Зачем нужна бухгалтерская справка

Е. Диркова, аудитор

Опубликовано на сайте журнала «Практическая бухгалтерия»

Обычно бухгалтерия контролирует правильность заполнения «первички». Однако есть ситуации, когда бухгалтер должен сам составить оправдательный документ. Готов ли он сделать это надлежащим образом?

Термины «бухгалтерская справка», «справка бухгалтера», «справка бухгалтерии» в профессиональной среде и в методической литературе встречаются постоянно. Но практика аудиторских проверок показывает, что бухгалтеры недостаточно осведомлены о назначении подобных документов и допускают ошибки при их оформлении.

Первичный учетный документ

Статус бухгалтерской справки установил Налоговый кодекс. Под названием «справка бухгалтера» она отнесена к первичным учетным документам (ст. 313 НК РФ). Эти документы могут быть приняты в качестве оправдательных, если соблюдены все требования, предъявляемые к их оформлению (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Для стандартных учетных документов разработаны альбомы унифицированных форм. Унифицированные системы первичной учетной документации охвачены Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299. Для них в ОКУД предназначен отдельный класс – «03». Но справка бухгалтера в этот класс не включена. Некая справка предусмотрена лишь для бюджетных учреждений и организаций, ей присвоен код 0504833. Форма этой справки представлена в приложении 2 к инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н. Она применяется для отражения тех операций, по которым не требуются первичные документы от плательщиков и получателей средств бюджетов, а также при исправлении ошибок в бухгалтерских документах. Для организаций, не работающих по бюджетному Плану счетов, регламент бухгалтерской справки не установлен.

Порядок применения

Поскольку для справки бухгалтера типовой формы не предусмотрено, лучше ее утвердить в учетной политике организации (п. 5 ПБУ 1/98, утвержденного приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н). При разработке формы для наименования этого документа рекомендуем использовать терминологию налогового законодательства – «справка бухгалтера». А также обозначить сферу ее применения. Она ограничена хозяйственными операциями, которые совершаются в самой бухгалтерии. Например, для начисления штрафа или пеней за нарушение условий договора бухгалтерская справка не применяется. Эти хозяйственные операции отражаются в учете на основании решения суда или письменного согласия контрагента. А вот начисление амортизации основных средств, пеней по налогам – чисто бухгалтерские операции. Ответственность за них никто, кроме работников бухгалтерии, не несет.

Справка бухгалтера используется и для определения расчетных сумм. Например, если фирма продает товары, как облагаемые, так и не облагаемые НДС (ст. 149 НК РФ), то предстоит распределить сумму налога, относящуюся к общехозяйственным расходам. Нужно одну часть включить в состав затрат, а другую принять к вычету (п. 4 ст. 170 НК РФ). Расчет частичных сумм необходимо обосновать и оформить оправдательным документом.

Наконец, справка бухгалтера – это документ для описания бухгалтерских ошибок и обоснования их исправлений (п. 21 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Исправляем ошибки

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете установлен пунктом 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н. Формы бухгалтерской отчетности корректировке не подлежат. Налоговое же законодательство требует корректировки данных по дате совершения ошибки (ст. 81 НК РФ). Таким образом, справка об ошибке может относиться одновременно к бухгалтерским регистрам текущего отчетного периода и налоговым регистрам прошлых налоговых периодов.

Рассмотрим пример «комплексной» справки, содержащей несколько взаимосвязанных хозяйственных операций.

Пример

Аудиторской проверкой установлено, что ООО «Высота» неправильно сформировало первоначальную стоимость административного здания. На расходы (в бухгалтерском и налоговом учете) была необоснованно отнесена арендная плата за участок, на котором велось строительство здания. Письмом Минфина России от 29 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/228 со ссылкой на пункт 1 статьи 257 Налогового кодекса разъяснено, что до ввода объекта в эксплуатацию все затраты подлежат включению в его первоначальную стоимость. Необходимость исправлений подтверждена аудитором.

Обычно бухгалтерия контролирует правильность заполнения «первички». Однако есть ситуации, когда бухгалтер должен сам составить оправдательный документ. Готов ли он сделать это надлежащим образом?

Термины «бухгалтерская справка», «справка бухгалтера», «справка бухгалтерии» в профессиональной среде и в методической литературе встречаются постоянно. Но практика аудиторских проверок показывает, что бухгалтеры недостаточно осведомлены о назначении подобных документов и допускают ошибки при их оформлении.

Первичный учетный документ

Статус бухгалтерской справки установил Налоговый кодекс. Под названием «справка бухгалтера» она отнесена к первичным учетным документам (ст. 313 НК РФ). Эти документы могут быть приняты в качестве оправдательных, если соблюдены все требования, предъявляемые к их оформлению (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Для стандартных учетных документов разработаны альбомы унифицированных форм. Унифицированные системы первичной учетной документации охвачены Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299. Для них в ОКУД предназначен отдельный класс — «03». Но справка бухгалтера в этот класс не включена. Некая справка предусмотрена лишь для бюджетных учреждений и организаций, ей присвоен код 0504833. Форма этой справки представлена в Приложении 2 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. N 70н. Она применяется для отражения тех операций, по которым не требуются первичные документы от плательщиков и получателей средств бюджетов, а также при исправлении ошибок в бухгалтерских документах. Для организаций, не работающих по бюджетному Плану счетов, регламент бухгалтерской справки не установлен.

Порядок применения

Поскольку для справки бухгалтера типовой формы не предусмотрено, лучше ее утвердить в учетной политике организации (п. 5 ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н). При разработке формы для наименования этого документа рекомендуем использовать терминологию налогового законодательства — «справка бухгалтера». А также обозначить сферу ее применения. Она ограничена хозяйственными операциями, которые совершаются в самой бухгалтерии. Например, для начисления штрафа или пеней за нарушение условий договора бухгалтерская справка не применяется. Эти хозяйственные операции отражаются в учете на основании решения суда или письменного согласия контрагента. А вот начисление амортизации основных средств, пеней по налогам — чисто бухгалтерские операции. Ответственность за них никто, кроме работников бухгалтерии, не несет.

Справка бухгалтера используется и для определения расчетных сумм. Например, если фирма продает товары, как облагаемые, так и не облагаемые НДС (ст. 149 НК РФ), то предстоит распределить сумму налога, относящуюся к общехозяйственным расходам. Нужно одну часть включить в состав затрат, а другую принять к вычету (п. 4 ст. 170 НК РФ). Расчет частичных сумм необходимо обосновать и оформить оправдательным документом.

Наконец, справка бухгалтера — это документ для описания бухгалтерских ошибок и обоснования их исправлений (п. 21 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

Исправляем ошибки

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете установлен п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н. Формы бухгалтерской отчетности корректировке не подлежат. Налоговое же законодательство требует корректировки данных по дате совершения ошибки (ст. 81 НК РФ). Таким образом, справка об ошибке может относиться одновременно к бухгалтерским регистрам текущего отчетного периода и налоговым регистрам прошлых налоговых периодов.

Рассмотрим пример «комплексной» справки, содержащей несколько взаимосвязанных хозяйственных операций.

Пример. Аудиторской проверкой установлено, что ООО «Высота» неправильно сформировало первоначальную стоимость административного здания. На расходы (в бухгалтерском и налоговом учете) была необоснованно отнесена арендная плата за участок, на котором велось строительство здания. Письмом Минфина России от 29 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/228 со ссылкой на п. 1 ст. 257 Налогового кодекса разъяснено, что до ввода объекта в эксплуатацию все затраты подлежат включению в его первоначальную стоимость. Необходимость исправлений подтверждена аудитором.

———————————————————————¬
¦ ООО «ВЫСОТА» ¦
¦ СПРАВКА БУХГАЛТЕРА от 7 апреля 2006 г. ¦
¦ Содержание хозяйственных операций: ¦
¦ Исправление ошибки по занижению на 20 000 руб. первоначальной¦
¦стоимости административного здания, допущенной 31 октября 2005 г.¦
¦с одновременным занижением налоговой базы по налогу на прибыль.¦
¦(Здание введено в эксплуатацию 31 октября 2005 г., срок полезного¦
¦использования — 96 месяцев.) ¦
¦ ¦
¦—-T———————————T———T——T————¬¦
¦¦ N ¦ Содержание операции и расчеты ¦ Сумма, ¦Дебет¦ Кредит ¦¦
¦¦п/п¦ к ней ¦ руб. ¦ ¦ ¦¦
¦+—+———————————+———+——+————+¦
¦¦ 1 ¦Доначислена первоначальная ¦20 000,00¦ 01 ¦ 91-1 ¦¦
¦¦ ¦стоимость здания (прибыль ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦прошлых лет, выявленная в ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦отчетном году, увеличивает ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦внереализационные доходы) ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦+—+———————————+———+——+————+¦
¦¦ 2 ¦Доначислена амортизация здания: ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦- за 2005 г. — 20 000 руб. : ¦ 416,67¦ 91-2¦ 02 ¦¦
¦¦ ¦96 мес. x 2 мес. ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦(убытки прошлых лет, ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦выявленные в отчетном году, ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦увеличивают внереализационные ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦расходы); ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦- за 2006 г. — 20 000 руб. : ¦ 625,00¦ 26 ¦ 02 ¦¦
¦¦ ¦96 мес. x 3 мес. ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦(общехозяйственные расходы) ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦+—+———————————+———+——+————+¦
¦¦ 3 ¦Доначислен налог на имущество: ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦- за 2005 г. (20 000 руб. x ¦ 100,48¦ 91-2¦ 68 субсчет ¦¦
¦¦ ¦3 мес. — 20 000 руб. : 96 мес. x¦ ¦ ¦ «Расчеты п
¦¦ ¦3 мес.) / 13 мес. x 2,2% ¦ ¦ ¦ налогу на ¦¦
¦¦ ¦(увеличены внереализационные ¦ ¦ ¦ имущество» ¦¦
¦¦ ¦расходы); ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦- за I квартал 2006 г. ¦ 105,99¦ 91-2¦ 68 субсчет ¦¦
¦¦ ¦(20 000 руб. x 4 мес. — ¦ ¦ ¦ «Расчеты п
¦¦ ¦20 000 руб. : 96 мес. x ¦ ¦ ¦ налогу на ¦¦
¦¦ ¦14 мес.) / 4 : 4 x 2,2% ¦ ¦ ¦ имущество» ¦¦
¦¦ ¦(увеличены операционные расходы)¦ ¦ ¦ ¦¦
¦+—+———————————+———+——+————+¦
¦¦ 4 ¦Доначислен налог на прибыль за ¦ 4 675,88¦ 91-2¦ 68 субсчет ¦¦
¦¦ ¦2005 г.: ¦ ¦ ¦ «Расчеты п
¦¦ ¦(20 000 руб. — 416,67 руб. — ¦ ¦ ¦ налогу на ¦¦
¦¦ ¦100,48 руб.) x 24% ¦ ¦ ¦ прибыль» ¦¦
¦¦ ¦(увеличены внереализационные ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦расходы) ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦+—+———————————+———+——+————+¦
¦¦ 5 ¦Сторнируется излишне начисленный¦ -175,44¦ 99 ¦ 68 субсчет ¦¦
¦¦ ¦налог на прибыль за 1 квартал ¦ ¦ ¦ «Расчеты п
¦¦ ¦2006 г.: ¦ ¦ ¦ налогу на ¦¦
¦¦ ¦(625 руб. + 105,99 руб.) x 24% ¦ ¦ ¦ прибыль» ¦¦
¦+—+———————————+———+——+————+¦
¦¦ 6 ¦Начислены пени на недоимки по ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦налогам: ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦- на имущество (с 31 марта ¦ 0,32¦ 99 ¦ 68 субсчет ¦¦
¦¦ ¦2006 г. по 7 апреля 2006 г.) ¦ ¦ ¦ «Расчеты п

Бухгалтерская справка (справка-расчет)

Бухгалтерская справка — это первичный учетный документ, содержащий сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете.

Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и отличается от нее только тем, что содержит расчет какого-либо показателя, который должен быть отражен в учете.

Кто и когда составляет бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Бухгалтерскую справку оформляет единолично бухгалтер организации, когда выполняется любое из двух условий:

1) для учета какой-либо операции (события) составление другого первичного документа не предусмотрено.

Например, при исправлении ошибок в бухучете, в т.ч. сторнировочной записью. Тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

2) для учета какой-либо операции (события) на основании имеющихся первичных документов необходимо провести дополнительные расчеты. В этом случае оформляется бухгалтерская справка-расчет. Например, в ней может приводиться расчет:

— суммы НДС, восстанавливаемого при передаче ОС в уставный капитал;

— первоначальной стоимости ОС, складывающейся из нескольких видов затрат;

— суммы резерва по сомнительным долгам.

По какой форме следует составлять бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Обязательная для применения форма бухгалтерской справки нормативно не установлена.

Поэтому ее надо разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя организации в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом форма справки должна содержать все реквизиты, обязательные для первичного документа:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи и фамилии должностных лиц.

Порядок составления бухгалтерской справки (справки-расчета)

На бланке бухгалтерской справки в левом верхнем углу обязательно вписывают полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.

Можно также написать адрес места нахождения организации, идентификационный номер налогоплательщика и код постановки предприятия на учет в налоговый орган.

После наименования предприятия указывается дата составления документа.

Дата составления документа соответствует дате обнаружения ошибки.

Посередине бухгалтер пишет наименование документа. В нашем случае, это бухгалтерская справка.

После этого в справке указывается когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, причина совершенной ошибки и способ ее исправления.

Если была указана неправильная сумма, то в содержании справки пишется наименование хозяйственной операции, в которой допущена ошибка и указывается фактическая сумма.

Далее рассчитывается правильная сумма хозяйственной операции и сумма, на которую необходимо внести исправления в бухгалтерский учет предприятия.

Если была применена неправильная корреспонденция счетов, тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

При этом бухгалтер предприятия должен указать измерители хозяйственной операции, по которой вносятся исправления, в натуральном и денежном выражении.

После содержания бухгалтерской справки указываются наименования должностей лиц, ответственных за ее написание, и их подписи.

Для чего необходима бухгалтерская справка

В некоторых ситуациях, когда невозможно использовать первичные документы, бухгалтер может составить специальную бухгалтерскую справку. Она также представляет собой первичный документ, но главное ее отличие заключается в том, что ее форма и порядок заполнения полностью регулируется локальными документами хозяйствующего субъекта.

Для чего необходима бухгалтерская справка

Для отображения ситуации в документальном виде и подтверждения каких-либо сведений можно применять бухгалтерскую справку. Она не имеет формы, регламентированной законодательством РФ, а потому ее бланк разрабатывается компанией и утверждается в учетной политике. Роль бухсправки сводится к тому, чтобы отображать важную информацию, которую невозможно зафиксировать иным способом через первичную документацию.

Бухгалтерская справка может применяться в следующих ситуациях:

• для отображения каких-то расчетов, например, суточных или нормы расходов;
• для корректировки сведений как отчетного, так и предыдущих периодов;
• для исправления ошибок, выявленных в прошлых периодах;
• для сбора и дублирования информации в общем виде, если ее необходимо представить в госорганы или суд;
• для раскрытия методологии раздельного учета по НДС, если компания обязана применять раздельный учет;
• для оформления нестандартных либо корректирующих проводок.

Бухгалтерская справка — это своего рода такой же первичный документ, только составляемый в произвольной форме. Однако к нему применяются некоторые требования законодательства, главным из которых является наличие определенных реквизитов. Если документ оформлен верно, то он имеет законную юридическую силу, а потому может использоваться в качестве доказательства при разбирательствах с контрагентами или контролирующими органами.

Составлением справки занимается бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на данное действие приказом руководителя. Соответственно, именно этот сотрудник несет полную ответственность за правильность, своевременность и достоверность формирования документа. В связи с этим сотрудник должен знать все тонкости составления бухгалтерской справки и особые моменты ее оформления.

Типы бухгалтерских справок

Бухгалтерские справки могут быть нескольких типов в зависимости от видов финансово-хозяйственных операций, для которых они применяются. К ним, как правило, относятся документы для:

• отображения расчетов;
• исправления выявленных ошибок;
• передачи информации в госорганы;
• раздельного учета НДС;
• списания задолженности;
• передачи информации в суд.

Каждый тип бухгалтерской справки имеет конкретные особенности составления, на основании которых можно подтвердить правомерность использования и юридическую значимость документа.

Бухгалтерская справка-расчет

Данная бухсправка оформляется в первичном виде на основании данных, уже содержащихся в бухгалтерском или налоговом учете. Она составляется в таких ситуациях:

• исправление неточностей или ошибок, допущенных в прошлых периодах при бухучете или налогообложении;
• пояснение какого-либо конкретного факта финансово-хозяйственной деятельности компании, к примеру, для списания дебиторской или кредиторской задолженности;
• осуществление дополнительных расчетов, необходимых для пояснения особенностей проводимой операции (используется при раздельном учете НДС или при признании расходов в налоговом учете).

Бухгалтерская справка об исправлении

При формировании такой справки обязательно нужно указать, какая именно ошибка была обнаружена и почему она возникла. Кроме того, в документе указывается верная информация, которая должна быть в учете, а также отражается корреспонденция по счетам с указанием правильной суммы.

На основании такой справки исправления вносятся в бухгалтерский учет. При этом важно указать, с какой именно даты действуют эти исправления.

Бухгалтерская справка о списании задолженности

Справка используется для списания просроченной как дебиторской, так и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности. В первом случае на основании документа сумма проводится во внереализационные расходы, а во втором случае — во внереализационные доходы. Зачастую такие справки оформляют при проведении инвентаризации расчетов с контрагентами.

Бухсправка должна включать в себя информацию о том, на основании чего образовалась задолженность (номер и дата договора, ссылки на первичную документацию). Кроме того, в документе необходимо отразить расчет срока исковой давности по данной задолженности, верность определения которого влияет на результаты расчета налога на прибыль.

Бухгалтерская справка по раздельному учету НДС

Данная справка необходима потому, что согласно налоговому законодательству РФ налогоплательщики обязаны вести раздельный учет тех операций, которые облагаются и не облагаются налогом на добавленную стоимость.

Бухгалтерская справка данного типа составляется с учетом требований ст. 170 НК РФ.

Бухгалтерская справка для судебного разбирательства

Бухсправка такого типа формируется в самом общем виде с указанием ссылок на справочные сведения и какие-либо документы, оформляемые в качестве приложений. Кроме того, в документе может содержаться конкретная информация из других типов справок, например, для оформления расчетов.

Зачастую такая справка оформляется при конфликтных ситуациях с налоговой инспекцией или контрагентами, по которым нужно истребовать дебиторскую задолженность.

Особенности применения бухгалтерской справки

При использовании в работе бухсправок нужно помнить о следующих моментах:

• если законодательством регламентировано использование первичных документов установленного образца, то их нельзя заменять бухгалтерской справкой, но можно дополнить для пояснения информации;
• если сведения должны отражаться в документе, предназначенном для компании и контрагента, то бухсправка для этой цели не подходит, поскольку она формируется только для внутреннего использования или в качестве поясняющего дополнения;
• если оформить бухсправку на какую-либо операцию взамен первичного документа, налоговая инспекция такой документ не примет во внимание. К примеру, если при приеме товаров документы не оформлены соответствующим образом, а заменены на справку, то расходы не будут приняты к учету. Соответственно, их нельзя будет использовать при расчете налогов;
• бухгалтерская справка используется в качестве дополнительного подтверждения фактов, уже зафиксированных в бухгалтерском или налоговом учете. В этой связи бухсправку нужно оформить по форме первичного документа и включить в нее подробную информацию о фактах финансово-хозяйственной деятельности компании;
• в бухгалтерской справке могут указываться не только положительные, но и отрицательные суммы (красное сторно). В основном такие справки используются для того, чтобы исправить ошибки, списать торговые наценки, откорректировать показатели материально-производственных затрат. В этом случае проводки будут аналогичные, как и при ошибочной записи, но сумма будет иметь отрицательное значение;
• оформленные бухгалтерские справки необходимо хранить вместе с документацией соответствующего регистра учета. Например, если ошибка выявлена в начислении зарплаты, то бухсправка подшивается к табелям учета рабочего времени, ведомостям или приказам. Если бухсправка составлена для списания задолженности, то она подшивается к инвентаризационной ведомости по расчетам с контрагентами или актам сверки с конкретным хозяйствующим субъектом;
• бухсправка подписывается лицом, ответственным за ее составление, а также главным бухгалтером. При необходимости документ может подписываться и директором компании.

Как оформить бухгалтерскую справку

Вне зависимости от того, какая информация будет содержаться в бухгалтерской справке, документ нужно оформлять по форме «первички». В этом случае у контролирующих органов не возникнет сомнений в юридической силе документа. Обязательного к использованию бланка бухсправки законодательством не установлено, а потому компания может самостоятельно разработать шаблон.

Оформление бухгалтерской справки проходит в 3 этапа:

1 этап. Создание «шапки» документа, в которой содержится такая информация:

• наименование и дата составления документа;
• реквизиты организации, в том числе название, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактная информация;
• список ответственных лиц (кто составляет и подписывает документ);

2. этап. Оформление основной части документа, в которую включаются следующие сведения:

• суть и особенности совершаемой операции;
• информация о том, как было и что изменилось;
• предыдущие показатели;
• верный способ расчета;

3 этап. Формирование заключительной части документа, в которой отражаются дата подписания справки и подписи ответственных лиц. Такая информация необходима для идентификации лиц, ответственных за сведения в бухсправке, а также для подтверждения необходимости осуществления хозяйственной операции.

Бухгалтерская справка в 1С

Бухгалтерскую справку можно оформлять ручным способом или при помощи обычной компьютерной программы Microsoft Word. Однако гораздо удобнее формировать бухгалтерскую справку в 1С 8.3 Бухгалтерия, поскольку в этом случае можно заранее подготовить несколько стандартных шаблонов, используемых для операций различного характера.

Для оформления бухсправки необходимо:

• открыть раздел «Операции»;
• далее перейти в раздел «Бухгалтерский учет»;
• затем создать документ «Операции, введенные вручную».

В документе нужно внести основную информацию в содержании, то есть непосредственно описать хозяйственную операцию. Сведения нужно вносить подробно, поскольку в дальнейшем они будут отражаться в печатной форме документа. Кроме того, подробное описание позволяет более оперативно искать документ в перечне всех формируемых бухгалтерских справок.

Затем нужно указать суммовое значение операции — самостоятельным или автоматическим внесением согласно данным бухгалтерского учета (если имеется возможность настроить такое действие). После этого в табличной части справки нужно указать бухгалтерские проводки, на основании которых сумма будет разнесена по соответствующим счетам учета. Для более точного бухгалтерского учета счета необходимо указывать в соответствии с аналитикой по Плану счетов.

После того как бухгалтерская справка сформирована и сохранена, ее можно отправить на печать. Для этого в самом документе предусмотрена кнопка, которая позволяет сразу же выводить справку в печатном виде. В документе будет отражаться не только внесенная информация по конкретной операции с указанием суммы, но также реквизиты самой компании и лица, ответственные за составление и подписание документа.

Важно! Сумма в бухгалтерской справке указывается только по данным бухгалтерского учета. Даже если сумма по налоговому учету внесена в документ, в печатной форме она не отображается.

При оформлении бухгалтерской справки проще и эффективнее использовать документы, предлагаемые программой 1С. В этом случае все справки будут иметь одинаковый вид, а также содержать необходимую информацию. Кроме того, для их формирования и распечатки потребуется минимум времени и сил, что существенно упростит работу бухгалтера.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

>Бухгалтерская справка об основных средствах: образец

Что подтверждает бухгалтерская справка на основные средства и в каких случаях она необходима? Ответ – в нашей консультации.

Когда необходима

В большинстве случаев бухгалтерская справка о наличии основных средств показывает также их остаточную стоимость по данным баланса. Она:

1. помогает собственникам бизнеса и его участникам проанализировать состав и состояние внеоборотных средств компании;
2. подтверждает расчет налога на прибыль;
3. способствует страхованию, а также получению инвестиций, кредитов.

Рассматриваемый документ показывает стоимость ОС на конкретную дату. При этом бухгалтерская справка о балансовой стоимости основных средств не отнесена к обязательной бухгалтерской отчетности.

Здесь напомним про пункт 49 <Положения по бухучету и отчетности˃ (утв. приказом Минфина России от 29.08.1998 № 34н). Согласно ему, ОС фигурируют в бухгалтерском балансе по своей остаточной стоимости. Ее получают путем сложения фактических затрат на их приобретение (сооружение, изготовление) за минусом начисленной амортизации.

Еще один важный момент. На основании пункта 29 ПБУ 6/01 «Учет ОС», даже если основное средство полностью амортизировано, его всё равно держат на балансе, поскольку используют в работе предприятия. То есть в можно не вносить, когда налицо есть (было) основание для его списания:

1. выбытие (продали, морально или физически устарело, передали в капитал иной фирмы);
2. не может приносить доход.

Также см. «Срок службы основных средств с 2017 года: работаем с изменениями».

Форма

По сути бухгалтерская справка о балансовой стоимости основных средств – это выписка из баланса. Бухгалтер формирует ее собственноручно либо с использованием специальных бухгалтерских программ.

Обязательная либо рекомендованная форма такого документа законом не утверждена. Поэтому любая организация вправе разработать собственный бланк и зафиксировать его распоряжением руководителя.

В самом общем виде образец бухгалтерской справки об основных средствах может выглядеть так:

По месту требования
Справка о балансовой стоимости имущества
Настоящим подтверждается, что, по данным бухгалтерского учета, балансовая стоимость имущества, принадлежащего ООО «_______________» на праве собственности, по состоянию на «____» ______________ 20___ года составляет __________________ (Прописью) рублей ___ копеек.
Перечисление имущества и его стоимости (можно в табличном виде):

А более конкретный образец бухгалтерской справки о стоимости основного средства может иметь такой вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Гуру»
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 18-ОС
г. Москва 31.03.2017
По состоянию на 1 апреля 2017 года остаточная (балансовая) стоимость строения, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Рябиновая, д. 17, к. 3, общей площадью 75,3 кв. м согласно тех. паспорту БТИ № 07-09-04444 от 10 сентября 2005 г., учитываемого в составе основных средств (без учета переоценки), составляет 8 045 458 руб.
Исполнитель: бухгалтер____________Широкова____________/Е.А. Широкова/
Главный бухгалтер____________Пирогова____________/Н.Ю. Пирогова/

Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Рассмотрим ситуацию: организация в январе 2019 года приобрела оборудование. Стоимость купленного оборудования составила 1 440 000 руб. (в том числе НДС по ставке 20% — 240 000 руб.).

В этом же месяце оборудование было оплачено и введено в эксплуатацию.

Для целей начисления бухгалтерской и налоговой амортизации оборудование было отнесено к 4-й амортизационной группе и для него был установлен срок полезного использования 80 месяцев.

В бухгалтерском и налоговом учете амортизация начисляется линейным способом (методом). Нами принято решение о применении амортизационной премии в размере 30% от первоначальной стоимости. Отчетными периодами по налогу на прибыль организации являются квартал, полугодие, девять месяцев.

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете организации операции по применению амортизационной премии в отношении приобретенного оборудования?

Что такое амортизационная премия

Согласно п. 9 ст. 258 НК РФ амортизируемое имущество принимается на учет по первоначальной стоимости, определяемой в соответствии со ст. 257 НК РФ.

При этом налогоплательщик имеет право включать в состав расходов налогового периода расходы на капитальные вложения не более 30% для 3-й — 7-й амортизационных групп и не более 10% для остальных амортизационных групп от первоначальной стоимости ОС.

Также налогоплательщик имеет право включать в состав расходов налогового периода не более 30% для 3-й — 7-й амортизационных групп и не более 10% для остальных амортизационных групп от затрат, которые понесены в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации основных средств.

Такая льгота называется амортизационной премией.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Амортизационная премия и учетная политика

Обращаем Ваше внимание на то, что применение амортизационной премии является правом, а не обязанностью налогоплательщика. Поэтому Организации, которая решила воспользоваться амортизационной премией, нужно закрепить свой выбор в учетной политике для целей налогообложения (абз. 5 ст. 313 НК РФ).

В противном случае, налоговые органы могут исключить из налоговых расходов сумму амортизационной премии (см. Письмо Минфина России от 23.09.2008 N 03-03-06/1/539).

Кроме этого обращаем Ваше внимание, что законодательство устанавливает только максимальный размер амортизационной премии — не более 10 или 30% от первоначальной стоимости основного средства в зависимости от того, к какой амортизационной группе оно относится. Это означает, что компания вправе начислять амортизационную премию в меньших размерах в пределах ограничений, предусмотренных п. 9 ст. 258 НК РФ.

Поэтому следует закрепить точный размер премии в Учетной политике для целей налогообложения.

При этом обосновывать выбранный размер премии Организация не обязана.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

• Воспользоваться амортизационной премией или нет — это право налогоплательщика.
• В случае если Организация решила воспользоваться амортизационной премией, то (во избежание разногласий с налоговыми органами) Организации следует закрепить в учетной политике для целей налогообложения свой выбор и точный размер амортизационной премии.

Налог на прибыль

Как следует из п. 3 ст. 272 НК РФ, амортизационная премия признается в косвенных расходах того налогового периода, на который приходится дата начала амортизации основных средств.

Согласно п. 4 ст. 259 НК РФ начисление амортизации по объектам амортизируемого имущества (в том числе по объектам основных средств, права на которые подлежат государственной регистрации в соответствии с законодательством РФ) начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в эксплуатацию (независимо от даты его государственной регистрации).

Таким образом, амортизационная премия, применяемая в отношении затрат по приобретению ОС, включается в налоговые расходы в месяце, следующем за месяцем ввода в эксплуатацию ОС.

НДС

Предъявленную продавцом сумму НДС организация вправе принять к вычету после принятия к учету ОС при наличии правильно оформленного счета-фактуры продавца и при условии, что данный объект ОС предназначен для использования в облагаемых НДС операций (пп. 1 п. 2 ст. 171, абз. 3 п. 1 ст. 172 НК РФ)

ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Бухгалтерский учет

Исходя из п. п. 7, 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, объект ОС принимается к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости.

С месяца, следующего за месяцем принятия к учету объекта в составе ОС, в бухгалтерском учете организации начисляется амортизация, которая учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности. Такой порядок установлен п. п. 17, 21 ПБУ 6/01, абз. 6 п. 5, п. 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

Таким образом, в бухгалтерском учете применение амортизационной премии не предусмотрено.

Применение ПБУ 18/02

В бухгалтерском учете Организации в первом месяце начисления амортизации сумма расходов в виде амортизации будет меньше расходов в налоговом учете, которые состоят из налоговой амортизации и амортизационной премии.

В связи с этим согласно п. п. 12, 15 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н, в в учете организации возникают налогооблагаемая временная разница (НВР) и соответствующее ей отложенное налоговое обязательство (ОНО), которое отражается по кредиту счета 77 «Отложенные налоговые обязательства» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Далее в соответствии с п. 18 ПБУ 18/02 по мере начисления амортизации происходит уменьшение возникшей НВР и соответствующего ей ОНО, поскольку сумма ежемесячных амортизационных отчислений, признаваемых в бухгалтерском учете будет превышать сумму начисленной амортизации в налоговом учете.

То есть на последнее число каждого месяца ОНО уменьшается, что отражается записью по дебету счета 77 и кредиту счета 68 (Инструкция по применению Плана счетов).

Для правильного отражения операции по применению амортизационной премии в отношении приобретенного оборудования проведем необходимые расчеты:

Первоначальная стоимость основного средства составит 1 200 000 руб. (1 440 000 руб. — 240 000 руб.).

Амортизационная премия будет равна 360 000 руб. (1 200 000 руб. × 30%).

Она будет включена в расходы в месяце, следующем за месяцем ввода в эксплуатацию, то есть в феврале 2019 года.

Амортизация по оборудованию будет начисляться, начиная с февраля 2019 года.

Сумма, с которой будет начисляться амортизация в налоговом учете, будет равна 840 000 руб. (1 200 000 руб. — 360 000 руб.).

Ежемесячная сумма налоговой амортизации, начиная с февраля 2019 года, будет равна 10 500 руб. (840 000 руб. /80 мес.).

Ежемесячная сумма бухгалтерской амортизации, начиная с февраля 2019 года, будет равна 15 000 руб. (1 200 000 руб. /80 мес.).

В бухгалтерском учете организации в первом месяце начисления амортизации (в январе) сумма расходов составляет 15 00 руб., а в налоговом учете в том же месяце будут признаны расходы в размере 370 500 руб. (360 000 руб. 10 500 руб.).

В связи с этим согласно п. п. 12, 15 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н, в январе в учете организации возникают налогооблагаемая временная разница (НВР) в размере 355 500 руб. (370 500 руб. — 15 000 руб.) и соответствующее ей отложенное налоговое обязательство (ОНО), равное 71 100 руб. (355 500 руб. х 20%), которое отражается по кредиту счета 77 «Отложенные налоговые обязательства» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Далее в соответствии с п. 18 ПБУ 18/02 по мере начисления амортизации (с марта) происходит уменьшение возникшей НВР и соответствующего ей ОНО, поскольку сумма ежемесячных амортизационных отчислений, признаваемых в бухгалтерском учете (15 000 руб.), превышает сумму начисленной амортизации в налоговом учете (10 500 руб.).

То есть в течение оставшегося срока использования ОС на последнее число каждого месяца ОНО уменьшается на сумму 900 руб. ((15 000 руб. — 10 500 руб.) x 20%), что отражается записью по дебету счета 77 и кредиту счета 68 (Инструкция по применению Плана счетов).

С учетом вышеизложенного, в учете организации операции по применению амортизационной премии в отношении приобретенного оборудования следует отразить следующим образом: