Должностная инструкция секретаря 2018

Должностная инструкция секретаря-администратора (офис-менеджера)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением — указать конкретно).

1.2. Администратор относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.4. Администратор назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе администратор должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по обеспечению офисной деятельности.

1.5.3. Положением об аппарате управления предприятия.

1.5.4. Регламентом работы офиса.

1.5.5. …(иное — указать конкретно)

1.6. Администратор должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам обеспечения офисной деятельности.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи офиса.

1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организации работы офиса.

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организации работы офиса).

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.6.10. …(иное — указать конкретно)

1.7. Администратор должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: …(указать конкретно наиболее важные).

1.8. Администратор подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Администратору подчиняются все работники офиса.

1.10. На время отсутствия администратора его замещает секретарь (иной работник — указать конкретно).

2. Обязанности

2.1. Администратор обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы офиса, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие работников офиса, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации работы офиса.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением работниками офиса своих должностных обязанностей.

2.1.4. Организовывать работу офиса на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы офиса.

2.1.6. Руководить планированием работы офиса, ежемесячно представлять проект плана работы офиса на рассмотрение заместителя директора по управлению.

2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в офисе.

2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью офисного имущества и материальных ценностей.

2.1.9. Руководить соответствующим оформлением офисных помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием информационных досок (стендов, баннеров, табличек с наименованием предприятия) внутри помещений и на здании, в котором расположен офис.

2.1.10. Обеспечивать чистоту и порядок в офисных помещениях и на прилегающей к ним и зданию территории.

2.1.11. Следить за надлежащей организацией доступа в офисные помещения, вести журнал учета посетителей.

2.1.12. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы офиса.

2.1.13. Поддерживать взаимодействие с коллегами по аппарату управления в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.14. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.15. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.16. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы офиса.

2.1.17. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы офиса.

2.1.18. …(иное — указать конкретно)

3. Права

3.1. Администратор имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы офиса.

3.1.2. Давать работникам офиса указания и поручения по вопросам организации работы офиса, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы офиса.

3.1.4. Обращаться к заместителю директору по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы офиса.

3.1.5. По распоряжению заместителя директора по управлению представлять офис предприятия в других предприятиях, организациях и учреждениях.

3.1.6. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы офиса.

3.1.7. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного предоставления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.8. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы офиса, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.9. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении работников офиса мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими своих должностных обязанностей.

3.1.10. …(иное — указать конкретно)

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Администратор осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению — по вопросам организации работы офиса.

4.1.2. С работниками офиса — по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками подразделений — по вопросам взаимодействия офиса с соответствующими подразделениями.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений — по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. Администратор обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах надлежащей организации работы офиса. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. …(иное — указать конкретно)

5. Ответственность

5.1 Администратор несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы офиса.

5.1.2. Невыполнение решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. …(иное — указать конкретно)

Источник — «Секретарь руководителя. Универсальный справочник», «Альфа-Пресс»

Источник: https://blank-obrazets.ru/dolzhnostnaya_instrukciya_sekretarya_administratora_ofis_menedzhera.htm

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций

Источник: https://www.Rabota.ru/articles/hr/dolzhnostnaja_instruktsija_sekretarja_dolzhnostnye_objazannosti_sekretarja_obrazets_dolzhnostnoj_instruktsii_sekretarja-3902

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2018 год

Секретарь руководителя является важным помощником и обязан обладать большим багажом знаний и умений для того, чтобы не только умело принять или отправить важные документы, но и правильно и эффективно организовать время самого начальника.

В настоящее время такой специалист должен обладать несколькими иностранными языками и правилами делового этикета совместно с азами психологии общения. При этом все эти обширные знания не являются априори, а должны быть четко конкретизированы.

Во многом это связанно с тем, что каждый директор выбирает себе помощника согласно критериям выдвигаемым его организацией. Из-за всего этого очень важно, чтобы все запросы, выдвигаемые к специалисту, были конкретизированы и отображены в должностной инструкции.

В обычной должностной инструкции перечисляются выдвигаемые требования к претенденту на должность. Также в ней могут быть выдвинуты условия к профессиональной квалификации и опыту работы или наличию требуемых знаний, навыков. В данном документе могут быть отражены и условия назначения с перечнем должностей, которым подчиняется данный специалист.

В должностной инструкции описывается и ответственность за умышленно совершенные действия или же за несоблюдение трудовых обязанностей.

В отдельном пункте размечаются условия работы секретаря. В них могут входить важные упоминания о возможных рабочих командировках, ненормированном рабочем графике и труду в выходные дни.

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается под нужды определенной компании, добавлять пункты в нее следует только с одобрения непосредственно самого руководителя.

Общие положения

На данную должность будут брать людей с оконченным высшем образованием, при обязательном знании одного или двух иностранных языков, а также навыками делопроизводителя. Стоит отметить, что данную должность невозможно получить без приобретенного опыта работы.

Секретарь руководителя будет подчинятся непосредственно самому генеральному директору, утвердить его в должности может только он.

Кроме указанного выше перечня требований, к данному специалисту выдвигается следующий ряд обязанностей:

  1. Владеть на высоком уровне техническими средствами и компьютерами, которые необходимы для осуществления своих обязанностей.
  2. Знать и использовать во время выполнения своих функций НПА, устав и инструкцию по делопроизводству
  3. Знать все действующие нормы законодательства РФ, а также положения трудового кодекса и правила пожарной безопасности.

Несмотря на то, что в основном роль помощника требует исполнительности и оперативности, но исполнение этих обязанностей невозможно без наличия большого багажа знаний и накопленного опыта.

Должностные обязанности и функции

Секретарь руководителя имеет ряд обязанностей:

  1. Вести организационно-техническое обеспечение административной деятельности руководителя предприятия.
  2. Обслуживать приходящую на имя директора почту и в последующем передавать ее в относящиеся к ним структурным отделам.
  3. Производить делопроизводство и выполнять ряд задач с помощью компьютера. Также ее необходимо обрабатывать и представлять информацию, которая может повлиять на принятие важных решений.
  4. Принимать документацию и личные заявления на имя руководителя компании.
  5. Заранее подготавливать документы и материал, который требуется для работы руководителя.
  6. Проверять на четкость и правильность оформления всю документацию, которая поступает от структурных отделов на имя директора.
  7. Проводить организацию телефонных конференций директора. Записывать информацию со звонков и передавать ее в последующем непосредственно руководителю.
  8. По поручению руководителя составляет официальные письма, запросы и ряд других документов и в свою очередь пишет ответы авторам писем.
  9. Организовывать проведение совещаний, которые будут проводится директором. Также необходимо вести протоколы заседаний.
  10. Контролировать исполнения сотрудниками организации изданных указов и поручений руководителя.
  11. Проводить обеспечение руководительского места необходимыми канцелярскими товарами, техникой. В целом требуется создать подходящие для оптимального труда условия.
  12. Проводит организацию приема посетителей и содействует рассмотрению просьб и предложения сотрудников.
  13. Соблюдать правила принятого трудового распорядка и других локальных документов.
  14. Соблюдать чистоту и порядок на собственном рабочем месте.

В целом можно условно подразделить обязанности секретаря на три категории, а именно, на:

  • организаторские;
  • анализирующие;
  • контролирующие.

Также в обязанности помощника входит и непосредственное выполнение отдельных служебных заданий, которые исходят от директора. В том числе это может быть отправление специалиста в командировку.

Требования к квалификации

К соискателю предъявляется требования об образовании, он обязан иметь высшее профессиональное образование (без стажа работы) или же полное среднее профессиональное образование со стажем работы более двух лет.

В целом профессия секретаря руководителя довольно требовательная к соискателю, так как помимо основных предъявленных требований ему необходимо соответствовать и ряду других параметров. В них входят: расторопность, оперативность, отличная память, умение организовать правильно как свое личное время, так и время директора, коммуникабельность и другие. Без них качественное исполнение обязанностей будет попросту невозможно, такой сотрудник не сможет долго «удержатся» на рабочем месте.

Также он должен быть педантичным и исполнительным, так как потребуется довольно часто записывать протоколы встреч и заседаний, на которых присутствует сам директор.

Документы для скачивания (бесплатно)

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/sekretar-rukovoditelya.html

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

Должностная инструкция секретаря – инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность секретаря. При приеме нового человека на должность секретаря его необходимо ознакомить со служебными обязанности, которые прописываются к должностной инструкции. Внизу находится ссылка, нажав на которую можно скачать образец оформления должностной инструкции секретаря в 2018 году.

Должностная инструкция – важный документ, должен быть разработан для каждой должности на предприятии, определяет права, обязанности, ответственность должности. Кроме того, должностная инструкция определяет порядок приема и увольнения, а также устанавливает требования к должности.

На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → кладовщика, → уборщика, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу, → делопроизводителя.

★ Сборник-справочник всех кадровых документов
(бланки и документы в формате word)
куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”
(более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями)
куплено > 2000 практических курсов

Должностная инструкция секретаря: обязанности

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Секретарь – это технический исполнитель, являющийся соединительным звеном между руководителем и его подчиненными. И именно по этой причине к претенденту на эту должность предъявляются определенные требования:

  • Образование не ниже среднего-специального.
  • Быть уверенным пользователем ПК.
  • Знание и опыт работы с такими программами, как: Microsoft Office, Outlook.

В обязанности секретаря входит:

  • Организация технического обеспечения работы руководителя.
  • Работа с корреспонденцией (входящей и исходящей).
  • Регистрация документации и личных заявлений сотрудников и подача их на подпись директору.
  • Прием и координация телефонных звонков и переговоров непосредственного руководства.
  • Составление, по указанию директора, писем и различных документов.
  • Подготовка материалов к предстоящим совещаниям, заседаниям. Проведение связанных с этим организационных мероприятий (оповещение, регистрация). Протоколирование совещаний (заседаний).
  • Контроль за тем, как сотрудники исполняют донесенные до их сведения распоряжения.
  • Секретарь обязан следить за наличием на рабочем столе директора, необходимых для работы принадлежностей.
  • Регулирование процесса приема посетителей.
  • Обеспечение правильного распределения и сохранности документации (ведение архива).
  • Решение организационных вопросов, связанных с передвижениями руководства (бронирование билетов, гостиниц).
  • Выполнение служебных поручений директора.

Секретарь имеет право:

  • Требовать получения любой информации, необходимой для решения вопросов, связанных с поставленной задачей.
  • Вносить на рассмотрение руководства свои предложения, связанные с работой производства и секретаря.
  • Производить сбор документов и сведений у сотрудников самостоятельно или по поручению руководства.
  • Требовать от руководства подходящих условий для качественного выполнения секретарем должностных обязанностей.
  • Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

Претендент на должность секретаря обязан быть готов к несению ответственности:

  • В случае невыполнения возложенных на него обязанностей или невнимательного отношения к ним.
  • За разглашение коммерческих секретов фирмы или нарушение конфиденциальности.
  • За нарушении внутренних правил организации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *