Дубликат трудовой по копии

Содержание

Где можно получить справку об отсутствии трудовой книжки, для получения единовременного пособия?

Здравствуйте!

В соответствии с. ч.III Приказа от 23 декабря 2009 г. N 1012н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА И УСЛОВИЙ НАЗНАЧЕНИЯ И ВЫПЛАТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ПОСОБИЙ ГРАЖДАНАМ, ИМЕЮЩИМ ДЕТЕЙ

27. В случае, если один из родителей либо лицо, его заменяющее, работает (служит),
а другой родитель либо лицо, его заменяющее, не работает (не служит), единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается по месту работы (службы) родителя либо лица, его заменяющего.
28. Для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка представляются:
в)
справка с места работы (службы, органа социальной защиты населения по месту жительства) другого родителя о том, что пособие не назначалось, — в случае, если оба родителя работают (служат), а также, если один из родителей ребенка не работает (не служит) или обучается по очной форме обучения в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования, образовательных организациях дополнительного профессионального образования и научных организациях, а другой родитель ребенка работает (служит).

Таким образом, так как Вы трудоустроены, то единовременное пособие по рождению ребенка будет начислено по Вашему месту работы. К Вашему заявлению вы прикладываете справку о том что матери ребенка данное пособие не назначалось и не выплачивалось. Данную справку обязан выдать орган социальной защиты населения по Вашему месту жительства.

получить справку об отсутствии трудовой книжки для получения единоврименой пособии
Алфред
г) выписки из трудовой книжки, военного билета или другого документа о последнем месте работы (службы, учебы), заверенные в установленном порядке, — в случае, если назначение и выплата пособия осуществляются органом социальной защиты населения;
В случае отсутствия у лица, имеющего право на получение единовременного пособия при рождении ребенка трудовой книжки в заявлении о назначении единовременного пособия при рождении ребенка получатель указывает сведения о том, что он нигде не работал и не работает по трудовому договору, не осуществляет деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса, занимающегося частной практикой, не относится к иным физическим лицам, профессиональная деятельность которых в соответствии с федеральными законами подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию;

Так как Вы работайте, значит в соответствии с выше указанным п.27 данное пособие можете получить только по месту Вашей работы, доказывать отсутствие трудовой книжки нужно только в том случае если оба родителя безработные, соответственно в этом случае единовременное пособие выплачивается органом социальной защиты населения.

Всего Вам доброго!

Трудовой дубликат

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 сентября 2015 г.

Содержание журнала № 18 за 2015 г.М.А. Кокурина, юрист

Как сделать дубликат трудовой книжки, потерянной работодателем

Представьте, что вам понадобилась трудовая книжка работника, а в сейфе ее нетст. 84.1 ТК РФ; п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Неприятная ситуацияст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение установленного порядка хранения трудовых книжек, в том числе их утрату, работодатель (должностные лица работодателя) несет ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ.

Нормативными правовыми актами не регламентируются действия работодателя в случае утраты трудовой книжки по его вине. Представляется, что в таких случаях работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном п. 32 Правил”.

Если пропали две и более трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций, то это массовая утеря и процедура изготовления их дубликатов другая — она установлена законодательствомп. 34 Правил.

При обнаружении пропажи трудовой книжки нужно быстрее браться за изготовление для работника ее дубликатап. 34 Правил. «Незамедлительно», как рекомендует сделать это Роструд, получится выдать дубликат, только если сотрудник до вас нигде не работал. Вы просто заполните новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и запишете туда свою компанию как единственного работодателя.

А вот как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к вам работал в других местах? В условиях отсутствия прописанного законодательством порядка послушаем мнение специалистов Минтруда.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна Заместитель директора Департамента условий и охраны труда Минтруда России

“Восстановление трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, следует производить в соответствии с порядком, установленным для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника. Ведь законодательством напрямую не предусмотрен порядок восстановления трудовой книжки, утерянной работодателемПостановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

При утере работодателем трудовой книжки он обязан выдать работнику ее дубликат.

В целях его оформления работник, чью книжку потерял работодатель, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и предоставить документы, подтверждающие факт своей трудовой деятельности в других организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана ему помочь в их получении, например отправив запросы прежним работодателямабз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция)”.

Рекомендуем вам предпринять для изготовления дубликата потерянной трудовой книжки следующие действия.

Фиксируем отсутствие трудовой книжки

ШАГ 1. Подготовьте бланк заявления от имени работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, на котором бы он расписался. Содержание простое: «В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Если пропажа книжки выявилась при увольнении сотрудника и он уходит от вас пока без трудовой книжки, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сделайте особую запись в графе 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении…» строки регистрации книжки. Например, напишите: «Трудовая книжка не выдана в связи с ее утерей».

ШАГ 2. Издайте приказ руководителя о назначении:

  • работника, который займется составлением и отправкой запросов в ПФР и бывшим работодателям сотрудника, чью трудовую книжку потеряли;
  • комиссии для установления причин утери трудовой книжки.

Вот как может выглядеть такой приказ.

ООО «Теремок»

Приказ № 3-к

В связи с тем что в сейфе не обнаружена трудовая книжка менеджера по продажам М.И. Зайчикова,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью установления причин и обстоятельств утери трудовой книжки М.И. Зайчикова создать комиссию по расследованию факта утраты в составе:
— председатель комиссии — руководитель отдела кадров И.Т. Лягушкин;
— члены комиссии:
— старший бухгалтер П.Р. Лисичкина;
— менеджер по персоналу М.С. Мышкина.Создать такую комиссию нужно, если ваше руководство хочет установить, по чьей вине пропала трудовая книжка, и впоследствии:
самостоятельно применить к виновному в пропаже книжки сотруднику дисциплинарное взыскание, например выговор (тогда в случае еще одной дисциплинарной провинности его можно будет уволитьп. 5 ст. 81 ТК РФ);
обосновать при проверке трудинспекцией, что в утере трудовой книжки виновен конкретный работник. Тогда за нарушение трудового законодательства оштрафуют виновного сотрудника, а не директорач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Хотя и саму организацию за утерю книжки могут наказать

2. Поручить комиссии в срок до 05.06.2015 провести служебное расследование факта утери трудовой книжки М.И. Зайчикова.По результатам работы комиссии нужно будет:
оформить акт о результатах расследования факта утраты трудовой книжки, содержащий выводы о том, кто, когда и при каких обстоятельствах потерял трудовую книжку;
запросить объяснения причин утери трудовой книжки у сотрудника, признанного виновным в таком нарушениист. 193 ТК РФ

3. Заняться получением документов, подтверждающих стаж работы М.И. Зайчикова, предшествующий его поступлению на работу в ООО «Теремок».

В связи с этим назначить М.С. Мышкину ответственной за направление до 29.05.2015 запросов о местах работы М.И. Зайчикова:
— в организации, где он работал ранее, по сведениям, предоставленным М.И. Зайчиковым;
— в орган ПФР, если от М.И. Зайчикова не поступит необходимой информации о местах его работы.

Генеральный директор ООО «Теремок» Я.С. Медведев

С приказом ознакомлены:

И.Т. Лягушкин 25.05.2015
П.Р. Лисичкина 25.05.2015
М.С. Мышкина 25.05.2015

Собираем документы для оформления дубликата

ШАГ 3. Запросите у работника сведения о его прежних местах работы. Лучше сделать это письменно.

Запрос сведений о стаже работы до поступления на работу в ООО «Теремок»

Уважаемый Марк Игоревич!

В связи с необходимостью изготовления дубликата вашей утерянной трудовой книжки прошу Вас в срок до 27 мая 2015 г. включительно предоставить в отдел кадров сведения о Ваших местах работы до того, как Вы пришли работать в ООО «Теремок» (до 01.07.2010).

Для Вашего удобства предлагаю заполнить таблицу, приведенную в приложении к запросу.

Менеджер по персоналу М.С. Мышкина

Запрос получил, сведения предоставлю.

М.И. Зайчиков 25.05.2015

Приложение к запросу от 25.05.2015

Сведения о трудовом стаже Зайчикова М.И. до 01.07.2010

Место работы Период работы Должность
1.
2.

А вот если работник не хочет давать информацию, зафиксируйте это на самом бланке запроса с подписями не менее двух свидетелей.

От получения запроса и предоставления сведений М.И. Зайчиков отказался.

И.Т. Лягушкин 25.05.2015
П.Р. Лисичкина 25.05.2015

С таким документом вы сможете, в частности:

  • доказать, что не отказывали работнику в подготовке и выдаче дубликата;
  • объяснить, почему сроки выдачи дубликата затягиваются или почему вы выдали бывшему работнику дубликат трудовой книжки с указанием только его последнего места работы у вас.

Это может уберечь компанию от штрафа за нарушение трудового законодательства — несодействие в выдаче дубликатач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

ШАГ 4. Подготовьте запросы от имени самого работника в адрес прежних работодателей, если работник дал вам о них сведенияп. 7.2 Инструкции. К примеру, запрос может выглядеть так.

Генеральному директору ООО «Колобок»
от Зайчикова М.И.

Запрос

В связи с утратой моей трудовой книжки прошу:
— подтвердить справкой, что я, Зайчиков Марк Игоревич (паспорт 4500 № 106288, выдан ОВД Солнечногорского района Московской области 05.12.1997), работал в ООО «Колобок»;
— указать в справке период работы, должность, по которой я работал, сведения о переводах, реквизиты приказов о приеме на работу, переводах, увольнении.

Справку прошу направить моему нынешнему работодателю ООО «Теремок», расположенному по адресу: Московская область, г. Солнечногорск, ул. Баранова, 14.

Свое согласие на передачу моих персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Колобок» Обществу с ограниченной ответственностью «Теремок» подтверждаю.

Не забудьте взять согласие работника на предоставление вам бывшим работодателем персональных данных работникаст. 88 ТК РФ

М.И. Зайчиков

28.05.2015

Помимо справки от бывшего работодателя, документами, подтверждающими трудовой стаж работника, могут быть полученные:

  • <или>от самого работника — экземпляры трудовых договоров;
  • <или>от прежних работодателей — копии трудовых договоров, выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
  • <или>от иных организаций (допустим, если работодатель ликвидирован) — справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы.

Нельзя оформить дубликат трудовой книжки на основании копии или выписки из трудовой книжкиАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 16.12.2014 № 33-20380/2014, а также присланных вам предыдущими работодателями документов индивидуального учета, подтверждающих пенсионный страховой стаж.

СОВЕТ

Снимайте с трудовых книжек копии и храните их. Это действие не предусмотрено законодательством, а копия трудовой книжки не является документом, подтверждающим стаж работника, но с ней вам будет проще узнать, где до вас работал ваш сотрудник.

Если же работник не дал вам никаких сведений о своих бывших работодателях или от них не пришли ответы, то сделайте запрос от имени работника в территориальный орган ПФР. Ответить должны в течение 10 календарных днейстатьи 14, 16 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; п. 11 Регламента, утв. Приказом Минтруда от 12.08.2014 № 547н.

Для такого запроса есть форма СЗВ-2бутв. Постановлением ПФР от 31.07.2006 № 192п, которую вы можете заполнить, а работник поставит свою подпись. Не забудьте при отправке такого запроса приложить копии паспорта и страхового свидетельства сотрудника.

Лучше отправлять запросы одновременно и бывшим работодателям вашего сотрудника, и в территориальный орган ПФР. Поскольку, как нам подсказали в Минтруде, времени на изготовление дубликата у вас немного.

“Как уже отмечалось, при изготовлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей по вине работодателя нужно пользоваться правилами, установленными для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника. Поэтому дубликат трудовой книжки нужно выдать не позднее чем через 15 календарных дней после подачи заявления работникомп. 31 Правил”.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Минтруд России

При этом, даже если вы не уложитесь в отведенный срок, а сотрудник продолжает у вас работать, в случае проверки трудинспекция не сможет уличить вас в отказе выдать такой дубликат: ведь вы содействовали работнику, сделали все необходимые запросы и ждете ответы на них.

А вот если работник собрался увольняться и сообщает вам, что без трудовой книжки его никуда не берут, то не позднее 15 календарных дней с даты подачи вам заявления о выдаче дубликата составьте и отдайте ему:

  • <если>к вам уже поступили какие-либо документы по его прежним местам работы, то дубликат на их основании;
  • <если>у вас нет никаких сведений о прежних работодателях, независимо от причины (допустим, сам работник отказался подписывать запросы или ответы на отправленные запросы еще не пришли), то дубликат, в котором будет информация только о работе у вас в компании.

Потому что если уволенный без трудовой книжки человек не сможет трудоустроиться из-за ее отсутствия и обратится в суд, то вас могут обязать выплатить емустатьи 139, 234 ТК РФ; п. 35 Правил:

  • средний заработок со дня увольнения до дня выдачи дубликата книжкиАпелляционное определение Свердловского облсуда от 08.04.2014 № 33-4726/2014;
  • компенсацию морального вредаАпелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 01.10.2014 № 33-14986/2014.

“Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнениист. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработокст. 234 ТК РФ. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в таком случае считается день выдачи трудовой книжки”.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна
Минтруд России

ШАГ 5. Когда у вас будут все документы, которые удалось собратьп. 7.2 Инструкции; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003:

  • скопируйте эти документы;
  • заверьте копии (копия должна быть с надписью «Копия верна», с указанием должности и ф. и. о. лица, заверившего копию, с его личной подписью и датой заверения);
  • оригиналы документов верните работнику, копии оставьте у себя.

Оформляем и выдаем дубликат трудовой книжки

ШАГ 6. Заполняем дубликат трудовой книжки:

  • на первой странице в верхнем правом углу укажите «Дубликат»п. 1.2 Инструкции;
  • на титульном листе напишите информацию о работнике, актуальную на момент выдачи дубликатап. 2.1 Инструкции. Предположим, если на день заполнения дубликата у работницы другая фамилия, то нужно указать измененную фамилию;
  • в раздел «Сведения о работе» впишите сначала суммарный общий стаж работы до поступления к вам на работу по документам, которые имеются в наличиип. 7.2 Инструкции. Посчитать такой стаж можно по методике, принятой ФСС для подсчета «больничного» стажаПисьмо ФСС от 30.10.2012 № 15-03-09/12-3065П. Потому что именно указанный в трудовой книжке стаж работодатель будет использовать для расчета пособий по временной нетрудоспособности.

Затем поочередно запишите сведения по каждому периоду работы у других работодателей на основании подтверждающих документов.

Если в предоставленных документах о предыдущей работе содержится неполная информация (к примеру, в документе не указано основание увольнения), то при заполнении дубликата эту информацию со слов работника дополнять не нужноп. 32 Правил; п. 7.2 Инструкции.

А вот если вам представлены, предположим, заверенные копии приказов о приеме и увольнении, вписывайте реквизиты каждого из них;

  • столбец 1 книжки с порядковыми номерами записей не заполняйте;
  • сведения о работе в вашей компании внесите на основании информации из личной карточки работника после записей о предыдущих местах работы.

Записи в дубликате книжки должны выглядеть так.

(1) Если работник предоставил справку о периоде работы или трудовой договор, укажите их реквизиты один раз напротив записи об увольнении.

(2) Запись с порядковым номером 1 вы ставите напротив записи о приеме на работу в вашу организацию.

(3) Если работник, ожидающий дубликат, увольняется, то запишите в книгу учета движения трудовых книжекприложение № 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69 в графу 12 дату выдачи дубликата и:
<или>отдайте дубликат бывшему работнику. Пусть он распишется в его получении в графе 13 этой же строки;
<или>отправьте работнику уведомление о необходимости явиться за дубликатом книжки. С этого момента вашу фирму не смогут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства в виде задержки выдачи трудовой книжки.

Поскольку трудовая книжка потеряна работодателем, то не берите с работника деньги за бланк дубликата.

***

Конечно, процедура изготовления дубликата трудовой книжки довольно хлопотная. Но выполнить ее придется, и вот почему.

Предположим, вам удалось доказать, что в утере книжки виновен сотрудник, отвечающий у вас в компании за учет и движение трудовых книжек.

Трудинспектор может:

  • оштрафовать виновного сотрудника и саму организацию за утерюч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;
  • выдать организации предписание о подготовке дубликата трудовой книжки к определенному сроку. Если дубликат не будет выдан к указанному в предписании сроку, за неисполнение предписания трудинспектор может оштрафоватьст. 19.5 КоАП РФ:

— компанию-работодателя — на 10 000—20 000 руб.;

— ее директора — на 1000—2000 руб.

Да еще назначить внеплановую «трудовую» проверку работодателяч. 2 ст. 10 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 01.09.2012 № 875.

Что делать, если потерял трудовой договор

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что законодательство не содержит какой-либо порядок действий в случае утери трудового договора одной из сторон.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Соответственно, если экземпляр трудового договора утерян лишь одной из сторон, то восстановить его можно, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у другой стороны.

Подробнее о ситуации утраты трудового договора читайте здесь:

  • Как поступить, если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора
  • Как поступить, если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора

Если трудовой договор отсутствует у обеих сторон, т.е. как у работника, так и у работодателя:

наличие трудовых отношений, не подкрепленных трудовым договором в письменной форме, не отменяет самого факта трудовых отношений. Но поскольку действующее законодательство все же требует наличия письменно оформленного трудового договора, то в случае утери его двумя сторонами необходимо заключить новый трудовой договор. В этом случае его можно восстановить на основании приказа о приеме на работу, записей в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. При этом датой оформления договора будет текущая дата, а датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К оформленному договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени), начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если же, вдруг вы не сможете восстановить трудовой договор работника, ввиду отсутствия других подтверждающих документов (например, приказ о приеме и т.д.), то оформите с работником новый трудовой договор, отразив в нем фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу (дата начала работы) – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется также приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов о приеме, перевода, перемещении и т.п.) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если сохранена ксерокопия трудового договора, то можно на ее основе составить дубликат трудового договора.

Относительно вопроса о том, какими еще документами работник может подтвердить работу в организации:

В первую очередь, работник может подтвердить свою работу трудовой книжкой, так же при необходимости работник может запросить справку с места работы о периодах работы в организации.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Об этом говорится в статье 67 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора, то работодатель может восстановить его, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у него. Дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат выдается при утере подлинного документа.

Для оформления дубликата трудового договора необходимо сделать обычную копию с экземпляра трудового договора работодателя, затем на титульном листе написать слово «Дубликат». Далее в дубликате должны поставить свои подписи работодатель и сотрудник. После этого дубликат трудового договора нужно выдать сотруднику.

Ситуация:Как поступить, если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах за подписью обеих сторон. Один экземпляр трудового договора передают сотруднику, другой – хранят у работодателя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено его подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Об этом говорится в статье 67 Трудового кодекса РФ.

Если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора, то он может восстановить его, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у сотрудника. Дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат выдается при утере подлинного документа.

Для оформления дубликата трудового договора необходимо сделать обычную копию с экземпляра трудового договора сотрудника, затем на титульном листе написать слово «Дубликат». Далее в дубликате должны поставить свои подписи работодатель и сотрудник. После этого дубликат трудового договора хранится у работодателя и имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.

Вероятна ситуация, когда у сотрудника также будет отсутствовать его экземпляр трудового договора. Наличие трудовых отношений, не подкрепленных трудовым договором в письменной форме, не отменяет самого факта трудовых отношений. Но поскольку действующее законодательство все же требует наличия письменно оформленного трудового договора, то в случае утери его двумя сторонами необходимо заключить новый трудовой договор. В этом случае его можно восстановить на основании приказа о приеме на работу, записей в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. При этом датой оформления договора будет текущая дата, а датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К оформленному договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени), начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация:Как поступить, если сотрудник потерял свой экземпляр трудового договора
  2. Ситуация: Нужно ли заключать письменный трудовой договор с сотрудником, который принят на работу до 1992 года и продолжает работать в организации. При приеме на работу трудовой договор был заключен в устной форме

Согласно действующему порядку трудовые отношения между сотрудником и работодателем возникают на основании трудового договора, заключенного в письменной форме (ст. 16, 67 ТК РФ).

Таким образом, с сотрудниками, принятым на работу начиная с 6 октября 1992 года, трудовые договоры заключаются исключительно в письменной форме. А в отношении сотрудников, принятых на работу до указанной даты, сложился следующий подход.

Если сотрудник соглашается на предложение работодателя оформить отношения в письменном виде, то последний составляет трудовой договор в общем порядке. В заключаемом договоре отразите фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если сотрудник отказывается оформлять письменный трудовой договор, то нужно получить от него письменный отказ. Наличие такого отказа позволит работодателю подтвердить специалистам контролирующих ведомств тот факт, что им были предприняты надлежащие меры по оформлению трудового договора в письменном виде.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

Образец трудового договора менеджера по продажамТрудовой договор менеджера по продажам — это документ, создаваемый в…

Восстановление трудового договора, который был утерян и сотрудником, и работодателем

Подскажите пожалуйста, сотрудник работает в компании с 2012 года. В январе 2019 года его перевели в другой отдел на другую должность (конечно с его согласия) и тут при оформлении документов выявилось, что утерян трудовой договор у обеих сторон (ни у работодателя, ни у сотрудника нет) есть только в дополнительные соглашения к нему. Тут настал вопрос, как оформлять дополнительное соглашение, если самого трудового договора нет. Почитав в интернете статьи (ведь в трудовом кодексе нет ни слова о восстановлении утраченного трудового договора) пришла к выводу: делаю новый трудовой договор ( вернее в новой редакции, ведь с 2012 года редакция трудового договор поменялась), дату договора делаю фактическую( т.е 1 февраля), дату приема в трудовом договоре прописываю, когда сотрудник приступил на работу(на основании записи в трудовой книжке и приказа о приёме на работу), номер трудового договора (как и был у предыдущего) но все условия, т.е должность, заработная плата прописываю текущие.и делаю дополнительный пункт о том, что трудовой договор выдан взамен утраченного договора обеими сторонами и что условия настоящего трудового договора вступают в силу с момента его подписания.

сделала, прошла к юристу советоваться, и он то мне говорит, мол это не правильно. Делай трудовой договор в новой редакции, но дату договора и приём на работу, все будут от 2012 года и условия тоже от 2012 года.

и теперь не знаю как быть и как правильно..

Т.е. то, что вы сейчас сделали, это вы для организации своего работодатели создали ситуацию, когда он может быть привлечен к административной ответственности:

За нарушение трудового законодательства работодатель несет административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом ст.67 ТК РФ.

Да, в ТК РФ не предусмотрен вариант, что ТД будет утерян, как первый, так и второй экземпляр, т.к. такого не может и не должно. Если брать еще во внимание, что утрачен документ, который содержит персональные данные, то и за это для работодателя ответственность.

Так, как сделали вы, это вариант, т.к. результат — оформление трудового договора, но и результат — привлечение к административной ответственности работодателя, т.к. даты будут указаны те, что описали вы.

И конечно, если вы дату ставите текущую, то номер ТД никак не будет тот же самый, что был присвоен в 2012 году, т.к. нумерация документов идет на каждый календарный год новая нумерация, например, 1, 2, 3.

Так, что юрист вам сказал правильно, если избегать того, чтобы работодателя привлекли за нарушение ТК РФ, то лучше не афишировать эту ситуацию, т.к. это просто восстановление ТД, а поэтому дату 2012, дата приема 2012, все условия, как были прописаны в 2012 году, эти условия легко восстановить по Образцам ТД по одноименной должности, либо с программы 1С.

А то, что сделали вы, да можно было бы — дата текущая заключения ТД, дата приема 2012, номер регистрации, т.к. дата заключения ТД текущая 2019, то регистрировать его надо в Журнале регистрации 2019, а условия не 2019 года, а те, который были в 2012 (оплата труда, режим труда и отдыха и т.д.).

Но, если бы вы сделали так, то это бы не означало, что ТД потерян, а это бы означало, что ТД не был оформленный в письменной форме, нарушение ст.67 ТК РФ.

И если бы делать именно, как вы, но с моими корректировками по датам, по условия, и номеру регистрации, то сначала бы я оформила Акт об утрате трудового договора, чтобы как-то смягчить ситуацию, для проверяющих инстанций.

Вы мыслили в верном направление, почти.

Но, задача кадровика еще и быть буфером, который между Работодателем-Работником, Работодателем-Проверяющими инстанциями.

Так, что сделайте так, как вам сказал юрист — оформите ТД 2012 года, как будто он никуда не исчезал.

Viktoriya Kochetkova, эксперт

4 марта, 22:47,
7 месяцев назад
5

Рейтинг обращения определяется активностью обсуждения: числом комментариев и одобрений (лайков).

Так-так-так — юридическая помощь онлайн © 2019 .
© Фонд Так-так-так .
Для писем: info@taktaktak.ru

Фонд «Так-так-так» является членом
Глобальной сети журналистских расследований

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
  2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
  3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

  • Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
  • Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
  • Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

  1. Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
  2. Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
  3. Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

  1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
  2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
  3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

  • если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
  • работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
  • наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Следующая Трудовой договорЧем отличается трудовой договор от трудового соглашения Отличная статья 0

Как оформить дубликат трудового договора?

Хотим оформить дубликаты, но не знаем, как это сделать. Подскажите, пожалуйста, как нам выполнить указание руководителя.

Трудовой договор – это соглашение о труде, заключаемое между работником и работодателем. Такой документ составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Согласно ст. 67 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

НАША СПРАВКА

При оформлении дубликата трудового договора работодатель вправе руководствоваться Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.

Отметим, что экземпляр трудового договора, находящийся на хранении у работодателя, играет значимую роль, поскольку поставленная на нем подпись сотрудника служит подтверждением получения им своего экземпляра данного документа на руки. В связи с этим желание руководителя восстановить утраченные экземпляры трудовых договоров является вполне обоснованным. Вот только действующим законодательством порядок восстановления утраченных трудовых договоров напрямую не предусмотрен. Однако попытаемся найти решение данной проблемы.

Согласно ст. 8 ТК РФ работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. В связи с этим полагаем возможным воспользоваться таким правом и разработать свой порядок восстановления утраченных трудовых договоров. Например, можно составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный данному вопросу, либо внести соответствующий раздел в ранее разработанную Инструкцию по кадровому делопроизводству.

Восстановить утраченные оригиналы трудовых договоров можно несколькими способами.

Способ 1

Взять за основу экземпляр трудового договора работника

Работодатель вправе обратиться к сотруднику с просьбой о предоставлении своего экземпляра трудового договора и взять его за основу для оформления дубликата. Срок для восстановления трудовых договоров также не предусмотрен действующим законодательством, поэтому его следует прописать в локальном нормативном акте. После оформления дубликатов оригинал должен быть возвращен владельцу.

ВАЖНО!

Указанные в дубликате сведения должны соответствовать содержанию утраченного подлинника трудового договора.

Способ 2

Воспользоваться электронной базой трудовых договоров

Если в организации принято сохранять заключаемые с сотрудниками трудовые договоры в электронном виде, то у работодателя имеется возможность оформить бумажные экземпляры на основании электронных документов. Этот способ, безусловно, удобнее первого, поскольку работодателю не нужно просить сотрудников о предоставлении их экземпляров договоров. Это существенно уменьшит бумажную волокиту.

Способ 3

Воспользоваться сохранившимися кадровыми документами

Восстановить сведения и условия, необходимые для оформления дубликата трудового договора, работодатель может с помощью других находящихся в наличии кадровых документов: приказа о приеме на работу, трудовой книжки, личной карточки работника и пр.

НАШ СОВЕТ

Установите разумный срок оформления дубликата трудового договора, не растягивая процесс на долгие месяцы.

Способ 4

Оформить новый трудовой договор

Поскольку законодательство не регламентирует порядок восстановления утраченных трудовых договоров, работодатель свободен в своих действиях при решении данного вопроса. Если иного выхода нет, полагаем возможным вместо изготовления дубликата оформить новый экземпляр документа и указать в нем все сведения и условия, которые были прописаны в утраченном документе. При этом дата составления документа должна быть фактической, т. е. на момент заключения и подписания нового договора.

Отдельным пунктом целесообразно указать дату приема сотрудника на работу, а также включить в текст нового трудового договора условие о том, что он заключен и подписан взамен утраченного.

При оформлении дубликата либо создании нового документа работодатель должен учесть, что согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается сотруднику, другой хранится у работодателя. Получается, что и дубликат утраченного документа должен быть оформлен таким же образом, т. е. составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

При этом на экземпляре работодателя должна стоять подпись сотрудника о получении им своего экземпляра данного документа.

Резюме

Работодатель вправе оформить дубликат трудового договора с сотрудником тем способом, который предусмотрен в локальном нормативном акте организации. Главное, чтобы сведения дубликата полностью соответствовали содержанию утраченного подлинника.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *