Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Существенные условия договоров подряда и поставки

Составляя смешанное соглашение, в котором присутствуют черты и договора подряда, и договора поставки, необходимо обращать внимание на согласование существенных для обоих типов договоров условий. Возможность выбрать именно такой тип договора, как смешанный, предусмотрена п. 3 ст. 421 Гражданского кодекса РФ.

Следует учитывать, следующие риски, характерные для сделок смешанного типа:

• неразграничение в тексте документа условий, требуемых для каждого из типов соглашений, условий об ответственности за их неисполнение;
• суд может рассмотреть соглашение только с одной точки зрения, увидев в нем или подряд, или поставку;

Для того чтобы условия, касающиеся подряда, были конкретизированы, в договоре должны быть четко обозначены:

• предмет или результат работ (требуется указать их объем и содержание, обычно это делается в смете или спецификации);
• сроки их выполнения.

Для договора поставки единственным важным условием будет предмет, который описывается как наименование и количество товара.

Цена и сроки поставки станут существенными, если в соглашении будет прямо указано об этом. Внося в договор подряда отдельные условия договора поставки без спецификации, требуется рассмотреть и описать обоюдные обязательства:

• заказчика — по поставке материала;
• подрядчика — по передаче результата работ.

Условия смешанного договора подряда и поставки товара. Образец договора

Наиболее часто договоры смешанного типа разрабатываются в следующей ситуации:

• подрядчик создает товар или оборудование;
• он обязуется, помимо работ, произвести сборку, установку, пусконаладку;
• все или существенная часть материалов, из которых производится товар, поставляются заказчиком.

Возникают отношения, которые могут регулироваться как ст. 506 ГК РФ, так и ст. 702 ГК РФ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

При этом многие важные моменты определяются по-разному:

• В нормах подряде (ст. 715 ГК РФ) предусмотрен односторонний отказ от выполнения договора со стороны заказчика, если работы производятся слишком медленно и явно повлекут просрочку сдачи результата. Т. е. еще до наступления просрочки, но в случае ее явной перспективы можно отказаться от договора. В т.ч. задержка поставки подрядчиком материалов может неминуемо привести к задержке сдачи результата работ и дать право на прекращение договора заказчику (определение Верховного суда РФ от 30.11.2015 № 308-ЭС15-15004 по делу № А63-8522/2014).
• Классическая поставка описанной возможности не дает. Отказ покупателя от договора возможен только в случае неоднократной, т. е. уже наступившей и не единожды, просрочки. Однократная просрочка дает покупателю только право на взыскание неустойки.

Скачать такой документ можно по ссылке: Договор поставки без спецификации товара — образец.

Как составляется спецификация к смешанным договорам подряда с поставкой

Спецификация, как одно из приложений к договору, позволяет наиболее полно отразить все условия о товаре или материалах, в т.ч. о сроках их поставки.

Норм закона, содержащих требования к оформлению спецификации, нет.

Следуя обычаям делового оборота, в ней указывают следующие характеристики товара:

• конкретное наименование (например, если речь идет о материалах, желательна ссылка на отечественные или иностранные, международные системы стандартов; скажем, сталь листовая с определенным номером по стандартам AISI (США), EN1088 (Европа), ГОСТ);
• единицы измерения;
• общее количество;
• стоимость с НДС и без него либо указание о том, что НДС не уплачивается.

Для полноты информации о товаре, можно приобщить к спецификации паспорт, сертификат качества производителя (в спецификации должна быть ссылка на этот документ).

Чем можно заменить спецификацию

В случае смешанного договора подряда-поставки спецификацию можно заменить (в зависимости от вида подряда):

• нормами самого договора;
• накладной;
• сметой;
• дефектной ведомостью.

Изучая образец договора поставки товара без спецификации, который станет существенной частью общего подрядного соглашения, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• вся информация, обычно указываемая в спецификации, должна найти свое место в тексте соглашения;
• условия о предмете (ассортименте, количестве, иных характеристиках поставляемого оборудования) должны быть описаны исчерпывающе, без возможности двоякого толкования.

Формат спецификации позволяет отразить все ключевые моменты, связанные с поставляемыми материалами или оборудованием, по которым у сторон могут возникнуть споры. Но эти же данные могут найти свое место в смете, регулирующей подрядную часть смешанного соглашения.

Этот тип приложения позволит описать и все виды работ, и все материалы, приобретаемые подрядчиком. Также в смете указываются сроки поставки или завершения каждого этапа работ.

Вариантом конкретизации условия о предмете поставки могут стать:

• конкретное описание параметров, артикулов, наименований;
• ссылка на ГОСТ или технический регламент;
• упоминание о возможности согласования условий о предмете в переписке сторон или бухгалтерской документации.

Наличие в договоре ссылки на поставку товара по накладным придаст первичным документам статус приложений к договору. В таком случае его предмет тоже признается согласованным.

При ремонте спецификацию может заменить дефектная ведомость, в которой будут указаны конкретные наименования деталей, поставляемых для ремонта и замены дефектных.

Риски использования иных способов согласования предмета поставки, кроме спецификации, в смешанном договоре

Необходимо учитывать, что отказ от спецификации к договору подряда, формально сокращая количество документов, влечет следующие риски:

1. В случае описания предмета в самом договоре подряда корректировка материалов по ходу проведения работ (например, из-за изменения стоимости, выявления особенностей местности при строительном подряде) приведет к необходимости готовить дополнительное соглашение к основному договору.
2. Если предмет оговорен как ссылка на накладную, заказчику придется принимать материалы «как есть» по накладной подрядчика, в которой будут отсутствовать характеристики качества, серийные номера и прочие важные моменты.
3. Согласование предмета поставки в смете говорит о подрядном, а не о смешанном характере договора (выполнение работ иждивением подрядчика).
4. Дефектная ведомость предназначена в первую очередь для описания недоработок, т. е. имеющегося факта. Ее нерационально корректировать, если стороны захотят изменить предмет поставки.

***

Таким образом, разработка смешанного с договором поставки без спецификации договора подряда возможна. Однако описание предмета договора в ином документе может повлечь значительные неудобства, а также риск переквалификации в чистые порядные отношения.

Зачем нужна спецификация к договору поставки?

Рыночные отношения сейчас развиваются очень стремительно. Требуется всё больше знаний, связанных с юридическим оформлением сделок. С теми или иными особенностями из этой сферы приходится сталкиваться даже обычным гражданам.

Спецификация – документ, который присутствует практически в каждом виде правоотношений.

Основные понятия

В правовом и экономическом смысле спецификация – обязательное письменное приложение, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Она прилагается к любому договору поставок, другим аналогичным документам.

В спецификации подробно описывается товар, ставший предметом договора. Обязательно указание всех основных характеристик. Это касается как качественных, так и количественных показателей.

Пример спецификации.

На практике часто случается так, что в спецификации перечисляются только основные положения, без конкретики. Сложные технологические термины в таком документе описывать не очень удобно.

Особенно учитывая долгосрочный характер многих заключаемых соглашений. И неоднократность самих поставок. В этом случае достаточно изменить саму спецификацию, основной договор никак не меняется.

Какие данные указываются в спецификации к договору поставки?

Установленный единый образец данного документа в РФ отсутствует. Предприниматели оформляют его индивидуально, с учётом своих собственных требований и условий сделок.

Хотите знать в какие сроки можно зарегистрировать ООО в ИФНС? Ответ вы найдете по ссылке.

Но существует ряд сведений, которые в спецификации должны присутствовать. Заполнение практически всегда предполагает использование табличных форм.

Обязательно указание:

1. Данных о таре, стоимости дополнительных услуг при необходимости.
2. Суммы договора поставки.
3. Единицы измерения для товара.
4. Количества товаров.
5. Наименований поставляемых ценностей.
6. Порядкового номера товара.

Спецификация и её форма

Количественные и качественные показатели, указанные в спецификации, могут меняться на протяжении всего срока, пока действует договор. Конкретные графы просто переписываются, либо добавляются каждой из сторон.

Отметка о наличии спецификации обязательно проставляется в самом договоре.

Её ставят в разделе, касающемся порядка поставок. После чего обе стороны отношений ставят свои подписи. Иначе документ не получает юридическую силу.

Нужен налоговый календарь на 2016-2017 для ИП? Тогда обратитесь сюда.

Правила заполнения документа

Стандартное количество столбцов в спецификациях – 8.

Иногда создают список, для более удобного восприятия информации. Отдельные графы посвящаются суммам НДС, соответствию товаров ГОСТам, другим установленным стандартам.

Если отсутствует подпись хотя бы одной из сторон – спецификацию могут не исполнить. Тогда перестают считать, что договор составлен и согласован.

К заполнению документа предъявляется несколько основных требований.

1. Обязательно наличие подписей с печатями, даты заключения договора.
2. Важно правильно заполнить реквизиты для каждой стороны. Поставщик и покупатель полностью указывают свои данные. Их упоминают два раза. В начале документа пишут о наименовании. Реквизиты стоят в конце, уже после таблицы. Главное, чтобы сведения совпадали с тем, что написано в основном договоре.
3. Дата подписания документа пишется в шапке. После чего указывают номер, дают ссылку на договор, приложением к которому стала спецификация. На крупных предприятиях часто заключают несколько договоров по поставке. При этом контрагент – одно и то же лицо. Номер и дату из основного соглашения стоит прописывать как можно внимательнее.

Где можно бесплатно скачать образец?

Образец спецификации на поставку товара в формате word можно скачать здесь бесплатно.

Технические спецификации на товар

Инженерная практика и торговля – достаточно разные сферы. Но и в случае инженерной практики не обойтись без понятия технической спецификации. Но в данной ситуации сопроводительные документы отличаются от того, о чём говорилось выше.

1. Обязательно составление перечня характеристик и технических нюансов, которые присущи конкретным объектам, предметам.
2. На многих предприятиях основной пакет документов оформляется именно на основании технической спецификации. Особенно это касается изготовления сложной продукции.
3. Документ полезен для сборочных чертежей. Ведь в нём представлено полное описание отдельных узлов и деталей, составных компонентов.
4. Присутствует в такой спецификации информация о ценах на изделие, возможных объемах поставок.

Создали ООО? Тогда вам необходимо оплатить госпошлину за регистрацию ООО, о ее сумме и сроках оплаты узнаете по ссылке.

Спецификация к договору в электронном виде.Документ носит сугубо технический характер, но многие маркетологи пользуются им при составлении коммерческих предложений на те или иные виды продукции.

Какой бывает спецификация?

1. Отгрузочная товарно-сопроводительная, на отдельную партию.
2. Документ в качестве части расчётных бумаг, приложения к счёту.
3. Неотъемлемая часть соглашения, прилагаемая к основному договору поставки.

Как внести изменения в документ?

Часто возникают ситуации, когда спецификацию нужно изменить. Это происходит по разным причинам. Главное – помнить о том, что документ является частью договора, обладает юридической силой.

Изменение и расторжение спецификаций происходит по тем же правилам, что и для основных договоров. Главное требование – наличие согласованности между сторонами по данному вопросу. И закрепление соглашения в письменной форме.

После согласования всех нюансов составляется новая спецификация. Изменения можно внести в документ, который уже существует.

Готовая спецификация и комментарии.

Что такое больничный лист и как его составить – всю информацию вы найдете

Следующие данные обязательно указать после соглашения:

1. Стороны установили новую договорённость по внесению изменений в спецификацию за таким-то номером.
2. Дата старой спецификации.
3. Номер договора поставки, в спецификацию к которому вносятся изменения.
4. Изложение сути новой спецификации по определённому пункту. Либо внесение правок в существующие данные.
5. Указание редакции нового документа.

Главное – согласовать и утвердить изменения до того, как начнётся погрузка по новым, либо существующим условиям.

К заполнению документа необходимо подойти тщательно. Если хоть какая-то информация не соответствует действительности – это чревато серьёзными финансовыми последствиями.

Дополнительные правила оформления спецификации

Заполняется документ на отдельном листе в обычном формате А4. Для заверения обе стороны подписывают бумагу, ставят печати.

Ссылка на сам договор поставки представляется только в полном виде. Полным реквизитам договаривающихся сторон посвящена заключительная часть документа.

Думаете об открытии агенства по организации праздников с нуля? Подробную инструкцию вы найдете по ссылке.

Отдельно указывают перечень отгружаемых изделий согласно классификации. Его можно разбить на несколько страниц, если на одной он не помещается. Подписи уполномоченных лиц для заверения при этом ставятся на каждой из страниц. То же относится к подписям со стороны контрагентов.

Жирным шрифтом выделяются самые значимые нюансы, к которым относят сроки с местом доставки, условиями транспортировки, общей её стоимостью, ценами.

Вывод

Есть разные виды спецификаций. Они обязательно составляются для:

• Инженерных систем с соответствующим оборудованием.
• Персонала.
• Производственных помещений с зонами.
• Продуктов в готовом виде.
• Продуктов с полупродуктами, которые не были расфасованы.
• Материалов упаковочного и вспомогательного типа.
• Исходного сырья.

Отдел контроля качества, технологический отдел – вот какие подразделения обычно отвечают за составление спецификаций.

Документам присваиваются свои названия и цифровые коды. Тогда работа с ними серьёзно облегчается. За присвоение кода отвечает только специальное лицо, назначенное руководителем и наделённое соответствующими полномочиями.

Оформление документа происходит только в соответствии со стандартами, действующими внутри предприятия. Утверждение и подписание осуществляется так же лицами, наделёнными определёнными полномочиями.

Учёт спецификаций ведут подразделения-разработчики.

В договоре спецификации можно отразить и график поставки за определённый период. Отдельные оговорки устанавливаются по отношению к упаковке, таре. Иногда указывают на допустимость, либо недопустимость пересортицы.

Пишут о мерах ответственности в случае обнаружения подобных проблем. Писать надо обо всех требованиях, так или иначе описывающих предмет договора, связанных с ним напрямую.

Обязательно отметить дату, когда было заключено соглашение. Любые нарушения подлежат штрафу, даже если они касаются именно спецификации, а не основного договора.

Все о должностной инструкции специалиста по охране труда, вы можете узнать

Главное – составить два экземпляра документа. Один из них дают поставщику, а второй – заказчику.

Как исправить ошибочную дату в спецификации – расскажет это видео:

Попробую изложить свою версию (если, что не так — коллеги поправят ).
Мозгов М. «Когда юрист в ответе за риск», Консультант №5, 2009 г. (фрагмент):
«Классифицируя универсальные договорные риски, можно выделить следующие основные группы:
1)договор не будет считаться заключенным…
При анализе указанного риска нередки ситуации, в которых предмет договора (неотъемлемое условие признания договора заключенным) согласуется в дополнительных соглашениях, спецификациях, приложениях или любых других документах. Отсутствие такого приложения делает договор незаключенным (так называемые рамочные договоры). Важно понимать, что до момента, пока предмет не конкретизирован (в приложении, заявке или ином документе), обязать к исполнению такого договора невозможно».
Тем не менее арбитражные суды при отсутствии заключенного договора поставки, при наличии доказательств фактических отношений по поставке суд может признать такие отношения разовой сделкой купли-продажи:
Примеры:
Определение ВАС РФ от 14.09.2009 N ВАС-12060/09 по делу N А71-10068/2008
«…Проверив обоснованность изложенных в заявлении доводов, а также исходя из содержания оспариваемых судебных актов, суд пришел к выводу об отсутствии предусмотренных упомянутой статьей Кодекса оснований для передачи дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Из судебных актов следует, что между истцом (поставщиком) и ответчиком (покупателем) был заключен договор на поставку товара от 15.07.2005 N 15470556038.
Принимая решение об удовлетворении искового требования, суды, основываясь на положениях главы 30 Гражданского кодекса Российской Федерации, исходили из того, что передача истцом товара ответчику по поименованным в судебных актах накладным происходила по разовым сделкам купли-продажи товаров, а не в рамках исполнения обязательств по договору поставки N 15470556038, поскольку действие названного договора прекращено в связи с истечением его срока. При этом каких-либо претензий по качеству, комплектности, цене и других свойств товара покупатель поставщику не предъявлял.
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.09.2008 N Ф04-4894/2008(9580-А27-9) по делу N А27-11891/2007-1
«…Из материалов дела следует, что ООО «Крымский винный завод» во исполнение обязательств по договору поставки алкогольной продукции от 03.01.2007 N 17 передало ООО «ХладоАлко» по товарно-транспортным накладным N N 0731-0734 от 28.04.2007 алкогольную продукцию на общую сумму 841 922,60 руб.
Поскольку ООО «ХладоАлко» не оплатило в полном объеме полученную алкогольную продукцию, ООО «Крымский винный завод» засчитав в счет оплаты поставленной по указанным накладным сумму 47 343,89 руб., перечисленную по платежному поручению от 26.04.2007 N 372, обратился в арбитражный суд за взысканием суммы задолженности и пени за просрочку оплаты.
Судебные инстанции, при разрешении спора исследовав и оценив подписанный между сторонами договор поставки алкогольной продукции от 03.01.2007 N 17, признали договор незаключенным в связи с отсутствием в нем существенных условий об ассортименте и количестве поставляемой продукции и квалифицировали правоотношения сторон, как возникшие из разовой сделки купли-продажи.
Примеров таких арбитражных решений достаточно.
Вывод; имхо, в Вашем случае ИФНС не сможет не принять затраты для расчёта по налогу на прибыль и НДС, поскольку даже если не был заключён договор купли-продажи, то эта операция может быть определена, как разовая сделка купли-продажи (конечно же при наличии всех первичных документов (Торг-12, счёт-фактура и т.д.). Но, чтобы у клиента не было лишних «напряжений», всё же лучше прикладывать спецификации .