ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению администрации
муниципального образования
Ивановского сельсовета
Кочубеевского района
Ставропольского края
от 16 января 2017 г № 3-р
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
муниципального служащего младшей группы должностей (специалиста 3 категории )
делопроизводителя администрации муниципального образования Ивановского сельсовета Кочубеевского района Ставропольского края
I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Специалист 3 категории (долее — делопроизводитель) администрации муниципального образования Ивановского сельсовета Кочубеевского района Ставропольского края назначается на должность на условиях трудового договора в соответствии с трудовым законодательством с учетом особенностей предусмотренных Федеральным законом; по результатам конкурса на замещение указанной должности или из резерва кадров.
1.2. Делопроизводитель администрации подчиняется главе муниципального образования и управляющему делами администрации.
1.3. Делопроизводитель администрации должен знать:
- — Конституцию Российской Федерации;
- — Устав (Основной Закон) Ставропольского края;
- — Основы законодательства Российской Федерации и Ставропольского края, и местном самоуправлении и муниципальной службе, края;
- — Основы государственного и местного самоуправления;
- — Устав муниципального образования Ивановского сельсовета Кочубеевского района Ставропольского края;
- — Правовые акты, регламентирующие вопросы, соответствующие направлениям деятельности органа местного самоуправления, применительно к исполнению должностных обязанностей муниципального служащего;
- — Нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения;
- — нормативные правовые документы, методические и нормативные материалы по финансовой деятельности администрации муниципального образования Ивановского сельсовета Кочубеевского района Ставропольского края;
— порядок систематизации, учета и ведения финансовой документации с использованием современных информационных технологий;
1.4. Должен иметь профессиональные навыки:
— Эффективного планирования рабочего времени:
— Владения современными технологиями работы с информацией и информационными системами;
— Составление документов аналитического, делового и справочно-информационного характера;
— Иметь навыки делового и профессионального общения;
— Анализировать и систематизировать информационные материалы, документы;
— Организовывать подготовку заседаний, совещаний и других форм коллективного обсуждения;
— Делового и профессионального общения.
II.ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
2.1. Делопроизводитель администрации участвует в подготовке и проведении заседаний администрации, совещаний, аппаратных совещаний. Оформляет протоколы заседаний по поручению управляющего делами администрации.
2.2. Печатает различную исходящую документацию, характеристики на граждан.
2.3. Несет ответственность за работу с письмами, жалобами, обращениями граждан. Ведет регистрацию и учет поступивших обращений, после резолюции главы доводит до исполнителя, контролирует своевременность ответа. По итогам года готовит отчет о состоянии работы с обращениями граждан.
2.4. Регистрирует всю корреспонденцию, поступившую в администрацию поселения и своевременно предоставляет ее на резолюцию главе поселения.
2.5. Отписанную документацию своевременно передает исполнителям, контролирует сроки предоставляемых информаций и ответов.
2.6. Осуществляет прием и регистрацию телефонограмм, факсограмм, электронных писем. После резолюции главы доводит их до исполнителя.
2.7. Несет ответственность за отправку корреспонденции, повесток.
2.8. Является секретарем административной комиссии администрации муниципального образования Ивановского сельсовета.
2.9. Отвечает за ведение журналов регистрации поступившей корреспонденции; вышестоящих исполнительно-распорядительных документов, обращений граждан.
2.10. Готовит документы по истечению установленных сроков хранения к сдаче на государственное хранение в архив и отвечает за хранение документов временного срока хранения.
2.11. .Принимает участие в выполнении постановлений, распоряжений по делопроизводству, архивному делу, организационным вопросам.
2.12. Несет ответственность за оформление папок с постановлениями и распоряжениями, стоящими на контроле. .
2.13. Осуществляет организацию приема граждан главы Ивановского сельсовета.
2.14. Готовит проекты постановлений и распоряжений администрации, проекты решений Совета депутатов Ивановского сельсовета по вопросам относящимся к его компетенции и согласовывать их с управляющим делами администрации Ивановского сельсовета.
2.15. Эффективно планирует рабочее время;
2.16. Строго соблюдает Порядок уведомления представителя нанимателя (работодателя) о фактах обращения с целью склонения муниципального служащего к совершению коррупционного правонарушений.
2.17. Выполняет иные поручения, предусмотренные действующим законодательством, либо специально выданной доверенностью от имени администрации и по поручению главы муниципального образования.
III.ПРАВА.
3.1. Вносить предложения, направленные на улучшение организации труда и улучшения работы в вопросах, обозначенных настоящей Инструкцией.
3.2. Запрашивает и получает в установленном порядке данные от специалистов администрации, руководителей предприятий, касающиеся сведений о гражданах.
3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
VI.ТРЕБОВАНИЕ К РАБОТНИКУ
4.1. На должность специалиста 3 категории администрации назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
4.2.Специалист администрации должен иметь профессиональные навыки эффективного планирования рабочего времени, владения современными технологиями работы, делового и профессионального общения, подготовки и систематизации информационных материалов, работы с документами, текстами, информацией, ведения делопроизводства.
Опыт работы: ПАО «БИНБАНК» 10.08.2016 г. – 28.09.2016 г. Должность: Старший инспектор, Центр документооборота Обязанности: — проведение работ по приему (отправке) и регистрации поступившей (исходящей) корреспонденции с применением регистрационных карточек; — компьютерная обработка поступившей (исходящей) корреспонденции в соответствии с резолюциями руководителей организации или ее подразделений; — передача документов на исполнение в структурные подразделения и руководству Банка; — обработка, регистрация в системе электронного документооборота (далее ЭД) и доставка по назначению Доверенностей на сотрудников Банка; — регистрация в системе ЭД договоров Банка; — регистрация в системе ЭД служебных записок и др. внутренней документации подразделений Банка; — ведение переписки с контролирующими государственными органами (ЦБ РФ) и соблюдение сроков предоставления ответов на запросы; — систематизация и хранение документов текущего архива; — подготовка и сдача в архив Банка документов по истечении установленных сроков; — ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, удобный и быстрый их поиск; — прием и хранение оригиналов действующих кредитных досье физических лиц; — занесение данных и учет кредитных договоров по карточным продуктам в систему Siebel. КБ » МИА» (ОАО) Московское Ипотечное Агентство 25.07.2013 г. – 14.09.2015 г. Должность: Главный специалист Отдела экономической безопасности Службы безопасности Обязанности: Проведение проверочных мероприятий в отношении: — заёмщиков Банка; — контрагентов и партнеров; — кандидатов на вакантные позиции; — идентификация клиентов по ипотечным программам Банка; — взаимодействие в рамках межбанковского обмена. Знание информационных ресурсов: Cronos, Cros, Федеральной налоговой службы (ЕГРЮЛ), ФМС, ФССП, СПАРК-Интерфакс, Прайм-ТАСС, ДОФИН. Кроме того, ведение учета счетов и актов в программе электронного документооборота «ДЕЛО». Решение административных вопросов по отделу. Банк ВТБ 24 (ЗАО) 18.06.2012 – 04.04.2013 Должность – ведущий специалист Отдела проверки юридических лиц Департамента анализа рисков. Основные обязанности: Проведение проверочных мероприятий в отношении заемщиков – юридических лиц. Принятие решения и вынесение экспертного заключения о возможности кредитования. Ведение отчетности по исполненным заявкам бизнес-подразделений. Осуществление контроля сроков исполнения. ОАО » Альфа – Банк» 12.01.2011 – 06.2012 Должность – старший специалист Отдела правовой экспертизы банковских операций Юридического управления Основные обязанности: Ведение статистики управления, по лимитным, кредитным сделкам. Работа с кредитным конвейером, распределение кредитных срочных заявок по исполнителям, ведение базы данных по лимитным сделкам, ведение еженедельной/ежеквартальной отчетности по филиальной сети, отчетности управления. Ведение делопроизводства управления и архива кредитных договоров. ОАО «Россельхозбанк» 12.2009 – 03.2010гг. Должность – референт Основные обязанности: Планирование рабочего дня руководителя, техническое обеспечение его деятельности Прием и распределение звонков Работа с почтой, подготовка предварительных резолюций Организация встреч, переговоров Ведение документооборота (COMPANY MEDIA, сертификат) Выполнение функций офис-менеджера (обеспечение жизнедеятельности офиса, работа с курьерскими службами, проверка и бронирование переговорных) Контроль выполнения поручений руководителя. ОАО АКБ «Связь-Банк» 03.2009 – 05.2009г. Должность – ведущий специалист информационно-аналитического отдела Департамента по режиму и защите информации. Служебные обязанности: информационное сопровождение подразделений Департамента. Работа с базами Cronos, Cros, Федеральной налоговой службы (ЕГРЮЛ), СПАРК-Интерфакс, Прайм-ТАСС и пр. Ведение собственных БД. Проведение проверок контрагентов банка физических и юридических лиц по запросам подразделений Банка, составление аналитических справок, подготовка экспертных заключений. 12.2007 – 03.2009гг. Должность – старший специалист отдела верификации по Московскому региону Департамента защиты кредитных розничных продуктов. Служебные обязанности: проведение мероприятий по проверке (верификация) представленных Заемщиками – физическими лицами, сведений о доходе, работе, наличии имущества, кредитной истории и др., с целью принятия решения о возможности кредитования. Ведение реестров. Работа по сопровождению долговых обязательств физических лиц. 02.2005 – 12.2007гг. Должность – Главный Специалист отдела документооборота Управления Документационного обеспечения канцелярии Аппарата Президента Банка Основные обязанности: Работа в электронной Базе электронного документооборота в COMPANY MEDIA Осуществление контроля за прохождением и сроками исполнения документов с резолюцией Президента Банка. Снятие с контроля документов с резолюцией Президента Банка при выполнении всех данных по ним поручений. Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения этих документов, систематическая подготовка информации руководителю Аппарата Президента Банка. Оперативное хранение документов до сдачи в Архив. Ведение электронной базы исходящей и входящей корреспонденции. Ведение электронной базы факсимильных сообщений, их регистрация. Прием и проверка правильности составления и оформления исходящих и входящих документов Банка, внутренних документов Банка и служебных записок. Регистрация доверенностей и распоряжений Банка в электронной базе. Работа в LN-базе с подразделениями и отделениями Банка. Ведение электронного журнала исходящей и входящей корреспонденции в электронном виде и на бумажных носителях. Коммерческий Банк «Диалог-Оптим» 12.2003 – 10.2004 Должность — ведущий специалист информационно-аналитического отдела Управления экономической защиты. Основные обязанности: Информационное сопровождение Управления: изучение заемщиков, клиентов и контрагентов, работа в Cronos, Cros, интернет-разведка и пр. Формирование собственных информационных массивов. Делопроизводство в рамках подразделения. Образование: 1986-1989 Московское Художественное Промышленное училища им. Калинина 2008–2014 Московский Открытый Социальный Университет, Академия социальной психологии, специальность «психолог-педагог». Профессиональные навыки: ПК: Windows, Word, Excel, электронная почта, интернет, CRONOS, CROS, ФНС, СПАРК-Интерфакс, Прайм-ТАСС, Бисквит, специализированные банковские программы; Делопроизводство, в т.ч. кадровое: ведение деловой корреспонденции; Знание оргтехники, мини-АТС; Деловой этикет. Дополнительная информация: Коммуникабельна, доброжелательна, корректна, ответственна. Обладаю высокой работоспособностью, с интересом воспринимаю новую информацию. Приоритетами в работе ставлю нацеленность на результат при хорошем психологическом климате в коллективе.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
Утверждаю
» » ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
делопроизводителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ____________ 20__г. N__________
I. Общие положения
II. Функции
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
III. Должностные обязанности
IV. Права
V. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя — человека, который будет отвечать за этот участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т. п. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.
К списку должностных инструкций
Должностная инструкция делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
К списку должностных инструкций
«УТВЕРЖДАЮ»
Директор ГУ «Таволжанская ОШ»:
_____________ Шуршенов М.У.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
1. ОБЩИЕ
ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на
основании Трудового кодекса РК от 15.05.2007 г. № 251-III, приказа МОН РК от
13.07.2009 г. № 338 «Об утверждении Типовых квалификационных характеристик
должностей педагогических работников и приравненных к ним лиц», Закона РК
«Об образовании» от 27.07.2007 г. № 319, устава и Правил внутреннего
трудового распорядка, локальных нормативных актов школы.
1.2. Делопроизводитель назначается на
должность и увольняется директором школы
1.3. На период отпуска и временной
нетрудоспособности делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на
учителя из числа наиболее опытных педагогов. Временное исполнение обязанностей
в этих случаях осуществляется на основании приказа директора школы, изданного с
соблюдением требований Трудового кодекса РК.
1.4. Квалификационные требования:
На должность делопроизводителя назначаются лица, имеющие начальное
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или
среднее общее образование и специальную подготовку по установленной программе,
без предъявления требований к стажу работу.
1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно
директору школы.
1.6. При исполнении должностных обязанностей
делопроизводитель руководствуется:
· нормативно-правовыми
актами, положениями, инструкциями, постановлениями, распоряжениями, приказами и
другими документами, касающимися ведения делопроизводства;
· стандартами
унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
· порядком контроля за
прохождением служебных документов и материалов;
· основами организации труда;
· законодательством о труде
и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;
· правилами орфографии и
пунктуации; правилами работы на оргтехнике;
· правилами и нормами
охраны труда, ТБ, производственной санитарии и противопожарной защиты;
· Уставом и Правилами
внутреннего трудового распорядка и настоящей инструкцией.
2. ФУНКЦИИ
Основными направлениями работы делопроизводителя являются:
2.1. Ведение делопроизводства.
2.2. Ведение документационного обеспечения кадровой
работы.
2.3. Выполнение технических функций по обеспечению и
обслуживанию работы директора школы и его заместителей.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Ведет делопроизводство; формирует дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой, создаёт компьютерный банк данных,
составляет описи дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает
в архив.
3.2. Осуществляет документационное обеспечение
кадровой работы в школе; ведет книги приказов и хранит их, ведет и хранит
журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке
трудовые книжки и личные дела работников и учащихся, книги и
журналы выдачи документов об образовании, алфавитную книгу учащихся.
3.3. Принимает поступающую на имя директора школы
корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с
принадлежностью и передает после ее рассмотрения директором по назначению
конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки
ответа, следит за сроками выполнения поручений директора, взятых на контроль;
отправляет корреспонденцию.
3.4. Принимает личные заявления работников,
обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору
школы.
3.5. Организует прием посетителей, регистрацию
обращений работников школы , родителей, обучающихся, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений.
3.6. Получает для директора школы и его
заместителей сведения от работников, вызывает по поручению директора работников
школы и обучающихся.
3.7. Организует телефонные переговоры директора
школы.
3.8. Принимает и передает телефонограммы, факсы,
электронную почту, записывает в отсутствие директора школы принятые
сообщения и доводит их до его сведения, выдает необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.9. Осуществляет работу по подготовке совета школы,
общих собраний работников школы, педагогического совета, попечительского
совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых
материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их
регистрация), по поручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и
совещаний.
3.10. Следит за обеспечением директора школы канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,
способствующие эффективной работе директора.
3.11. Печатает по указанию директора школы различные
документы и материалы.
3.12. Делопроизводителю, без разрешения директора
школы, запрещается:
· Оставлять открытым
кабинет;
· Своё рабочее место;
· Разрешать работать на ПК
другим работникам школы;
4. ПРАВА
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Запрашивать
от работников школы, а в необходимых случаях и от администрации нужную
информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения
контролируемых поручений.
4.2. Привлекать
работников к выполнению поручений администрации школы.
4.3. Требовать
от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных
правил составления и оформления документов.
4.4. Вносить
на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с
документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом
применения средств организационной и вычислительной техники.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Делопроизводитель несёт ответственность, определяемую
приказом директора школы, за учёт и хранение печатей, штампов, бланков с
указанием наименования школы, экзаменационных материалов, аттестатов и
удостоверений об образовании, похвальных грамот.
5.2. Делопроизводитель отвечает:
· за сохранность документов,
электронной базы данных, находящихся в кабинете делопроизводителя;
· за передачу данных по
школе, индивидуальных данных работников школы и учащихся, по указанию
директора школы, другим организациям, юридическим и физическим
лицам;
5.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без
уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, иных
локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей
инструкцией, в т. ч. за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель
несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым
законодательством.
5.4. За виновное причинение школе или участникам
образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих
должностных обязанностей делопроизводитель несет материальную ответственность в
порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским
законодательствами.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ
Делопроизводитель:
6.1. Работает
в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 0,5
ставки (согласно штатного расписания школы) 40-часовой рабочей недели.
6.2. Взаимодействует
в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и
обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой
информации и материалов на заседания совета школы, педагогического и
попечительского советов, проверки выполнения поручений районного отдела
образования, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной
деятельности школы.
Ознакомлен: _______________