Содержание
- Как организовать ведение делопроизводства с нуля
- НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ
- Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение
- Регистрация входящих документов
- Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение
- Контроль исполнения и ведение справочной работы
- Создание документов
- Регистрация исходящих документов и их отправка
- Подготовка номенклатуры дел
- Формирование документов в дела
- Хранение и уничтожение документов
- Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов
- 1 шаг. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа
- 2 шаг. Изучите учредительные документы
- 3 шаг. Сформируйте штатное расписание
- 4 шаг. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
- 5 шаг. Проверьте, как оформлен на работу руководитель
- 6 шаг. Подготовьте проект трудового договора
- 7 шаг. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников
- 8 шаг. Подготовьте документы для ведения кадровой работы
- Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства
- 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
- 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
- 4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
- 5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
- 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
- 7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
- 8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
- Для чего нужна инструкция по кадровому делопроизводству
- Ведение кадрового делопроизводства с нуля
- Пошаговые инструкции
- КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:
- Что подразумевает кадровый учёт
- Необходимые кадровые документы для ООО
- Виды
- Унифицированные формы по учету кадров
- Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
- Штрафы за неведение кадрового учёта
Как организовать ведение делопроизводства с нуля
Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.
НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ
Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:
- организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
- создание документов (документирование деятельности);
- обеспечение хранения документов и их использования.
Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.
Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.
Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:
- инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
- номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.
Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.
Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.
Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.
Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение
Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.
Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.
Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:
- адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
- в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
- дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).
В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:
- руководителю;
- его заместителям;
- сразу непосредственно в подразделения.
При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.
Регистрация входящих документов
Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.
Примерный перечень нерегистрируемых документов:
- печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
- копии информационных документов и рекламные материалы;
- поздравления;
- приглашения;
- прейскуранты.
Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:
- Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
- Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.
ЗАО «Засада»
Вх. № 0421
- Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
- Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
- Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
- Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.
Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.
При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:
- в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
- обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
- регистрация проводится в одном месте;
- допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.
■ Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.
Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).
Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.
Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.
Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.
Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).
К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.
ПРИМЕР 1
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
Номер |
Дата |
От кого получен (корреспондент) |
Исходящий номер |
Исходящая дата |
Роспись в получении |
|
ООО «Клин» |
О заключении договора |
Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.
Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение
Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:
Богданчикову М.Б.
Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.
Никифоров
Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:
Богданчикову М.Б.
Никифоров
После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.
Контроль исполнения и ведение справочной работы
В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:
- контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
- контроль за сроками исполнения документов.
Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).
Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.
Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).
Создание документов
Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:
- разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
- определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
- оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.
Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:
- наличие необходимых виз согласования;
- подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
- использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
- наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
- правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.
Регистрация исходящих документов и их отправка
Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.
Важно соблюдать следующие требования:
- документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
- однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.
Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:
- исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
- приказы по основной деятельности;
- распоряжения по основной деятельности;
- приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
- докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
- иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).
На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.
Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.
Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.
Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).
ПРИМЕР 2
Примерная форма журнала регистрации исходящих документов
Номер |
Дата |
Кому направлен (адресат) |
Исполнитель |
Куда помещен документ (№ дела) |
Отметка об |
|
Арбитражный суд |
О направлении ходатайства |
Ковалева А.И. |
Отправлено почтой |
Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.
Подготовка номенклатуры дел
Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.
Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.
ПРИМЕР 3
Образец номенклатуры дел
Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Блиц» Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
24.12.2011 № 1
Москва
На 2012 год
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню* |
Примечание |
… |
… |
… |
||
02. Отдел кадров |
||||
Штатные расписания и изменения к ним. Копии |
3 года Ст. 71 б |
Подлинники в деле 01-02 |
||
Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии |
До минования надобности Ст. 19 а |
Подлинники в деле 01-04 |
||
Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.) |
75 лет ЭПК Ст. 19 б |
|||
Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков |
5 лет Ст. 19 б |
|||
03. Бухгалтерия |
||||
Годовой бухгалтерский отчет (баланс) |
Постоянно Ст. 351 б |
|||
Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы) |
5 лет Ст. 351 в |
При отсутствии годовых – постоянно |
||
Договоры о материальной ответственности |
5 лет Ст. 457 |
После увольнения материально ответственного лица |
||
… |
… |
… |
Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская
Ответственный за архив
Боровичка А.О. Боровичка
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 22.12.2011 № 3
* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.
После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.
Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).
Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:
- подписание руководителем службы делопроизводства;
- визирование ответственным за архив организации;
- согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
- рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
- утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).
Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.
Формирование документов в дела
Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:
- входящий документ;
- приложение к нему (если имеется);
- документ во исполнение входящего;
- приложение к нему (если имеется);
- другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.
Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).
Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).
К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.
Хранение и уничтожение документов
Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.
Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.
Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов
На практике есть две ситуации, когда профессионалам интересна тема пошагового кадрового делопроизводства:
Кадровое делопроизводство Профпереподготовка в Контур.Школе, 272 ак.часа. Дистанционно Программа обучения
- В уже существующей компании кадровое делопроизводство «как-то» ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «Как оформить результаты самопроверки кадровых документов». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
- Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно. Шаг первый…
1 шаг. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа
Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:
Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».
В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:
- структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
- единственный специалист по кадровому делопроизводству;
- внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.
Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).
Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.
Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:
- Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
- Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
- Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.
После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.
2 шаг. Изучите учредительные документы
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.
Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.
3 шаг. Сформируйте штатное расписание
Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.
Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.
Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).
Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.
Кто разрабатывает штатное расписание?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».
4 шаг. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
- Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
- Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков.
Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам выделено отдельное занятие. - Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
- Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
5 шаг. Проверьте, как оформлен на работу руководитель
Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.
Руководитель обладает двойным правовым статусом:
- является единоличным исполнительным органом юридического лица;
- выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.
На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.
Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.
Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.
6 шаг. Подготовьте проект трудового договора
Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.
По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.
Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.
Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес»», (ИНН 1234567890) именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании Трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и Приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:…»
Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:
- срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
- режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
- условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).
Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.
Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.
В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.
Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.
Кадровое делопроизводство Профпереподготовка в Контур.Школе, 272 ак.часа. Дистанционно Программа обучения
По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в курсе профессиональной подготовки по кадровому делопроизводству в Контур.Школе. В программе урока:
- Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
- Случаи полной материальной ответственности работника.
- Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
- Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.
7 шаг. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников
Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор, или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.
На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).
Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.
8 шаг. Подготовьте документы для ведения кадровой работы
Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.
Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?
Типовой комплект (без учета особенностей):
- Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
- Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
- Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
- Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС)). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведут в письменном виде, на картоне.
С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под роспись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).
Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.
Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13, или утвердить свою форму.
Как оформить изменения в трудовой договор?
Подготовьте документы:
- Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
- Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).
Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:
- при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
- при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)).
Перечень документов для оформления отпусков:
- график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью «17 советов про график отпусков»;
- письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
- приказ на отпуск (форма Т-6, форма Т-6а).
Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.
Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:
- привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
- привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
- направляет работников в командировки;
- предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» в Контур.Школе.
Как оформить увольнение работников
В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.
В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, проставьте на приказе соответствующую отметку.
На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.
Мы рассмотрели обязательные шаги для организации кадрового делопроизводства с нуля.
Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства
- Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
- Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
- Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
- Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
- Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
- Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).
Рекомендуем пройти дистанционный курс кадрового делопроизводства (программа профпереподготовки или повышения квалификации в Контур.Школе). По итогам обучения вы сможете организовать работу с кадрами и предупредить вопросы трудовой инспекции.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ОАО «ЧЧЧЧ» (далее — Общество) и направлена на совершенствование кадровой работы в Обществе.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом (далее — Управление).
1.4. Начальник Управления Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.
1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику Управления Общества.
1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
документы по личному составу;
и другие.
2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
2.3. Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно- распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца:
бланк приказа (приложение 1);
общий бланк Общества (приложение 2);
бланк распоряжения (приложение 3).
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, — дата его принятия; для утверждаемого документа Общества — дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование кадрового документа Общества.
Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с директором по правовым вопросам, при необходимости — с другими структурными подразделениями.
Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Подписание кадровых документов Общества.
Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества (далее — СП) подписываются руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.
2.7. Удостоверение печатью.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы.
Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт — документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема — передачи трудовой книжки), происходящие в обществе.
Акт оформляется на общем бланке Общества.
Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества.
3.4. Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с внешними организациями.
По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма — запросы, письма — ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
3.7 Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу — это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем СП, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией.
Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1) (приложение 4);
перевод на другую работу (форма Т-5) (приложение 5);
увольнение (форма Т-8)(приложение 6);
предоставление отпусков (форма Т-6)(Приложение 7);
график отпусков(форма Т-10а) (Приложение 8);
поощрение (форма Т-11) (Приложение 9).
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в Управлении по работе с персоналом).
Трудовые договоры могут заключаться:
на неопределенный срок (приложения 10,11);
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (приложение 12).
Трудовой договор является основанием для издания приказа(распоряжения) о приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или директора структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять (перевести) его на работу), подпись, дата.
На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения Общества, начальника Управления Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества.
4.3. Личный листок по учету кадров (приложение № 13) является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.
Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике.
Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2).
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.
Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2″(приложение14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5).
Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу.
Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества — по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества.
Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» (приложение 6).
4.8. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.
Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить», указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность(профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).
Проект приказа об увольнении визируют директор по персоналу Общества, начальник Управления Общества, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор Общества или лицо, им уполномоченное, или директор СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.
4.9.Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6 (приложение 7).
Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечении 6 месяцев. Согласно ст.122 ТК РФ до истечении 6 месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника:
женщине — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течении которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.
4.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений Общества на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Общества и пожелание работников.
График отпусков составляется работниками Управления Общества, визируется руководителями структурных подразделений и с учетом мнения выборного профсоюзного органа СП утверждается генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором Общества.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.
4.11.Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Общества могут быть представлены к государственным наградам.
Основаниями для издания подобных приказов служат представления директоров СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, докладные записки, акты, решения профсоюзных комитетов СП, совета трудового коллектива. Работник Управления на основании представления и резолюции генерального директора или руководителя СП при наличии доверенности, выданной генеральным директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.)
Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку ф.Т-2 работника Общества.
4.12. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника Общества возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности — не позднее двух лет со дня его совершения.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.
Первый экземпляр приказа остается на хранение в Управлении в деле приказов.
4.12.1. До применения взыскания должно быть затребовано от работника Общества объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего — нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.
4.12.2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Общества на основании объяснительной записки работника Общества. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору Общества или директору СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
5.1. Трудовая книжка работника — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.)
5.2. Личное дело — совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).
5.2.1. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц.
5.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.
5.2.3. В состав документов личного дела работника входят следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копия документов об образовании;
копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности(в случаях, предусмотренных законодательством);
характеристика или рекомендательное письмо;
заявление о приеме на работу;
трудовой договор (контракт);
копия приказа о приеме на работу.
В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:
подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);
характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).
5.2.4. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации — постоянно.
5.2.5. Личные дела хранятся в Управлении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Управления.
5.3. Журналы (книги) учета — документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:
личные карточки ф.Т-2;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации листков нетрудоспособности;
журнал регистрации приказов на отпуск;
журнал регистрации входящей документации;
журнал регистрации исходящей документации;
трудовые книжки работников;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.)
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке.
5.3.2. работник Управления Общества в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
5.4.1. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.
5.4.2.Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).
Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.
5.4.3. Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или бухгалтерией Общества или ОСП.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
6.1. Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
6.2. Документы, подписанные руководителем Общества или руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела Управления Общества.
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
7.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в Центральный архив Общества в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.2. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
7.4. С момента заведения и до передачи в Центральный архив Общества дела хранятся по месту их формирования.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта — заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя общества или СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
8.1. Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в Центральный архив Общества и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.
Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу Общества, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
8.3. Документы, образовавшиеся в деятельности кадровой службы Общества, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на хранение в Государственный Архив ЧЧЧЧ Республики.
Передача дел производится по описям.
Для чего нужна инструкция по кадровому делопроизводству
Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов. И все эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно.
Законодательство определяет основной порядок заполнения унифицированных форм первичной учетной документации, трудовых книжек, говорит о примерном содержании трудового договора. Но для эффективной работы с документами в конкретной организации, разработать и внедрить инструкцию по кадровому делопроизводству будет не лишним.
Инструкция по кадровому делопроизводству помогает решить много практических задач. Утверждение шаблонов всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации, самого перечня документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия — все четко прописывается и закрепляется в Инструкции. Результат — снижение временных затрат на обработку кадровых документов и возможность избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.
Еще один факт в пользу инструкции — при ее разработке учитывается специфика конкретной организации. Не секрет, что по данному вопросу написано очень много, но каждый раз в конкретной ситуации оказывается конкретное лицо — кадровик, и он/она должен знать — что, как, в какой последовательности и т. д. делать. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства как такового. Закрепление особенностей оформления кадровых документов в локальном нормативном акте, создает условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в конкретной организации.
Из чего состоит инструкция
Инструкция по кадровому делопроизводству состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.
Раздел «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления.*(1) Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил.
Тематические разделы. Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому логично составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.
Но возможен и другой принцип деления инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой раздел — трудовым книжкам. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.
Приложения. В приложения к инструкции по кадровому делопроизводству включите необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов, требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам, графики документооборота.
Образцы документов размещаются в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делаются ссылки на приложения. Это значительно упрощает работу с инструкцией.
Положение
о порядке замещения должностей научно-педагогических
работников в государственном образовательном учреждении
высшего профессионального образования
«Академия управления»
Принято решением Ученого совета Утверждаю
ГОУ ВПО Ректор ГОУ ВПО
«Академия управления» «Академия управления»
от «_____» ______________ 2005 г., А.Я. Чуркин
протокол N . _______________
«___» ______________________2005 г.
м.п.
Настоящее Положение разработано в соответствии с Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников в высшем учебном заведении Российской Федерации (утв. приказом Минобразования РФ от 26 ноября 2002 г. N 4114), Рекомендаций о порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава на условиях внутреннего совместительства, направленные письмом Минобразования РФ от 14 ноября 2003 г. N 32ю-50-2197/32-05, Уставом ГОУ ВПО «Академия управления».
1. Общие положения
1.1. Положение о порядке замещения должностей научно-педагогических работников (профессорскопреподавательский состав, научные работники) в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Академия управления» (далее — Академия) (далее — Положение) определяет порядок и условия конкурсного отбора и заключения трудовых договоров между Академией и работником из числа научно-педагогического состава.
Положение в части профессорско-преподавательского состава распространяется на профессоров, доцентов, старших преподавателей, преподавателей и ассистентов (далее — преподаватель) Академии. Положение в части научного состава распространяется на научных работников (руководитель научного отдела, центра, другого научного подразделения, главный научный сотрудник, ведущий научный сотрудник, старший научный сотрудник, научный сотрудник) научного подразделения, кафедры Академии.
Должность заведующего кафедрой являются выборной. Порядок выборов заведующего кафедрой определяется отдельным Положением.
1.2. Замещение всех должностей научно-педагогических работников в Академии, за исключением должности заведующего кафедрой, производится по трудовому договору, заключаемому на срок до 5 лет в соответствии с законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» РФ, трудовым законодательством РФ.
1.3. Заключению трудового договора предшествует конкурсный отбор претендентов.
1.4. Конкурсный отбор на замещение вакантных должностей объявляется на полную или неполную ставку. Решение о проведении конкурсного отбора на замещение вакантных должностей с неполным объемом рабочеговремени принимается ректором по представлению проректора по учебной или научной работе.
1.5. Трудовой договор может заключаться без проведения конкурсного отбора по результатам конкурса документов:
— по усмотрению ректора при согласии работника сроком до одного года;
— при приеме на работу штатного совместителя;
— при замещении временно свободных научно-педагогических должностей (в связи с отпуском по уходу за ребенком, нахождении в творческом отпуске, переводе на научную должность в связи с подготовкой диссертации, при длительной болезни и другим причинам);
— при переходе на преподавательскую работу на срок 5 лет освобожденного от занимаемой должности проректора, имеющего стаж работы в данной должности не менее 5 лет.
1.6. Конкурсный отбор на вакантные должности не объявляется при переводе работника с его согласия на аналогичную или ниже занимаемой им должность на той же кафедре (научном подразделении) или на другую профильную кафедру (научное подразделение) до окончания срока его договора.
1.7. С работниками, не прошедшими конкурсный отбор на должности, ранее ими занимаемые, а также не подавшими заявления для участия в конкурсном отборе, трудовой договор расторгается в соответствии с Трудовым кодексом РФ с внесением соответствующей записи в трудовую книжку.
2. Порядок проведения конкурсного отбора
2.1. Не позднее, чем за 3 месяца до окончания каждого учебного года ректор по представлению начальника Отдела кадров объявляет фамилии и должности преподавателей (научных сотрудников), у которых истекает срок трудового договора в следующем учебном году. Данное распоряжение передается проректору по учебной работе, проректору по научной работе, Ученому секретарю. Проректоры доводят представленную информацию до заведующих кафедрами и руководителей научных подразделений, а также всех заинтересованных лиц и осуществляют контроль за их прохождением по конкурсу в установленные сроки.
2.2. Должности, занимаемые научно-педагогическими работниками, становятся вакантными с момента истечения срока договора, и на их замещение может быть объявлен конкурсный отбор. При наличии вакантной научно-педагогической должности конкурсный отбор в установленном порядке объявляется Академией в период учебного года.
2.3. По представлению руководителя структурного подразделения (форма N 1) Ученый секретарь на основании приказа ректора объявляет о конкурсном отборе претендентов в периодической печати или в других средствах массовой информации не позднее, чем за три месяца до окончания срока договора, а также помещает сообщение на доске объявлений Ученого совета и на сайте Академии.
2.4. Представление и объявление должны содержать условия конкурса, включающие квалификационные требования, предъявляемые к претендентам согласно Единой тарифной сетке (наличие ученой степени, звания, стажа работы в вузе и т.д.).
2.5. Срок подачи заявления для участия в конкурсном отборе — не позднее одного месяца со дня опубликования объявления о конкурсе.
Ректор Академии вправе отказать в приеме заявления в случае несоответствия претендента квалификационным требованиям по соответствующей должности, установленным действующими нормативными правовыми актами, либо в случае нарушения установленных сроков подачи заявления.
2.6. Претендентам должна быть обеспечена возможность ознакомления с настоящим Положением, квалификационными требованиями по соответствующей должности, условиями договора и присутствия на всех заседаниях кафедры (научного подразделения) и ученого совета, рассматривающих их кандидатуры.
2.7. В течение месяца со дня объявления конкурса соискателем представляются следующие документы Ученому секретарю Академии
1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Личный листок по учету кадров (или Т-2).
3. Автобиография.
4. Копии дипломов о высшем образовании, ученой степени.
5. Копии аттестатов об ученом звании.
6. 2 фотографии размером 3 х 4.
7. Копия трудовой книжки.
8. Личное заявление на имя ректора Академии о допуске к конкурсу на замещение вакантной должности (Форма N 2).
9. Список научных и учебно-методических трудов (заверяется Ученым секретарем при представлении научных публикаций) (Форма N 3).
При переизбрании на должность научно-педагогические работники Академии представляют документы, указанные под N 8 и N 9, а также отчет по учебной и научной работе за 5 лет.
2.8. По истечении месяца со дня объявления о конкурсном отборе проводится рассмотрение заявлений и других конкурсных документов претендентов на заседании кафедры или научного подразделения. Кафедра и научное подразделение вправе предложить претендентам прочесть пробные лекции, провести другие учебные занятия или выступить с сообщением по предлагаемой тематике своих научных исследований и по их итогам принять рекомендации к конкурсному отбору на должность на Ученом совете Академии; (Форма N 4).
Срок рассмотрения заявлений на конкурс кафедрами и научными подразделениями — не более одного месяца со дня истечения срока подачи заявлений.
2.9. Обсуждение и конкурсный отбор претендентов на должности научно-педагогических работников проводится на Ученом совете Академии.
2.10. По истечении месячного срока со дня объявления конкурса, но не позднее, чем за 7 дней до заседания Ученого совета, соискатель представляет Ученому секретарю Академии следующие документы:
— документы, перечисленные в пункте 2.7;
— заключение кафедры (научного подразделения) о научно-педагогической деятельности (Форма N 4);
— выписку из протокола заседания кафедры (научного подразделения) о рекомендации соискателя к конкурсному отбору на должность (Форма N 5).
2.11. Ученый совет правомочен рассматривать кандидатуры и проводить голосование при наличии кворума (не менее двух третей от списочного состава Ученого совета). Кворум уточняется по явочному листу членов Ученого совета при выдаче им под расписку бюллетеней.
2.12. Решение по конкурсному отбору принимается по результатам тайного голосования (Образец бюллетеня для тайного голосования — Форма N 6). До проведения тайного голосования до сведения Ученого совета доводятся рекомендации кафедры (научного подразделения) по каждой кандидатуре.
2.13. Успешно прошедшим конкурсный отбор считается претендент, получивший путем тайного голосования большинство голосов членов Ученого совета, но не менее половины плюс один голос от числа принявших участие в голосовании. При получении равного количества голосов претендентами производится повторное голосование на том же заседании Ученого совета.
2.14. Если не подано ни одного заявления или ни один из претендентов не получил более 50% голосов членов Ученого совета, участвовавших в голосовании, конкурсный отбор признается несостоявшимся.
2.15. После прохождения конкурса Ученый секретарь Академии обязан в пятидневный срок представить в Отдел кадров конкурсные документы претендентов, успешно прошедших конкурс.
2.16. В случае нарушения процедуры избрания ректор назначает повторное рассмотрение этого вопроса в соответствующей инстанции (в Ученом совете, на кафедре, научном подразделении).
3. Заключение, изменение и расторжение трудового договора
3.1. С научно-педагогическим работником, успешно прошедшим конкурсный отбор, заключается срочный трудовой договор.
3.2. Условия срочного трудового договора, порядок его заключения, изменения и расторжения определяются действующим законодательством о труде, а также законами РФ «Об образовании» и «О высшем и послевузовском профессиональном образовании».
3.3. Договор заключается в десятидневный срок после утверждения результатов конкурсного отбора в письменной форме в 2 экземплярах, которые хранятся у каждой из сторон, подписываются ректором и работником, заключившим договор.
3.4. Договор предусматривает обязанности, права и ответственностьсторон. Конкретные сроки договора устанавливаются по соглашению сторон с учетом мнения Ученого совета Академии. При определении срока договора целесообразно, чтобы его окончание совпадало с окончанием учебного года.
Условия договора, ухудшающие положение преподавателя по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3.5. Заработная плата работника устанавливается в соответствии с Положением об оплате труда в Академии.
Дополнительным соглашением на определенный срок могут устанавливаться также надбавки, доплаты и другие выплаты стимулирующего характера. При изменении законодательства РФ, присуждении ученой степени или присвоении ученого звания работнику производятся соответствующие изменения или дополнения договора.
3.6. По представлению кафедры (научного подразделения) допускается продление сроков договора до 5 лет без проведения процедуры конкурсного отбора, если действующий договор был заключен на срок менее 5 лет.
3.7. Любые изменения и дополнения, вносимые в договор, в том числе продление его сроков, определяются дополнительным соглашением, которое является неотъемлемой частью договора.
3.8. По результатам конкурсного отбора (или конкурса документов) и после заключения с работником договора издается приказ ректора Академии о приеме его на должность по соответствующей кафедре (научному подразделению). В трудовую книжку работника вносится запись о приеме на данную должность в соответствии с заключенным договором.
3.9. Истечение срока трудового договора с работником является основанием прекращения трудовых отношений в случаях:
— непредставления работником заявления для участия в конкурсном отборе в соответствии с п. 4 настоящего Положения для последующего заключения трудового договора на очередной срок;
— если работник не прошел конкурсный отбор на ученом совете Академии.
3.10. Процедура расторжения трудового договора с работником в связи с его недостаточной квалификацией, подтвержденной результатами аттестации, определяется Трудовым кодексом РФ.
3.11. Расторжение договора по инициативе администрации Академии допускается в случаях, предусмотренных законодательством:
— в связи с сокращением численности или штата работников после окончания учебного года с предупреждением работника под расписку не позднее, чем за два месяца до увольнения;
— признания работника «не соответствующим» занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению работы;
— по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации.
3.12. Расторжение договора в связи с сокращением численности или штата работников, по несоответствию занимаемой должности или болезни в течение более 4 месяцев подряд производится с предварительного согласия соответствующего профсоюзного органа.
Недостаточная квалификация работника может выражаться в отсутствии необходимых знаний и навыков, без которых невозможно надлежащим образом выполнять трудовые обязанности по конкретной должности при нормальных условиях труда.
Увольнение педагогических работников по инициативе администрации высшего учебного заведения в связи с сокращением штатов допускается только после окончания учебного года, в соответствии с п. 77 Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 апреля 2001 г. N 264.
3.13. Расторжение договор по инициативе работника производится по п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ:
— в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы;
— в случае нарушения Академии законодательства о труде или условий договора;
— по другим уважительным причинам.
3.14. Прекращение договора допускается «по соглашению сторон» по п. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.
3.15. Споры и разногласия по трудовому договору разрешаются по соглашению сторон, а в случае не достижения соглашения в порядке, установленном трудовым законодательством.
Приложение
к Положению о порядке замещения должностей
научно-педагогических работников
в государственном образовательном учреждении
высшего профессионального образования
«Академия управления»
Форма N 1
Ректору
Академии управления
А.Я. Чуркину
Структурное подразделение,
должность,
ФИО
__________ N___________
Служебная записка
Об объявлении конкурса
на замещение вакантной должности
Прошу Вас объявить конкурс на замещение вакантной должности_________
_______________ кафедры ________________________________________________.
Квалификационные требования (указать необходимые: наличие ученой степени,
звания, стажа работы в вузе, специализации и т.д.).
Дата
Зав. кафедрой/Руководитель центра _________________________ (Ф.И.О.)
Согласовано:
Проректор по учебной (научной) работе _____________________ (Ф.И.О.)
Дата
Ученый секретарь ___________________________________ (Ф.И.О.)
Дата
Форма N 2
Ректору ГОУ ВПО
«Академия управления»
А.Я. Чуркину
___________________________
(Ф.И.О.)
________кафедры____________
Заявление
Прошу вас допустить меня к конкурсному отбору на замещение вакантной
должности____________________________ кафедры (научного подразделения)
___________________ с последующим заключением трудового договора. С
условиями конкурсного отбора ознакомлен (а).
Дата
Подпись
Виза Ученого секретаря Академии об объявлении конкурса.
Виза начальника Отдела кадров Академии
о соответствии документов квалификационным требованиям
Форма N 3
Список
научных и учебно-методических трудов
(Ф.И.О. соискателя полностью)
——T————————-T——————T—————T—————T——————¬
¦ N ¦ Наименование ¦ Форма ¦ Выходные ¦ Объем в ¦ ¦
¦п/п ¦ работы, ее вид ¦ работы ¦ данные ¦ п.л. или с.¦ Соавторы ¦
+—-+————————-+——————+—————+—————+——————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+————————-+——————+—————+—————+——————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+————————-+——————+—————+—————+——————
Дата
Соискатель _______________________ _____________________________
(Ф.И.О.) (подпись)
Список верен:
Заведующий кафедрой (руководитель подразделения)
Ученый секретарь
Ученого Совета Академии ____________________ _________________________
(Ф.И.О.) (подпись)
(печать)
Примечание:
1. Список составляется по разделам в хронологической последовательности публикаций работ по сквозной нумерации:
а) научные работы;
б) авторские свидетельства, дипломы, патенты, лицензии, информационные карты, алгоритмы, проекты;
в) учебно-методические работы.
2. В графе 2 (Наименование) приводится полное наименование работы (тема) с уточнением в скобках вида публикации: монография, брошюра, статья, тезисы; учебник, учебное пособие, руководство, учебно-методическая разработка и другие. При необходимости указывается на каком языке опубликована работа.
Опубликованной считается учебно-методическая работа, прошедшая редакционно-издательскую обработку по рекомендации учебно-методического совета факультета или высшего учебного заведения (образовательного учреждения повышения квалификации), прошедшая тиражирование и имеющая выходные сведения. Научная работа считается опубликованной в соответствии с установленными требованиями.
Если учебник или учебное пособие допущено или рекомендовано для использования в учебном процессе, то указывается каким министерством, ведомством или учебно-методическим объединением дана соответствующая рекомендация.
В графе 3 (Форма работы) указывается соответствующая форма объективного существования работы: печатная, рукописная, аудиовизуальная, компьютерная и др. Дипломы и авторские свидетельства, патенты, лицензии, информационные карты, алгоритмы, проекты — не характеризуются (делается прочерк).
В графе 4 (Выходные данные) конкретизируются место и время публикации (издательство, номер или серия периодического издания, год); дается характеристика сборников (межвузовский, тематический, внутри-вузовский и пр.), место и год их издания; указывается тематика, категория, место и год проведения научных и методических конференций, симпозиумов, семинаров и съездов, в материалах которых содержатся тезисы доклада (выступления, сообщения): международные, всероссийские, региональные, отраслевые, межотраслевые, краевые, областные, межвузовские, вузовские (научно-педагогического состава, молодых специалистов, студентов и т.д.); место депонирования рукописей (организация), номер государственной регистрации, год депонирования, издание, где аннотирована депонированная работа, номер диплома на открытие, авторского свидетельства на изобретение, свидетельства на промышленный образец, дата их выдачи; номер патента и дата выдачи, номер регистрации и дата оформления лицензий, информационных карт, алгоритмов, проектов.
Все данные приводятся в соответствии с правилами библиографического описания литературы.
В графе 5 (Объем) указывается количество печатных листов (п. л.) или страниц (с.) публикаций (дробью: в числителе — общий объем, в знаменателе — объем, принадлежащий соискателю).
В графе 6 (Соавторы) перечисляются фамилии и инициалы соавторов в порядке их участия в работе. Из состава больших авторских коллективов приводятся фамилии первых пяти человек, после чего проставляется: «и др., всего ___________ человек».
3. Работы, находящиеся в печати, положительные решения по заявкам на выдачу патентов и прочие не включаются. Не относятся к научным и научно-методическим работам газетные статьи и другие публикации популярного характера.
4. Итоговые отчеты о проведении научно-исследовательских работ могут быть представлены отдельным списком по вышеуказанной форме.
Форма N 4
Заключение
кафедры________________________
о научно-педагогической деятельности
________________________________
(Ф.И.О.)
в связи с конкурсным отбором на замещение
должности___________________________
— Фамилия, имя, отчество, год рождения.
— Год окончания вуза, полное наименование, специальность по диплому.
— Наличие ученых степеней и ученых званий в последовательности их присуждения и присвоения (место и дата защиты диссертации, год аттестации и профиль (отрасль наук), по которому проводилась аттестация). Пребывание в аспирантуре, докторантуре, предоставление творческого отпуска.
— Стаж педагогической работы в вузах, в том числе в Академии. Общий научно-педагогический стаж. Основные этапы трудовой и научно-педагогической деятельности.
— Основные учебные курсы, в том числе лекционные. Участие в методическом обеспечении учебного процесса и в научно-организационной работе.
— Основные учебные и методические труды, проведение открытых лекций, занятий и другие данные апробации профессиональной деятельности.
— Оценка уровня работы согласно данным анкетирования студентов, рейтинг.
— Участие в подготовке научных кадров.
— Работа в научных и профессиональных обществах, советах, ассоциациях.
— Почетные звания, награды, премии и т.п.
Кафедра ___________ после обсуждения научной и педагогической деятельности на заседании (дата) на основании результатов открытого/тайного (ненужное зачеркнуть) голосования: (за — _____ , против — _____ , воздержались — _____), рекомендует его (ее) к конкурсному отбору на замещение должности __________________________сроком до 5 лет с последующим заключением трудового договора.
Дата
Заведующий кафедрой ______________________________ (Ф.И.О.)
Заключение
центра________________________
о научно-исследовательской деятельности
_________________________________
(Ф.И.О.)
в связи с конкурсным отбором на замещение
должности_____________________
— Фамилия, имя, отчество, год рождения.
— Год окончания вуза, полное наименование, специальность по диплому.
— Наличие ученых степеней и ученых званий в последовательности их присуждения и присвоения (место и дата защиты диссертации, год аттестации и профиль (отрасль наук), по которому проводилась аттестация). Пребывание в аспирантуре, докторантуре, предоставление творческого отпуска.
— Стаж научной и педагогической работы, в том числе в Академии. Общий научно-педагогический стаж. Основные этапы трудовой и научно-педагогической деятельности.
— Основные направления научной деятельности.
— Основные научные и учебно-методические труды и другие данные апробации профессиональной деятельности.
— Участие в научных программах и грантах.
— Участие в подготовке научных кадров.
— Работа в научных и профессиональных обществах, советах, ассоциациях.
— Почетные звания, награды, премии и т.п.
Центр после обсуждения научной и педагогической деятельности на заседании (дата) на основании результатов открытого/тайного (ненужное зачеркнуть) голосования: (за — _____ , против — _____ , воздержались — _____), рекомендует его (ее) к конкурсному отбору на замещение должности сроком до 5 лет с последующим заключением трудового договора.
Дата
Руководитель центра _________________________________ (Ф.И.О.)
Форма N 5
Выписка
из протокола N _______ заседания кафедры
(научного подразделения)_____________
ГОУ ВПО МО «Академия социального управления»
от ____________________
(дата)
Присутствовали:
1. Ф.И.О., должность
2.
3.
Слушали:
О научно-педагогической деятельности __________________________ в связи с конкурсным отбором на замещение должности ______________________.
Выступили: _____________________ дал высокую оценку научно-педагогической деятельности и предложил рекомендовать его на должность _____________________ кафедры/центра .
Постановили:
Рекомендовать к конкурсному отбору _________________на должность ____________ кафедры/центра.
Результаты открытого (тайного) голосования:
в голосовании принимало участие __ человек:
за — _______________,
против — ______________,
воздержались — _____________.
Зав. кафедрой/Рук. Центра _____________________________ Ф.И.О.
Секретарь ______________________________Ф.И.О.
Форма N 6
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Академия управления»
Бюллетень
для тайного голосования по конкурсному отбору на должность
______________________________________________________
(наименование должности, структурного подразделения)
на заседании Ученого совета Академии от (дата) протокол N _________.
1.___________________________________________
(фамилия, имя, отчество кандидата)
2. __________________________________________
(фамилия, имя, отчество кандидата)
3. __________________________________________
(фамилия, имя, отчество кандидата)
(Фамилии претендентов приводятся в алфавитном порядке).
Примечание:
1. Результаты голосования выражаются оставлением или вычеркиванием фамилии (фамилий).
2. Бюллетень, в котором не вычеркнута ни одна из фамилий, в случае участия в конкурсном отборе двух или более претендентов на одну должность, признается недействительным.
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 7, июль 2006 г.
————————————————————————-
*(1) Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству:
Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20)
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1)
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.)
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536)
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
Екатерина Самарина, заместитель генерального директора компании NIKA, RISK PLAN
Статья опубликована в журнале «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Итак, во-первых, инструкцию по ведению кадрового делопроизводства желательно иметь для того, чтобы в случае необходимости продемонстрировать ее трудинспекции. Стоит отметить, что она не является документом, который обязательно должен присутствовать в отделе кадров. Требование ее наличия сотрудниками соответствующих инстанций не подкреплено положениями нормативно-правовых актов. Тем не менее, «негативную» тенденцию при трудовой проверке интересоваться ее присутствием среди прочих документов организации не стоит игнорировать. Во-вторых, данный документ необходим для облегчения профессиональной адаптации сотрудника кадровой службы. «Кадровик», сменивший хотя бы два места работы, знает, что кадровое делопроизводство в двух разных организациях ведется абсолютно по-разному. Безусловно, общепринятые стандарты по оформлению документации соблюдают все серьезные компании. Однако в пределах существующих «статутов» – норм ведения кадрового делопроизводства существует огромный диапазон возможностей для формирования «индивидуальных» правил и процедур компании по его ведению.
Пример 1. Так, в крупных компаниях, в отличии от небольших и средних зачастую ведутся книга (журнал) приема, книга ( журнал) увольнения, книга ( журнал) учета отпусков и т.д., которые, безусловно, не обязательны, но чрезвычайно облегчают работу при анализе причин увольнения, составлении различных статистических справок и т.д.
Пример 2. В одной компании документы могут разбиваться на ряд отдельных папок: «Прием», «Увольнения», «Отпуска», «Аттестация», «Перевод» и т.д. и соответственно основания к ним, в другой могут быть частично сгруппированы. Например, приказы о приеме и об увольнении вестись как одно «дело».
Пример 3. Основание к какому-либо приказу может подшиваться только в папку с основаниями либо ксерокопия данного документа может быть дополнительно внесена в личное дело сотрудника и т.д. Неизвестные доселе правила и процедуры зачастую тяжело усвоить даже очень опытному кадровику, перешедшему на новое место работы.
Между тем, кадровая документация, особенно на крупных предприятиях должна оформляться быстро, почти механически, и размышления какого-либо сотрудника в процессе работы на тему: «А где же эта папочка? А где же этот конвертик, в который следует положить эту «новоиспеченную» бумажку?» в конечном итоге приводят на практике не только к торможению работы, возложенной на конкретного человека, но и смешению всей кадровой документации всего отдела кадров. Ибо документы попадают не в те дела, в которых им следует лежать в данном отделе кадров, а в те, в которых бы они традиционно лежали, если бы сотрудник продолжал трудиться на старом месте работы. В результате начальник отдела кадров очень удивляется, обнаружив приказы об увольнении в папке с приказами о приеме ( у «новичка»-то они хранились вместе), а новый работник данной организации неудоумевает, чему же все-таки его босс не рад. Естественно, после этого работу приходится переделывать заново, так как приказы как минимум оказываются пронумерованы не в том порядке, в каком это необходимо. Грамотно составленная инструкция по ведению кадрового делопроизводства может стать «другом», который поможет избежать подобных казусов, ознакомить новичка с ньюансами ведения кадрового делопроизводства на данном предприятии без дополнительной помощи «наставника», обучить незнакомого вообще с кадровым делом человека специфике данной работы, помочь разобраться в нестандартной ситуации, тяжелой с точки зрения правового анализа, уже опытному «кадровику». Для того, чтобы она стала настольной книгой как «старого» работника данной организации, так и нового, в ней должен быть прописан не только четкий алгоритм действий при оформлении кадровой документации, но и советы при решении проблемных ситуаций, дан перечень «дел», которые могут понадобиться при оформлении той или иной процедуры, приведена нормативно-правовая база, которая необходима для проведения той или иной процедуры, и т.д. Иначе говоря, должна быть создана такая инструкции по ведению кадрового делопроизводства, которая будет способствовать решению многих кадровых проблем и задач.
СТРУКТУРА ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Общая структура Инструкции по ведению кадрового делопроизводства в принципе ничем не отличается от структуры любого иного аналогичного документа. Сюда включаются: — общие положения — основные понятия — основная часть — заключительные положения — приложение
Работу над разработкой инструкции по ведению кадровой документации лучше проводить в три этапа — Вначале (первый этап) — написать основные понятия, — затем (второй этап) — основную часть и приложения, — и уже в конце ( третий этап) — общие и заключительные положения.
В конце статьи, после разъяснения технологии создания всей Инструкции, мы разъясним, почему удобнее применять именно такой «перевернутый» порядок работы.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В общих положениях Инструкции необходимо объяснить, для чего нужен данный документ, каковы цели его создания, задачи, написать нормативно-правовую базу, которой мы руководствуемся при его создании , на кого распространяется данный нормативно-правовой акт и т.д.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Здесь не только объясняются те термины, которые мы будем использовать в дальнейшем в основной части, но и даются условные обозначения для тех лиц, которые будут учавствовать в проведении той или иной процедуры.
ПРИМЕР 4.
Представим себе, что делопроизводственный отдел HR-службы называется как-нибудь очень витиевато и красиво. Например, сектор учета и анализа кадров департамента Управления персоналом. В этом секторе ведением делопроизводства может заниматься масса сотрудников, имеющих абсолютно разный статус и соответственно название. Например, специалист, старший специалист, ведущий специалист, начальник сектора и т.д. При этом руководствоваться данной инструкцией при ведении кадрового делопроизводства будет каждый из этих работников. А теперь представим, как (о ужас!) может выглядеть описание приема на работу одним из таких сотрудников. Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом проверяет наличие у потенциального работника документов, необходимых для оформления приема на работу: паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Затем Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом готовит проект трудового договора с работником… Автор, которому придется сочинять подобное произведение перещеголяет по объему своего творения Льва Николаевича Толстого. К тому же текст будет ужасно неудобен для восприятия.
ПРИМЕР 5. Поэтому любого работника кадровой службы можно назвать, например, «Исполнитель», ибо он в документальной форме реализует согласованные волю и решение работника и работодателя.
ПРИМЕР 6.Человека, чей прием на работу еще не оформлен, в принципе правомерно считать «соискателем» и т.д.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Здесь как минимум важно написать об ответственности за неисполнение обязанных лиц такой инструкции ( это может быть, например, наложение дисциплинарного взыскания), а также порядок вступления данного документа в силу и утраты силы данным документом. Как правило, Инструкция вводится в действие распоряжением (приказом) первого лица предприятия, которое может выглядеть так:
Пример 7. логотип организации штамп организации Распоряжение № 5 от 01.04.2004 о введении в действие Инструкции по ведению кадрового делопроизводства ОАО “Рога и копыта”
В целях упорядочения кадрового учета ОАО “Рога и копыта”:
1. Ввести с 01.04.2004 г в действие утвержденную инструкцию по ведению кадрового делопроизводства
2. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя генерального директора по персоналу Рогову Е.Г. 3. Секретариату довести настоящее распоряжение до сведения руководителей департаментов и управляющих производственными подразделениями.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР подпись Копытов А.И.
Утратить силу данный документ может по истечении определенного количества времени.
Пример 8.Через год. Тогда соответствующий пункт Инструкции будет выглядеть так: 1.1 .Инструкция утрачивает силу через год после ее вступления в силу.
Пример 9. Ее «обесценивание» можно «увязать» и с введением в действие новых законов или подзаконных нормативно-правовых актов.
В таком случае в инструкции можно написать следующее:
1.1. Инструкция утрачивает силу в случае введения в действие законов или подзаконных нормативно-правовых актов, которому отдельные положения данной инструкции будут противоречить.
Желательно предусмотреть и порядок введения изменений и дополнений в данный документ. В таком случае следует продумать, кто в каких случаях будут вноситься изменения и дополнения в инструкцию. Это может быть: — издание закона или подзаконного нормативного акта, которому положения данной инструкции будут противоречить — введение новой системы электронного документооборота — изменение структуры организации и т.д. В общем, необходимо назвать все те изменения, которые могут сделать текст инструкции устаревшим, неправильным, или даже смешным. Далее необходимо обозначить круг лиц, которые будут обладать инициативой на предложение директору ввести подобных изменений в данный локальный нормативно-правовой акт. Это может быть юрист, HR-директор, начальник IT – службы, и т.д., форму, в которой должно быть сделано это предложение (например, служебная записка), процедуру внесения изменений, назвать должностное лицо, которое обязано доработать инструкцию, а также лицо, обязанное контролировать этот процесс.
РАЗРАБОТКА ОСНОВНОГО ТЕКСТА И ПРИЛОЖЕНИЙ
Как уже было сказано выше, основной текст и Приложения лучше разрабатывать параллельно друг другу. Наиболее логично разделить основную часть инструкции на следующие три части: — Создание номенклатуры дел и внесение изменений в номенклатуру дел. — Основные процедуры — Подготовка дел к архиву и сдаче в архив. Мы не будем подробно описывать разработку той части инструкции, которая посвящена созданию номенклатуры дел и подготовке дел к архиву и сдаче на архивное хранение. Остановимся подробнее на описании в Инструкции основных процедур. Соответственно разделы «Номенклатура» и «Архив» можно составить по аналогии с этим. Основных процедур может быть очень много: — прием, — перевод ( постоянный, временный), — совместительство — совмещение — командировка — увольнение: — по собственному желанию, — по соглашению сторон, — по истечении срочного трудового договора, — по сокращению штатов — по иным статьям ТК РФ и других нармативно-правовых актов, предусматривающих основания для увольнения. — наложение дисциплинарного взыскания — отпуск и т.д. Если включить их все в инструкцию по ведению кадрового делопроизводства, то получится несколько увесистых толмудов. Поэтому необходимо выбрать те из них, которые, как правило, проводятся в вашей организации.
Пример 10. Если деятельность ваших сотрудников не связана с командировками – то включать в инструкцию описания процесса оформления документов для командировки незачем.
Пример 11.Если у вас лояльный работодатель, который предпочитает увольнять за прогул, пьянство или воровство «по собственному желанию», — не следует описывать увольнения за виновные действия в инструкции.
Пример 12. На предприятии хранится большое количество конфеденциальной информации, к которой имеет доступ колоссальное количество работников. Соответственно созданы все предпосылки для увольнения сотрудника за разглашение служебной тайны: существует Положение об их защите, работник ознакомлен под роспись с перечнем сведений конфеденциального характера и подписал соответствующий документ, в котором обязуется их не разглашать. В таком случае в инструкции следует уделить внимание увольнению за разглашение служебной или коммерческой тайны.
ПРИМЕР 13. Другое дело, если всю конфеденциальную информацию знают только директор и его заместитель. Тогда описание расторжения трудового договора по этому основанию можно не делать. Таким образом, мы должны исследовать кадровый документооборот предприятия, для того, чтобы понять, какие конкретно процедуры стоит описывать в инструкции, а какие – нет. Если традиции данной организации вам еще не совсем знакомы (вы работаете недавно) для того, чтобы грамотно провести диагностику, лучше обратиться к документам организации. Если там ведется книга (журнал) увольнение, то обычно в графе примечания пишут причину (юридическую и фактическую) увольнения. Сжатую статистическую информацию можно получить и путем анализа журнала регистрации приказов. Следует посмотреть, имели ли место в последнее время в данной организации командировки сотрудников, случаи совмещения работниками профессий, совместительства и т.д. Статистические сведения удобнее обобщать при помощи таблицы.
Что касается порядка проведения «проигнорированных» операций, то в отношении них в тексте инструкции можно сделать соответствующие ссылки и пояснения в конце соответствующего подраздела. ПРИМЕР 14. Заканчивается подраздел «Увольнения». Далее идет пояснение.
7.7. Процедуры увольнения по иным основаниям проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе ТК РФ, Законом об АО, Инструкцией о ведении трудовых книжек, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, иными нормативно-правовыми актами.
Объединять процедуры, которые имеют общее название, но разительно отличаются друг от друга по порядку проведения между собой не рекомендуется. Так, диаметрально противоположно регулируется увольнение по различным статьям ТК РФ, и соответственно объединять их в единый процесс не следует! Ибо такой подход запутает работника кадровой службы, который будет руководствоваться инструкцией. Попробуем представить себе, к чему приведет такое объединение. Описание процедуры по всем статьям ТК РФ выглядело бы довольно комично. Вот «негативный» пример подобного смешения. П
ПРИМЕР 17. Если Исполнитель увольняет работника как непрошедшего испытательный срок, — ему следует предупредить его за три дня о предстоящих изменениях в письменной форме, если по сокращению штатов – то за два месяца, по соглашению сторон – направить письмо работнику с предложением расторгнуть договор по этому основанию и в случае его согласия составить соответствующее соглашение… Итак, вы вычленили ряд самостоятельных процедур.
ПРИМЕР 18. Предположим у вас получилась следующая картина: — прием на работу — оформление отпуска — оформление постоянного перевода — оформление временного перевода — оформление командировки — поощрение сотрудника — увольнение по собственному желанию — увольнение по истечении срока трудового договора. — Теперь мы должны описать конкретную процедуру. Вначале мы пишем название процедуры.
ПРИМЕР 19. «Проведение процедуры: прием на работу». Здесь же необходимо назвать те нормативно-правовые акты, которыми мы будем руководствоваться при ее проведении, на основе которой мы ее разрабатывали и к тексту которых мы можем обратиться специалист кадровой службы, если возникнет спорная ситуация т.д. Так, если речь идет о приеме на работу, то фрагмент инструкции будет таким:
ПРИМЕР 20. Нормативно-правовая база: Конституция РФ, ТК РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ 10.10.2003 г. №69, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.
Если речь идет о командировках, фрагмент инструкции будет таким:
ПРИМЕР 21. Нормативно-правовая база: ТК РФ, Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988. Следующий шаг: описываем те юридические факты, которые предшествуют проведению данной процедуры.
ПРИМЕР 22. Процедура: «Прием на работу» Процедуре предшествует принятие решения работодателем о приеме на работу сотрудника. Поступление распоряжения руководителя организации о приеме в отдел кадров.
ПРИМЕР 23. Процедура: «Увольнение по собственному желанию». Проведению процедуры предшествует: поступление в отдел кадров заявления с просьбой уволить его по собственному желанию, подписанное непосредственным начальником подразделения и руководителем организации. Затем следует назвать все те бланки документов и дела, которые будут использованы в работе.
ПРИМЕР 24. (К процедуре «Прием на работу») Бланк личной карточки Т-2, проект трудового договора в двух экземплярах, личный листок по учету кадров, бланк пропуска, папка с приказами «Прием», Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, книга ( журнал) учета трудовых договоров и изменений к ним, журнал регистрации пропускных удостоверений, журнал регистрации личных дел, Журнал регистрации приказов. Этот перечень можно сделать и в виде приложения №1. Затем стоит сделать приложение №2 к данной процедуре в виде карты процесса. Объясним, для чего она необходима. Любой кадровый процесс: уход в отпуск, прием на работу, увольнение, «включает» в себя не только документальное оформление процедуры, но и принятие всевозможных решений, согласования и т.д. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства распространяется только на оформление бумаг, однако для того, чтобы это грамотно сделать, необходимо иметь представление обо всех событиях, которые происходят до самой процедуры. Соответственно, карты процессов могут выглядеть следующим образом.
ПРИМЕР 25. Весь процесс»Прием на работу» Процедура оформления начальник отдела руководитель организации отдел кадров предствляет потенциального сотрудника организации руководителю организации принимает решение о приеме сотрудника на работу и дает соответсвующее распоряжение в отдел кадров осуществляет процедуру документального оформления сотрудника на работу
ПРИМЕР 26 Весь процесс “Увольнение по инициативе работника” Процедура оформления работник начальник отдела руководитель организации отдел кадров пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию визирует заявление подписывает заявление и тем самым дает распоряжение об увольнении работника осуществляет процедуру документального оформления работника
Далее пошагово следует расписать само оформление бумаг.
ПРИМЕР 27. Процедура » Увольнение работника по собственному желанию»
1. Исполнитель проверяет правильность составления заявления об увольнении.
2. Исполнитель готовит проект приказа об увольнении.
3. Исполнитель заполняет форму приказа об увольнении.
4. Подготовленный приказ подписывается у первого лица предприятия
5. Исполнитель знакомит под распись работника с подписанным приказом
6. Исполнитель делает копию приказа об увольнении, заверяет ее своей личной подписью и кадровой печатью и помещает в личное дело работника
7. Исполнитель заполняет записку-расчет на основании Приказа
8. Приказ и записка регистрируются в Журнале регистрации приказов о прекращении действия трудового договора с работниками. Приказу присваивается регистрационный номер и буквенный индекс «у», записке присваивается регистрационный номер нарастающим числом с начала календарного года
9. Исполнитель передает записку и вторую копию приказа в бухгалтерию под роспись ответственного лица бухгалтерии в Журнале регистрации о прекращении действия трудового договора.
10. В день увольнения работник сдает Исполнителю заполненный обходной лист
11. Исполнитель вносит в трудовую книжку работника запись об увольнении в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек, правилами ведения трудовых книжек и приказом. Заверяет записи в трудовой книжке собственной подписью и печатью кадрового подразделения. В трудовой книжке делается запись: » Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации» Не стандартные ситуации Кроме того, основываясь на опыте предшествующей работы и проконсультировавшись с юристами в инструкции можно прописать алгоритм поведения Исполнителя-специалиста кадровой службы в различных нестандартных ситуациях.
ПРИМЕР 28. Как правило, человек долго отсутствовавший на работе либо приносит больничный лист, подтверждающий уважительную причину отсутствия – и тогда он продолжает спокойно трудиться в родной организации, либо кается в том, что прогулял. В таком случае мы просим его написать объяснительную, в случае отказа от написания составляем соответствующий акт, и, подтвердив факт отсутствия еще одним актом – смело оформляем увольнение за прогул. В содержание текста «письма-покаяния» мы зачастую не вдумываемся, что в конечном итоге может обернуться против нас. Автор данного «гениального» произведения может ссылаться на уважительную причину своего отсутствия (например, его забрали в милицию для выяснения личности, задержали за хулиганство ( подобное поведение сотрудника, конечно, неправомерно вообще, но для объяснения отсутствия на работе подобная причина не является неуважительной – человек же не сам не возжелал не прийти – его «служивые люди» на волю не выпускали.) Если кадровик столкнется с такой ситуацией, механически, по шаблону оформлять увольнение за прогул не стоит. В таких «тяжелых» случаях лучше предпринять меры для выяснения достоверности изложенного в объяснительной: в том числе послать официальный запрос в милицию или съездить в отделение для выяснения всех обстоятельств. Подобные правила поведения в «нестандартной» ситуации могут быть изложены как в тексте самой инструкции, так и в приложении к ней. Бланки Помимо всего прочего стоит в дополнение к инструкции составить и размножить бланки контроля правильности выполнения процедуры. С левой стороны необходимо написать все те операции, которые должен выполнить «кадровик» при оформлении документации, а с правой – оставить место для подтверждения факта выполнения данной операции. Естественно, «кадровик» должен выполнять те действия, которые названы в данном документе в той последовательности, в которой они изложены. Фрагмент данного бланка может выглядеть так:
ПРИМЕР 29. Делается запись об увольнении сотрудника в книгу увольнение галка Приказу присваивается индекс «у» и №. галка Приказ подшивается в дело галка Вносится запись в трудовую книжку галка После того, как специалист кадровой службы выполнит ту или иную процедуру – он ставит галочку в правом квадрате. Подобные бланки, естественно, должны делаться на основании описания той или иной процедуры в инструкции.
Такое приложение к Инструкции поможет «новичку» в данной организации быстрее освоить специфику ведения в ней кадрового делопроизводства, и самому контролировать себя на всех стадиях его оформления. Естественно, использованные бланки необходимо выбрасывать. После того, как все страницы инструкции будут пронумерованы – необходимо сделать содержание.
Раскроем тайну!
Таким образом, когда рассказана вся технология по ведению кадрового делопроизводства, становится ясным, почему желательно создавать ее в той последовательности, о которой было заявлено вначале. Так, термины и определения используются по всему тексту, поэтому составлению подобного «глоссария» должно предшествовать основной работе. Процессы описания процедур и приложений чисто технически невозможно отделить друг от друга. Общие же положения удобнее всего описать в конце по следующей причине. Нормативно-правовая база, которой мы руководствуемся при написании всей инструкции создается путем «глобального объединения» нормативно-правовой базы, которой регулируется проведение отдельных процедур. Удачи вам в создании данного корпоративного документа!
>Кадровое делопроизводство «с нуля» Из этой статьи вы узнаете:
- Как вести кадровое делопроизводство с нуля
- Пошаговые инструкции
Ведение кадрового делопроизводства с нуля
Организовывать документацию “с чистого листа” приходится в двух случаях:
- Если организация только что учреждена.
- Если становится понятно, что необходимо реставрировать и привести в порядок всю кадровую систему на предприятии.
Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.
Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации
Документационное обеспечение работы с персоналом
- Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
- За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
- Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
- Доступны готовые шаблоны документов, которые можно
Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением. Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование.
Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.
Проверочные вопросы для тех, кто претендует на сертификат «Кадровик — 2019» и подсказки к ним
C начала 2019 года произошли 30 изменений в кадрах. Тех, что грозят высокими штрафами, меняют порядок вашей работы или закрывают «провал» в законе — восемь. Эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили проверочные вопросы, которые покажут, все ли принципиальные нововведения вы отследили и знаете ли, как их правильно применить. Ответите на все вопросы — получите Сертификат «Кадровик — 2019» и сможете продемонстрировать начальству и коллегам документ, который подтверждает актуальность ваших знаний.
Пошаговые инструкции
Расскажем о ведении кадровой документации на предприятии с нуля пошагово, в виде алгоритма.
Шаг 1. Определить ответственное лицо и подготовить материальное обеспечение. В зависимости от численности штата и особенностей конкретного предприятия возможны варианты.
Так , можно создать отдельное подразделение – кадровую службу или отдел учета и назначить руководителя. В настоящий момент этот момент никак законодательно не урегулирован. В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий — 150 до 200 работников на одного специалиста.
В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.
Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.
Оснащение кадровой службы состоит из обычной офисной техники и канцтоваров. Необходимо снабдить компьютеры спецпрограммой для кадрового учета, а также антивирусником, для защиты персональных данных.
Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию. В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг. Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.
- Порядок формирования дел для хранения документов
Шаг 2. Проверка учредительных документов. Наиболее распространенная ошибка – несовпадение наименований организации в кадровых бумагах и Уставе. Также необходимо уточнить, кто уполномочен принимать решения по трудовым контрактам и локальным нормативным актам, — зачастую на практике договоры о найме подписывает не тот, кто должен.
Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации
Современные кадровые технологии. Трудовое право. Кадровое делопроизводство
- Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
- За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
- Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
- Доступны готовые шаблоны документов, которые можно
Шаг 3. Разработка и утверждение штатного расписания. Это основной документ, упорядочивающий количество и трудовые функции персонала. В него можно вносить любое количество изменений, которых потребует ситуация.
Расписание составляется либо по унифицированной форме Т-3, либо по бланку собственной разработки (в таком случае он должен быть утвержден как приложение к учетной политике организации).
► Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться
Шаг 4. Разработка структуры локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях возможен отказ от части либо всех актов – если предприятие относится к микропредпринимательству и все требуемые положения зафиксированы в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК). Приведем перечень актов, обязательных для всех организаций:
- Устав.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).
- Положение об охране труда.
- Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.
- Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
- График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.
Некоторые локальные акты необходимы не всем предприятиям, а в зависимости от условий работы: коллективный договор, положения о командировках и аттестации и т.п.
Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.
► Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году
Шаг 5. Контроль данных о руководителе организации. Этот шаг включает в себя письменный запрос в МНС о наличии лица в реестре дисквалифицированных лиц (ч. 2 ст. 32.11 КоАП).
А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.
► Проверьте трудовой договор руководителя вашей компании: Правительство утвердило новую форму
Шаг 6. Составление типовых бланков трудового договора. Стандартные унифицированные договоры используются в некоторых сферах: муниципальных и государственных учреждениях и микропредприятиях. Остальные разрабатывают бланк сами на оснований требований 57-й статьи Трудового кодекса. Мы рекомендуем на этом же этапе составить шаблон договора о полной материальной ответственности, если в организации есть необходимость подобных решений.
Чек-лист «5 пунктов, в которых недопустимы ошибки в трудовом договоре»
- Точные полные данные сотрудника и работодателя.
- Реквизиты документов, удостоверяющих личность (обычно это паспортные данные) физических лиц – работника и нанимателя, если он также физлицо.
- ИНН работодателя (кроме физлиц, не являющихся ИП).
- Данные о полномочиях и ФИО представителя организации, подписывающего договор.
- Дата и место заключения контракта.
► Типовой трудовой договор: как доработать до идеала
Содержание договора индивидуально. Обязательные условия труда приведены в ч. 2 ст. 57 ТК. Помимо них, в некоторых случаях указываются дополнительные условия:
- Для срочного договора – причины, из-за которых выбирается этот вид контракта и срок.
- Для вредных и/или опасных условий труда – характеристики условий и положенные выплаты-компенсации и гарантии.
- Для нестационарных рабочих мест – условия труда: разъездной, в пути и т.п.
- Для вакансий с графиком работы, отличающимся от принятого в организации – режим труда и отдыха.
Главная новость Сезон отпусков-2019: от чего по новым правилам придется отказаться
Тема номера Шесть поправок в ТК. Как их планирует Минтруд и что делать кадровикам
Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.
Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).
Некоторые кадровые специалисты предпочитают дополнить договор условиями, перечисленными в ч. 4 ст. 57 ТК. Это необязательно, но и запрета нет.
Шаг 7. Подготовка к ведению трудовых книжек.
- Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.
- Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.
► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд
Шаг 8. Подготовка проектов и шаблонов документов, необходимых для выполнения кадровых процедур.
Найм на работу:
- Все локальные нормативные акты.
- Трудовой договор, должностная инструкция.
- Приказ о приеме на работу (форма Т-1 либо бланк, разработанный на предприятии).
- Личная карточка Т-2.
Также понадобится табель учета рабочего времени и книга учета трудовых книжек (если книжки нет – запросите в бухгалтерии новый бланк).
► Учитывайте новые разъяснения Роструда, когда оформляете на работу
Изменения в трудовом контракте:
Дополнительное соглашение или соглашение об изменении условий (в зависимости от причин, вызвавших изменения). Также могут понадобиться, если ситуация соответствует 74 ст. ТК, письмо и уведомления об изменениях и предложения персоналу другой работы.
► Когда придется менять трудовой договор: шесть ситуаций с готовыми решениями
Перевод:
- Распоряжение о переводе.
- Дополнительное соглашение к контракту. Для постоянного перевода понадобится внести запись в личную карточку и трудовую книжку.
► Как перевести сотрудника на другую работу и не оказаться в суде
Отпуск:
- График отпусков.
- Извещения для персонала о приближающемся отпуске. Оно не требуется, если по какой-то причине даты отпуска определяются не по графику, а на основании письменного заявления работника.
► Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..
Увольнение:
Полный пакет документов будет зависеть от причины, по которой работник покидает организацию. Это может быть заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию), соглашение о расторжении договора и др. В любом случае обязателен приказ об увольнении, на основании его будут внесены записи в трудовую книжку и личную карточку, а также книгу учета движения трудовых книжек.
Также необходимо проверить наличие всех необходимых журналов, в которых отражаются важные события в кадровых движениях. Помимо перечисленных книг, к ним относятся:
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве
- журнал регистрации приказов
- журналы регистрации вводных и очередных инструктажей.
>Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:
краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме
(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство — восстановление кадрового учёта >>)
Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.
И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта:
- бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок «Трудовые книжки» (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
- большая справочная база, доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик» (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
- наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.
Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?
1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
- Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
- Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
- Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.
Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор — в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:
«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…»
4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе, необходимые образцы документов, тематические консультации там же.
5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе. На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью » Штатное расписание: форма и содержание». Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем почитать статью: «Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю» и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.
6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.
Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).
Если Ваша компания является микропредприятием, то используйте типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858) >>
Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем методичку: «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы». Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.
7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:
Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.
Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.
Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>
Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе.
8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки.
Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Там же есть и форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>
9. Оформляем на работу работников.
На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:
- бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
- большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)
Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.
Что подразумевает кадровый учёт
- Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
- Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
- К кадровому учёту относится:
- создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
- фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
- оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
- ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
- ведение табеля по учетному времени.
Необходимые кадровые документы для ООО
Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.
Что должно быть:
- Протоколы о том, что Общество было создано.
- Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
- Заключения от органов по контролю.
- Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
- Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
- Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
- Положения о созданных филиалах организации.
- Список аффилированных лиц.
- Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
- Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.
Группы кадровых документов
Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:
- Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
- Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).
Виды
Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:
- Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
- Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
- Переписки по службе (внутренние).
- Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
- Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).
Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.
Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:
- Положение о структуре предприятия.
- Установленные стандарты в работе.
- Цель создания ООО.
- Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
- Указание о командировках.
- Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
- Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
- Инструкции по работе.
- Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
- Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).
Унифицированные формы по учету кадров
Основные унифицированные формы по учёту кадров:
- T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
- T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
- T-3 «Штатное расписание».
- T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
- T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
- T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
- T-7 «График отпусков».
- T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
- T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
- T-10 «Командировочное удостоверение».
- T-11 «Указ о поощрении работника».
- T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
- T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
- T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
- T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
- T-11а «Указ о поощрении рабочих».
- T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
- T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
- T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».
Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
- Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
- Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
- Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
- Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
- График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
- Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
- Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
- Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
- Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
- Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
- Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
- Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
- Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.
Штрафы за неведение кадрового учёта
Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.
На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!