Если сотрудник не получает свою зарплату в срок, установленный по трудовому распорядку в организации, ее депонируют. Это значит, что деньги, полученные для оплаты труда, сдают в банк.

Для учета депонированной заработной платы предусмотрен счет 76. Депонирование отражают проводкой Дебет 76 Кредит 70. В дальнейшем эту сумму сдают в банк:

• Дебет 51 Кредит 50.

Зарплата может быть не получена сотрудником по уважительным причинам: командировка или болезнь. В любом случае получить ее он может в любой день, не дожидаясь срока выплаты по организации. Для этого работнику нужно обратиться в бухгалтерию. Выдача депонированной зарплаты отражается записью:

• Дебет 76 Кредит 50.

Если по каким-то причинам сотрудник вообще отказался получать депонированную зарплату, то по истечении срока исковой давности ее списывают:

• дебета 76 счета в кредит 91.1.

Что касается налогов и взносов по депонированной зарплате, то тут дело обстоит так:

• Перечисление страховых взносов не зависит от дня выплаты зарплаты. Их перечисляют с начисления оплаты труда
• НДФЛ: если деньги на выплату зарплаты были сняты с расчетного счета, то организация должна перечислить налог в этот же день. В случае, когда зарплата выплачивается из наличной выручки фирмы, налог перечисляется в день выдачи депонированной ранее суммы оплаты труда.

Пример №1:

Зарплата сотрудникам выплачивается 5 числа каждого месяца из выручки организации. Сотрудник не получил вовремя деньги. Депонированная зарплата была выплачена ему через несколько дней в размере 27 840 руб. (по начислению 32 000 руб.).

Проводки по примеру:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50	62	Поступила выручка в кассу организации	30 000	Отчет о розничных продажах
70	76	Депонирование зарплаты	27 840	Ведомость по выдаче заработной платы
76	50	Выплачена депонированная зарплата	27 840	Расходный кассовый ордер
68 НДФЛ	51	Перечислен НДФЛ по депонированной зарплате в день ее выдачи	4160	Платежное поручение исх.

Пример №2

На выплату заработной платы поступили денежные средства в кассу с расчетного счета. Зарплата одного из сотрудников в размере 39 150 руб. (начислено 45 000 руб.) была депонирована, а остаток денежных средств возвращен на счет фирмы.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50	51	Поступила деньги в кассу организации с расчетного счета на выплату заработной платы	250 000	Выписка банка
70	76	Депонирование зарплаты	39 150	Ведомость по выдаче заработной платы
51	50	Возвращена на расчетный счет сумма денежных средств депонированной зарплаты	39 150	Объявление на взнос наличными
68 НДФЛ	51	Перечислен НДФЛ	5850	Платежное поручение исх.

Чтобы уверенно выполнять начисления и расчеты среднего заработка в самых сложных ситуациях зарегистрируйтесь на онлайн-курс «Расчеты с персоналом по оплате труда». Отсутствие штрафов и претензий со стороны инспекции гарантировано.

Что такое депонирование заработной платы?

В статье рассмотрим ситуацию, когда работник получает зарплату наличными из кассы, так как получение денежных средств на карту не требует присутствия работника на рабочем месте.

Если ра­бот­ник в день вы­да­чи зар­пла­ты от­сут­ство­вал и не по­ру­чал по­лу­чить день­ги дру­гим лицам, его зар­пла­та оста­нет­ся невы­пла­чен­ной. А зна­чит, под­ле­жит де­по­ни­ро­ва­нию. Так как в кассе нельзя хранить неограниченное количество денег — наличность должна быть передана в банк. Приказом руководителя в кассе должен быть установлен лимит (кроме ИП и компаний малого бизнеса ((п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 Письма ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338)). И хотя, согласно порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У), депонированные суммы не обязательно сдавать в банк, несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.

Обратите внимание! За накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита предусмотрена ответственность. ИФНС может наложить одновременно два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 4 Письма ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338):

• на организацию — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
• на ее руководителя — в размере от 4000 до 5000 руб.

Алгоритм действий бухгалтера при депонированной заработной плате

Действие 1. Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости.

По истечении 5 дней, отведенных на выплату зарплаты, бухгалтер напротив каждой неполученной суммы в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме N Т-53) должен поставить штамп или отметку от руки «депонировано» в графе, пред­на­зна­чен­ной для под­пи­си.

Если сотрудник не успел получить зарплату, то он может обратиться с устным или письменным заявлением в бухгалтерию с просьбой выдать ему деньги. Бухгалтер по заработной плате делает заявку в банк на получение депонированных денежных средств. Работник может получить эти деньги в день аванса, в день выдачи следующей зарплаты или выдача средств будет отложена на день депонированных выплат (если на предприятии определён таковой). Рекомендации по выплатам депонированных денежных средств обязательно должны быть прописаны в локальных документах организации.

Действие 2. Подводим итог по платежным ведомостям.

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

• фактически выданных наличных денег;
• подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Действие 3. Составляем реестр депонированных сумм.

В Указании о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У нет требования вести реестр депонированных сумм. Поэтому с 1 июня 2014 г. этот документ считается необязательным. Но он очень удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит. Нумеровать реестры депонированных сумм следует в хронологической последовательности с начала календарного года.

Реестр депонированных сумм составляют в произвольной форме. Рекомендуем включить в него следующие реквизиты:

• наименование (фирменное наименование) организации;
• дата оформления реестра депонированных сумм;
• период возникновения депонированных сумм наличных денег;
• номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
• табельный номер работника (при наличии);
• сумма невыплаченных наличных денег;
• итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
• подпись кассира;
• расшифровка подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.

Действие 4. Вносим в книгу учета депонированные суммы.

Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в Указании о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. То есть она не является обязательной. Форму данной книги каждая организация разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

Действие 5. Заверяем подписью.

После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.

Действие 6. Передаем на проверку.

Заверенные подписью бухгалтера формы № Т-49 или № Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.

Действие 7. Оформляем расходный кассовый ордер.

Депонированные суммы сдаем в банк, и на сданные суммы составляем один общий расходный кассовый ордер.

Депонированную заработную плату так же выдают сотрудникам по расходному кассовому ордеру. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У)).

Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы.

Обратите внимание! Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты. Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент.

Налоговое законодательство в отношении депонирования

По правилам, действующим до 1 января 2016 года, бухгалтер перечислял налог с такой зарплаты в день получения в банке денег на ее выплату (Пункт 6 ст. 226 НК РФ (ред., действ. до 01.01.2016). И только если деньги в банке не получали и зарплата выдавалась из наличной выручки, НДФЛ можно было заплатить на следующий рабочий день после выдачи зарплаты.

Что считать датой выплаты дохода? При депонировании заработной платы выплаты налогоплательщику дохода не производится, то есть заработная плата должна депонироваться с учетом НДФЛ. Самый безопасный вариант — исходить из того, что дата выплаты дохода в виде депонированной зарплаты и удержания из него НДФЛ — это день фактической выдачи денег. И перечислить налог не ранее этого дня и не позднее следующего рабочего дня. Потому что ФНС считает, что сумма, перечисленная в бюджет раньше дня выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ из этого дохода, не является налогом (Письма ФНС России от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@, от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Пример 1.

Заработная плата начислена работнику 31 октября. 7 ноября заработная плата была депонирована и выплачена депоненту 28 ноября. В какие даты производятся удержание НДФЛ из депонированной заработной платы и перечисление удержанного НДФЛ в бюджет?

Ответ: При выплате депонированной зарплаты 28 ноября 2016 г. НДФЛ должен быть удержан 28 ноября и перечислен не позднее 29 ноября.

Отражаем депонирование в первичных документах и учете

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

В последний день срока, на который открыта расчетно-платежная или платежная ведомость (п. 6.5 Указания № 3210-У) бухгалтер отражает депонирование заработной платы:

• Дебет 70 Кредит 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» — депонирована сумма неполученной зарплаты без НДФЛ;
• Дебет 51 Кредит 50 — сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.

Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

• Дебет 50 Кредит 51 — получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
• Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 50 — выдана депонированная зарплата.

Если зарплата не востребована сотрудником в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ), то бухгалтер включает ее в со­став до­хо­дов в целях бух­гал­тер­ско­го учета, а в целях налогообложения — в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина РФ от 22 декабря 2009 г. № 03-03-05/244).

Для этого нужно:

• провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда,
• подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку
• издать приказ руководителя организации.

Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 91-1 субсчет «Прочие доходы»

• депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Если сотрудник не получил аванс (зарплату за первую половину месяца, выплачиваемую до его окончания), то проводки будут те же.

Пример 2.

В январе 2017 года работникам основного производства ООО «Лабиринт» начислена заработная плата в сумме 500 000 руб. Общая сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая удержанию из начисленной заработной платы, составила 65 000 руб.

Сотрудник «Лабиринт» Иванов из-за болезни заработную плату за январь не получил. Ему было начислено 30 000 руб. Сумма налога на доходы, подлежащая удержанию с заработной платы Иванова, составляет 3900 руб. Заработная плата должна быть выдана Иванову в сумме 26 100 руб. (30 000 — 3 900).

В ноябре бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:

Дебет 20 Кредит 70 — 500 000 руб. — начислена зарплата за январь;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» — 65 000 руб. — удержан НДФЛ из заработной платы, начисленной сотрудникам организации.

В день выдачи заработной платы бухгалтер «Лабиринта» сделал записи:

Дебет 50 Кредит 51 — 435 000 руб. (500 000 — 65 000) — оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета на выдачу заработной платы за январь;

Дебет 70 Кредит 50 — 408 900 руб. (435 000 — 26 100) — выдана заработная плата сотрудникам «Лабиринта» (за исключением Иванова);

Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц», Кредит 51 — 61 100 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ (за исключением Иванова).

В день депонирования заработной платы бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:

Дебет 70 Кредит 76-4 — 30 000 руб. — депонирована заработная плата Иванова;

Дебет 51 Кредит 50 — 30 000 руб. — депонированная заработная плата Иванова сдана на расчетный счет в банк.

Предположим, что Иванов в отчетном году зарплату за январь так и не получил. В этой ситуации сумма его заработной платы в размере 30 000 руб. должна быть указана по строке 1550 баланса за отчетный год.

Пример 3.

Через восемь лет после выхода на свободу в организацию обратился бывший работник, уволенный в связи с осуждением к лишению свободы, с просьбой выплатить неполученную заработную плату. Его зарплата была депонирована, а потом списана. Оплата труда на момент увольнения производилась через кассу организации. Вправе ли работник истребовать указанную заработную плату?

Ответ: В случае если заработная плата работника была депонирована, а депонентская задолженность по истечении срока исковой давности (срок исковой давности по обязательству работодателя произвести окончательный расчет с работником начинает течь со дня, следующего за днем увольнения (в данном случае со дня вступления в законную силу приговора суда)) списана в установленном порядке, истребовать у работодателя неполученную заработную плату бывший работник уже не сможет.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

В любое время работник сталкивался с ситуацией, когда по той или иной причине он не может забрать заработанные средства у работодателя.

Это могло быть связанно с тяжелой болезнью работника, с попаданием в ДТП или же просто из-за отпуска. В нашей статье мы подробно разберем, чем же является депонированная зарплата, как ее рассчитывают и где и при каких условиях эту заработную плату получают.

А также прольем свет и на другие вопросы, интересующие работающих людей.

Что это такое?

Депонированная зарплата – это такой вид оплаты труда, когда работающий сотрудник не смог по какой-то из различных причин получить в срок заработанные средства.

Иными словами, это наличные средства, которые не были выплачены работнику, но поступили вовремя в расположение предпринимателя или работодателя, в общем.

Если обратиться к происхождению слова, то слово «депонирования» можно точно перевести как «хранение». Само слово имеет свои корни во французском языке и походит от слова «depot», что в переводе значит «хранилище» или «склад».

Работник может столкнуться с депонированной заработной платой лишь в том случае,

если он получает заработанные средства напрямую через кассу, а не через банковскую карточку. В последнем случае работник получает средства автоматически через бухгалтерию предприятия или фирмы, а не идет за ними в кассу.

Стоит также учитывать, что выдача зарплаты через кассу выгодна мелким предприятиям, ведь имея маленькое количество сотрудников использовать услуги банка просто финансово невыгодно, проще рассчитаться с работниками путем выдачи заработанного через выручку в кассе. Но бывают случаи, когда сотрудник по той или иной причине не смог забрать средства и тут вступает в дело депонирование.

В каких случаях может возникнуть необходимость депонирования зарплаты?

Бывают случаи, когда работники или сотрудники не получают в нужное время заработную плату, именно тогда и происходит депонирование заработной платы. Важно знать, что расчет налогов и различных взносов не влияет на депонирование, ведь все нужные расчеты проводятся в момент начисления заработка, а не в момент получения или депонирования.

Сроки хранения

Существует определенное время, установленное директором фирмы или предпринимателем, за которое нужно рассчитаться со всеми сотрудниками предприятия.

В случае, если ЗП не была получена в срок, она будет считать депонированной, а сам получать – депонентом.

Максимальный срок хранения заработной платы в кассе предприятия – 5 рабочих дней, этот срок включает также и день, когда происходит получение наличных средств работниками.

Срок получение депонированной зарплаты не существует, если работник по какой-то причине не получил ЗП, по истечению срока хранения ЗП в кассе он обращается в бухгалтерию предприятия и получает уже депонированную заработную плату в любое рабочее время.

Важно знать, что срока исковой давности по депонированию ЗП не установлено законодательством РФ, тем не менее, есть общий срок исковой давности, который равен трем годам. За это время в судовом порядке истец может затребовать выплату через суд, в случае, если того требует ситуация.

Как выдать депонированную заработную плату

Действия работника

Выдача работнику депонированной ЗП происходит по расходному кассовому ордеру. Конечно, если в кассе присутствует нужная сумма для выплаты в день, когда работник затребовал выплату депонированной заработной платы.

В противном случае человек вынужден ожидать, пока бухгалтерия затребует нужные средства в банке и сможет произвести выплаты, обычно на это уходит не больше одного рабочего дня, а то и несколько часов.

Алгоритм действия работника в случае получения депонированной зарплаты крайне прост:

1. Обратиться в бухгалтерию с заявлением о требовании выплаты депонированный заработной платы в определенный срок (сегодня, завтра или в нужное вам время).
2. Ожидать ответа бухгалтерии.
3. Получить депонированную ЗП, после проведения всех нужных операций бухгалтером.

Действия бухгалтера

Как и любые другие денежные операции проводимые бухгалтерией депонирование зарплаты работника отражается в соответствующей бухгалтерской проводке по счету бухучета.

Примеры бухгалтерских проводок:

1. Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) – Кредит 50 (Касса).
2. Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) – Кредит 76, субсчет 4 (Расчет по депонированной ЗП).
   Когда определенная часть зарплаты или вся ЗП была не выплачена в связи с болезнью конкретного работника или другой причиной.
3. Дебет 51 (Расчетный счет) – Кредит 50 (Касса).
   Согласно требованиям Центробанка РФ в случае, если работник не получил зарплату, средства должны быть возвращены на расчетный счет предпринимателя, чтобы потом была возможность выплаты депонированной ЗП.

Таким образом, мы видим, что бухгалтерские операции по депонированию заработной платы не являются сложными или длительными, это обычная бухгалтерская работа, которая выполняет в считанные минуты, а может и часы, если бухгалтерия была загружена в момент подачи заявления о получении депонированной зарплаты.

Что представляет собой уведомление о депонировании зарплаты?

В случае если заработная плата депонируется, бухгалтер вынужден уведомить работника об этом!

Для этого существуют уведомления о депонировании ЗП. На вид это простая справка, которая доносит до работника конечную информацию о состоянии его ЗП.

Алгоритм действий после получения уведомления о депонировании ЗП мы описали выше.

Что делать, если за зарплатой никто не пришел?

Как мы упоминали выше, если за заработной платой не явился работник или его доверенное лицо с распиской, ЗП через несколько дней депонируется. Исходя из законодательства РФ, бухгалтер обязан возвратить денежные средства на счет предприятия в банке в течение предписанного срока.

Единовременная выплата из накопительной части пенсии – узнайте как ее получить в нашем экспертном материале.

Про правильное оформление пенсии можно узнать .

Все подробности о повышении пенсионного возраста читайте в этой этой статье.

Налогообложение депонированной зарплаты

Немало работников задаются вопросом о вычете налогов и прочих взносов из

депонированной заработной платы.

Ответ на данный вопрос предельно прост, налогообложение депонированной ЗП не производиться. Почему, спросите вы? Это связанно с тем, что налоги и взносы вычитываются из зарплаты при ее начислении, в то время, как работник получает ЗП на руки, обычно все налоги и взносы уже оплачены. А т.к. повторного налогообложения возникнуть не может, высчитываться налоги с депонированной ЗП не будут.

Подведя итоги нужно сказать, что в случае депонирования вашей заработной платы не стоит переживать или нервничать, это обычная бухгалтерская операция в рамках действующего законодательства РФ. Мы ответили на основные вопросы, которые могут возникнуть у работника, чья ЗП была депонированная. А также у бухгалтера, который должен производить депонирования зарплаты, в случае если такова ситуация возникла.

Наша рекомендация – вовремя обращаться за заработной платой в кассу или же в случае, если ваша ЗП была депонирована, вовремя обратиться в кассу за ее получением, ведь существует срок исковой давности (3 года), по истечению которого ваша зарплата будет списана.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно. Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

«Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, N 6
УЧЕТ ДЕПОНИРОВАННОЙ ЗАРПЛАТЫ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
В силу сложившихся обстоятельств работник может не получить заработную плату и другие причитающиеся ему выплаты своевременно. Каковы действия бухгалтера в этом случае? Как правильно учесть такую невыплату? В каком порядке отразить дальнейшие взаиморасчеты с работником?
Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. В соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ день выдачи зарплаты организация обязана установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Причем это должны быть конкретные даты, а не расплывчатые формулировки типа «не позднее 15-го числа следующего месяца» или «после 5-го числа следующего месяца». Если день выдачи заработной платы совпал с праздничным днем, то выплата денег производится накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Если работник уходит в отпуск, то рассчитаться с ним нужно за три дня до этого (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Кроме того, следует помнить норму ст. 136 ТК РФ, согласно которой заработная плата выплачивается сотруднику, как правило, в месте выполнения им работы. На практике возможны ситуации, когда работники трудятся вдали от бухгалтерии. При этом они не обязаны тратить свободное время на поездку в офис за зарплатой. В данном случае при несвоевременной выплате заработной платы говорить о депоненте нельзя, так как работодатель не обеспечил сотруднику получение зарплаты в том порядке, который определен трудовым законодательством.
Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с даты ее выдачи. Для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, используют расчетно-платежную ведомость по форме 0504401, утвержденной Инструкцией N 25н . В тех случаях, когда расчеты по заработной плате не совпадают с составлением общего расчета (например, при уходе в отпуск или увольнении), применяется платежная ведомость (ф. 0504403).
———————————
Утверждена Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.
Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.
В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордерам. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».
По истечении трех дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир обязан проверить в расчетно-платежной ведомости подписи в получении денег. В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдал — должность, подпись, расшифровка подписи». После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную из кассы сумму заработной платы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.
Ведем учет расчетов с депонентами
Формы регистров бюджетного учета для органов государственной власти РФ, федеральных государственных учреждений приведены в Приложении 1 к Приказу Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». В Приложении 2 к данному Приказу даны Рекомендации по применению названных регистров.
Порядок заполнения формы 0504047. При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляются отдельные реестры депонированных сумм с внесением в них каждого лица, не получившего заработную плату, денежное довольствие или стипендию. Реестр заполняется кассиром на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, в которой против фамилии лиц, не получивших заработную плату, стипендию или денежное довольствие, следует поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано».
Депонированные суммы на следующий день сдаются для зачисления на счет учреждения, открытый в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в учреждениях Центрального банка Российской Федерации или кредитных организациях.
На сданные суммы составляются расходные кассовые ордера.
Заполняем форму 0504048. В книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий ведется учет депонированных сумм раздельно по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям. Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения. В соответствующих графах «Кредит» должны быть отражены месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы, а в графах «Дебет» — против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма.
В конце месяца в книге подсчитываются итоги по графам «Кредит» и «Дебет» и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.
Бухгалтерский учет
Инструкцией N 25н для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда по всем видам оплаты труда предусмотрен счет 1(2) 302 01 000 «Расчеты по заработной плате».
Начисленные суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, отражаются по кредиту счетов 1(2) 302 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате» в корреспонденции со счетами 1 401 01 211 «Расходы по заработной плате», 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».
По дебету счета 1(2) 302 01 730 отражаются выплаченные суммы оплаты труда, а также суммы удержанного НДФЛ, платежей по исполнительным документам и других удержаний, уменьшающие задолженность организации по выплате заработной платы.
Начисленные, но не выплаченные в установленный срок, в частности из-за неявки получателей, суммы необходимо списать с дебета счета 1(2) 302 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» в кредит счета 1(2) 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами».
При внесении депонированной зарплаты на расчетный счет составляется корреспонденция:
Дебет счетов 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате», 2 201 01 510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета»
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 «Выбытия из кассы».
Пример 1. В августе 2008 г. расходы по оплате труда за июль, произведенные за счет средств, полученных от бюджетной деятельности, составили 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за июль заработной платы — 21 580 руб., аванс, выданный в июле, — 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится 5-го числа следующего месяца. Наличные на выплату денежных средств получены кассиром организации 5 августа. Таким образом, оплата труда производилась с 5 по 7 августа. До 8 августа фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма невыданной зарплаты 8 августа должна быть сдана в банк для зачисления на лицевой счет учреждения.
Бухгалтер организации отразит в учете следующие операции:
————————————-T————T————T———-¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Перечислен в бюджет НДФЛ ¦1 303 01 830¦1 304 05 211¦ 21 580 ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Получены в кассу наличные на выплату¦1 201 04 510¦1 304 05 211¦ 83 920 ¦
¦заработной платы ¦ ¦ ¦ ¦
¦(180 000 — 21 580 — 74 500) руб. ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Выдана зарплата ¦1 302 01 830¦1 201 04 610¦ 74 420 ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Депонированы денежные суммы ¦1 302 01 830¦1 304 02 730¦ 9 500 ¦
¦(83 920 — 74 420) руб. ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Сданы депонированные суммы на ¦1 304 05 211¦1 201 04 610¦ 9 500 ¦
¦лицевой счет в ОФК ¦ ¦ ¦ ¦
L————————————+————+————+————
Примечание. При проверке кассовых операций контролирующими органами для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности депонированной заработной платы, могут быть проведены следующие процедуры:
— проверка соответствия депонированных сумм платежным реестрам;
— проверка полноты и своевременности сдачи в банк депонированных сумм;
— проверка полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке;
— проверка соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;
— проверка соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм.
Выдаем депонированную зарплату
Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, можно оформить отдельную платежную ведомость.
При выдаче депонированной заработной платы делаются следующие проводки:
— получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы:
Дебет счета 1 (2) 201 04 510 «Поступление в кассу»
Кредит счетов 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате», 2 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения банковских счетов»
— депонированная заработная плата выплачена сотрудникам:
Дебет счета 1 (2) 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 «Выбытие из кассы».
Если депонированные суммы выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в расходном ордере указываются Ф.И.О. самого получателя и лица, которому доверено получение денег. В ведомости (расходном кассовом ордере) необходимо поставить отметку «По доверенности», а доверенность приложить к кассовому ордеру или ведомости.
При наличии соглашения между работником и работодателем суммы депонированной зарплаты могут быть перечислены на лицевой счет работника в кредитной организации, что будет оформлено проводкой:
Дебет счета 1 (2) 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
Кредит счетов 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате», 2 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов».
Проводим инвентаризацию расчетов
Для обеспечения достоверности информации о финансовом состоянии организации должны проводить инвентаризацию как имущества, так и обязательств. Требование об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности установлено в ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ходе этой процедуры проверяются и документально подтверждаются фактическое наличие имущества и обязательств организации, их состояние и оценка. Полученные данные сравниваются с данными бухгалтерского учета, и при выявлении расхождений в учет вносятся соответствующие исправления.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов предусмотрен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Проведение инвентаризации начинается с издания приказа (постановления, распоряжения) руководителя организации, в котором утверждаются конкретные сроки инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства, а также состав инвентаризационной комиссии (форма ИНВ-22 ). В комиссию входят представители руководства компании, работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). К проведению инвентаризации можно также привлекать сотрудников службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторов.
———————————
Унифицированные формы по учету результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В работе комиссии должны принимать участие все ее члены, иначе инвентаризация может быть признана недействительной.
При инвентаризации расчетов проверяются правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в частности расчеты с работниками организации: выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов.
Кроме этого, выявляются суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности. Напомним, что срок исковой давности — это период, в течение которого можно предъявлять иск должнику, не исполнившему свое обязательство (ст. 195 ГК РФ). По общему правилу срок исковой давности составляет три года. Он отсчитывается с момента окончания срока исполнения обязательства (ст. 200 ГК РФ).
Результаты оформляются актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17.
Сколько времени следует учитывать
депонированную зарплату на балансе?
Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в течение трех лет, то есть до истечения срока исковой давности, и выдается по первому требованию работника.
Примечание. В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата в соответствии со ст. 141 ТК РФ выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие