Документооборот 8

Содержание

Стоимость «1С:Документооборота 8» складывается из:

  • конфигурации «1С:Документооборота 8»;
  • серверной лицензии «1С:Предприятия 8»;
  • пользовательских лицензий «1С:Предприятия 8».

Пример расчета стоимости

Число рабочих мест Общая стоимость программы
КОРП ПРОФ ДГУ DocMan
30-50 (10 активных пользователей) 228 400 руб. 77 400 руб. 159 000 руб. 341 400 руб.
300-500 (100 активных пользователей) 547 000 руб. 396 000 руб. 477 600 руб. 660 000 руб.
1000-2000 (400 активных пользователей) 1 615 000 руб. 1 464 000 руб. 1 545 600 руб. 1 728 000 руб.
3000-5000 (1000 активных пользователей) 3 739 000 руб. 3 588 000 руб. 3 669 600 руб. 3 852 000 руб.

Обратите внимание! В расчет не включена стоимость серверной лицензии «1С:Предприятия 8».

Все включено

Все функциональные опции входят в комплект поставки и не требуют дополнительной оплаты:

  • учет документов и файлов, процессов и задач, мероприятий и обращений граждан;
  • встроенная почта;
  • электронная подпись;
  • сканирование, штрихкодирование, распознавание копий;
  • мобильный документооборот и доступ через Интернет;
  • учет и планирование рабочего времени, проектный учет;
  • рабочее место руководителя;
  • полнотекстовый поиск;
  • интеграция с другими приложениями и типовыми решениями;
  • электронный документооборот и многое другое.

Являясь подписчиком ИТС, вы также получаете возможность скачивать обновления совершенно бесплатно. Это можно сделать самостоятельно или через партнеров фирмы «1С».

Другие лицензии «1С:Предприятия 8» идут в зачет

Если вы уже используете «1С:Предприятие 8» (у вас есть сервер и пользовательские лицензии других конфигураций), то итоговая стоимость программы станет меньше.

Она сложится только из стоимости конфигурации и необходимого числа дополнительных пользовательских лицензий.

Стоимость конфигурации

Наименование Рекомендованная розничная цена Дилер
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» 36 000 руб. 18 000 руб.
«1С:Документооборот 8 КОРП» 187 000 руб. 93 500 руб.
«1С:Документооборот государственного учреждения 8» 117 600 руб. 58 500 руб.
«1С:Document Management» 300 000 руб. 150 000 руб.

Специальная поставка

Наименование Цена
«1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» 10 000 руб.*

*Акция ограничена по времени. Лицензии можно использовать в течение 180 дней с момента активации, но не позднее 30 ноября 2020 года.

Стоимость серверной лицензии

Наименование Рекомендованная розничная цена Дилер
«1С:Предприятие 8. Лицензия на сервер» 50 400 руб. 25 200 руб.
«1С:Предприятие 8. Лицензия на сервер (x86-64)» 86 400 руб. 43 200 руб.

Стоимость пользовательских лицензий

Если Вы планируете использовать «1С:Документооборот 8» на нескольких компьютерах, вам потребуются дополнительные лицензии «1С:Предприятия 8».

Лицензирование «1С:Документооборота 8» ведется по количеству активных соединений, а не по количеству рабочих мест. Например, для автоматизации 30-50 рабочих мест, как правило, требуется всего 10 пользовательских лицензий.

Наименование Рекомендованная розничная цена Дилер
«1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 1 рабочее место» 6 300 руб. 3 150 руб.
«1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест» 21 600 руб. 10 800 руб.
«1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест» 41 400 руб. 20 700 руб.
«1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест» 78 000 руб. 39 000 руб.
«1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест» 187 200 руб. 93 600 руб.
«1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 100 рабочих мест» 360 000 руб. 180 000 руб.
«1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 300 рабочих мест» 1 068 000 руб. 534 000 руб.
«1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 500 рабочих мест» 1 776 000 руб. 888 000 руб.

Калькулятор стоимости

Более детально стоимость программы можно рассчитать с помощью калькулятора стоимости.

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», является преемником популярного продукта «1С:Архив 3», который предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

— Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность потери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе

— Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов

— Повысить качество готового материала (проектов, документации и так далее) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей

Компания «МиСофт» является Центром разработки решений для Документооборота на платформе «1С:Предриятие 8» для Республики Беларусь.

Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях «ПРОФ» и «КОРП».

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.

«1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или документооборотом.

«1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» прошел сертификацию в РУП «НЦЭУ» и обеспечивает взаимодействие с системой межведомственного документооборота (СМДО).

Система электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» зарегистрирована на сайте РУП «Национальный центр электронных услуг» http://nces.by/service/smdo/spisok-razrab-vsed/

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшая фирма. Программа легко может быть настроена и адаптирована под конкретную организацию.

«1С:Документооборот 8» комплексно решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов

  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей

  • регистрация входящих и исходящих документов

  • просмотр и редактирование документов

  • контроль версий документов

  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и так далее

  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию (ссылка на последнюю картинку в файле)

  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов

  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности

  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера

  • учет и контроль рабочего времени сотрудников

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

За дополнительной информацией и по вопросам приобретения «1С:Документооборот 8» обращайтесь по тел. (+375 17) 286 35 76.

Демо-версия Купить!

Наши проекты и отзывы клиентов:

ЗАО «Патио» (сеть магазинов «5 элемент»)

ИООО «РН-Запад»

ЗАО «Белорусская нефтяная компания»

Дворец Республики

ОАО «АГАТ-системы управления»

СООО «Багория»

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

Вы узнаете:

  • «1C: Документооборот 8»: что это такое?
  • Какие задачи решает автоматизация документооборота?
  • Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?
  • Преимущества СЭД «1С: Документооборот 8»
  • Возможности программы «1С: Документооборот 8»:
    • управление проектами в 1С: Документообороте 8
    • совместная работа сотрудников в 1С Документообороте 8
    • контроль задач в 1С : Документообороте 8
    • учет рабочего времени в 1С Документообороте
    • управление правами доступа
    • поиск документов и штрихкодирование
    • учет входящей и исходящей корреспонденции
    • электронная подпись
    • договорные документы
    • встроенная почта
    • мобильное приложение
  • Версии программы «1С: Документооборот 8»
  • Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

«1C:Документооборот 8»: что это такое?

«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

  • систематизировать поток деловой документации;
  • обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
  • сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
  • автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
  • существенно ускорить процесс согласования договоров;
  • ускорить время принятия управленческих решений;
  • организовать качественную работу сотрудников с документами;
  • снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
  • создать единую базу документов с быстрым поиском;
  • контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
  • обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
  • вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

  1. Экономия. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу, канцтовары, печать и услуги доставки в среднем в 10 раз, и это без учета экономии на архивном хранении.
  2. Порядок в делах. «1С: Документооборот 8» прокладывает четкие, понятные маршруты, по которым движется поток деловых документов в компании. «1С» делопроизводство будет иметь централизованную, контролируемую и прозрачную структуру. Программа определяет стандарты и формы при создании документа, позволяет ввести правила обработки входящей документации и многое другое.
  3. Скорость обработки. Управление документооборотом «1С» позволит сократить время на поиск нужной информации, а также на коллективную работу с документами и согласование договоров. Любая документация при внедрении «1С» СЭД создается и обрабатывается в разы быстрее. Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программы.
  4. Безопасное хранение. С «1С» 8 документооборот больше не нужно переживать, что важный документ потеряется или будет испорчен. Ваши файлы будут надежно храниться в электронном формате. Программа поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты информации. Вы также всегда можете гибко настроить права доступа, чтобы защитить важные корпоративные данные от посторонних лиц.
  5. Повышение качества работы. «1С:Документооборот 8» автоматизирует большую часть рутинных операций при ведении делопроизводства. Ваши сотрудники смогут тратить освободившееся время для решения более важных задач и повысить продуктивность работы.

Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

  • Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
  • Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
  • Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
  • Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
  • Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
  • Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Возможности программы «1С:Документооборот 8»

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

  • Личные календари. Это персональный инструмент планирования (рис.9). Записи можно внести вручную или создать из писем, задач, документов, мероприятий.
    Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»
  • Календари других пользователей. В зависимости от прав доступа вам будет доступно различное содержимое в календарях ваших коллег.
  • Учет отсутствий сотрудников. В «1С:Документооборот 8» есть функционал учета отсутствий сотрудников на рабочем месте (рис.10). Отметить отсутствие можно как за себя, так и за коллегу. При этом вы можете указать время и причину пропуска, список замещающих лиц и иные примечания.
    Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»
  • Ежедневные отчеты. По завершении рабочего дня пользователи могут заполнить простой отчет с указанием: количества рабочих часов, проекта в работе, типа и длительности задач и т.д. (рис. 11)
    Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД

Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

Управление правами доступа

В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»

Договорные документы

В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

Встроенная почта

С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД

Мобильное приложение

Бесплатный мобильный клиент для «1С:Документооборот 8» позволит удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы вы не находились. В любой момент можно проверить почту, отправить письмо, согласовать документы, поставить задачи, посмотреть календарь и многое другое. Функционал практически ничем не отличается от полной версии. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети (рис.14).

Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

Версии программы «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

  • «1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
  • «1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
  • » 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
  • «1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

  • Учет данных в разрезе проекта
  • Многосторонние договора
  • Множественные состояния документов
  • Штрихкодирование документов и файлов
  • Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
  • Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
  • Печать регистрационного штампа
  • Учет этапа обработки документов
  • Принятие задач к исполнению
  • Настройка и использование условий маршрутизации
  • Периодические бизнес-процессы
  • Учет и использование графиков работы
  • Иерархия и остановка бизнес-процессов
  • Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
  • Категоризация данных
  • Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

Подведем итоги

«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

  • 06.Ноя.2018

Проведение мероприятий – неотъемлемая часть жизни каждой современной организации.

Это могут быть внутренние мероприятия: совещания, регулярные планерки, заседания, корпоративы. Либо внешние: выставки, тренинги, презентации, мастер-классы.

Система 1С: Документооборот позволяет сохранять всю историю с идеи проведения мероприятия до его окончания, либо до исполнения протокола. Во внешних мероприятиях в списке участников могут быть контактные лица со стороны Контрагента.

Блок «Работа с мероприятиями» поддерживается в конфигурациях:

  • 1С: Документооборот КОРП
  • 1С: Документооборот государственного учреждения
  • 1С: Document management

Возможность ведения мероприятий в системе не требует сложных настроек. Необходимо включить в разделе «Настройка и администрирование» — Общие настройки программы – Управление мероприятиями. Возможность бронирования помещений находится в этой же форме.

Рисунок 1 «Общие настройки программы»

В системе можно создать нескольких видов мероприятий.

Рисунок 2 «Перечень видов мероприятий»

В карточке настройки вида мероприятия добавить признак «Протокольное мероприятие». Для мероприятий данного класса доступны некоторые возможности, которые недоступны для обычных мероприятий:

  • Указание секретаря;
  • Указание председателя;
  • Ведение протокола;
  • Установка состояний протокола;
  • Использование операций протокола.

Рисунок 3 «Настройка вида мероприятия»

При необходимости мероприятия можно сгруппировать по папкам. Вариант просмотра: списком или по папкам, переключается через подменю Еще.

Рисунок 4 «Список всех мероприятий»

При создании нового мероприятия, инициатору необходимо заполнить основные реквизиты:

  • Наименование;
  • Описание мероприятия;
  • Вид;
  • Важность (высокая, обычная, низкая);
  • ·Гриф доступа (если в программе используются грифы доступа);
  • Папка;
  • Предмет (есть возможность указать ссылку на входящий, исходящий, внутренний документ системы, контрагента, входящее или исходящее письмо);
  • Место (выбирается из списка помещений, заведенных в системе);
  • Организатор (пользователь системы или контрагент);
  • Дата и время (план).

Для мероприятия можно определить набор его состояний. Доступно состояние мероприятия, состояние программы, состояние приглашения, состояние материалов, состояние протокола.

Состояние мероприятия по умолчанию – в стадии подготовки. В зависимости от состояния мероприятия меняется цвет текста мероприятия в списке и картинка состояния, а также устанавливается доступность его реквизитов.

Рисунок 5 «Карточка мероприятия»

На вкладке «Участники» указывается перечень пользователей и/или контактных лиц контрагентов. Заполнить список участников можно построчно — кнопка «Добавить», либо списком с помощью кнопки «Подобрать».

Кнопкой «Отправить» можно запустить бизнес-процесс «Приглашение» сразу для всех участников. Подтвердить участие пользователи могут локально в программе, по электронной почте или через мобильное приложение. При этом можно установить признак обязательности участия. После отправки приглашений становятся недоступными для редактирования реквизиты, важные для приглашения.

На данном этапе есть три состояния: приглашения отправлены, приглашения приняты и приглашения не приняты. Состояние меняется автоматически по результатам выполнения бизнес-процесса «Приглашение». Также состояние и статус приглашения инициатор может установить вручную.

Кнопки «Подобрать время» и «Проверить доступность» позволяют увидеть занятость сотрудников. При условии, что в системе ведется календарь и учет занятости.

Рисунок 6 «Участники мероприятия»

Есть несколько способов ведения программы мероприятия: в таблице, в отдельном документе или в файле. Программа имеет три состояния: на утверждении, утверждена, не утверждена. Состояние определяется автоматически бизнес-процессом или вручную.

Рисунок 7 «Программа мероприятия»

На вкладке «Файлы» добавляются материалы, относящиеся к мероприятию.

Запрос на предоставление материалов формируется в виде задачи Исполнение, где можно выбрать список сотрудников, которые должны предоставить нужные материалы. Дополнительно можно указать проверяющего и контролера по задаче, срок исполнения, очередность выполнения задач.

Рисунок 8 «Задача исполнения «Предоставить материалы для мероприятия»

После сбора материалов, с помощью кнопки «Отправить» можно отправить список материалов на ознакомление. На данном этапе возможны состояния: материалы выступающих запрошены, получены материалы выступающих, материалы отправлены на ознакомление, с материалами ознакомились. Состояние меняется автоматически бизнес-процессом, либо вручную.

Рисунок 9 «Материалы на ознакомление»

На вкладке «Протокол», если у вида мероприятия есть признак «Протокольное мероприятие» добавляется протокол: в таблице, в отдельном документе или в файле.

Если программа мероприятия была в таблице, протокол можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить». Если протокол ведется в отдельном документе, необходимо создать его вручную, изменив способ ведения на ведение в отдельном документе.

Состояние протокола меняется автоматически бизнес-процессами, отправленными через меню «Отправить», либо вручную.

Раздельное исполнение протокола дает возможность рассылки каждого отдельного пункта протокола на исполнителей. Данный вариант доступен при ведении протокола в таблице.

Рисунок 10 «Вкладка ведение протокола»

При ведении протокола в таблице, карточка пункта содержит информацию о выступающих, слушающих, решениях и исполнителях.

Рисунок 11 «Карточка пункта протокола»

При ведении протокола в таблице отправить на раздельное исполнение протокол можно с помощью кнопки «Отправить» – протокол на исполнение. Исполнение протокола контролируется типовыми средствами конфигурации: контроль исполнения задач, контроль объектов.

Вкладка «Рабочая группа» позволяет ограничить доступ к мероприятию до определенного списка сотрудников.

Рисунок 12 «Рабочая группа, доступ к мероприятию»

На вкладке «Дополнительно» указываются дата и время проведения мероприятия (факт) и прочая дополнительная информация. При необходимости мероприятия могут быть связаны между собой.

В карточке мероприятия также хранится информация по истории состояний, переписка, процессы и задачи, связи, трудозатраты, ссылки на темы форума, брони помещений.

Рисунок 13 «История состояний мероприятия»

В переписке видна иерархия входящих и исходящих документов, входящих и исходящих писем (при использовании встроенной почты). Все ссылки открываются и позволяют попасть в нужный документ в один клик.

Рисунок 14 «Переписка по мероприятию»

Процессы и задачи показывают список всех задач, поставленных на основании мероприятия и находящихся в работе в данный момент.

Рисунок 15 «Процессы и задачи»

Связи в структурированном виде отображают ссылки мероприятия на другие документы системы.

Рисунок 16 «Связи»

Трудозатраты отражают информацию по всем сотрудникам, работающим с данным мероприятием.

Рисунок 17 «Трудозатраты по мероприятию»

Если на основании мероприятия были созданы темы в форуме, они будут доступны также из карточки мероприятия.

Рисунок 18 «Обсуждения по мероприятию»

Бронирование помещений под мероприятие доступно по гиперссылке «Брони».

Рисунок 19 «Бронирование помещений для мероприятия»

Автоматизация ведения мероприятий в системе 1С: Документооборот позволяет:

  • сократить время на подготовку и проведение мероприятия;
  • обеспечить принятие решений и их своевременное выполнение;
  • упростить согласование участия в мероприятии;
  • провести мероприятие в соответствии с планом.

При этом в карточке мероприятия сохраниться вся история с момента идеи проведения мероприятия.

Для поиска и упорядочивания документов, как правило, используется нумерация. Номер в документах может быть достаточно сложным и состоять из нескольких элементов, поэтому давайте разберемся, как правильно настраивается автоматическая нумерация документов в системе 1С:Документооборот.

Для настройки нумерации в разделе «Нормативно-справочная информация» переходим в меню «Нумераторы».

Рис.1 Меню Нумераторы

В реестре нумераторов отображаются все нумераторы, внесенные в систему.

Рис.2 Реестр нумераторов

В реестре желтыми точками отмечены предопределенные нумераторы. Их можно изменять, но нельзя удалить.

Рис.3 Предопределенные нумераторы

Нумератор в 1С Документооборот представляет собой конструктор, где можно собрать любой необходимый нумератор из предустановленных элементов. Сложность и состав при этом может быть совершенно произвольный, а ограничен только длиной поля «Номер в документах», то есть тридцатью символами. В нумераторе можно использовать любые печатные символы, среди которых наиболее используемые – дефис и косая черта.

Внизу в карточке для более точного составления нумератора можно увидеть пример того, что в результате получится в номере. В качестве элементов нумератора могут быть применены аналитики, расположенные в правой части окна настройки.

Давайте разберемся, что каждый из них значит:

  • Номер – номер по порядку в пределах периода нумератора, обязательный элемент;
  • День месяца – текущее число месяца, 2 знака;
  • Номер месяца – номер текущего месяца, 2 знака;
  • Номер квартала – номер текущего квартала, 2 знака;
  • Год (2 знака) – текущий год, последние два знака, например, текущий год – 19;
  • Год (4 знака) – текущий год, например, 2019;
  • Индекс вида документа – десятизначный строковый индекс вида документа, который нумеруется данным нумератором. Указывается в карточке Вида документа.

Рис.4 Нумератор в 1С Документооборот

  • Индекс подразделения – десятизначный строковый индекс подразделения, указанного в реквизите «Подразделение документа», которому будет присваиваться номер по правилам этого нумератора. Автоматически при создании документа в этот реквизит проставляется подразделение автора документа. Указывается в карточке подразделения.

Рис.5 Индекс подразделения

  • Индекс контрагента – десятизначный строковый индекс контрагента, будет подставляться, если в виде документа установлен признак учета по контрагентам. Указывается в карточке контрагент.

Рис.6 Индекс контрагента

  • Индекс организации – десятизначный строковый индекс организации, которой принадлежит документ. Указывается в карточке организации.

Рис.7 Индекс организации

  • Индекс вопроса деятельности – десятизначный строковый индекс вопроса деятельности, указанного в документе. Будет подставляться, если в настройке системы установлен признак использования вопросов деятельности. Указывается в карточке вопроса деятельности.

Рис.8 Индекс вопроса деятельности

  • Индекс номенклатуры дел – десятизначный строковый индекс заголовка номенклатуры дел, присвоенного документу, будет подставляться, если в настройке системы установлен признак использования номенклатуры дел. Указывается в карточке заголовка дела.

Рис.9 Индекс номенклатуры дел

  • Индекс проекта – десятизначный строковый индекс проекта, указанного в одноименном реквизите документа, будет подставляться, если в настройке системы установлен признак «Вести учет по проектам». Указывается в карточке проекта.

Рис.10 Индекс проекта

  • Номер связанного документа – номер документа, указанного на закладке «Связи». При добавлении этого элемента в нумератор система попросит указать тип связи, которая будет учитываться в нумераторе.

Рис.11 Номер связанного документа

  • Индекс ответственного – десятизначный строковый индекс ответственного за документ, указанного в одноименном реквизите документа. Указывается в карточке пользователя.

Рис.12 Индекс ответственного

Обратите внимание, все вышеперечисленные индексы – индекс вида документа, индекс подразделения, индекс контрагента, индекс организации, индекс вопроса деятельности, индекс номенклатуры дел, индекс проекта, индекс ответственного, – изначально в карточках соответствующих объектов отсутствуют. Они становятся видимыми при добавлении того или иного индекса в какой-либо нумератор.

Далее в нумераторе необходимо настроить периодичность – период, по окончании которого элемент «Номер» будет начинаться опять с 1. Например, установив период в год, можно быть уверенным, что с 1 января каждого года счетчик будет начинаться с начала – с единицы.

Рис.13 Настройка периодичности

Если настроить непериодический нумератор, то счетчик «Номер» обнуляться не будет. На следующей закладке настраиваются документы, для которых будет действовать данный нумератор.

Рис.14 Настройка документов

Здесь же можно конкретно указать, для каких видов документов будет действовать нумератор, для каких подразделений, контрагентов, проектов или вопросов деятельности. По этим объектам в нумераторе используются индексы. Также эту настройку можно выполнить из карточки каждого объекта по ссылке «Настройка нумерации».

На последней закладке настройки нумератора устанавливаются разрезы независимой нумерации – организация, связанный документ, подразделение, проект, вопрос деятельности или вид документа.

Рис.15 Установка разрезов независимой нумерации

Если установить данный признак, по этому разрезу будет вестись независимый счетчик «Номер». Например, если установить независимую нумерацию по связанному документу для Дополнительных соглашений, то их нумерация будет вестись независимо по каждому договору, с которым установлена соответствующая связь.

Нумератор – очень важный и крайне полезный механизм системы электронного документооборота. 1С:Документооборот, предоставляет пользователям широкие возможности по настройке, что позволяет максимально эффективно использовать эту систему для управления документами в организациях любого масштаба.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *