Бухгалтерская инвентаризация

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Вопросы по теме 8 Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Автоматизированная форма учета

Автоматизированная форма учета основана на использовании ЭВМ. Она представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация — с первичных документов, либо со специальных регистров учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу. Программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтении виде, невозможности несанкционированных исправлений в записях и др. Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. Одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является, наряду с выпуском полного комплектабухгалтерской и налоговойотчетности, максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

1 Взаимосвязь между учетными регистрами и формами бухгалтерского учета.

2 Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

3 Преимущества и недостатки автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Студент должен

иметь представление:

— о роли инвентаризации в бухгалтерском учете

знать:

— порядок проведения инвентаризации

уметь:

— составлять бухгалтерские записи по результатам инвентаризации

ПЛАН

9.1 Понятие инвентаризации, ее виды и роль в бухгалтерском учете

9.2 Порядок проведения и оформления инвентаризации

9.3 Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

9.1 ПОНЯТИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, ЕЕ ВИДЫ И РОЛЬ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Инвентаризация— способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления. Термин происходит от латинского слова «инвентарь» — опись, роспись и означает опись имущества.

Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п.

Порядок проведения инвентаризации в РФ регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49. Согласно этим документам, предприятия обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, материально-производственных запасов, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса. Инвентаризации подлежат и товарно-материальные ценности, не принадлежащие предприятию, такие как ценности на ответственном хранении, полученные для переработки, арендованные основные средства и т. п., а также по каким-либо причинам не учтенные ценности.

Основная цель инвентаризации — обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Задачами инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

— контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

— выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

— выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

— проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

— проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности, других статей баланса.

Количество планируемых инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, подлежащих проверке, устанавливаются руководителем предприятия, кроме случаев, когда инвентаризации проводятся в обязательном порядке:

— при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;

— при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество; — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период наименьших остатков;

— при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

— при установлении фактов краж, ограблений — немедленно при установлении таких фактов;

— после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) — немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

— при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;

— при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной. При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. Как правило, такие инвентаризации проводятся перед составлением годового отчета. При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые. Внеплановые инвентаризации организуются по мере необходимости (при смене материального лица, в случае хищений и т. д.), в основном внезапно.

9.2 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Инвентаризации проводит созданная приказом руководителя предприятия постоянно действующая инвентаризационная комиссия, обязательным членом которой является работник бухгалтерии. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации и узкие специалисты (инженеры, экономисты, техники), компетентные в предмете инвентаризации. Комиссия работает в полном составе, поскольку законодательство рассматривает отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации как основание для признания ее результатов недействительными.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, комиссия обязана: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные выходы и входы; проверить исправность всех весо-измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. При внезапных инвентаризациях все имущество подготавливается к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблаговременно. Перед началом инвентаризации члены комиссии должны убедиться в том, что все документы по инвентаризируемым объектам учета обработаны, сгруппированы и записаны на счетах бухгалтерского учета, а в учетных регистрах исчислены необходимые сальдо, которые подлежат инвентаризации.

Если материально-ответственное лицо имеет документы, не переданные в бухгалтерию по различным причинам, то они проверяются комиссией, принимаются к учету и служат основанием для корректировки сальдо имущества на дату инвентаризации по учетным данным. Факт сдачи документов удостоверяется расписками (типовой формы) материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, принятые ими к материальной ответственности, оприходованы, а выбывшие — списаны с бухгалтерского учета.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учетных сальдо финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (ведомости) или акты инвентаризации.

Фактическое наличие имущества в натуральных и денежных единицах определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера (а не со слов и не по данным учета). Эта процедура обязательно проводится при личном участии материально-ответственных лиц. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом; ее завершает расписка (типовой формы) материально-ответственного лица, подтверждающая его личное участие в проведенной инвентаризации и отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий, относящихся к процедуре инвентаризации. Данные о фактическом наличии имущества сличают с данными аналитического учета, выявленные при этом результаты инвентаризации (расхождения между ними) оформляются в специальных документах — сличительных ведомостях типовой формы.

Для оформления результатов инвентаризации комиссией используются унифицированные формы документации:

№ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств»;

№ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей»; № ИНВ-15 «Акт инвентаризации денежных средств»;

№ ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»;

№ИНВ-18 «Сличительная ведомость инвентаризации основных средств»; № ИНВ-19 «Сличительная ведомость инвентаризации товарно-материальных ценностей»;

№ ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» и др.

Инвентаризуемые ценности и объекты учета записываются в указанные регистры в натуральных и денежных измерителях, в которых ведется их учет на дату инвентаризации.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. По всем фактам расхождения учетных и инвентаризационных данных материально-ответственное лицо должно представить комиссии объяснения.

9.3 ВЫЯВЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ОТРАЖЕНИЕ ИХ В УЧЕТЕ

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

При этом на сумму излишек составляются бухгалтерские проводки:

• Дт 08 Кт 91 — выявлены излишки основных средств;

• Дт 10 Кт 91 — выявлены излишки материалов;

• Дт 41 Кт 91 — выявлены излишки товаров;

• Дт 43 Кт 91 — выявлены излишки готовой продукции;

• Дт 50 Кт 91 — выявлены излишки наличных в кассе и др.

Сумма недостачи, независимо от причины возникновения, отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами по учету товарно-материальных ценностей:

• Дт 94 Кт 10 — недостача материалов;

• Дт 94 Кт 41 — недостача товаров;

• Дт 94 Кт 43 — недостача готовой продукции;

• Дт 94 Кт 50 — недостача наличных в кассе и т. д.

По кредиту счета 94 отражается списание недостачи в корреспонденции с разными счетами в зависимости от причины ее возникновения:

• Дт 20, 44 Кт 94 — списана недостача в пределах норм естественной убыли;

• Дт 73 Кт 94 — списана недостача на виновное материально-ответственное лицо;

• Дт 91 Кт 94 — списана недостача на финансовые результаты, если виновное лицо не установлено.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной на счете 94, относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов».

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета и хозяйственного контроля

Инвентаризация – метод бухгалтерского учёта, а при проведении документальных ревизий – приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса.

Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент. Инвентаризация выполняет три основные функции: экономическую (как элемент учёта и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учёта и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).

Принципами инвентаризации являются: внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; объективность; юридическая правомочность результатов; непрерывность; полнота охвата объектов; воспитательное воздействие и материальная ответственность; оперативность и экономичность; гласность. Инвентаризация как средство контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности классифицируется по различным признакам .

В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости (переоценка, передача, установление фактов хищений, документальная ревизия и т. д.)

По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только товарно-материальные ценности и денежные средства предприятия, но и правильность расчётов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например товары, наличные деньги, основные средства. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Выборочные инвентаризации подразделяются на целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии на недовложение; по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна .

Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

По мнению многих экономистов инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта и элемент метода хозяйственного контроля различаются, не тождественны между собой.

Во-первых, кругом решаемых задач. Если главная задача инвентаризации как элемента метода бухгалтерского учёта состоит в установлении соответствия учётных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений, то основная цель инвентаризации как элемента метода хозяйственного контроля заключается в осуществлении контроля за сохранностью имущества, подтверждением или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.

Во-вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрихозяйственного контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.

В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации. В частности, порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов устанавливается Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» . Проведение инвентаризации активов (имущества) и обязательств для целей бухгалтерского учета установлено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ .

В-четвёртых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном и плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.

В-пятых, широтой охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учётной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей. В период же ревизии инвентаризации выполняют в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы.

Вне зависимости от вида деятельности практически каждое предприятие может столкнуться с трудностями проведения внезапной инвентаризации. Необходимость внепланового подсчета активов организации может возникнуть по ряду объективных причин. Но какими бы они не были, следует тщательно подготовиться к предстоящей процедуре контроля имущественного состояния .

Рассмотрим два основных случая хозяйственной жизни предприятия, которые могут потребовать проведения внезапной инвентаризации.

1. Растрата или хищение имущества. Нерадивость сотрудников, халатное отношение к работе, умышленное присвоение – от негативных проявлений человеческих слабостей не застраховано ни одно предприятие. А в результате руководство сталкивается с такой проблемой, как недостаток денежных средств в кассе, пропажа хозяйственного инвентаря или товара со склада. Грамотный бухгалтер легко вскроет факты хищений с помощью «правильно» составленных первичных документов и отчетов по товарно-материальным ценностям. Решающую роль в данном случае играет инвентаризация и внезапный характер ее проведения. При этом материально-ответственное лицо должно быть в неведении относительно объемов и сроков предстоящей проверки для того, чтобы невозможно было ими фальсифицировать данные.

Руководитель подписывает приказ о срочном внеплановом подсчете имущества с целью сравнения реальных данных с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация кассы выявит недостачу, докажет виновность работника, позволит применить соответствующие меры. Срочная ревизия складских запасов также оперативно выявит нехватку подотчетных материалов и товаров. Оформленные и подписанные инвентаризационные акты послужат основанием для принятия руководством правильного решения в адрес виновных.

2. Форс-мажорные обстоятельства. Стихийные бедствия, природные катаклизмы непредсказуемы и часто наносят значительный урон имуществу предприятия. Причем разрушения бывают достаточно масштабными. В таких случаях невозможно обойтись без привлечения компетентных сотрудников сторонних организаций, осуществляющих необходимые юридические и бухгалтерские услуги экспертов. Убытки в результате форс-мажорных обстоятельств подлежат обязательному подсчету, оценке, правильному отражению на счетах бухгалтерского учета. В данном случае внезапная инвентаризация даст полную объективную информацию о последствиях чрезвычайного происшествия. В дальнейшем грамотно проведенная процедура, зафиксировавшая как сам факт форс-мажора, так и понесенный в результате урон, послужит убедительным доказательством в урегулировании договорных споров с контрагентами фирмы .

Таким образом, при инвентаризации выявляются такие факты, которые не поддаются документальному оформлению. Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации имущества и обязательств несет руководитель организации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

Литература:

1. Российская Федерация. Законы. О бухгалтерском учете : Федеральный закон № 402-ФЗ: принят ГД ФС РФ 06.12.2011г. (в редакции изменений от 04.11.2014г. № 344-ФЗ).

2. Российская Федерация. Приказы. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств : утв. Минфином РФ от 13.06.1995г. (в редакции изменений от 08.11.2010г. № 142н).

3. Медведева, Е.В. Теория бухгалтерского учета: учеб-метод. пособие / Е. В. Медведева. — Тольятти : ПВГУС, 2012. — 793 КБ, 97 с.

4. Медведева, Е.В. Государственный аудит как форма финансового контроля / Е.В. Медведева // Наука — промышленности и сервису. — 2010.- Т. 1. — № 5.- С. 420-426.

5. Насакина, Л.А. Методика аудита организации бухгалтерского учета и учетной политики / Л.А. Насакина, А.Ю. Адушева. – М: – Молодой ученый. – 2014. — № 4-2 (63). – с. 82-86.

6. Насакина Л.А. Анализ отклонений как инструментарий в оценке деятельности предприятий сферы услуг / Л.А. Насакина // Экономика и управление: новые вызовы и перспективы. — 2010. — № 1. — С. 183-185.

7. Филиппова, Н. Л. Инвентаризация расчетов: порядок проведения и учет результатов / Н. Л. Филиппова // Бухгалт. учет. — 2011. — № 8. — С. 26-30.

Обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности

Для контроля над сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и достоверности данных бюджетного учета учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативными правовыми актами. Данные, полученные в ходе инвентаризации, обеспечивают соответствие записей бюджетного учета фактическому наличию учетных объектов и их состоянию и, как следствие, представление достоверной бюджетной отчетности. В статье рассмотрим основные правила проведения инвентаризации нефинансовых и финансовых активов и отражения ее результатов.

Согласно п. 7 Инструкции N 148н <1> инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России. Таким основным нормативным актом является Приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее — Методические указания).

<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 148н.

Требование об обязательном проведении инвентаризации перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности содержится в п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Таким образом, перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности в целях обеспечения соответствия ее данных данным бухгалтерского учета учреждения обязаны провести инвентаризацию имущества, в процессе которой устанавливается реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений, проверяется и документально подтверждается наличие имущества, его состояние и оценка.

Процесс инвентаризации можно подразделить на отдельные этапы: подготовка к инвентаризации, непосредственная проверка наличия имущества, сравнение данных и выявление результатов.

Подготовительный этап проведения инвентаризации

На этом этапе проводятся такие подготовительные мероприятия, как определение объектов, подлежащих проверке, материально ответственных за них лиц, создание инвентаризационной комиссии.

Сведения о начале инвентаризации, конкретных сроках ее проведения, объектах проверки, составе инвентаризационной комиссии, назначении ее председателя указываются в приказе руководителя учреждения.

В состав комиссии могут входить представители администрации, другие специалисты учреждения (инженеры, экономисты, техники и так далее), работники бухгалтерии. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Перед началом инвентаризации необходимо:

  • получить с материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Эти расписки предусмотрены в унифицированных формах инвентаризационных описей;
  • председателю комиссии завизировать все документы, приложенные к реестрам (отчетам) материально ответственными лицами, с указанием «до инвентаризации на «_________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Проверка фактического наличия имущества

На следующем этапе назначенная приказом руководителя инвентаризационная комиссия производит непосредственную проверку фактического наличия имущества путем подсчета, взвешивания, обмера. При этом должно быть обеспечено обязательное участие материально ответственных лиц.

Внимание! Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, это служит основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

Согласно п. 2.5 Методических указаний все сведения об имуществе заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации используются формы первичной учетной документации, утвержденные Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета», в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества.

Например, в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) отражаются: наименования и коды бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии БСО (цена, количество); сведения о них по данным бюджетного учета (количество, сумма); результаты инвентаризации (по недостачам и излишкам — количество и сумма).

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе организации. Она отражает: сведения о наличии денежных средств в кассе фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.

В Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) заносятся следующие данные: наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единица измерения объекта, сведения о фактическом наличии объектов (цена, количество), сведения о них по данным бюджетного учета (количество, сумма); результаты инвентаризации, полученные путем сопоставления фактического наличия объектов с данными бюджетного учета. Выявляются расхождения по недостачам или излишкам в количественном и суммовом выражении.

Все инвентаризационные описи должны быть подписаны председателем комиссии и ее членами.

Согласно п. 2.9 Методических указаний при заполнении инвентаризационных описей нужно:

  • производить их заполнение как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. При этом в них не должно быть ни помарок, ни подчисток;
  • указывать наименование инвентаризуемого имущества, его количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
  • на каждой странице описи указывать прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и так далее) эти ценности показаны;
  • не допускать наличия незаполненных строк, на последних страницах незаполненные строки прочеркивать;
  • делать отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов на последней странице описи за подписями лиц, производивших эту проверку.

Внимание! На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний).

При проведении инвентаризации отдельных видов имущества следует соблюдать определенные правила. Приведем основные из них.

Основные средства. Перед проведением инвентаризации основных средств нужно проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

В случае обнаружения расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации следует внести соответствующие исправления и уточнения.

В ходе проведения инвентаризации основных средств комиссия не только устанавливает их наличие, но и проверяет их соответствие основным техническим или эксплуатационным показателям. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и так далее) (п. 3.6 Методических указаний).

Согласно п. 3.7 Методических указаний с инвентаризацией собственных основных средств одновременно нужно проверять основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Иногда задают вопрос, нужно ли подвергать инвентаризации объекты основных средств, сданные в аренду. Исходя из Методических указаний обязанность по проведению инвентаризации основных средств у арендатора на учреждение-арендодателя не возлагается. Для обоснования отсутствия основного средства в учреждении к Инвентарной карточке учета основных средств (ф. 0504031) прикрепляется копия акта приема-передачи основного средства в аренду.

Товарно-материальные ценности. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, осуществляется в порядке расположения ценностей в отдельном помещении. При их хранении в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, оно опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и так далее) (п. 3.15 Методических указаний).

Поступившие во время проведения инвентаризации товарно-материальные ценности принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу ценностей на ответственное хранение. В описях по этим ценностям указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности. Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности осуществляется по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Если к моменту проведения инвентаризации денежные средства находятся в пути, инвентаризация проводится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и так далее (п. 3.42 Методических указаний).

Сличительный этап проведения инвентаризации

По окончании инвентаризации заполненные описи передаются в бухгалтерию, которая проверяет правильность всех приведенных подсчетов и сопоставляет полученные сведения с показателями бухгалтерского учета.

Когда результаты инвентаризации имущества не соответствуют данным бухучета, составляются ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которых фиксируется установленное несоответствие нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности данным бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении.

Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Согласно п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, а сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на уменьшение финансирования (фондов). Выявленные суммы недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (п. 4.1 Методических указаний).

Выявленные при инвентаризации излишки отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет счетов 101 00 000 «Основные средства», 102 00 000 «Нематериальные активы», 103 00 000 «Непроизведенные активы», 105 00 000 «Материальные запасы»

Кредит счета 401 01 180 «Прочие доходы».

Согласно п. 170 Инструкции N 148н учет расчетов по суммам выявленных в ходе инвентаризации недостач, хищений, потерь от порчи материальных ценностей ведется на счете 209 00 000 «Расчеты по недостачам».

При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения недостачи и хищения. Аналитический учет недостач ведется в карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

На сумму выявленных недостач, хищений и потерь по рыночной стоимости делается проводка:

Дебет счета 209 00 000 «Расчеты по недостачам»

Кредит счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов»

На сумму выявленных недостач, хищений денежных средств делается запись:

Дебет счета 209 00 000 «Расчеты по недостачам»

Кредит счета 201 04 610 «Выбытия из кассы»

Суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, отражаются следующей проводкой:

Дебет счетов 201 01 510 «Поступления денежных средств учреждения на счета», 201 04 510 «Поступления в кассу», 210 02 000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами»

Кредит счета 209 00 000 «Расчеты по недостачам»

Списанные с баланса из-за неустановления виновных лиц или уточнения по решению суда суммы недостач отражаются следующим образом:

Дебет счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов»

Кредит счета 209 00 000 «Расчеты по недостачам»

Списание материальных запасов в пределах норм естественной убыли отражается в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет счетов 401 01 272 «Расходование материальных запасов», 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит счета 105 00 000 «Материальные запасы»

Рассмотрим на примере отражение операций по выявленным в ходе инвентаризации суммам излишков и недостач.

Пример 1.

В учреждении после проведения инвентаризации на основании акта о результатах инвентаризации были выявлены:

а) излишки — телефакс стоимостью 7000 руб. Услуги оценщика — 295 руб. (в том числе НДС — 45 руб.);

б) недостачи от приносящей доход деятельности, не подлежащей обложению НДС:

  • продуктов питания в пределах норм естественной убыли на сумму 150 руб.;
  • специальной одежды, балансовая стоимость которой составляет 800 руб., а рыночная — 1000 руб. (в том числе НДС — 152,54 руб.). Услуги оценщика — 300 руб. (в том числе НДС — 45,76 руб.).

Согласно приказу руководителя выявленные при инвентаризации недостачи подлежат возмещению за счет виновного лица путем внесения им наличных денежных средств в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции будут отражены следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Оприходован телефакс

1 101 04 340

<*>

1 401 01 180

Отражены расходы на услуги оценщика

1 401 01 226

1 302 09 730

Произведена оплата организации-

оценщику

1 302 09 830

1 304 05 226

Расходы на услуги оценщика отнесены

на уменьшение доходов

1 401 01 180

1 401 01 226

Списана недостача продуктов питания

в пределах норм естественной убыли

2 106 04 340

2 105 02 440

Отражена сумма недостачи специальной

одежды по рыночной стоимости,

отнесенной на виновных лиц

2 209 04 560

2 401 01 172

Отражены расходы на услуги оценщика

2 106 04 340

2 302 09 730

Оплачены услуги оценщика

2 302 09 830

2 201 01 610

Списана с баланса стоимость

специальной одежды

2 401 01 172

2 105 05 440

Поступили денежные средства

в погашение недостачи наличными

в кассу учреждения

2 201 04 510

2 209 04 660

<*> Как видно из примера, излишки имущества, выявленные при проведении инвентаризации, независимо от источника финансирования, за счет которого это имущество было ранее приобретено, ставятся на учет с кодом вида деятельности «1» (Письмо Минфина России от 15.06.2007 N 03-03-05/161).

Признание сумм излишков и недостач при расчете налога на прибыль

Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ стоимость излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом.

В Письме Минфина России от 29.06.2009 N 03-03-06/4/53 при ответе на вопрос о порядке учета в целях исчисления налога на прибыль стоимости излишков основных средств, выявленных бюджетным учреждением в результате инвентаризации, финансовым органом также было указано, что их стоимость подлежит учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе внереализационных доходов.

В Письме Минфина России от 15.06.2007 N 03-03-05/161 приведена корреспонденция счетов бюджетного учета в целях правильного отражения операций по оприходованию излишков материальных ценностей.

Из рекомендаций финансового органа следует, что учреждениям нужно начислить налог на прибыль, уплатить его за счет средств бюджета и при этом сделать следующие бухгалтерские записи:

  • начислен налог на прибыль:

Дебет счета 1 401 01 180 «Прочие доходы»

Кредит счета 1 303 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на прибыль»

  • перечислен налог на прибыль в бюджет:

Дебет счета 1 303 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на прибыль»

Кредит счета 1 304 05 290 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по прочим расходам»

Таким образом, согласно положениям п. 20 ст. 250 НК РФ и рекомендациям вышеуказанного Письма сумму излишков следует учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в составе внереализационных доходов.

Необходимо отметить, что если выявленные в ходе инвентаризации объекты не будут признаваться амортизируемым имуществом в соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ (срок их полезного использования менее 12 месяцев, а первоначальная стоимость не более 20 000 руб.), то списать в расходы учреждение сможет только сумму налога, уплаченного с дохода, который образовался при их выявлении (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Пример 2. Используя условия примера 1, отразим в бюджетном учете начисление налога на прибыль со стоимости телефакса.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции будут отражены следующим образом:

Инвентаризация. Ее возможности в выявлении имущественного ущерба

Тимченко Владимир Александрович

Существуют такие факты хозяйственной жизни, которые невозможно документировать в момент их совершения и, соответственно, они не находят отражения в бухгалтерском учете, а следовательно становятся не контролируемыми. К ним можно отнести, прежде всего, недостачи и потери вследствие естественной убыли, а также хищений и злоупотреблений; излишки материальных ценностей и денежных средств и некоторые другие. Документы в момент свершения таких фактов не составляются. В этом случае только инвентаризация позволит привести данные бухгалтерского учета в соответствие с реальным состоянием средств организации.

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Согласно вышеназванному закону проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация позволяет выявить фактическое наличие материальных ценностей, денежных средств, других активов; проверить реальность сумм числящихся в расчетах между юридическими и физическими лицами; определить фактический объем выполненных работ и оказанных услуг.

Противоправная деятельность в сфере экономики закономерно вызывает несоответствия между данными бухгалтерского учета и фактическим состоянием объектов учета. Эта закономерность связана с тем, что противоправные действия либо не документируются, либо документы для прикрытия противоправных действий составляются недоброкачественные (подложные).

Например, кассир неправомерно изъял денежные средства из кассы путем подделки росписей получателей денежных средств. С помощью приемов документального контроля подложные документы могут быть выявлены. Такие документы не отвечают требованиям федерального закона о бухгалтерском учете и поэтому в оправдание расхода денежных средств из кассы не принимаются. Однако, для того, чтобы сделать вывод о сумме ущерба, вследствие противоправных действий кассира необходимо провести инвентаризацию в кассе, для того, чтобы определить фактическое наличие там денежных средств. Кассир мог внести подлог в документы с целью создания в кассе неучтенных излишков, однако деньги еще не изъять. В этом случае фактически ущерба он нанести еще не успел. Если же при проведении инвентаризации будет установлено, что созданные путем включения в отчет кассира подложных документов неучтенные излишки денежных средств из кассы уже изъяты, то можно будет установить сумму фактического ущерба причиненного действиями кассира.

Как отмечалось, проводится не только инвентаризация денежных средств или материальных ценностей, но и средств в расчетах. Под видом или в процессе расчетных операций также могут совершаться противоправные действия. Например, бухгалтер под видом оплаты счетов за коммунальные слуги может перечислить с расчетного счета организации денежные средства на счет какой-либо фирмы, где они впоследствии изымаются и присваиваются. Однако если провести инвентаризацию расчетов с поставщиками коммунальных услуг, то будет установлено, что они всех денежных средств, списанных на расчеты с ними, не получали. Тем самым будут обнаружены противоправные действия бухгалтера. Следовательно, если в процессе хозяйственной деятельности организации или под видом такой деятельности совершаются противоправные действия, направленные на присвоение денежных средств, материальных ценностей, других активов, то их признаки могут быть выявлены с помощью инвентаризации.

Инвентаризация имущества (денежных средств и материальных ценностей, нематериальных активов) может дать следующие результаты:

1) совпадение данных бухгалтерского учета об остатках имущества на определенную дату с фактическим наличием этого имущества, что может свидетельствовать о достоверности данных бухгалтерского учета и обеспечении сохранности имущества;

2) превышение данных бухгалтерского учета об остатках имущества на определенную дату над фактическим наличием этого имущества, т.е. недостачу имущества;

3) превышение фактического наличия имущества над данными бухгалтерского учета об остатках этого имущества на определенную дату, т.е. излишки имущества.

Недостача имущества может быть вызвана различными причинами. Например, естественной убылью. Так, вследствие длительного хранения на складах, некоторые материальные ценности теряют вес за счет усыхания или испарения; при продаже некоторых нефасованных товаров, например крупы, муки, масла и др. часть товара утрачивается при взвешивании и фасовке. В отдельных случаях недостача имущества может быть вызвана ненадлежащими условиями его хранения, что приводит к гниению, например, в овощехранилищах. Однако недостача имущества может быть вызвана и противоправными действиями, например хищением.

Причины образования излишков также могут быть различными. Например, излишки товаров одного наименования и недостача товаров такого же наименования, но другого сорта могут быть вызваны пересортицей товаров при их получении, отпуске или подсчете фактического наличия при инвентаризации. Так, колбаса вареная, одного сорта может быть ошибочно определена, как колбаса вареная другого сорта. Вместе с тем, излишки могут быть созданы и умышленно в результате противоправных действий, как источник для последующего хищения.

В случаях создания недостач или излишков вследствие неправомерных действий, лица, причастные к этому обычно пытаются с помощью различных приемов скрыть при инвентаризации факты недостач или излишек. Для этого могут применяться разнообразные приемы. Однако все они сводятся к искусственному выравниванию размера фактического наличия имущества и данных бухгалтерского учета об остатках этого имущества. Другими словами вносится подлог либо в данные бухгалтерского учета с целью придания видимости соответствия учетных остатков фактическому наличию, либо в данные о фактическом наличии с целью придания видимости соответствия их учетным остаткам.

На практике, для сокрытия недостачи наиболее часто используются следующие приемы:

А) направленные на искажение данных бухгалтерского учета об остатках имущества по учету:

1. Непосредственно перед инвентаризацией материально ответственное лицо выписывает бестоварный или безденежный расходный документ, который включает в свой материальный товарный или кассовый отчет. В результате по учету имущество, указанное в этом документе списывается, и остаток по учету уменьшается на сумму документа. Но поскольку документ бестоварный или безденежный, фактически имущество не расходуется, тем самым достигается выравнивание учетных остатков с данными о фактическом наличии.

Для выявления такого подлога необходимо провести встречную проверку по документам о расходе материальных ценностей, выписанным непосредственно перед инвентаризацией, с получателями этих ценностей. В случае бестоварности документа недостача закономерно переходит к лицам, принявшим такой документ и записавшим его по учету.

2. Неоприходование по учету имущества фактически полученного в инвентаризационном периоде. Другими словами, приходный документ на фактически поступившее материально ответственному лицу имущество в материальный, товарный или кассовый отчет до проведения инвентаризации не включается. Это позволяет искусственно снижать учетные остатки до уровня фактического наличия имущества.

Выявление такого способа сокрытия недостачи производится путем проверки своевременности и полноты оприходования по учету всего имущества, полученного в инвентаризационном периоде. Для этого целесообразно применить метод взаимного контроля. Например, можно сопоставить данные об оприходованном по учету имуществе у материально ответственного лица с данными о поступлении имущества по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками. В отдельных случаях целесообразно провести встречную проверку с поставщиками имущества.

3. Искажение данных материального, товарного или кассового отчета. Может осуществляться путем: а) внесения в них бездокументных записей о расходе имущества; б) искажения арифметических итогов в сторону уменьшения о приходе имущества и в сторону увеличения о расходе имущества; в) искажение учетных данных об остатках имущества на начало периода в сторону уменьшения при их переносе из предыдущего отчета; г) искажения в сторону уменьшения арифметических итогов об остатках имущества на дату инвентаризации.

Для выявления подобных подлогов необходимо проверить обоснованность записей в учете надлежаще оформленными первичными документами, подвергнуть отчеты материально ответственных лиц арифметической проверке, проверить правильность переноса остатков по каждому наименованию имущества из одного отчета в другой.

Б) направленные на искажение данных о фактическом наличии имущества на дату инвентаризации:

1. Включение в инвентаризационную опись имущества, фактически не имевшегося в наличии. Как вариант может включаться в инвентаризационную опись дважды или более одно и тоже имущество.

2. Внесение искажений о наличии имущества, путем подлогов в инвентаризационной описи. Например, могут искажаться цена или количество в сторону увеличения, с тем, чтобы увеличить сумму имущества против его фактической стоимости.

В обоих вышеназванных случаях материально ответственно лицо должно вступить в сговор с лицом, делающим записи в инвентаризационной описи. Поэтому, для предотвращения и выявления такого способа искажения данных, необходимо вести инвентаризационную опись в нескольких экземплярах и разными лицами, а также проверять правильность применения цены и подсчета суммы.

3. Предъявление в наличии имущество фактически не принадлежащее организации. Например, имущество, полученное в аренду, находящееся на ответственном хранении, принятое в переработку и другое.

Для выявления таких подлогов необходимо проверить по договорам, переписке и первичным документам сведения о поступлении подобного имущества. При необходимости можно сделать встречную проверку с поставщиками такого имущества, арендодателями.

4. Предъявление в наличии имущество, ранее списанное по учету.

С целью предотвращения подобного подлога необходимо до начала инвентаризации проверить по предыдущим материальным или товарным отчетам данные о списании имущества, ознакомиться с актами на списание имущества и затем сопоставить полученные сведения с предъявляемым в наличии имуществом.

5. Неправильное определение количества и качества материальных ценностей. В ряде случаев для определения количества и качества материальных ценностей необходимы товароведческие и технологические знания. Например, товаровед необходим при определении артикула ткани, сорта некоторых материалов. Без технолога невозможно правильно определить количество материалов, подвергшихся обработке, при подсчете остатков материалов в незавершенном производстве.

В том случае, если указанные специалисты вступают в сговор с материально ответственным лицом, они могут завысить количество или качество материалов, тем самым способствовать сокрытию недостачи.

Для предотвращения таких подлогов необходимо исключить возможность сговора материально ответственного лица с соответствующими специалистами – технологами или товароведами. При необходимости можно пригласить таких специалистов из сторонней организации.

Могут применяться комбинации из вышеназванных приемов сокрытия недостачи, а также и некоторые другие способы.

Для сокрытия излишков могут использоваться следующие приемы:

А) направленные на искажение данных бухгалтерского учета об остатках имущества по учету:

1. Непосредственно перед инвентаризацией материально ответственное лицо выписывает бестоварный или безденежный приходный документ на имущество, имеющееся в излишках, который включает в свой материальный товарный или кассовый отчет. В результате по учету имущество, указанное в этом документе оприходуется и остаток по учету увеличивается на сумму документа. Но поскольку документ бестоварный или безденежный, фактически имущество не получено, тем самым достигается выравнивание учетных остатков с данными о фактическом наличии.

Для выявления такого приема сокрытия излишков необходимо на всех документах, составленных в день инвентаризации сделать надпись «до инвентаризации». В отношении документов, которые вызывают сомнение, следует провести встречную проверку.

Сомнительные документы могут быть выявлены путем хронологического анализа приходных операций по дням каждого месяца за ряд межинвентаризационных периодов. Поскольку бестоварные приходные документы выписывают, как правило, непосредственно перед инвентаризацией, то именно в эти дни возрастает сумма прихода по сравнению с остальными днями в исследуемом периоде. Дальнейший анализ документов именно за эти дни позволит установить организации, от которых чаще всего оформляется приход имущества непосредственно перед инвентаризацией. Затем проверяется реальное поступление имущества от таких организаций. Если будет установлено, что фактически имущество не поступало, необходимо сделать встречную проверку с поставщиками, указанными в сомнительных документах. Обычно этих действий бывает достаточно для выявления бестоварных приходных документов.

Аналогично можно выявить и бестоварные расходные документы, используемые для сокрытия недостачи. При этом хронологический анализ проводится в отношении расходных, а не приходных операций.

2. Оприходование по учету в данном инвентаризационном периоде имущество, фактически полученное в следующем инвентаризационным периоде. Другими словами, приходный документ на имущество, фактически поступившее материально ответственному лицу после инвентаризации включается в материальный, товарный или кассовый отчет до проведения инвентаризации. Например, инвентаризация кассы начата в 12 часов дня 1 октября. В отчет должны быть включены все документы на деньги, полученные до этого часа. Фактически, с целью сокрытия излишков, в отчет включаются документы на деньги, поступившие в этот же день, но после начала инвентаризации, т.е. после 12 часов.

Этот прием также позволяет искусственно выравнивать учетные остатки с их фактическим наличием.

Для выявления такого приема необходимо, как и в предыдущем случае, делать на документах выписанных в день инвентаризации до ее проведения надпись «до инвентаризации». Это позволит предотвратить включение в отчет документов выписанных в день инвентаризации, но после ее проведения. Данное правило справедливо как для приходных, так и для расходных документов. Соблюдение этого правила позволяет выявлять сокрытие не только излишков, но и недостачи имущества. В последнем случае может применяться включение в отчет расходного документа на отпуск имущества, фактически переданного после инвентаризации.

3. Искажение данных материального, товарного или кассового отчета путем: а) внесения в них бездокументных записей о приходе имущества; б) искажения арифметических итогов в сторону увеличения о приходе имущества и в сторону уменьшения о расходе имущества; в) искажение учетных данных об остатках имущества на начало периода в сторону увеличения при их переносе из предыдущего отчета; г) искажения в сторону увеличения арифметических итогов об остатках имущества на дату инвентаризации.

Для обнаружения такого способа сокрытия излишков необходимо проверить обоснованность записей в отчете материально ответственного лица надлежащими первичными документами, а также провести арифметическую проверку подсчетов итогов оборотов и остатков и проверить правильность переноса остатков из одного отчета в другой.

Б) направленные на искажение данных о фактическом наличии имущества на дату инвентаризации:

1. Не включение в инвентаризационную опись части имущества, фактически имевшегося в наличии.

2. Внесение искажений данных о наличии имущества, путем подлогов в инвентаризационной описи. Например, могут искажаться цена или количество в сторону уменьшения, с тем, чтобы уменьшить сумму имущества против его фактической стоимости.

В обоих вышеназванных случаях материально ответственное лицо должно вступить в сговор с лицом, делающим записи в инвентаризационной описи.

В целях обнаружения данного приема следует контролировать правильность записей в инвентаризационной ведомости, для чего можно вести такую ведомость в нескольких экземплярах разными лицами.

3. Заявление относительно фактически имевшегося в наличии имущества о том, что оно не принадлежит организации, а, например, получено в аренду, находится на ответственном хранении, принято в переработку и т.п.

В случае получения такого заявления необходимо проверить обоснованность поступления имущества от вышеназванных источников договорами (аренды, переработки), перепиской (о приеме на ответственное хранение), и первичными документами. При необходимости можно сделать встречную проверку.

4. Заявление относительно имеющегося в наличии имущества о том, что оно ранее списано по учету. Для проверки такого заявления необходимо изучить имеющиеся акты на списание имущества и проверить правильность реквизитов в этих актах, в том числе и путем получения объяснений от лиц, подписавших акты на списание имущества.

5. Искажения в сторону уменьшения количества и снижения качества имущества в случаях, когда для определения количества или качества необходимы знания технолога или товароведа.

Для предотвращения такого способа сокрытия излишков необходимо привлекать к участию в инвентаризации не заинтересованных в ее исходе технологов и товароведов.

На практике могут применяться комбинации из вышеназванных приемов, а также и некоторые другие способы.

Для выявления противоправных действий, направленных на завладение денежными средствами или материальными ценностями (имуществом) в процессе или под видом расчетных операций необходимо проведение инвентаризации средств в расчетах. Такая инвентаризация позволяет выяснить, соответствуют ли записи в бухгалтерском учете о перечисленных денежных средствах или переданных материальных ценностях какой либо организации или физическому лицу (контрагентам) действительности. Другими словами, необходимо получить от контрагента по какой либо операции, записанной по учету в исследуемой организации, письменного подтверждения факта совершения им совместно с исследуемой организацией такой операции, ее даты и суммы.

Например, в исследуемой организации имеется запись о перечислении 20 декабря 200_г. в ООО «Х» суммы 100 тыс. руб. в уплату за оказанные услуги по предоставлению в аренду помещения для торговли. Проводя инвентаризацию в расчетах необходимо получить письменное подтверждение от ООО «Х» о получении 20 декабря 200_г., или в близкую к этой дату, указанной суммы за данный вид услуг.

В случае совершения противоправных действий, направленных на присвоение имущества в процессе или под видом расчетных операций, следы могут закономерно проявиться в виде задолженности организации, в которую якобы перечислены денежные средства или переданы материальные ценности за это полученное имущество (дебиторская задолженность). Поскольку фактически имущество было присвоено, то задолженность никем не погашается и числится в учете длительное время, что и является проявлением следов противоправной деятельности. С целью сокрытия следов неправомерного присвоения имущества под видом расчетных операций в учете обычно создается путем подложных бухгалтерских записей фиктивная, т.е. вымышленная, реально не существующая, задолженность в пользу какой-либо организации или физического лица (фиктивная кредиторская задолженность). В этом случае неправомерное присвоение имущества маскируется в учете под видом погашения кредиторской задолженности. Это позволяет избежать проявления признаков противоправной деятельности в форме длительно числящейся дебиторской задолженности.

Могут применяться и другие приемы маскировки неправомерного изъятия имущества под видом или в процессе расчетных операций.

Так, иногда в учете числится кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. Изъятое имущество по учету может списываться под видом погашения такой кредиторской задолженности.

В некоторых случаях сумма изъятого имущества может быть списана под видом погашения реальной и непросроченной кредиторской задолженности. Когда приходит срок платить по такой кредиторской задолженности, уплаченные суммы списываются в учете на ненадлежащие счета или на другую кредиторскую задолженность.

Может применяться и такой способ маскировки, как утеря учетных данных о дебиторской задолженности по неправомерно изъятому имуществу при переносе остатков дебиторской задолженности из учетного регистра за один месяц в учетный регистр за следующий месяц. В этом случае признак противоправной деятельности проявляется как несоответствие данных аналитического учета данным синтетического учета. Могут применяться и некоторые другие приемы. Во всех случаях для выявления признаков и следов неправомерного изъятия имущества под видом или в процессе расчетных операций необходимо проведение инвентаризации средств в расчетах.

Наряду с инвентаризацией имущества (денежных средств и материальных ценностей) для выявления признаков и следов неправомерных действий необходимо проведение инвентаризации и такого объекта учета как нематериальные активы. Инвентаризация нематериальных активов необходима для обнаружения неправомерного изъятия имущества под видом оплаты за приобретенные нематериальные активы или неправомерного изъятия самих нематериальных активов. Неправомерное изъятие имущества под видом оплаты за приобретенные нематериальные активы проявляется в бухгалтерской информации как недостача нематериальных активов. Это объясняется тем, что списанное по учету имущество за якобы приобретенные нематериальные активы, фактически похищается, поэтому реальной оплаты за нематериальные активы не производится и, следовательно, нет получения самих нематериальных активов. Неправомерное изъятие самих нематериальных активов также вызовет их недостачу. Однако с целью маскировки неправомерных действий в учете могут быть выполнены подложные записи. Поэтому до проведения инвентаризации необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по движению нематериальных активов.

Способы сокрытия недостачи нематериальных активов при инвентаризации, соответственно и способы их выявления, те же самые, что были описаны выше относительно имущества. Однако фактическое наличие нематериальных активов проверяется, как правило, по документам, подтверждающим исключительные права на соответствующий вид актива, поскольку сами эти активы физической формы не имеют.

Как отмечалось выше, с помощью инвентаризации можно установить недостачу или излишки каких-либо активов предприятия. Для этого сопоставляются фактические остатки, например, материальных ценностей, и их учетные остатки. Если сопоставлять общую сумму фактических и учетных остатков материальных ценностей, то и результат инвентаризации – недостачи или излишки можно установить только на общую сумму. Если сопоставлять фактические остатки по каждому наименованию материальных ценностей с учетными остатками, также по каждому наименованию, то можно установить недостачу или излишки по каждому конкретному наименованию. Однако для этого необходимо вести количественно-суммовой учет материальных ценностей. Вместе с тем количественно-суммовой учет вести не всегда возможно. Так, в розничной торговле ведется только суммовой учет товаров. Это объясняется тем, что в розничной торговле при продаже товаров не составляются расходные документы на отпуск товаров. Покупая в магазине, например, булку хлеба, мы не составляем накладную на отпуск товаров на сторону (в отличие от оптовой торговли, где составляются как приходные, так и расходные документы). Но, поскольку нет расходного документа, то невозможно определить учетный остаток по конкретному наименованию товара. Следовательно, невозможно определить недостачу или излишки по конкретному наименованию товаров. В розничной торговле может вестись количественно-суммовой учет товаров в случае применения электронных терминалов на рабочих местах кассира. В этом случае с помощью сканера кассир считывает штрих-код на упаковке товара и данные о расходе товаров по видам, количеству и цене автоматически учитываются бухгалтерской программой. Например, так работает бухгалтерская программа 1-С Торговля.

Иногда продавец ведет черновой учет проданных товаров, это также позволяет получить информацию об учетных остатках товаров и сопоставить ее с данными об их фактическом наличии.

В обоих случаях определение недостачи или излишков конкретных наименований товаров в розничной торговле становится возможным. Однако эти результаты не могут иметь юридическую силу при доказывании в суде, поскольку согласно законодательству, бухгалтерский учет должен вестись только на основании документов, а именно документов о расходе товаров как раз и не составляется. Именно поэтому недостачи или излишки в розничной торговле определяются только на общую сумму, а не по конкретным наименованиям товаров.

Вместе с тем, в розничной торговле, в отдельных случаях, можно выявить наличие товара, приход которого документально не подтвержден. Для этого необходимо применить такой прием фактического контроля, как контрольное сличение остатков. В основу приема положено сопоставление фактического остатка конкретного наименования товара с его максимально возможным остатком. Для иллюстрации приема контрольного сличения остатков приведем пример.

Таблица 1

Пример контрольного сличения остатков товаров


п/п
Наимено- вание товаров Цена Остаток на начало, бут. Документир.
приход,бут.
Документир.
расход, бут.
Максим.
возможн. остаток,бут.
Фактич-еское
наличие, бут.
Результат, бут.
кол-во товаров, приход которых не подтвержден документально возможная реализация за наличный расчет
1 Водка русская 60 1000 8000 9000 2000 7000
2 Водка столичное 65 500 9500 200 9800 12000 2200

Как видно из таблицы, максимально возможный остаток Водки русской составил 9000 бутылок, а ее фактическое наличие 2000 бутылок. Это можно объяснить тем, что из максимально возможного наличия водки данного сорта 7000 бутылок было продано населению за наличный расчет.

По Водке столичной остаток на начало периода вместе с поступлением составили 10000 бутылок. Однако имелся документ на расход 200 бутылок. Это может быть накладная на передачу водки, например из одного магазина в другой и т.п. Следовательно, максимально возможный остаток водки данного сорта составил 9800 бутылок, а ее фактическое наличие — 12000 бутылок. Другими словами, даже если бы ни одна бутылка водки данного сорта не была продана населению за наличный расчет, ее все равно не могло быть в магазине больше чем 9800 бутылок (это и означает максимально возможный остаток).

Таким образом, в магазине выявлено 2200 бутылок водки, приход которой документально не подтвержден. В качестве объяснения подобной ситуации может быть названа пересортица, произошедшая вследствие ошибки при продаже водки (вместо одного сорта был отпущен другой). Однако причина может заключаться и в том, что в данный магазин была завезена для продажи неучтенная водка, с целью формирования неучтенного дохода («черной» кассы) и уклонения от уплаты налогов.

Необходимо подчеркнуть, что помощью данного приема устанавливают не излишки товаров, а именно наличие товаров, приход которых не подтвержден документально. Определение излишков предполагает сопоставление фактических остатков с учетными остатками, а здесь имеет место сопоставление фактического остатка не с учетным, а с максимально возможным остатком.

Необходимо отметить, что данный прием не всегда позволяет выявить наличие товаров, приход которых не подтвержден документально. Имеет существенное значение фактор так называемого «свободного места», под которым понимается количество проданного товара населению за наличный расчет. Если неучтенный товар будет завезен в пределах «свободного остатка», то выявить наличие товара, приход которого не подтвержден документально, данный метод не позволяет.

Тимченко Владимир Александрович
Доктор юридических наук, кандидат экономических наук, доцент
Заведующий кафедрой предпринимательского и финансового права
Нижегородской правовой академии (института)
Действительный член Института профессиональных бухгалтеров России>Порядок проведения инвентаризации библиотечного фонда

Вопрос

Как правильно провести инвентаризацию библиотечного фонда в школьной библиотеке? Какие документы должен предоставить ответственный работник библиотечного фонда и как должен вестись учет библиотечного фонда в бухгалтерии?

Ответ

Правила проведения проверки библиотечного фонда установлены разделом VII Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 № 1077.

Обоснование

Как учитывать библиотечный фонд в образовательном учреждении

Инвентаризация

Ситуация: как провести инвентаризацию библиотечных фондов

Инвентаризацию библиотечных фондов проводите в общем порядке. Особенности инвентаризации библиотечного фонда в вашем учреждении пропишите в учетной политике. При этом руководствуйтесь положениями законодательства, в частности:

 Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ;

 Законом от 29 декабря 1994 № 78-ФЗ;

 приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49.

Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Шпаргалка: бухгалтерский учет библиотечного фонда в бюджетном учреждении.

Обязательную инвентаризацию библиотечных фондов (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) можно проводить один раз в пять лет (п. 1.5Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49). Также в течение отчетного года учреждение может проводить добровольную инвентаризацию. Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Кроме того, обязательную инвентаризацию нужно проводить и в других случаях, установленных законодательством. Так, библиотеки (самостоятельные учреждения и структурные подразделения) должны обеспечить учет, комплектование, хранение библиотечного фонда в порядке, установленном Минкультуры России (п. 6 ст. 12 Закона от 29 декабря 1994 № 78-ФЗ). Такой порядок определен приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 № 1077.

Правила проведения проверки библиотечного фонда установлены разделом VII Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 № 1077. В частности, данным приказом установлены:

1) случаи проведения проверки в обязательном порядке (хищения, стихийные бедствия, реорганизация, ликвидация библиотеки);

2) проверка фонда в плановом порядке в следующие сроки:

 документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, – ежегодно;

 фонд редких и ценных книг и фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц – один раз в пять лет;

 фонды библиотек от 50 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в семь лет;

 фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;

 фонды библиотек от 1 до 10 млн учетных единиц – один раз в 15 лет;

 фонды библиотек от 10 до 20 млн учетных единиц – один раз в 20 лет;

 фонды библиотек свыше 20 млн учетных единиц – 1 млн экземпляров в год;

3) проверка электронных сетевых локальных документов (осуществляется по количественным показателям и контрольным суммам, которые позволяют выявить изменения в документе).

Такие правила предусмотрены пунктами 7.1–7.3 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 № 1077.

После инвентаризации нужно составить акт о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда (с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине). В акте зафиксируйте сведения о количестве документов библиотечного фонда:

 по данным учета;

 имеющихся в наличии;

 отсутствующих по неустановленной причине.

Такой акт должны подписать председатель и члены комиссии. Утверждает его руководитель учреждения.

Об этом сказано в пункте 7.4 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 № 1077.

Также комиссия составляет акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144). Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность объектов библиотечного фонда (книг, файлов, дисков и т. д.) составляются раздельно с указанием причин. Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.

Кроме того, следует учитывать особенности проведения инвентаризации отдельных видов библиотечных фондов. Например, для книжных памятников такие особенности установлены положением, утвержденным приказом Минкультуры России от 22 июня 1998 № 341, для библиотечного фонда Вооруженных сил РФ – приказом министра обороны РФ от 12 сентября 1995 № 300.

Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета

Инвентаризации является элементом метода бухгалтерского учета и представляет собой сверку фактического наличия активов, обязательств и капитала с данными бухгалтерского учета. Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов изложен в статье 12 Федерального закона № 402-ФЗ. При проведении инвентаризации в организации необходимо также руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49.

Проведение инвентаризации является обязательным аспектом в деятельности организации. Инвентаризация включает инвентаризацию имущества и инвентаризацию финансовых обязательств (кредиторской задолженности поставщикам, кредитов банков, займов, резервов и т.д.). Значение инвентаризации состоит в следующем:

1. обеспечивается достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;

2. проверяется и документально подтверждается наличие имущества, обязательств, их состояние и оценка;

3. контролируется работа материально-ответственных лиц;

4. сохраняется собственность организации.

Выделяют следующие виды инвентаризаций: по объему охвата объектов (полная и частичная); по назначению (плановая и внеплановая); по методу проведения (выборочная и сплошная);

Полная инвентаризация охватывает все виды активов, обязательств и капитала. Она проводится, как правило, один раз в год перед составлением годового бухгалтерского баланса. Частичная инвентаризация охватывает один или несколько объектов бухгалтерского учета. Например, может быть проведена инвентаризация отдельных видов активов на отдельных участках производства, на складах, у отдельных материально-ответственных лиц.

Плановая инвентаризация проводится в заранее установленные сроки. Внеплановая инвентаризация проводится в сроки, установленные руководителем, непосредственно перед ее проведением (например, инвентаризация кассы).

Выборочная инвентаризация предполагает проверку у конкретного материально-ответственного лица только некоторых ценностей на выбор и проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей. Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятиях.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации. В настоящее время проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет;

· при смене материально-ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случаях стихийного бедствия, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для инвентаризации создается специальная инвентаризационная комиссия.Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия. Персональный состав инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации, в котором также конкретизируется состав объектов, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации, определяются порядок и сроки проведения инвентаризации, назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации могут применяться типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Проведение инвентаризации включает несколько этапов:

1. для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ, который вручается председателю инвентаризационной комиссии;

2. в бухгалтерии распечатываются инвентаризационные описи, которые раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие»;

3. перед началом инвентаризации, например, материальных ценностей комиссия проводит подготовительную работу: проверяет весы, мерную тару, получает от материально-ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и т.д.;

4. после осуществления подготовительных мероприятий производится опись имущества, т.е. проверка его фактического наличия. После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются инвентаризационные описи;

5. инвентаризационные описи передается в бухгалтерию, где происходит сравнение фактических остатков имущества с данными бухгалтерского учета. В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета, составляются сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов;

6. по результатам проведенной инвентаризации имущества составляется Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, которая подписывается председателем комиссии;

7. результаты инвентаризации имущества отражаются в акте, который передается на рассмотрение руководителю организации. В акте комиссия указывает причины обнаруженных при инвентаризации расхождений и вносит руководителю организации предложения об урегулировании инвентаризационных разниц (излишков или недостач) и совершенствовании механизма внутреннего контроля;

8. по результатам рассмотрения акта руководитель организации издает приказ, в котором утверждается предложенный инвентаризационной комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц, даются указания бухгалтерии об отражении результатов инвентаризации в бухгалтерском учете и отчетности, выносится решение о привлечении к ответственности материально-ответственных лиц в случае недостач и излишков.

В настоящее время инвентаризационные разницы (излишки и недостачи), выявленные по результатам инвентаризации, регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется в состав финансовых результатов организации по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

№ п/п Документы и содержание хозяйственной операции Дт Кт
1. Приказ руководителя, справка бухгалтерии Отражаются излишки объектов основных средств, выявленные по результатам инвентаризации
2. Приказ руководителя, справка бухгалтерии Отражаются излишки денежных средств в кассе, выявленные по результатам инвентаризации
3. Приказ руководителя, справка бухгалтерии Отражаются излишки готовой продукции на складе, выявленные по результатам инвентаризации

Недостачи, выявленные по результатам инвентаризации, отражаются с использованием активного счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

№ п/п Документы и содержание хозяйственной операции Дт Кт
1. Приказ руководителя, справка бухгалтерии Отражается недостача материалов, выявленная по результатам инвентаризации
2. Приказ руководителя, справка бухгалтерии Отражается недостача готовой продукции на складе, выявленная по результатам инвентаризации
3. Приказ руководителя, справка бухгалтерии Отражается недостача денежных средств в кассе, выявленная по результатам инвентаризации

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), т.е. отражается по дебету производственных счетов.

Недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц. В этом случае используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», суб. 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации и отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

№ п/п Документы и содержание хозяйственной операции Дт Кт
1. Приказ руководителя, справка бухгалтерии Отражается списание недостачи имущества в пределах норм естественной убыли на издержки производства 20, 23, 25,26 и др.
2. Приказ руководителя, справка бухгалтерии Отражается списание недостачи имущества сверх норм естественной убыли на виновное лицо 73/2
3. Приходный кассовый ордер Поступили денежные средства от виновного лица в кассу организации в счет погашения недостачи 73/2
4. Ведомость начисления заработной платы Удержана сумма недостачи из заработной платы виновного лица 73/2
5. Решение следственных органов, приказ руководителя Отражается списание недостачи имущества в связи с тем, что виновное лицо не установлено
6. Решение судебных органов, приказ руководителя Отражается списание недостачи имущества в связи с тем, что суд отказал во взыскании с него недостачи 73/2

Окончательное решение по вопросам, связанным с регулированием инвентаризационных разниц, принимает руководитель организации. Результаты инвентаризации подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Вопросы для самоконтроля к теме 7.

1. Понятие и значение бухгалтерских документов.

2. Перечислите обязательные реквизиты бухгалтерских документов.

3. Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?

4. Какая информация указывается в утвержденном графике документооборота на предприятии?

5. Порядок хранения первичных учетных документов.

6. Какими нормативными документами следует руководствоваться при проведении инвентаризации?

7. Перечислите случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.

8. Основные этапы проведения инвентаризации.

9. По какой стоимости отражаются излишки имущества, выявленные по результатам инвентаризации?

10. Какой бухгалтерский счет используется при отражении излишков имущества, выявленных по результатам инвентаризации?

11. Как отражается в бухгалтерском учете недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, выявленные по результатам инвентаризации?

12. Какой счет используется, если недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относится на виновное лицо?

13. Порядок отражения в бухгалтерском учете недостачи имущества и его порчи сверх норм естественной убыли, если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании убытков с него.

Инвентаризация — важнейший элемент метода бухгалтерского учета

Инвентаризация представляет собой элемент метода учета, позволяющий осуществлять контроль за целостностью имущества, капитала и обязательств организации и правильностью отражения их в бухгалтерском учете и отчетности. Наравне с имуществом (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) инвентаризации подлежат и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы).

Инвентаризация представляет собой способ проверки соответствия наличия средств по факту данным бухгалтерского учета. С ее помощью становится возможной проверка правильности документального оформления и отражения всех фактов хозяйственной жизни, внесение необходимых исправлений или уточнений. Одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации, ее имущественном и финансовом положении, которая является необходимой различным пользователям бухгалтерской отчетности для принятия управленческих решений. При этом необходимо, чтобы эта информация была достоверна, т.е. соответствовала бы не только данным, изложенным в документах, но и реальному положению дел. Именно поэтому для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Основными целями инвентаризации, исходя из действующих нормативных документов, являются:

  1. выявление фактического наличия имущества, учтенного и не учтенного в данной организации, но находящегося на его территории;
  2. сопоставление фактических данных с бухгалтерскими данными;
  3. определение фактического количества использованных ТМЦ в производстве;
  4. проверка правильности оценки имущества, ТМЦ и обязательств с учетом рыночной стоимости объектов и их физического состояния.

Сущность инвентаризации заключается в том, что в наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального исследования путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. В ходе проведения инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях и сводятся с данными бухгалтерского учёта с целью выявления недостач или излишков средств. Также, в целях установления достоверности, проводится инвентаризация дебиторских и кредиторских задолженностей. При помощи инвентаризации устанавливается состояние и верность оценки имущества в бухгалтерском учёте и отчётности.

«Проведение инвентаризации решает следующие задачи:

  1. обеспечение целостности, сохранности имущества;
  2. проверка достоверности учетных показателей бухгалтерского учета и выявление фактического имущества;
  3. выявление ненужного или неполноценного имущества;
  4. осуществление контроля за достоверностью учета и отчетности материально-ответственных лиц;
  5. проверка соблюдения действующих положений по материальной ответственности;
  6. проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей» .

Инвентаризация является не только одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учета, но и важнейшей контрольной процедурой, которой пользуются и сами организации, и контролирующие органы при осуществлении надзорных функций. «Можно сказать, что инвентаризация в организации выполняет контрольную функцию учета, т.е. позволяет выявить случаи необоснованного уменьшения капитала, вложенного в различные виды активов» .

В бухгалтерском учете инвентаризацию классифицируют по следующим признакам:

  1. по охвату хозяйственных средств:
    • полная – охватывает проверкой все виды имущества, учитываемые как на балансе, так и на забалансовых счетах;
    • частичная – проводится 1 раз в год, но отдельно для каждого объекта основных, денежных, материальных средств;
  2. по способу проведения:
    • сплошная – предполагает проверку всех ценностей данного вида;
    • выборочная – предполагает проверку лишь некоторых ценностей. (наличных денег в кассе, остатков ценностей у конкретного материально-ответственного лица и т.д.);
  3. по времени проведения:
    • годовая – проводится в обязательном порядке перед составлением бухгалтерской отчетности;
    • периодическая – осуществляется с целью контроля за сохранностью всех видов ценностей и проверки материально-ответственных лиц;
    • непрерывная (перманентная) – проводится постоянной инвентаризационной комиссией в течение всего календарного года.
  4. по характеру проведения:
    • плановая – проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем предприятия;
    • повторная – проводится в том случае, если появились сомнения в достоверности, объективности и качестве ранее проведенной инвентаризации;
    • контрольная – проводится повторно для проверки правильности проведения инвентаризации. Данные инвентаризации проводятся также с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, секции, где проводилась инвентаризация первый раз;
    • дополнительная (внеплановая) – проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля за сохранностью и целостностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством РФ. Дата проведения инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества и его количество определяются руководителем организации, но также существуют отдельные случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Необходимость проведения инвентаризации в обязательном порядке обусловливается возникновением следующих ситуаций:

  1. передача имущества в аренду, выкуп, продажа, преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;
  2. в случае стихийных бедствий, пожара и других чрезвычайных обстоятельств;
  3. непосредственно перед составлением годовой отчетности;
  4. смена материально-ответственных лиц;
  5. смена организационно-правовой формы предприятия;
  6. выявление фактов хищений, злоупотреблений, порчи имущества;
  7. реорганизация или ликвидации организации;
  8. в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

«Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия, которая берет расписку у материально-ответственного лица о том, что все поступившие ценности учтены, а выбывшие — списаны, и соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру. Комиссия в присутствии материально-ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентаризационные описи, после чего производится сравнение инвентаризационных данных и данных учета, составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения регулируются сразу же после окончания инвентаризации» .

В хозяйственной деятельности организации инвентаризация играет немаловажную роль. Проведение этой процедуры дает возможность проверки достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, так как именно при помощи инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества активов, капитала и обязательств организации.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться следующими основополагающими принципами:

  1. принцип законности: необходимо следовать установленным Методическим указаниям. В случае возникновения отклонений, их необходимо в обязательном порядке фиксировать и анализировать;
  2. при обеспечении условий проведения и контроля инвентаризации нужно соблюдать принцип здравого смысла;
  3. принцип комплексного подхода, заключающийся в том, что инвентаризация сопровождается дополнительными, контрольными сверками и проверками;
  4. принцип контроля и разумной достаточности говорит о том, что в наиболее значимых складах или там, где проведение инвентаризации вызывает сомнения, целесообразно проводить контрольные проверки с привлечением квалифицированного сотрудника службы безопасности.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *