При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Работник при увольнении вправе запросить дополнительные документы

14.08.2018Российский налоговый портал

Какие документы обязан выдать работнику работодатель, если идет процедура увольнения? Существует два вида документов, которые выдаются сотруднику на руки при увольнении.

Первый вид документов – это обязательные документы, которые работодатель обязан подготовить. И не важно, нужны они сейчас работнику или нет, хочет он их получать или нет, эти документы должны быть выданы под роспись. Если работодатель не выполнит эту обязанность, то его ожидает штраф.

Второй вид документов – документы по просьбе работника. Например, ваш сотрудник при увольнении вправе запросить копии личного дела, приказов о приеме на работу и об увольнении, характеристику.

Обязательные документы при увольнении работника

После того, как работодатель сделал приказ об увольнении, необходимо дать работнику подписаться. Иными словами, сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомлен с записью об увольнении. На основании этой записи сотрудник отдела кадров должен сделать запись в трудовой книжке. И когда компания (предприниматель — работодатель) отдает в руки трудовую книжку, надо в обязательном порядке дать журнал движения трудовых книжек для подписи сотруднику. Это очень важно, чтобы потом компания могла доказать факт передачи трудовой книжки уволившемуся работнику.

Какие выплаты положены уволенному сотруднику?

При увольнении работодатель обязан выдать следующие документы:

1) Справку о средней заработной плате (за два года). Данный вид справки понадобится работнику на новом месте. Справка выдается по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 г. № 182н.

2) Документы, в которых содержатся сведения персонифицированного учета. Такие сведения персонифицированного учета содержатся в документах:

– отчет СЗВ-М,

– отчет СЗВ-стаж,

– раздел № 6 отчета РСВ-1 (если сведения нужны до 1 января 2017 года),

– раздел № 3 Расчета по страховым взносам (сведения после 1 января 2017 года).

Полностью выдавать документы работнику нельзя, потому что в этих разделах содержатся данные на других работников. Поэтому все сведения выдаются работнику в форме выписки.

За какой период компания или ИП обязаны выдать персонифицированные сведения работнику? Например, сотрудник трудился три года и только в мае 2017 года решил уволиться. За какие годы нужно выдать раздел № 6 расчета РСВ-1? В законодательстве нет прямого указания на период, поэтому работодатель принимает решение самостоятельно. Будет правильно, если работодатель выдаст данные персонифицированного учета за тот год, в котором идет увольнение работника.

При увольнении работник вправе запросить следующие документы:

1) Справка по заработной плате за последние три месяца. Эту справку работодатель выдает по просьбе сотрудника. Такой документ может понадобиться в Центре занятости.

2) Справка 2-НДФЛ. Если эту справку вы сразу не отдали на руки, то работник вправе запросить этот вид документа при увольнении или после процедуры увольнения. Но, как правило, справку по форме 2-НДФЛ работодатели выдают сразу при увольнении.

Срок уплаты НДФЛ при увольнении

Подписка Разместить:

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 17 января 2020 г.

Главный документ, который работодатель обязательно должен выдать работнику в день увольнения, это его трудовая книжка. Но кроме того по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить ему заверенные копии документов, связанных с работой сотрудника в данной организации (ст. 84.1 ТК РФ). Посмотрим, что это могут быть за документы.

Медицинская книжка

Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.

Справка о сумме заработной платы

Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись». 📌 Реклама

Спасибо, что дочитали!

Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.

Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в статье.

СЗВ-М

Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию. 📌 Реклама

СЗВ-СТАЖ

Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.СЗВ-СТАЖ за 2018 год надо сдавать по новой форме.

Расчет по страховым взносам

В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.

За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .

Документы по заявлению сотрудника

По заявлению сотрудника ему выдаются документы, связанные с его работой. Это могут быть:

Рано или поздно, каждому человеку приходится увольняться с работы. Причин этому может быть множество. Например, тот или иной подчиненный нашел более подходящую профессию и хочет реализовать себя в ней, а работодатель на него рассчитывал. В подобных случаях отношения с начальством становятся сложнее и информацию о том, какие документы должны выдать при увольнении, приходится искать самому.

Данный процесс требует так же много сил и энергии, как и устройство на работу. Единственным отличием является заинтересованность, с которой стороны подходят к обязательствам. На первом этапе сотрудничества, когда подчиненный и наниматель взаимно нуждаются в услугах друг друга, деловые отношения складываются удачно для обеих сторон. В случае если кто-то из них теряет потребность в другом – возникает множество непредвиденных проблем. В результате неудачного «расставания» происходят совершенно нелепые случаи. Бывает, что сотруднику выдают не весь перечень документов при увольнении. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо знать, как устроен сам процесс со всеми его «прелестями».

Порядок

Процедура проведения расторжения трудового договора, прописанного на законодательном уровне, зависит от того, кто стал инициатором прекращения деловых отношений.

Если подчиненный снимается с должности по инициативе начальника, действия процедуры меняются, чем в случае самостоятельного ухода. Во-первых, стоит узнать об определенных ограничениях, в число которых входит:

• увольнение беременных женщин (исключение составляют компании, прекращающие свое существование);
• работодатель не может отстранить служащего, находящегося в отпуске или на больничном;
• невозможно освобождение от деловых обязанностей матери или отца-одиночки, которые воспитывают ребенка-инвалида до наступления его совершеннолетия.

Во-вторых, наниматель обязан информировать подчиненных о решении предварительного расторжения отношений заранее и только в письменной форме. Впоследствии составляется специальный бланк, который должен содержать следующие обязательные пункты:

• Фамилия, имя и отчество.
• Реквизиты соглашения.
• Основание отстранения.
• Дата, когда сотрудник был информирован и число самого увольнения. (согласно ст. 180 Трудового кодекса – работодатель обязан предупредить не менее, чем за 2 месяца). Помимо прочего, в бланке должно быть прописано ФИО и занимаемая должность гражданина, которого собираются освободить от обязанностей.

В случае если человек увольняется по собственному желанию, ему необходимо написать заявление.

Согласно ст. 80 Трудового кодекса, бумага подается руководству за 2 недели, в которые входят как рабочие, так и выходные, праздничные и больничные дни. Наниматель имеет право сократить срок по своему усмотрению. Существуют и другие обстоятельства, которые не зависят ни от одной из сторон. Например, чрезвычайные ситуации, при которых предприятие не может продолжить работу или призыв сотрудника в армию.

А также иные причины, при которых процедура будет отличаться.

Образец заявления в связи с переездом:

В случае ухода на пенсию:

Даже несмотря на различия проведения процедуры в зависимости от инициатора и других обстоятельств, связанных с увольнением, она имеет общий порядок:

• Оформление кадровой документации.
• Расчет нанимателя перед подчиненным, что значит выплату всех положенных средств, включая компенсацию за неиспользованные дни отпуска, выходное пособие и заработную плату за отработанные часы. (выплаты производятся строго на руки).
• В трудовой книжке прописывается дата и основание прекращения деловых отношений. Важно заметить, что оформление обязано полностью соответствовать ТК РФ.

Кроме того, человеку на руки выдается полный пакет документов.

Что должен дать работодатель при увольнении

Не каждый сотрудник задумывается о том, какая документация ему полагается в результате расторжения трудового договора. Ее количество может напугать даже опытного юриста, но каждую из бумаг необходимо иметь при себе. Только спустя время, например, при устройстве на новую работу, когда с гражданина требуют принести ту или иную справку, он осознает свои ошибки, но становится уже слишком поздно. Чтобы избежать лишний суеты и бюрократического ужаса, который может свести с ума любого, следует знать заранее, какой пакет документов вам должны отдать при увольнении по собственному желанию, что нужно забрать самому и где это все получить.

Согласно ст.80 ТК Российской Федерации, наниматель обязуется выдать документацию, в которой содержится информация об основании ухода, а также стаже работника. В случае если начальство намерено не передает книжку, исполнитель имеет полное право подать в суд, в результате которого компания должна выплатить материальную компенсацию. Причиной штрафа является действия, которые расцениваются, как лишение возможности и препятствование официальному трудоустройству. Положение прописано в 234 статье ТК РФ.

Расчетный листок

Так называют документ, в котором находится информация о зачислении заработной платы на счет гражданина. Он передается при увольнении вне зависимости от того, запрашивал его служащий или нет. В случае если работодатель отказывается предоставлять данное свидетельство, потерпевший имеет право подать на него в суд за невыполнение обязательства, прописанного в Трудовом кодексе РФ. Лист выдается только после проведения полного финансового расчета.

Справка о сумме заработка за два года

Свидетельство передается на руки в день прекращения деловых обязательств. Если этому препятствуют непредвиденные обстоятельства, исполнитель может получить его по почте или явиться в назначенный час. Бумага входит в полный список необходимых документов, какие должны быть выданы работнику при увольнении по собственному желанию.

Форма СЗВ-М

Здесь содержится информация о взносах в Пенсионный Фонд России. Справка положена человеку, уходящему на заслуженную пенсию. Передача в данном случае должна быть осуществлена в течение 10 календарных дней.

Выдача формы определена ст. 15 ТК. Если исполнитель по собственному желанию расторг трудовое соглашение или был уволен, начальство обязуется предоставить бывшему подчиненному выписку из СЗВ-М в час прекращения действующего договора. Самозанятым лицам документ не выдается.

ТК не предусматривает никакой ответственности в случае если документация не была выдана.

ФормаСЗВ-стаж

Также содержит пенсионные сведения и имеет три типа:

• Исходная.
• Дополняющая.
• Назначение пенсии (производится в течение 3 дней с момента обращения в страховую компанию).

Согласно этому акту проводится ежегодная отчетность в ПФР о стаже того или иного работника. СЗВ тоже входит в список. В ней зафиксирован период трудового стажа, а также суммы, которые были выплачены в качестве взноса. Форма выдается только под личную подпись уволившегося сотрудника и сдается ежегодно на всех работников. Образец бланка:

Выписка из раздела 3: «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» и расчет по страховым взносам

В документе, выдаваемом при увольнении содержится информация не только о выплачиваемых СВ. Также в их число входят персональные данные, о выплатах и вознаграждениях, а также о начислениях за каждый календарный год. Срок предоставления составляет от трех до пяти дней, выдается только копия.

Образец заполненной формы:

Выписка из ДСВ-3

Расшифровывается как «дополнительные страховые взносы» и содержит в себе информацию о сумме выплачиваемой должностному лицу. За счет данных средств увеличивается будущая пенсия сотрудников. Обычно бухгалтера компании или учреждения сами осуществляют начисления. Проводить оплату и отчет следует каждый квартал. Реестр оформляется непосредственным руководителем, при участии бухгалтерии, заверяется печатью, а затем ставится дата составления. Также он заверяется в страховой компании, через которую производится перечисление средств.

Образец:

Документы по заявлению сотрудника

Помимо вышеназванных, у гражданина есть право и возможность запросить другую документацию.

К ним относятся:

• Справка о заработной плате (обычно нужна при обращении в центр занятости населения).
• Приказ о приеме на работу и об увольнении (копии).
• Справка 2-НДФЛ.
• Копия свидетельства о должностной инструкции.
• Скан трудового соглашения, включая все приложения.
• Материалы о штатном расписании учреждения.
• Медицинская книжка.

Эти, а также многие другие свидетельства могут предоставляться, как в рабочее время, так и после ухода подчиненного.

Правила и особенности выдачи справок

После того, как вы узнали, какие документы нужны и что должны выдать сотруднику при увольнении, стоит обратить внимание на юридическую сторону вопроса.

• Во-первых, любая бумага может предоставляться только под личную подпись.
• Во-вторых, отдел кадров не имеет права отказать в законной передаче всей необходимой документации, если человек ее заранее запросил.
• В-третьих, согласно ТК РФ длительность отправки запрашиваемых бланков не может составлять больше 3 календарных дней.

Главным нюансом является невозможность отказа работодателя от выдачи того или иного документа. В обратном случае нанимателю грозит судебное разбирательство.

Еще одной характерной особенностью является право сотрудника потребовать любую справку, которая имеет отношение к его трудовой деятельности. Следует обращать внимание на опечатки, дефекты и исправления. Их наличие обезличивает любую ценную бумагу.

Как подтвердить, что работник получил документы

В случае увольнения, человеку выдаются копии акта передачи. Под ними подразумевается идентично воспроизведенный экземпляр заполненной формы. В силу непредсказуемости поведения подчиненного происходят случаи, когда он утверждает, что никаких бумаг не получал. Чтобы избежать недопонимания и конфликтов, следует документировать любую выдачу. Для этого потребуется составить форму, где будут прописаны пункты о личности исполнителя, его должности и документации, которая была выдана. Самое главное в процедуре – наличие подписи должностного лица.

Немаловажным является и правильное заверение ценных бумаг, что указывает на подлинность реквизитов. Данный аспект обеспечивает их юридическую значимость.

Согласно порядку выдачи и свидетельствования, предприятия или организации выдают копии для решения юридических вопросов. К таковым можно отнести права и интересы служащего. Наличие подписи руководителя и/или печати, а также инициалов и даты свидетельствует о верности скана.

Что должен предоставить работодатель работнику при увольнении: как себя вести при отказе

Причины, по которым начальство отказывается отдавать документы, бывают странными, а порой даже абсурдными, к ним могут относиться:

1. Демонстрация неуважения и собственного превосходства.
2. Незнание обязанностей перед сотрудником, а также игнорирование возможных последствий.
3. Потеря или порча деловых бумаг.
4. Нежелание отпускать подчиненного по личным мотивам.
5. Неприязнь и предвзятость.

Однако, ни одна из них не является законной, более того, каждая причина нарушает ваши трудовые и конституционные права. Для того, чтобы защитить их, вам необходимо обратиться в инспекцию с письменным заявлением.

Подать жалобу можно не только лично, но и заказным письмом по почте.

Если сотрудник воспользовался вторым вариантом, к нему придет уведомление, информирующее о дате доставки заявления. Если возникнет необходимость подтвердить свои доводы, следует приложить материалы или их копии. Если процедура не повлияла на результат, у вас есть возможность обратиться в прокуратуру или суд, обозначив факт явного нарушения полномочий. Все заявления пишутся только в двух экземплярах.

Невозможно предсказать, как поведет себя начальство, поэтому нужно отстаивать ваши права, если кто-то начнет переступать закон. В подобном случае, наниматель не только выдаст вам все необходимые свидетельства, но и обязуется выплатить определенный штраф.

Стоит отметить, что передача документов по просьбе работника осуществляется не только при увольнении. Даже по прошествии нескольких лет, человек имеет право запросить выписки и справки с предыдущего места работы.

Штраф за невыдачу

Если правонарушение доказано, санкцией облагается не только непосредственный руководитель, но и сама организация.

Суммы значительно отличаются: взыскание на начальника составит от 1 до 5 тысяч рублей.

Для компании, в которой работал сотрудник — от 25000 до 50000 руб.

Кроме того, несвоевременная выдача запрашиваемых бумаг может привести к административной ответственности в соответствии со статьями. 5.27 и 5.39 Трудового кодекса Российской Федерации. Если исполнителю не выдают документы при увольнении, он может обратиться в суд с требованием выплаты морального вреда, который был причинен вследствие задержки. В подобных ситуациях суд остается на стороне потерпевшего.

В случае если инцидент произошел не в первый раз, суммы штрафа увеличиваются вдвое.

Подведем итоги

Начальник и подчиненный имеют свои права и обязанности друг перед другом, соблюдение которых определяется Трудовым кодексом РФ.

Нанимателю следует помнить, что все действия, противоречащие законам, могут караться не только штрафом, но и административной ответственностью.

Если вы оказались в подобной ситуации, следуйте рекомендациям специалистов. Не стоит забывать: подписывая любое свидетельство, нужно внимательно изучить его, а также понимать ответственность, что вы берете на себя и какими правами обладаете. Если вы знаете, какие документы вам обязательно должны выдать при увольнении по собственному, о необходимых сроках выдачи после, где взять оформляемые и подписываемые бланки, но видите, что работодатель пытается вас обмануть, опирайтесь на букву закона.

Важность справок и свидетельств обусловлена возможностью возникновения конфликтов между нанимателем и подчиненным. Наличие документации позволяет осуществить защиту своих прав. Рекомендуется иметь копию экземпляра любого документа, для избежания лишних проблем.