регистрации. В форме выбираем из предлагаемых вариантов подходящий: Руководитель юридического лица, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо.
2. Затем необходимо подтвердить сертификат ЭЦП: найти и выбрать документ в компьютере, активировать сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). Система даст подтверждение об успешной проверке сертификата и автоматически заполнит данные в регистрационной форме (ФИО, адрес, ИИН, e-mail, БИН и название предприятия).
3. В соответствующее поле вводим пароль, сгенерированный системой. Переходим по ссылке, отправленной на e-mail. Затем нужно подписать соглашение о пользовании системой. Для подписи соглашения активируем сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). После этого система подписывает соглашение ЭЦП пользователя. Регистрация успешно завершена.

Аутентификация

Процедура аутентификации предусматривает:

1. Пользователь входит в систему как руководитель предприятия.Чтобы выдать доверенность физическому лицу – сотруднику предприятия или просто физическому лицу, кто выписывает ЭСФ, нужно отправить приглашение.

   Сотрудник переходит по ссылке, полученной на e-mail. Проходит аутентификацию, используя свой профиль.

2. Руководитель в таблице сотрудников выбирает пользователя, которому будет выдана доверенность. В разделе «Полномочия» обозначает нужный пункт, выбирает срок действия полномочий. Система открывает форму доверенности. Руководитель активирует подписание документа сертификатом ЭЦП. Права назначены (узнать о том, почему не подписываются электронные счета-фактуры и как работать с сертификатом ключа проверки, можно ).
3. Сотрудник проходит аутентификацию, войдя в систему через профиль пользователя, которому были назначены права. Операции в рамках доверенных полномочий доступны для исполнения. При необходимости можно использовать функции блокировки и разблокировки полномочий.

Пользователь, прошедший процедуру аутентификации, обнаруживает в программе, как выписывать ЭСФ.

Создание

Для того чтобы создать ЭСФ, пользователь проходит аутентификацию, войдя в систему через доступный ему профиль.

Создание счета-фактуры предусматривает:

1. Выбираем функцию «Создание счёта-фактуры». На экране появляется форма. Заполняем пункты от А до I. В ходе заполнения система автоматически проверяет данные.
2. Переходим в режим подписания и отправки. В окне выбора нужно отметить сертификат ЭЦП, который будет использован для подписи ЭСФ. После завершения процедуры появится сообщение о том, что документ успешно подписан и находится на обработке. Разбираем, как отправить его в электронном виде. Созданный ЭСФ отображается в разделе «Отправленные» в подразделе «Не просмотренные».Срок выставления ЭСФ 5 дней. Документ нельзя выставить задним числом. Система автоматически фиксирует дату.
3. Разберем теперь, как получить документ. При получении ЭСФ нужно перейти во вкладку «Журнал ЭСФ» раздел «Полученные» подраздел «Не просмотренные».

   После открытия документу присваивается статус «Доставленный». У получателя ЭСФ теперь находится в подразделе «Обработанные».

4. После доставки оператором у отправителя счёт-фактура будет отображаться в разделе «Отправленные» в подразделе «Переданные» со статусом «Доставленный».

   В системе можно выписать исправленный или корректировочный электронный счет-фактура.

Узнать больше о правилах заполнения электронной счет-фактуры, а также посмотреть образец документа, можно .

Присвоение статуса

Для присвоения статуса счету-фактуре необходимо:

1. Для присвоения статуса полученному документу выбираем в разделе «Полученные» в подразделе «Обработанные» или «Не просмотренные» нужный документ.
2. После нажатия соответствующей кнопки ЭСФ получает пользовательский статус «Принятый» / «Отклонённый», который также отображается у отправителя.

Отзыв

1. В разделе «Отправленные» выбираем документ.
2. При активации режима «Отозвать» появляется форма, в которой нужно указать причину отзыва.
3. Затем используем функцию «Подписать и отправить».

После процедуры подписи ЭСФ будет отображён в разделе «Отправленные» в подразделе «Отозванные». Получатель увидит его в разделе «Полученные» подразделе «Отозванные» вместе с указанием причины отзыва. Если к отозванному счёту-фактуре был выписан дополнительный ЭСФ, он тоже будет отозван.

Импорт

Подготовительные действия аналогичны как при создании ЭСФ.

1. Активируем режим импорта. В форме «Импортировать счёт-фактуру» выбираем XML файл и загружаем его. В форме импорта после окончания загрузки отобразится количество загруженных счетов-фактур и ошибочных (если такие имеются) вместе с описанием ошибок.
2. Закрываем форму импорта. Отображается журнал ЭСФ. В разделе «В работе» подразделе «Импортированные» открываем документ. Далее нужно активировать подписание и отправку ЭСФ. После подписания с использованием сертификата ЭЦП система производит форматно-логический контроль (ФЛК). При положительном результате ЭСФ отображается в «Отправленные» «Не просмотренные».Счета-фактуры, которые не прошли проверку, находятся в разделе «В работе» подразделе «Ошибочные».

Журнал

Система автоматически сортирует документы по следующим разделам и подразделам:

• «Отправленные» имеет подразделы: «Не просмотренные», «Переданные», «Исправленные», «Дополнительные», «Аннулированные», «Отозванные».
• «Полученные» содержит: «Не просмотренные», «Обработанные», «Аннулированные», «Отозванные», «Принятые», «Отклонённые».
• «В работе»: «Черновики», «Импортированные», «Ошибочные».

В журнале доступна функция поиска, печать формы ЭСФ и журнала.

Представление в контролирующие органы

Согласно ст. 93 НК РФ электронные счета-фактуры можно представлять в налоговые органы через Интернет. Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.

Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.

Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени, т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте ).

Счет-фактура – это документ, необходимый для налогового учета НДС. С помощью него подтверждается факт получения услуг или товара заказчиком. Читайте наши материалы о том, как правильно оформить электронный счет-фактуру, в том числе и на аванс.