Что входит в приказ

Понятие приказа

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,
— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

Источник: https://cpb-runo.ru/news/staff-start/prikazy-po-kadram-i-osnovnoy-deyatelnosti-v-kompanii/

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

  • Форма Т-5. Унифицированная форма приказа о переводе
  • Форма Т-5а. Унифицированная форма приказа о переводе (несколько сотрудников)
  • Т-5а Приказ о переводе нескольких сотрудников (пример)
  • Т-5. Приказ о переводе в связи с сокращением штата
  • Т-5. Приказ о переводе по состоянию здоровья
  • Т-5. Приказ о переводе, повышение в должности
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, в связи с трудовым увечьем
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, ввиду беременности
  • Т-5. Приказ о переводе, временно, до достижения ребенком полутора лет
  • Т-5. Приказ о переводе по результатам аттестации
  • Приказ О перемещении работника в другое структурное подразделение
  • Приказ О временном переводе в другое подразделение

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

  • Форма Т-6. Унифицированная форма приказа на отпуск
  • Форма Т-6а. Унифицированная форма приказа на отпуск (несколько сотрудников)
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска (образец)
  • Т-6а Приказ О предоставлении отпуска (несколько сотрудников) (образец)
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам
  • Т-6 Приказ О предоставлении отпуска по беременности и родам работнице, усыновившей ребёнка
  • Приказ О предоставлении дополнительного дня отдыха работнику-донору
  • Приказ О переносе отпуска работника
  • Приказ О замене части отпуска денежной компенсацией
  • Приказ О замене дополнительного отпуска денежной компенсацией
  • Приказ О досрочном выходе работника из отпуска без сохранения заработной платы
  • Приказ О досрочном выходе работника из отпуска по уходу за ребенком
  • Приказ О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска работника в связи с временной нетрудоспособностью
  • Приказ Об освобождении от работы работника-донора в день сдачи им крови
  • Приказ О продолжительности рабочего времени
  • Приказ Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени
  • Приказ Об установлении неполного рабочего времени
  • Приказ О работе на условиях неполного рабочего времени
  • Приказ О привлечении к работе в ночное время
  • Приказ О привлечении к сверхурочной работе (без согласия работника)
  • Приказ О привлечении к сверхурочной работе
  • Приказ О предоставлении дополнительного времени отдыха

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

  • Приказ О совмещении должностей
  • Приказ Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
  • Приказ Об увеличении объема выполняемой работы

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

  • Форма Т-11. Унифицированная форма приказа о поощрении
  • Форма Т-11а. Унифицированная форма приказа о поощрении (несколько сотрудников)
  • Приказ О наложении дисциплинароного взыскания (выговор)
  • Приказ Об отстранении работника от работы

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

  • Форма Т-9. Унифицированная форма приказа о направлении в командировку
  • Форма Т-9а. Унифицированная форма приказа о направлении в командировку (несколько сотрудников)
  • Т-9 Приказ О направлении в командировку (краткосрочную)
  • Т-9а Приказ О направлении в командировку (краткосрочную), несколько сотрудников
  • Приказ О возмещении работнику расходов, произведенных им в командировке
  • Приказ О направлении работников на повышение квалификации (с отрывом от работы)

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

  • Форма Т-8. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (увольнении)
  • Форма Т-8а. Унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора (несколько сотрудников)
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с предоставлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с признанием судом работника безвестно отсутствующим
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с неудовлетварительным результатом испытания
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с лишением работника специального права (на управление транспортным средством), влекущее за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с нарушением установленных правил заключения трудового договора, исключающих возможность продолжения работы
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с призывом работника на военную службу
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с приемом на работу работника, для которого эта работа будет являться основной
  • Т-8 Приказ О прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в связи с совершением аморального поступка, несовместимого с продолжением работы
  • Приказ О восстановлении на работе
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности, а какие – к приказам по личному составу?

наткнулась на интересный материал в интернете. автор пока неизвстен. делюсь:
«Приказ по личному составу это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:
прием на работу;
перевод на другую работу;
увольнение;
предоставление отпусков;
командирование;
изменение фамилии;
поощрение;
взыскание.
Приказ по личному составу является основным документом любой кадровой службы. Случаи необходимости его издания предусмотрены КЗоТ РФ, и именно приказ является документом, на основе которого ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.
Приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором – в унифицированной системе первичной учетной документации.
Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Обязательными реквизитами бланка являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа (приказ), коды организации и формы документа, место для даты и индекса, место составления или издания. Кроме того, на бланках могут размещаться изображение Государственного герба Российской Федерации, изображение герба субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).
Коды. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Коды служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее сокращенное наименование (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.
Пример бланка приказа с продольным расположением реквизитов:
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
ВЫМПЕЛ
ПРИКАЗ
0000000
(Код по ОКПО)
_______________2000 0000000
(Код по ОКУД)
№ __________
МОСКВА
Пример бланка приказа с угловым расположением реквизитов
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
ВЫМПЕЛ
0000000
(Код по ОКПО)
_________ 2000
00000000
(Код по ОКУД)
№__________
МОСКВА
Таким образом, бланк для приказов по личному составу не имеет никаких отличий от бланков приказов по основной деятельности. Отличия этих двух разновидностей одного и того же документа проявляются в применении, составлении и оформлении.
При составлении приказа используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, ссылка на документ-основание, подпись, визы согласования, виза ознакомления, исполнитель.
Заголовок к тексту приказа формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? – “О приеме на работу”, “О переводе на другую работу”, “О командировании”. Если приказ индивидуальный, к этому заголовку добавляют фамилию принимаемого работника.
Текст. В практике работы кадровых служб приказы по личному составу по структуре текста подразделяют на простые и сложные. Простой приказ оформляет одно распорядительное действие, например прием на работу или командирование. Если приказ оформляется на каждого работника отдельно, то такие приказы считают индивидуальными. Если приказ касается нескольких работников, то такие приказы называют сводными (например, нескольких работников принимают по одному приказу – его текст содержит столько пунктов, сколько человек оформляют на работу).
Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: НАЗНАЧИТЬ, ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ и др.
Ссылка на документ-основание. В конце каждого пункта приказа (по каждому работнику персонально) приводится ссылка на основание издания приказа. Основанием издания приказа по личному составу всегда будет один или несколько документов. Например, основанием к приказу о приеме на работу могут служить: личное заявление, представление, трудовой договор (контракт), трудовое соглашение и др.Подпись. Приказ имеет одну подпись, его подписывает, как правило, руководитель организации. В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.
Директор завода Личная подпись В.Т. Романов
Заместитель генерального директора по кадрам Личная подпись Т.М. Ларин
В практике документирования еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки проставляется предлог “За” или “зам”, или проставляется косая черта. В государственном стандарте категорически запрещено использовать подобные приемы, так как они лишают документ юридической силы, он уже не может рассматриваться как доказательство.
Визы. Приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе обязательна виза инспектора или руководителя кадровой службы. Однако состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные отличия как по количеству визирующих, так и по их составу. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции о работе с кадровыми документами. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа. Оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи ( т. е. указания инициалов и фамилии), даты визирования.
Например:
Главный бухгалтер (личная подпись) В.Р. Туманов
24.09.2000
Виза ознакомления. Приказ вступает в силу с момента подписания и объявляется работнику под расписку. Виза ознакомления располагается ниже ссылки на документ – основание издания приказа и состоит из слов “С приказом ознакомлен”, личной подписи работника и даты ознакомления.
Отметка об исполнителе. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, она включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона того должностного лица, которое готовило данный документ. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два способа оформления этой отметки:
Сидоров Сидоров Николай Николаевич
451-23-78 451-23-78
Дата. В приказах по личному составу проставляется несколько дат – в бланке, после подписания приказа в момент его регистрации, в тексте (например, дата приема на работу, дата командировки, увольнения и др.), в визах согласования. Оформление даты допускается словесно цифровым способом, например 23 июля 2000 г. Однако более распространенным способом является оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 23.08.2000. Кроме того, государственным стандартом предусмотрено оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.08.23.
Индекс. В бланке приказа предусмотрено место для регистрационного индекса. Этот реквизит необходим для учета документов, но, кроме того, он является одним из индексов, придающих документу юридическую силу, т. е. делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.
Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс “ЛС” (личный состав) или “К” (кадры). Ряд кадровых служб с индексом “ЛС” регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом “К” – кратковременных сроков.
Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, “П” – приказы о приеме на работу, или “ПР” – приказы о приеме на работу рабочих, “ПС” – о приеме специалистов (ИТР); “К” – командировки, “КВ” – внутренние командировки и т. д. В любом случае использования различных индексов система индексации должна быть закреплена в инструкции и делопроизводстве кадровой службы.
Прием на работу
В соответствии с КЗоТ РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудовому договору (контракту).
В тексте приказа о приеме на работу, составленного в текстовой форме, указываются распорядительное действие “ПРИНЯТЬ”, “НАЗНАЧИТЬ” (по контракту, на должность), фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое он назначается на работу, дата начала работы, вид приема (постоянная работа, временная, по совместительству, на неполный рабочий день и др.), условия приема (с испытательным сроком или без него), условия оплаты труда.
При приеме на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с окладом 600 рублей”.
При приеме на неопределенный срок на неполный рабочий день:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с неполным рабочим днем (с 9.00 до 14.00) с оплатой 0,5 ставки от оклада 600 рублей”.
Подлинник приказа хранится в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколько копий приказа для передачи в структурные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий увеличивается – одна из них подшивается в личное дело.В отраслях экономики документирование приема на работу всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом управления, оформляется приказом (распоряжением) о приеме на работу – типовой унифицированной формой Т-1. Форма Т-1 заполняется и визируется работником кадровой службы, ответственным за прием. Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема, указывая на оборотной стороне формы, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.На оборотной стороне формы проставляются результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму, а также отметка о согласии работника с условиями работы.
Если работнику устанавливают тарифную ставку, оклад, то форма Т-1 визируется в отделе труда и зарплаты или другой соответствующей службе организации, подтверждающей вакантную должность и устанавливаемый оклад. Форму Т-1 подписывает руководитель организации, и она объявляется работнику под расписку.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу создается в одном экземпляре.
На основе приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1) работник кадровой службы делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, заполняет учетную форму Т-2, а бухгалтерия открывает лицевой счет.
Перевод на другую работу
Перевод на другую работу (из одного структурного подразделения в другое в пределах одной организации) проводится по инициативе работника или администрации. В последнем случае перевод, как правило, осуществляется с согласия работника.
Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе.
Заявление о переводе на другую работу унифицировано в УСОРД.Формуляр заявления содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (заявление), адресат – руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии, текст, подпись (в состав подписи включается наименование должности). Заявления составляются сотрудником собственноручно.Заявление является личным документом, поэтому его текст излагается от первого лица. Заявление визируется лицами, непосредственно заинтересованными в решении вопроса: начальниками структурных подразделений, где работает и собирается работать заявитель, начальником отдела кадров (сотрудником отдела кадров), заместителем директора, бухгалтером и т. д.
В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи с производственной ситуацией. Документом, обосновывающим необходимость перевода, может быть и представление руководителя структурного подразделения (цеха, отдела и др.) о переводе.
Представление о переводе унифицировано УСОРД и включает следующие реквизиты – наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. В тексте представления руководителя структурного подразделения должна быть дана оценка производственной деятельности работника, изложены причины перевода. Представление пишется на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.
Приказ о переводе на другую работу в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: “ПЕРЕВЕСТИ”. Затем указываются фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое работник переводится, дата начала работы, условия оплаты труда.
В приказе о переводе отмечают вид и мотив перевода, срок и условия работы (например, смещение на низшую должность в качестве дисциплинарного взыскания).
ПЕРЕВЕСТИ
Николаева Сергея Кирилловича слесаря 4-го разряда цеха № 45 механиком гаража с 17 июля 2000 г. со сдельной оплатой труда на время реконструкции цеха № 45, ст. 27 КЗоТ.
ПЕРЕВЕСТИ
Васильеву Антонину Павловну, старшего экономиста отдела перевозок, на должность начальника отдела перевозок с 28 июля 2000 г. с окладом по штатному расписанию.
В отраслях экономики документирование перевода на другую работу осуществляется применением формы Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу”. Форма Т-5 заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре, ее визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы, подписывает руководитель организации. На обороте делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работе.
На основе приказа о переводе работник отдела кадров делает отметки в личной карточке Т-2, трудовой книжке и других документах.
Оформление отпусков
В соответствии с КЗоТ РФ работники имеют право на ежегодный очередной отпуск, на внеочередные отпуска, на отпуска по временной нетрудоспособности и др. Кроме того, в ряде отраслей экономики действуют положения о дополнительных отпусках (например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда), такие же отпуска могут быть предусмотрены коллективными договорами, положением о персонале.
Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Формы заявления и графика отпусков унифицированы в УСОРД.
Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словом “ПРЕДОСТАВИТЬ”, затем с красной строки указывают фамилию, имя, отчество, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, общее число рабочих дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на работу, за какой период предоставляется отпуск и его условия (с сохранением или без сохранения содержания), вид отпуска. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков.
ПРЕДОСТАВИТЬ
Топоркову Борису Никифоровичу, ведущему специалисту коммерческого отдела, ежегодный отпуск за 1999 г. с 20 июля 2000 г. на 24 рабочих дня.
ПРЕДОСТАВИТЬ
Лавровой Наталье Юрьевне, лаборанту кафедры экономики, отпуск без сохранения заработной платы с 28 июля 2000 г. по 6 августа 2000 г. на 5 рабочих дней.
В отраслях экономики документирование процедуры предоставления отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска”.Форма Т-6 заполняется в двух экземплярах. При предоставлении работнику отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается “без оплаты”. В разделе “Начислено” в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. Один экземпляр формы Т-6 остается в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Форма Т-6 подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации.
На основании приказа об отпуске работники кадровой службы вносят отметки об отпуске в форму Т-2.
Командирование
Командирование сотрудников проводится администрацией. Инициативным документом и основанием к приказу о командировании является докладная записка руководителя структурного подразделения, в которой обосновывается необходимость и цель командировки. В тексте приказа указываются фамилия, имя, отчество работника, его должность и наименование структурного подразделения, в котором он работает, наименование географического пункта и организации, куда направляется. В приказе должна быть оговорена дата командировки.
КОМАНДИРОВАТЬ
Лаврову Маргариту Ивановну, агента по продажам, в г. Самару на механический завод с 28 июля 2000 г. на 5 календарных дней для согласования договора о поставках.
Приказ создается не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов. На основе приказа работнику оформляется командировочное удостоверение.
Поощрения и дисциплинарные взыскания
Основаниями для издания подобных приказов служат представления, докладные и объяснительные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива. Такие приказы доводятся до сведения коллектива, приказы о поощрениях заносятся в трудовую книжку работника.
Составление приказов о поощрениях и взысканиях имеет существенные отличия от других приказов по личному составу. Текст таких приказов начинается с преамбулы (вводной части), где излагаются причины издания приказа. Например, приказ о поощрении может быть издан в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, за выполнение особо значимых заданий, в связи с юбилеем и т. д.
Приказ о дисциплинарном взыскании издается в связи с должностными проступками, нарушениями трудовой дисциплины.Преамбула отделяется от основного текста словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается с новой строки.Текст приказа о поощрении или дисциплинарном взыскании должен содержать указание вида поощрения или взыскания. Текст может состоять из нескольких пунктов.
1. Богданову Николаю Константиновичу объявить благодарность с занесением в личное дело.2. Наградить Богданова Николая Константиновича ценным подарком и выплатить денежную премию в размере двух должностных окладов.
При составлении приказа о взысканиях его вид определяет руководитель, принявший решение в связи с проступком работника. Однако работники кадровой службы должны предварительно затребовать от работника объяснительную записку. К тому же в таких приказах чрезвычайно важную роль играет дата издания приказа, так как в соответствии с КЗоТ РФ дисциплинарное взыскание применяется непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения.
Изменение фамилии
Изменение фамилии, имен, отчеств регистрируется органами загса с выдачей гражданам документов, подтверждающих эти изменения. В организациях кадровая служба оформляет такие изменения изданием приказа. Основанием для приказа могут быть личные заявления и копии документов загса. В тексте приказа указывается старая и новая фамилия (имя, отчество), указывается причина изменения.
СЧИТАТЬ
Хмелеву Нину Петровну, старшего специалиста планово-финансового отдела, изменившей фамилию на Крылову Н.П.Основание: личное заявление Хмелевой Н.П. и копия свидетельства о заключении брака, выданного Тимирязевским отделом загса г. Москвы 20.06.2000, НП № 87954
Увольнение
Увольнение работника может быть проведено по его инициативе или по инициативе администрации предприятия (организации) – в связи с истечением срока действия трудового договора (контракта), сокращением штатов, совершением работником должностных проступков. Документами, являющимися основанием для издания приказа об увольнении могут, быть личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины и др.
Текст приказа об увольнении начинается словом “УВОЛИТЬ”, затем указываются фамилия, имя, отчество, должность и структурное подразделение, где работал работник.В приказе об увольнении обязательно указываются причины увольнения (по личному желанию, в связи с переходом на другую работу, по сокращению штатов), а также номер статьи КЗоТ РФ и дата. Оформление даты в приказе об увольнении чрезвычайно важно, так как день увольнения является последним днем работы.
УВОЛИТЬ
Самойлова Виктора Петровича, бухгалтера Центральной бухгалтерии, 26 июля 2000 г. по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ.
В отраслях экономики увольнение работников документируют с применением формы Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)”. Форма заполняется работником кадровой службы на всех увольняемых, за исключением увольняемых вышестоящими органами. Первый экземпляр формы остается на хранении в отделе кадров, второй – передается в бухгалтерию, которая производит расчет с работником.
Форму подписывают начальник (мастер) структурного подразделения и руководитель организации.
После издания приказа об увольнении или формы Т-8 работник кадровой службы делает отметки в форме Т-2 и трудовой книжке увольняемого.
Нормативная база
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997. С изм. и доп., утв. Госстандартом России № 9-ст от 21.01.2000.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. – НИПИстатинформ Госкомстата России, 1997.
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997. С изм. и доп., утв. Госстандартом России № 9-ст от 21.01.2000.
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997. С изм. и доп., утв. Госстандартом России № 9-ст от 21.01.2000, с. 3, 4 изменений.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению (для организаций с различными формами собственности). Утв. Государственной архивной службой России 23.12.93.
«

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum3/topic18/

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа Срок хранения Примечание
По основной (профильной) деятельности Постоянно

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010

По личному составу

75 лет, если приказ создан до 2003 года;

50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года

5 лет для приказов:

– о дисциплинарных взысканиях;

– ежегодных оплачиваемых отпусках;

– об отпусках в связи с обучением;

– о дежурствах;

– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ.

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

•приказ о приеме на работу;

•расторжении трудового договора (увольнении);

•предоставлении отпуска;

•возложении обязанностей;

•премировании;

•переводе;

•направлении в командировку и т.д.

  • По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне, пользоваться ими не обязательно, но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

•о приеме работника на работу – форма № Т-1;

•приеме работников на работу – форма № Т-1а;

•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

•направлении работника в командировку – форма № Т-9;

•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

•поощрении работника – форма № Т-11;

•поощрении работников – форма № Т-11а.

  • По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  • Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•ремонте помещений;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

  • АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно», а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

  • Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
  • Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:
  • Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  • Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  • …и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2017/snova_o_prikazakh/

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Также целесообразно обозначать дела индексом и буквенным обозначением. Как правило буква ставится через дефис от самого индекса дела. Так, дела с 75-летним сроком можно обозначить одной буквой, а 5-летние – другой.

ИнфоПодобная мера позволит в дальнейшем быстро и точно определить, какие документы входят в состав данного дела. Также следует упомянуть и о том, что каждый приказ по личному составу имеет обоснование, на основе которого он составляется. К примеру, для составления приказа об отпуске служит соответствующее заявление, для приказа о переводе на новую должность также должно присутствовать соответствующее заявление от работника и т.д.
Однако в случае сдачи приказов на хранение в архив их комплектование в дела осуществляется без сопутствующих документов. Как правило все обоснования хранятся отдельно, так как имеют отдельный срок хранения.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению. ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо.
Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются. Также есть приказы постоянного хранения. Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе. И уничтожается она только после закрытия компании. Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам. И хранятся подобные документы длительное время.

Источник: http://alishavalenko.ru/dokumenty-yavivshiesya-osnovaniem-k-prikazam-po-lichnomu-sostavu-srok-hraneniya-2/

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет. ВАЖНО! Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных). Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  • созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  • созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций. Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г., хранятся (части 1, 2 ст.

ВажноВ текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».
Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см.
по ссылке, при необходимости его можно скачать). Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет. ВниманиеПоложение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е.

срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года). ИнфоСрок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ. Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 – новые (измененные).

Обратите внимание Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г.

и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.

Архивы Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех.

Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность. Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников.

Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже.

В качестве основания к приказам могут выступать: Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника. Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)». При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа.
Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. Соответственно, если основания включаются в личное дело, то срок хранения равен сроку хранения личного дела.

Если они хранятся отдельно: 665 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие сроки хранения кадровых документов Н.З. Ковязина Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Есть так называемые приказы по основной деятельности. К ним из вышеперечисленных можно отнести:

  • Трудовой договор с соответствующим приказом.
  • Изменения трудового соглашения (о переводе на другую должность, например).
  • Документы об увольнении кадра.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц.

Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители. Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу.

Далеко не все документы относятся к подобной категории. Кратковременное хранение Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения.
Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться.
О поощрении работника О назначении премии (премировании) Об установлении надбавок и доплат к основной окладной части О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы О предоставлении отпуска по уходу за ребенком Об изменении фамилии/имени О присвоении чина (муниципальным и государственным служащим) О повышении разряда работника О расследовании несчастных случаев с работниками О направлении в командировки без выезда в другие страны (от месяца и более) О направлении в командировки в другие страны О прохождении практики студентами (при наличии официальных выплат) О предоставлении очередного отпуска 5 лет О предоставлении больничного О прохождении практики студентами (без выплат) О направлении в командировку без выезда в другие страны (сроком до 1 месяца) О взыскании Как видно из таблицы, срок хранения приказов о приеме на работу, как и об увольнении, составляет 75 лет.

Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить:

  1. Приказы о предоставлении отпуска.
  2. Направления в недолгие командировки.
  3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
  4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное. Встречаются данные случаи не слишком часто.

Что к ним можно отнести? Это:

  1. Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
  2. Документы о переводе.
  3. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
  4. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
  5. Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
  6. Личные дела кадров.
  7. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
  8. Приказы об увольнении.

Не по личному составу Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу.

Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить. О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение.

Источник: http://alishavalenko.ru/dokumenty-yavivshiesya-osnovaniem-k-prikazam-po-lichnomu-sostavu-srok-hraneniya/

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *