Документооборот в организации

Содержание

Приказ об утверждении графика документооборота

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика документооборота .docСкачать образец приказа об утверждении графика документооборота .doc

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

  • Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
  • Планирование сроков обработки бумаг.
  • Планирование сроков рассмотрения документации.
  • Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

  • Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
  • Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
  • Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Приказ об утверждении графика

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

  • Наличие подписи директора.
  • Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

  • Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  • Сроки вступления локальных актов в силу.
  • Порядок исполнения документов.
  • Способы ведения и хранения бумаг.
  • Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
  • Правила составления и оформления.
  • Сроки проверки формы и содержания документов.
  • Порядок утверждения бумаг.
  • Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
  • Контроль за соблюдением графика.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Образец

ООО «Скрепка»

Приказ №44

г. Москва

19.02.2021 года

Об утверждении графика документооборота

Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота на основании приложения №1.
2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.
3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.
4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Гендиректор (подпись) Сибуров Р.О.

С приказом ознакомлены:

Иванова П.О. (подпись)

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

>Приказ о документообороте на предприятии образец — Популярные загрузки

Приказы в организации виды и особенности

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть ctrlenter, щоб повідомити нас про це і безкоштовно отримуйте на пошту електронні версії свіжих статей, новини і акції нові правила діловодства організація документообігу та виконання документів нові правила діловодства у державних органах і органах місцевого самоврядування використання будь-яких матеріалів, розміщених на сайті, дозволяється за умови посилання на портал buhgalter. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверки и обработки документом, выполняющиеся каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями. Среди новшеств обязательный вводный инструктаж недавно принятых на работу сотрудников и проведение учений по го.

Кстати, график документооборота это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет. Существенным пунктом такого положения является распределение полномочий между сотрудниками по ведению отчетности на местах, и сбору информации или в специальный отдел или старшему по делопроизводству, обычно к главному бухгалтеру предприятия. Положение о документообороте как документ может быть создано на самом предприятии с учетом специфики трудовой деятельности, руководствуясь инструкцией от г.

  • Доверенность на получение выписки из банка
  • Образец заполнения анкеты форма 4 для допуска к гостайне
  • Представление на учителя на соответствие занимаемой должности образец
  • Акт порчи имущества при затоплении образец
  • 442 постановление правительства рф об электроэнергетике

посреди новшеств неотклонимый вводный инструктаж не так давно принятых на работу служащих и проведение учений по го. Количественному учету подлежат все без исключения документы поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние. График документооборота является одним из частей системы внутреннего контроля п. Просто в данном случае все характеристики в отчетности будут нулевые.

веб-сайт представляет верно структурированную, направленную на определенную тематику информацию для директоров и управляющих компаний, бухгалтеров, юристов, банкиров, программистов. Приказы о наложении взысканий на работников приказы (распоряжения) о.

Образцы приказов — документооборот на

Львиная толика документов первичка, которая непременно должна пройти через бухгалтерию. Если да, то используйте 2-ой эталон в случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, определенных исполнителей.

В целях формирования сезонной коллекции обуви весна-лето-2002 и в согласовании с методикой проведения рекламных исследовательских работ, утвержденной генеральным директором г. Для управляющего принципиально организовать на предприятии. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества баринова о. Вающим деятельность компаний различных форм принадлежности и.

аннотация по делопроизводству обычно действует в организации в течение долгого периода времени (хоть несколько лет). истинное положение о документообороте создано и утверждено для внедрения в (дальше — положение (. Документооборот это движение служебных документов в учреждении от даты. При этом на документе делается отметка о снятии с контроля. Не забудьте раздельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. к примеру, должностная аннотация кладовщика после внесения конфигураций может смотреться так (конфигурации выделены курсивом).

Унифицированные формы к применению не обязательны

Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна. Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д. Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

В настоящее время обязательное применение унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, отменено. По общему правилу коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Однако на практике, разрабатывая собственные формы, имеет смысл воспользоваться унифицированными документами как основой для создания собственных образцов.

Распоряжение о документообороте: как выглядит образец

Как было сказано, один из основополагающих документов предприятия – приказ об утверждении документооборота. В этом распоряжении руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будет использовать организация, а так же их формы (бланки). Помимо этого, приказом назначают ответственных лиц, которые будут подписывать утвержденные документы.

Образец приказа о документообороте может выглядеть так:

Обязательные реквизиты

Все первичные формуляры должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для таких документов. К ним относят (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

  • название;
  • дата составления;
  • название организации, которая составила;
  • место оформления;
  • описание операций, действий и т. п.;
  • название должности ответственного лица (лиц), его подпись и расшифровка подписи.

Без указанных реквизитов первичные документы не обладают юридической силой.

Микропредприятия освобождены от локальных актов

Напомним, что с 2017 года организации и индивидуальные предприниматели, отнесённые к микропредприятиям, могут отказаться от утверждения внутренних нормативных документов, содержащих сведения о трудовых отношениях с работниками.

Например, можно не заводить:

  • правила трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о премировании и т. п.

Главное – включить все необходимые условия в типовые трудовые договоры с сотрудниками (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк у Письмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/ .

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет е ст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци и п. 6 ПБУ 4/99 ; п. 16 ПБУ 9/99 ; подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени е п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк и п. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

>Образцы основных документов делопроизводства

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно выделить основные виды и подвиды имеющихся документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные виды документов в делопроизводстве:

1. Входящие, т.е. пришедшие извне:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы
  • уведомления
  • распоряжения вышестоящих организаций
  • рекламная информация и др.

2. Исходящие, т.е. направленные из организации:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы и ответы на запросы
  • счета, акты
  • доверенности
  • справки, копии по запросу
  • отчеты и др.

3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:

  • приказы, распоряжения
  • регламенты
  • договоры
  • конфиденциальные и имеющий гриф «ДСП» — для служебного пользования
  • служебные записки, заявления
  • журналы учета и т.д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно.

>Образец запроса

>Образец благодарственного письма

>Образец информационного письма

>Образец приказа на выделение материальной помощи

>Образец приказа по основной деятельности

>Образец справки

>Образец уведомления

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ 2018 года, его номер Р 7.0.97-2016. Он вступает в силу с 1 июля 2018 года, и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности исполнять все требования должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие бумаги. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер в соответствии с записью в журнале и датой указывается на входящем документе.

Исходящие деловые бумаги регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки.

Вы уже прошли обучение в автошколе, сдали экзамен в ГИБДД, теперь готовитесь получить долгожданное водительское удостоверение. В этой статье мы расскажем, какие документы нужны для получения водительских прав в 2019 году.

Общие перечень документов для получения водительских прав

Перечень документов на получение водительского удостоверения небольшой:

  • паспорт;
  • заявление на выдачу водительского удостоверения;
  • свидетельство об окончании автошколы;
  • квитанция об оплате госпошлины;
  • медицинское заключение (форма N 083/У-89).

Далее поговорим о каждом документе поподробнее.

Также читайте: Авто для новичка: какую купить первую машину

Заявление на выдачу водительского удостоверения

Заявление на выдачу ВУ содержит персональные данные заявителя. В нем указано, какая именно процедура требуется: первичная выдача водительских прав или замена старых. Также перечислены документы, которые прилагаются к заявлению.

Образец заявления:

Также читайте: Как получить водительское удостоверение через МФЦ

Свидетельство об окончании автошколы

Свидетельство об окончании автошколы выдается учебным заведением после успешной сдачи внутреннего экзамена. В нем содержатся сведения об автошколе, количестве часов теории и практики, а также номер лицензии образовательного учреждения. Важно, чтобы на внутренней стороне документа стояла печать автошколы и подпись ее директора. Иначе документ будет считаться недействительным.

>Квитанция об оплате госпошлины

Получение водительского удостоверения стоит 2000 рублей. Оплатить госуслугу можно через банкомат, мобильное приложение или портал «Госуслуги».

Медицинское заключение (форма N 083/У-89)

Справка действует два года. Чтобы оформить водительскую медицинскую справку, необходимо посетить следующих врачей:

  • психиатра;
  • офтальмолога;
  • нарколога;
  • терапевта.

Независимо от того, отправились вы получать справку по направлению или же сами выбрали себе медучреждение, для прохождения медкомиссии потребуются:

  • гражданский паспорт;
  • военный билет или приписное свидетельство для мужчин;
  • две фотографии 3х4 не старше 1 месяца;
  • водительское удостоверение (для тех, кто проходит комиссию не для первичного получения).

Автошкола имеет договоренности с конкретным медицинским учреждением. Там можно пройти комиссию дешевле – от тысячи рублей, но придется сидеть в очередях. Поэтому процедура займет около двух часов. Вы вправе выбрать частную клинику самостоятельно. Заплатить придется от двух тысяч рублей, зато всех врачей пройдете за 30 минут.

Все документы необходимо подать в ГИБДД. Как подать документы на получение водительского удостоверения, читайте в нашей отдельной статье.

Как подобрать первый автомобиль

Еще на этапе обучения будущие водители начинают поиск первого автомобиля. Из-за малого опыта вождения высок риск мелких ДТП. Новую машину поцарапать жалко, поэтому лучше приобрести автомобиль с пробегом. Но большинство подержанных машин продается с проблемами.

О том, с какими проблемами вы можете столкнуться, купив б/у автомобиль той или иной марки, читайте в обзорах в нашем блоге. Чтобы избежать неожиданных «сюрпризов», перед покупкой проверьте историю автомобиля по госномеру ТС.

Также читайте: Медицинская справка для водительских прав

Документы для поступления в ВУЗ

Подготовка нужных документов для поступления в ВУЗ занимает много сил и времени. Для начала нужно понять, какие именно этапы поступления в высшее учебное заведение нужно будет пройти, с какими трудностями может столкнуться абитуриент и, наконец, какие документы и в каком виде нужно подготовить. Эта статья поможет разобраться поступающим и их родителям. Здесь есть ответы на все самые популярные вопросы, задаваемые абитуриентами, касающиеся поступления в российские ВУЗы.

Основным и самым важным этапом при поступлении в ВУЗ является прием документов. Этот процесс делится на несколько этапов и занимает определенное количество времени. Данная статья подробно рассказывает о том, какие именно документы нужны для поступления в институт, университет, академию или любое другое высшее учебное заведение на территории РФ. Абитуриенту возможно выбрать до 5 учебных заведений для единовременной подачи пакета документов, в каждом из которых он может претендовать на поступление на одно из трех направлений. Здесь необходимо внимательно ознакомиться с правилами приема данного учебного заведения, со списком документов, которые нужно подавать для поступления именно на выбранную специальность, которая может иметь некоторые отличия и особенности. Оригиналы сдаются при непосредственном поступлении в единственный выбранный ВУЗ. Исключение составляют случаи поступления на бюджетные места, где обязательным условием является подача оригиналов некоторых документов в установленный срок.

Для поступления в ВУЗ необходимо собрать документы, перечень которых четко сформирован для абитуриентов. Список может отличаться в зависимости от требований ВУЗа. На этапе поступления одновременно в несколько ВУЗов нужно подавать копии необходимых документов. Ниже подробно представлены пункты основных документов, которые нужно подавать при поступлении.

  1. Заявление . Образец заявления обычно представлен на сайте ВУЗа. Там же его можно скачать. Важно, что править ошибки и вносить изменения в заявление запрещено. Данный документ следует заполнять предельно внимательно и честно, в конце (иногда в нескольких местах) необходимо подставить подпись.
  2. Школьный аттестат о полном общем образовании. На этапе выбора ВУЗа можно подать копии, но при поступлении в конкретное учебное заведение, необходимо предоставить оригинал аттестата.
  3. Удостоверение личности и гражданство заявителя. Это может быть любой подобный документ, но лучше всего предоставить непосредственно паспорт.
  4. 4 цветные или ЧБ фотографии (30 на 40 мм). Лучше, если фотографии были сделаны в текущем году.
  5. Медицинская справка. Оформляется данная справка исключительно по форме 086-У или 026-У. Необходимость ее наличия определяет выбранная специальность. Перечень направлений, требующих предварительного медицинского осмотра обычно представлен на сайте ВУЗа.

Помимо основных необходимых документов, существуют дополнительные пункты, которые абитуриент должен предоставить по мере необходимости.

  1. Военный билет. Некоторые ВУЗы могут требовать от молодых людей, достигших возраста 17 лет, предоставление военного билета. Это часто нужно для подтверждения действительности результатов ЕГЭ, сданных до призыва на военную службу.
  2. Абитуриенты, имеющие особенности по состоянию здоровья, предоставляют документ, подтверждающий наличие каких-либо ограничений или инвалидности:
  • заключение ПМПК;
  • справка, подтверждающая инвалидность абитуриента;
  • заключение МСЭ, свидетельствующее что противопоказаний к обучению в ВУЗе не имеется.
  1. По личному желанию абитуриент может предоставить документ, подтверждающий принадлежность к числу сирот или к лицам, оставшимся без попечения родителей.
  2. По усмотрению абитуриента возможно также подать документ, подтверждающий индивидуальные достижения в определенной сфере, являющиеся значительными для выбранного направления обучения.

Для подачи документов на дальнейшее обучение в магистратуре предоставляется немного иной перечень документов. Основное отличие составляет документ, подтверждающий получение степени бакалавра или специалиста. Также необходимо предоставить удостоверение личности и две фотографии 3х4.

Внимание! Абитуриенты, поступающие в институт с целью получения дополнительного высшего образования, в обязательном порядке предоставляют диплом (обязательно его копии, заверенные нотариусом). При изменении фамилии необходимо предоставить документ, подтверждающий данный факт, и заверенную нотариусом копию.

Иностранные граждане предоставляют документы в переведенном и заверенном у нотариуса виде.

Как подавать документы в ВУЗ

В этой части статьи поговорим о том, что нужно сделать для поступления в ВУЗ, когда все документы уже собраны. Для подачи пакета со всеми необходимыми документами возможно либо личное посещение ВУЗа, либо пересылка почтовым отправлением. Также возможно передать информацию по электронной почте, если данный вариант предусматривает выбранное учебное заведение. Все необходимые контакты указываются на сайтах ВУЗов в интернете.

Сотрудники комиссии, которые приняли пакет документов, должны выдать расписку о получении. Абитуриент имеет право забрать поданные документы в течение одного дня до выхода подтверждения о зачислении. В данном случае подается соответствующее заявление.

Любой ВУЗ принимает на обучение абитуриента только в том случае, если выполнены все условия подачи документов, когда все подается в нужное время и в нужном виде.

Если отсутствует что-либо из перечисленного списка, если заявление составлено некорректно или не по установленной форме, то зачисление будет отложено до исправления имеющихся недочетов. Информацию о том, как правильно заполнить заявление можно посмотреть на сайте ВУЗа.

Очень важно понимать не только порядок подачи пакета документов, но и реальные сроки. Российские ВУЗы начинают прием документов с 19 июня. Поступать в ВУЗ большинство абитуриентов приходят после сдачи экзаменов в школе. Окончание данного процесса для поступающих на основании результатов ЕГЭ приходится на 24 июля. В этот день ВУЗы также прекращают проводить вступительные тестирования. После этого в ВУЗах начинается этап формирования окончательных списков принятых на обучение, которые публикуются 27 июля.

Подробный план поступления в ВУЗ на 2018 год выглядит следующим образом:

25.05-26.06 — этап проведения государством единых экзаменов;

01.06 — публикация плана приема на обучение;

19.06 — начинается прием документов у абитуриентов;

06.07 — прекращение приема документов от абитуриентов, сдающих дополнительные вступительные экзамены по профессиональным и творческим направлениям;

10.07 — прекращение приема документов от лиц, поступающих на основании результатов вступительного тестирования;

24.07 — прекращение вступительных экзаменов и приема документов от поступающих на основании результатов ЕГЭ;

27.07 — публикация списков поступивших;

29.07 — прекращение этапа приема на обучение без прохождения вступительного тестирования;

30.07 — выход приказа о поступлении абитуриентов на обучение;

03.08 — прекращение подачи оригиналов документов студентами;

04.08 — выход приказа о поступлении на обучение абитуриентов первого этапа;

06.08 — прекращение подачи оригиналов студентами, входящими в конкурсный список;

07.08 — выход приказа о поступлении на обучение абитуриентов второго этапа.

Наполнение бюджетных мест происходит буквально несколько дней с конца июля по начало августа (30.07-04.08), в этот период за абитуриентами закрепляется около 85% всех бюджетных мест. Далее начинается добор на оставшиеся 15% мест, обычно это происходит в течение пары дней августа (04.08-06.08).

Если документы подаются посредством почтового отправления, то нужно помнить, что в данном случае нужно успеть в первом триместре июля. Сроки подачи документов чаще всего остаются неизменными, но иногда допускаются изменения на один или максимум два дня. Получать всегда свежую и актуальную информацию абитуриент может через интернет, непосредственно на сайте ВУЗа.

Имея четкое представление о списке документов и о сроках подачи этих документов, процесс поступления в институт или любое другое учебное заведение становится намного понятнее. Взяв на вооружение информацию, приведенную в данной статье возможно с легкостью пройти все необходимые этапы зачисления в ВУЗ, сэкономив много времени и сил.

Дополнительную информацию о поступлении в университет, вы можете узнать из следующего видео:

Этапы документооборота в бухгалтерии

Сыктывкар 2001

ВВЕДЕНИЕ…………………………3

1. Этапы документооборота в бухгалтерии……………5

1.1. Составление и оформление первичных документов……….7

1.1.1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов….7

1.2. Проверка первичных документов ……………..10

1.2.1 Правила проверки первичных документов ……………10

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов………….11

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия……….12

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов……………14

1.3. Обработка документов…………………….15

1.3.1. Регистры бухгалтерского учета………………15

1.3.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского

учета………………………..17

1.4. Хранение бухгалтерских документов………………18

1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских документов………….18

1.5. Учетная политика предприятия в области документооборота…….21

1. Унифицированные формы документации………………22

2.1. Применение унифицированных форм документации…………22

2.2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной

документации……………………..24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………….27

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………28

ВВЕДЕНИЕ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата

управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформ­ление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутыва­ет бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой ин­спекцией.

Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногла­сий практически всегда легко предсказать — финансовые санкции по отноше­нию к предприятию.

Создание носителей первичной учетной информации является ответст­венным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообло­жения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассо­вые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ

и т.д.) и др.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определе­ны

назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с приня­тыми

едиными формами документов надо подробно рас­сматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юри­дической силы документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы

документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие задачи // рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы;

исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку

документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них.

Этапы документооборота в бухгалтерии

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первич­ными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально- ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составля­ются сводные

учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько ве­лик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную.

Поэтому сокращение трудоемкости учетных ра­бот путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот — это движение документов на предприятии от их созда­ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают ли­ца, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для

отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с ут­вержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить про­хождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и провер­ки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников,

способствует усилению контрольных функций бухгалтерского уче­та, а также

повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или пе­речня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа

первичный

сводный

Общая информация

наименование формы и экономического субъекта

Период

дата составления

период ведения

Данные

описание факта хозяйственной жизни

Числовое выражение

выражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицах

сумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении

Заверение

должности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

  • оборот товарно-материальных ценностей;
  • расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
  • движение денежных средств.

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные. Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Важно!

Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.

Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на , утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983.

Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:

  1. Создание документа или его получение от контрагентов.
  2. Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.
  3. Обработка. Бухгалтеры называют этот этап «проведение документа». Это означает, что на его основании осуществляются записи по счетам, т.е. бухгалтерские проводки.
  4. Хранение. В течение некоторого времени документ хранится в помещении бухгалтерии. Обычно этот срок составляет не менее года, чтобы при заполнении годового отчета можно было быстро обратиться к любой «первичке».
  5. Когда необходимость в оперативном доступе к документу отпадает, он передается в архив. Срок архивного хранения для разных типов документов определяется законом.

Оформление первичных бухгалтерских документов

Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.

Хранение бухгалтерских документов (правила и сроки)

Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.

Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.

Как исправлять ошибки

Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.

Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.

Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.

Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).

Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.

Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.

Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.

К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.

Что делать в форс-мажорных ситуациях

Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

Важно!

Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов.

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Вывод

Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.

Заказать услугу

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *