Эффективное совмещение функций: должностная инструкция бухгалтера-кадровика

Часто на предприятиях складывается ситуация, когда функции бухгалтера и менеджера по кадрам плотно пересекаются.

Нередко взаимоотношения между данными подразделениями зависят от общего числа работников и числа штатных единиц того или иного подразделения организации.

Причем разобраться, находится ли тот или иной вопрос в компетенции кадровика или бухгалтера, не всегда просто.

В тоже время искусственно разделять службу кадров и бухгалтерскую службу нецелесообразно.

Иногда это чревато утратой важной документации и наличием ошибок в отчетности.

В такой ситуации может помочь грамотно разработанная инструкция бухгалтера-кадровика, где предельно четко сформулированы обязанности данной штатной единицы.

В каких случаях назначается?

Штатная единица бухгалтера-кадровика вводится чаще всего на малых предприятиях с небольшой численностью персонала, где возможно эффективное совмещение функций в пределах одного структурного подразделения.

Какими навыками должен обладать?

Бухгалтер по кадрам обязан уверенно пользоваться программами 1С, «Зарплата и кадры», владеть навыками составления финансовой отчетности, начисления зарплаты, вести документооборот (авансовые отчеты, ведение инвентаризационных ведомостей, осуществлять бюджетный и внебюджетный учет).

Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками.

От бухгалтера по кадрам требуется умение оформлять трудовые книжки, вести их учет, оформлять договора материальной ответственности, вести регистрационные журналы, осуществлять персонифицированный учет. Он обязан знать основы взаимодействия с УФМС, службой занятости, ПФР.

Образец должностной инструкции бухгалтера с функциями кадровика.

Общие положения

На бухгалтера-кадровика возлагается совмещение функций по производству кадрового документооборота и учета зарплаты сотрудников с составлением отчетности. Эта должность предусматривает разработку документации в сфере учета и движения персонала, учета рабочего времени и расчета зарплаты.

Претендовать на замещение данной вакансии может специалист, имеющее высшее образование в области экономики и опыт трудовой деятельности по специальности от 3 лет. Назначать бухгалтера по кадрам и освобождать его от должности уполномочен только руководитель.

Бухгалтер по кадрам должен хорошо разбираться в законодательных актах, на основании которых регулируется осуществление бухгалтерского учета.

От него потребуется и знание трудового права. Он обязан быть компетентен быть в таких отраслях права, как гражданское, финансовое, налоговое право.

Должен разбираться в особенностях организационной структуры данного предприятия, знать штатное расписание, специфику хозяйственной деятельности. От бухгалтера по кадрам требуются глубокие знания в сфере документооборота, методиках экономического анализа труда и зарплаты, знание порядка налогообложения работников.

Права

Бухгалтер-кадровик имеет право:

1. На получение информации о готовящихся к внедрению проектных предложениях руководства, которые касаются осуществления его обязанностей.
2. Обращаться к руководству с инициативами по повышению эффективности своей деятельности.
3. Осуществлять запрос от отделов организации необходимой для работы информации и документов.
4. Обращаться к руководству с просьбой о содействии.
5. Ставить подпись на документации в пределах своих полномочий.

Обязанности

Следующие пункты относятся к обязанностям кадровика:

1. Составляет табель рабочего времени, осуществляет учет и анализ рабочего времени.
2. Производит оформление листов временной нетрудоспособности, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу.
3. Осуществляет расчет заработной платы.
4. Занимается регистрацией проводок.
5. Осуществляет социальных взносов с ФОТ.
6. Осуществляет отчисление средств в фонд материального стимулирования персонала.
7. Готовит периодическую отчетность по ЕСН.
8. Оформляет бухгалтерскую документацию перед ее передачей в архив.
9. Производит контроль расчетов с подотчетными лицами.
10. Осуществляет подготовку информации для сведения баланса.
11. Занимается ведением кадровой документации.
12. Производит прием сотрудников, их увольнение. Занимается оформлением отпусков, изменением окладов.
13. Осуществляет ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведет личные дела работников.
14. Занимается заключением трудовых договоров, договоров материальной ответственности.
15. Ведет регистрационные журналы, занимается архивированием.
16. Занимается выдачей справок и копий документов работникам организации.
17. Занимается статистикой по учету и движению персонала.

Ответственность

Бухгалтер по кадрам несет ответственность за:

1. Исполнение ненадлежащим образом, а также неисполнение своих функций.
2. За совершение противоправных действий при выполнении должностных функций.
3. За нанесение организации материального ущерба.
4. За ненадлежащее обеспечение соблюдения персоналом трудовой дисциплины.

Взаимодействие внутри фирмы

Бухгалтер-кадровик осуществляет внутрифирменное взаимодействие:

1. С руководителем предприятия либо другим лицом, временно исполняющим его обязанности:

• по вопросам получения приказов, указаний, распоряжений, имеющих отношение к его служебной деятельности;
• получения информации, необходимой для выполнения своих функций.

2. С Главным бухгалтером с целью:

• получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
• с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.

3. С работниками бухгалтерии с целью:

• получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
• предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.

4. С другими работниками организации с целью:

• получения документации, необходимой для реализации служебных функций бухгалтера по кадрам;
• предоставления исходящей из структурных подразделений организации корреспонденции.

Таким образом, бухгалтер-кадровик совмещает главным образом функции менеджера по кадрам и бухгалтера по заработной плате.

То есть в его обязанности входит контактировать с работниками по поводу решения текущих проблем, связанных с приемом на работу, уходом в отпуск, пенсионными отчислениями и т.п. В то же время на бухгалтера-кадровика возлагаются и функции, связанные с бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью в сфере труда и заработной платы.

В условиях малого предприятия это создает определенные удобства как руководству, так и самим работникам. Например, заработная плата — такая категория, которая в крупных организациях находится в ведении как бухгалтерских, так и кадровых структурных подразделений.

По ряду вопросов, связанных с зарплатой, работник вынужден обращаться вначале в бухгалтерию, а затем — в отдел кадров, так как между ними существует строгое распределение полномочий.

При наличии должности бухгалтера-кадровика необходимость в этом отпадает.

Можно привести и ряд других примеров, доказывающих целесообразность введения штатной единицы бухгалтера по кадрам на предприятиях малого бизнеса.

Должностные обязанности бухгалтера-кадровика

Если штат организации невелик, функционал двух должностей можно совместить в одной позиции – бухгалтер-кадровик. Обязанности этого специалиста включают ведение кадрового учета в полном объеме (прием на работу, увольнение, переводы сотрудников и т.д.), контроль рабочего времени персонала, расчет заработной платы, исчисление налогов, составление финансовой отчетности и другие задачи. Полный функционал работника нужно прописать в должностной инструкции, чтобы избежать недоработок и злоупотреблений.
Какие функции выполняет бухгалтер-кадровик?
Практика показывает, что совмещение бухгалтерских обязанностей и кадрового делопроизводства целесообразно в малых компаниях с небольшой численностью персонала. Умеренные объемы позволяют объединить две позиции в одной, сэкономив на оплате труда.
Как правило, компании прописывают следующие должностные обязанности бухгалтера-кадровика:
· Ведение бухгалтерского учета компании на вверенном участке: реализация, банк и касса, внешнеторговая деятельность и т.д. Если обороты предприятия невелики, на одного специалиста можно возложить всю бухгалтерскую работу.
· Расчет заработной платы наемных специалистов, отпускных, больничных пособий, компенсаций и т.д.
· Формирование платежных поручений и отправка по системе Банк-клиент, взаимодействие с кредитными организациями по возникающим вопросам.
· Проведение сверок с клиентами и поставщиками.
· Ведение кассы организации.
· Исчисление размера налогов и взносов во внебюджетные фонды.
· Ведение кадрового учета (оформление новых сотрудников, увольнения, переводы, листы нетрудоспособности и т.д.).
· Составление и ведение табеля учета рабочего времени.
· Заполнение и хранение трудовых книжек сотрудников.
· Составление штатного расписания, участие в разработке системы мотивации кадров.
· Выдача справок и иных документов по запросам работников.
· Взаимодействие со службой занятости, Пенсионным Фондом.
· Ведение персонифицированного учета сотрудников фирмы.
· Ведение регистрационных журналов, архивирование.
· Выполнение иных поручений руководства.
Чтобы эффективно справляться с возложенными обязанностями, специалист должен знать бухгалтерский учет, уметь пользоваться 1С или иным программным обеспечением, используемым компанией. Совмещение означает, что сотрудник должен обладать достаточной квалификацией и опытом, чтобы справиться с широким списком профессиональных задач.
Главный бухгалтер-кадровик обязан составлять ежегодную финансовую отчетность компании (баланс, форма 2, ДДС), представлять ее интересы во взаимодействии с налоговыми органами и контрагентами.
Чтобы избежать утраты документов, ошибок в кадровом учете, игнорирования отдельных задач, обязанности и сферы ведения бухгалтера-кадровика нужно подробно изложить в должностной инструкции. Там же прописываются правомочия специалиста и ответственность за невыполнение возложенного функционала.
Идея о совмещении имеет как сторонников, так и противников. Вторые указывают на принципиальную разницу подходов, используемых в бухучете и кадровом деле. По их мнению, оптимальное решение для малой компании – возложить обязанности кадровика на генерального директора.
Стоит ли передавать кадровый учет в ведение бухгалтера – индивидуальное решение организации. Принимая его, следует проанализировать объемы работы и компетенции ответственного сотрудника. Проблемы с инспекцией по труду и штрафные санкции за отсутствие необходимых документов способны нивелировать экономию на зарплате от объединения двух должностей в одной.

Должностная инструкция бухгалтер кадровик

Основные требования:

• Умение применять на практике методы и формы бухгалтерского учета.
• Владеть знаниями по плану счетов.
• Организовывать документооборот на своем участке работы.
• Исчислять налоги, обязательные платежи в бюджет.
• Уметь работать с правовыми документами, анализировать внесенные изменения законодателем.
• Участвовать в анализе экономической деятельности организации.
• Представлять актуальные документы в проверяющие органы, руководителю и т.д.
• Организовывать хранение отчетной документации.

Чтобы максимально отобразить все требования к специалисту, можно разрабатывать должностную инструкцию бухгалтера по образцу профстандарта. Там есть все сведения и о квалификации к разным категория специалистов – образование опыт и т.д.

Обязанности бухгалтера по должностной инструкции

Специалист финансовой службы (в зависимости от участка работы) в первую очередь обязан вести учет хозяйственных операций, имущества, затрат.

Должностная инструкция бухгалтер-кадровик

ВниманиеЭто следует из положений части 2 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Оформление совмещения новичку

Отдельный трудовой договор на совмещение с сотрудником оформлять не нужно.

Если совмещение устанавливается новому сотруднику при приеме на работу, то в трудовом договоре с ним отразите как условия выполнения основной работы, так и условия выполнения работы по совмещению. На основе договора издайте приказ о приеме на работу по форме № Т-1 и укажите в нем на совмещение профессий (должностей).

Оформление совмещения уже работающему сотруднику

Если совмещение устанавливается уже работающему в организации сотруднику, обязательно получите его согласие на совмещение (ч.

1 ст. 60.2 ТК РФ). Согласие сторон на совмещение оформите в виде дополнительного соглашения к трудовому договору (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). В нем укажите:

• работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;

• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;

• размер доплаты за совмещение профессий (должностей).

Такие требования к оформлению совмещения предусмотрены в части 3 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

На основе заключенного дополнительного соглашения издайте приказ о совмещении профессий (должностей).

Должностная инструкция бухгалтера кадровика образец

Однако составление этого документа рекомендовано с целью разделения полномочий между сотрудниками, а также установления ответственных лиц.

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться:

1. Сферой деятельности предприятия, бизнес-планами и т. д.
2. Внутренними документами организации (положениями о структурных подразделениях, отделах и пр.).
3. Трудовым законодательством РФ и иными законами для определенных должностей. Например, при составлении инструкции для бухгалтера следует уделить особое внимание закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
4. Единым классификационным справочником (ЕКС).
5. Единым тарифно-классификационным справочником (ЕКТС).
6. Профстандартами.

Посадова інструкція бухгалтера-кадровика

ИнфоС Главным бухгалтером с целью:

• получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
• с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.

3. С работниками бухгалтерии с целью:

• получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
• предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.

Должностная инструкция бухгалтера-кадровика

Перечень правомочий Чтобы справляться с кругом задач, очерченным руководством, бухгалтер-кадровик должен иметь правомочия, зафиксированные документально.

Обязанности кадровика

Ответственность Дисциплинарная ответственность грозит бухгалтеру на следующие действия: 4.1.Пренебрежение к исполнению трудовых обязанностей, в том числе полное уклонение от них. 4.2. Злостное, регулярное нарушение установленных на предприятии правил внутреннего распорядка, режима труда и отдыха, дисциплины, а также нарушение любых видов безопасности и пр.регулирующих нормативных актов.

4.3.

Должностная инструкция бухгалтера с обязанностями кадровика

Ознакомьте ответственных сотрудников с приказом под подпись.

Образец 2. Как распределить ответственность за табельный учет

Есть учреждения, в которых бухгалтеру по зарплате поручают подготовку приказов на премии.
Так бывает в учреждениях, где премии составляют основную часть заработной платы. Это дополнительная нагрузка и ответственность, которую четко не закрепляют ни в должностных обязанностях, ни в трудовом договоре.

Дополнительные обязанности работодатель обычно обозначает формулировкой «иные поручения главного бухгалтера».

Этот порядок уменьшает объем работы кадровиков, а руководитель не беспокоится, что информацию о размере выплат узнают сотрудники других отделов.

• Как заполнить и сдать отчетность
• Новые контрольные точки для отчетности
• Как убедить инспекцию принять отчетность по НДС
• Как заполнить раздел 3 в расчете по взносам
• Почему опасно врать в 4-ФСС про спецоценку ради скидки к тарифу

• Как показать в 6-НДФЛ досрочную и переходящую зарплату

Обязанность бухгалтера составлять приказы на премии устанавливают в положении о премировании. Если такого положения нет, внесите пункт в положение об оплате труда.

Отчеты в ПФР

Обычно заниматься отчетностью в ПФР поручают бухгалтерам.

Но сдать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ под силу и кадровикам.

Посадова інструкція головного бухгалтера кадровик

Обоснование

Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право.», №23, июнь 2009 Три способа наделить главбуха полномочиями по кадрам.

ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ

Проще всего ввести обязанности главбуха по кадрам в трудовой договор Ответственного за ведение трудовых книжек назначают приказом

Во многих компаниях кадровый документооборот сейчас возлагают на финансовую службу и на главбуха в частности. Зачастую это никак не оформляется.

Однако рано или поздно это может сказаться на сотрудниках при назначении пенсии, а также вызвать ненужные вопросы у трудовых инспекторов.

Поэтому лучше, чтобы главбух курировал кадры на законных основаниях.

Как оформить кадровые обязанности главбуха

Оформить обязанности главбуха, равно как и любого сотрудника финансовой службы по кадровому делопроизводству, можно тремя способами.

Первый: в трудовом договоре и должностной инструкции можно расширить список обязанностей – включить туда и руководство кадрами, и составление различных кадровых документов, и ведение лицевых карточек и трудовых книжек.

Плюс такого варианта в том, что не придется вводить дополнительную должность в штатное расписание.

Однако важно, чтобы в трудовом договоре (дополнительном соглашении) не было написано, что главбух выполняет функции инспектора по труду, поскольку это может быть истолковано как совмещение должностей.

Следует помнить, что ни в коем случае нельзя ухудшать условия работы расчетного бухгалтера в сравнении с действующим трудовым законодательством РФ. Образец должностной инструкции бухгалтера расчетного стола.

Функции и обязанности

Бухгалтер расчетного стола должен уметь правильно вести бухгалтерский учет имущества и хозяйственных операций, разбираться в порядке проведения документальных проверок и ревизий.
Он всегда должен быть в курсе законодательных актов и постановлений, относящихся к бухгалтерскому учету. Знать порядок документооборота, оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций по движению основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, план и корреспонденцию счетов, трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда. Уметь пользоваться вычислительной техникой. В обязанностях расчетного бухгалтера:

• ведение бухгалтерского и налогового учета;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• начисление заработной платы, социальных пособий и иных выплат в установленном законодательством порядке и введение этих данных в компьютерные системы (оклады, материальная помощь, премии и т.

Важно Например, один бухгалтер будет отвечать за сдачу налоговых отчетностей, а другой – берет на себя работу с контрагентами, выписку счетов и т.д.

• Специфика деятельности организации.
• Взаимоотношения специалиста с другими должностным лицами – стоит четко определить, какую информацию может требовать или обязуется предоставлять человек.

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы может содержать сведения о праве запрашивать больничные листы, которые сдает сам сотрудник или руководитель его подразделения и т.д.

• Сведения о непосредственном подчинении работника.
• Права и обязательства.
• Соответствующая квалификация и требования к профессиональным навыкам.

Каждый документ, который закрепляет за человеком его функции на предприятии, должен соответствовать и не может противоречить нормам действующего законодательства. Нельзя вносить пункты, которые могут ущемлять права трудящегося, содержать дополнительные наказания, непредусмотренные законодательством.

Посмотрите видео по теме:

Существуют различные должностные инструкции для определенных категорий бухгалтеров (скачать пример можно на сайте).

Связано это с тем, что на каждого специалиста возлагаются конкретные функции.

Если это руководитель финансового подразделения – он отвечает за работу всего отдела, контролирует своевременную сдачу отчетностей, рапортует перед главой организации.

Бухгалтер по расчету заработной платы должен знать:

• законодательные акты, относящиеся к бухгалтерскому учету;
• нормативные, методические материалы финансовых, контрольно-ревизионных органов по организации и составлению бухгалтерской отчетности, хозяйственно-финансовых операций предприятия;
• гражданское, финансовое, налоговое, хозяйственное право;
• структуру и штатное расписание предприятия;
• правила ведения бухгалтерского учета, оформления операций, организации документооборота, инвентаризаций ценностей;
• порядок финансовых расчетов;
• методы экономического анализа деятельности предприятия;
• порядок обращения с денежными средствами и ценностями, расчета с дебиторами и кредиторами, списания потерь;
• законы о налогообложении юридических и физических лиц;
• правила проверок и документальных ревизий;
• средства автоматизации вычислений, ведения документооборота;
• Трудовой кодекс РФ и правила охраны труда.

Бухгалтер по расчету заработной платы подчиняется непосредственно главному бухгалтеру организации.

6. Функциональные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы во время его отсутствия исполняются иным должностным лицом, о чем сообщается в приказе по предприятию.

Исполняющий обязанности имеет права и несет ответственность, регламентированные данной должностной инструкцией.

Должностная инструкция бухгалтер кадровик образец

Но, увы, многим таким «автоматизаторам» подвластен только один участок.

Чтобы добиться окончательной совместимости кадровых и бухгалтерских данных, необходимо воспользоваться дополнительными обрабатывающими программами, которые и будут всю информацию автоматом переводить в формат бухгалтерского ПО. Но прежде чем заняться поиском такого решения, стоит оценить масштаб и целесообразность затрат на подобный проект.

Т.

Егорова, специалист в области финансов, Тверь

Время сыграло злую шутку

В моей практике консультанта был случай, когда «кадровики» вели учет в Excel. В один прекрасный момент решили кадровую службу наконец автоматизировать.

При непосредственном «перевооружении» «кадровики» продумали только свой раздел — ввели заполнение табеля с помощью вспомогательных таблиц прихода и ухода сотрудников на работу, из которых Excel считал фактически отработанное время и подставлял в разработанную форму табеля информацию в виде «ЧЧ:ММ»: (т.е., например, «10 часов 30 минут»).

Кадровый работник в конце месяца не без восторга распечатала все это «творчество» и отнесла бухгалтеру по расчету заработной платы. Но оказалось, что 1:С воспринимает время только в десятичном формате! Таким образом, по каждому сотруднику за каждый день месяца надо было перевести данные из минут в доли от часа.

Бухгалтер кадровик должностная инструкция

Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.

5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6.
Специалист отдела кадров должен знать:

• кадровую политику организации;
• организационно-штатную структуру учреждения;
• методы подбора, оценки кадров;
• основы гражданского, трудового законодательства РФ;
• условия на рынке труда;
• правила заключения и оформления договоров;
• нормы делового этикета и общения;
• основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
• правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
• правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
• отчетные документы, установленные в учреждении.

7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

• данной должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями руководства;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
• законодательными актами РФ;
• Уставом организации.

ІІ.
Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

Несоблюдение изданных руководством организации или непосредственным руководителем распоряжений и приказов.

Причинение (умышленное или неумышленное) материального ущерба компании. 4.5. Разглашение конфиденциальных сведений об организации. 4.6. Все вышеописанные пункты строго соответствуют рамкам действующего законодательства РФ.

V. Условия работы 5.1. Бухгалтер обязан подчиняться правилам внутреннего распорядка компании, подробно регламентирующим условия его работы. 5.2.

Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы

Инструкцию можно подготовить для любой должности, прописанной в штатном расписании, включая бухгалтера-кадровика. Если впоследствии возникнет необходимость скорректировать функционал сотрудника, зоны его ответственности, это можно сделать в одностороннем порядке. Обязанности, оговоренные в трудовом договоре, напротив, меняются только с письменного согласия обеих сторон. Работа кадровиком бухгалтером сопряжена с серьезной ответственностью, а потому наличие должностной инструкции поможет оценить эффективность специалиста, понять, в каких областях он допускает ошибки, с какими задачами не справляется.

Нина Ковязина заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Нормативно-правовая база: Трудовой кодекс РФ

Статья 60. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором

Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Статья 60_2.

Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором

С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса).

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.

Непосредственный начальник бухгалтера – главный бухгалтер организации. 1.4.

Должностные инструкции бухгалтер по кадрам

• обработка документов по назначению пенсии, компенсаций, субсидий;
• внесение информации об изменениях в качественном и количественном составе коллектива в базу данных компании;
• выявление причин «текучести» кадров;
• архивирование документов и их передача на хранение;

Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности.Принята на должность бухгалтераПриказ от 00.00.0000№ 000-к Во втором случае по желанию работника может быть внесена еще одна запись 0000000000Принята на должность бухгалтераПриказ от 00.00.0000№ 000-к0000000000Принята на должность инспектора поПриказ от 00.00.0000кадрам по совместительству№ 000-к Также во втором и третьем случаях в ШР обязательно должна быть свободная единица или ее часть.

Должностная инструкция бухгалтера по кадрам

Подготавливать периодическую отчетность в установленные сроки, оформлять документы в соответствии с установленным порядком для передачи в архив. 7. Вести выплату зарплаты работникам предприятия. 8. Реализовывать контроль соблюдения кассовой дисциплины, расчетов с подотчетными лицами. 9.

Сахарова

«Я еще и вышивать могу, и на машинке тоже…»

Забавно, что ввиду существующей недосказанности между двумя «пересекающимися» должностями на рынке труда возникла вакансия бухгалтера-«кадровика».

К соискателям выдвигаются требования знаний не только в области учета на участке зарплаты и специализированного программного обеспечения для работника бухгалтерии, но также приветствуется опыт работы с миграционным законодательством и непосредственно с правилами рекрутинга и оформления на работу. Найдется птица и более высокого полета- руководитель отдела труда и заработной платы, в обязанности которого входит сдача отчетности по ЕСН, «посещение» Пенсионного фонда, расчет зарплаты, а также управление системой мотивации, ведение и оптимизация управленческого и кадрового учета. Здесь объяснение может быть следующим: либо в сотруднике нуждается компания с минимальным штатом, либо фирма находится в поисках как раз такого человека, который на предыдущей работе занимался всем и сразу не имея четкой директивы.

Автоматизируй это!

Нередко встречается ситуация, когда адекватному взаимодействию «кадровиков» и бухгалтеров мешают «аппаратные» противоречия.

Зачастую кадровая служба предприятия ведет учет в одной базе данных (вернее, пользуется табличным процессором типа Excel), а потом созданные в ней табеля распечатывают и уже в бумажном виде отдают бухгалтерам, которые и вносят их уже в 1:С.

• Обращаться к руководству с инициативами по повышению эффективности своей деятельности.
• Осуществлять запрос от отделов организации необходимой для работы информации и документов.
• Обращаться к руководству с просьбой о содействии.
• Ставить подпись на документации в пределах своих полномочий.

Должностная инструкция бухгалтера

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция бухгалтера

І. Общие положения

1.1. Данный документ регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности бухгалтера: должностные функции и задачи, условия работы, права, полномочия, ответственность.

1.2. Прием на работу и увольнение бухгалтера происходит через выпуск руководством организации соответствующего приказа либо распоряжения и регулируется законодательством РФ в области труда.

1.3. Непосредственный начальник бухгалтера – главный бухгалтер организации.

1.4. В период отсутствия бухгалтера на рабочем месте его функции переходят на лицо, обладающее необходимыми знаниями, навыками и компетенцией и назначенное в установленном внутренними правилами порядке.

1.5. Требования, предъявляемые к бухгалтеру: образование не ниже среднего специального, со стажем работы не менее двух лет, либо высшее профессиональное со стажем работы от полугода.

1.6. Бухгалтер должен быть ознакомлен с:

• основами гражданского и трудового законодательства РФ;
• основами экономики и управления;
• правилами внутреннего распорядка, правилами по охране труда; пожарной безопасности и пр. видами безопасности на предприятии;
• внутренними нормативными актами, распоряжениями, приказами и прочей документацией, имеющей прямое отношение к деятельности бухгалтера;
• организацией бухгалтерского документооборота компании;
• шаблонами, образцами и формами различного рода бланков и документов, принятых в организации, а также правилами по их составлению, систематизации и хранению;
• способами и методами ведения бухгалтерского и налогового учета и отчетностью.

1.7. Бухгалтер должен владеть:

• навыками по ведению и составлению бухгалтерского и налогового учета и отчетности;
• методами экономического анализа работы организации;
• планами и корреспонденцией бухгалтерских счетов.
• навыками работы с компьютером и вычислительной техникой, пакетом программ Microsoft Office, специализированными бухгалтерскими сервисами, а также всей офисной оргтехникой.

ІІ. Должностные обязанности бухгалтера

2.1. В круг должностных задач и функций бухгалтера входит:

• ведение финансово-хозяйственных операций, учета обязательств и имущества, в том числе оформление приобретения и реализации продукции, изделий, товарно-материальных ценностей и т.д.;
• учет движения денежных средств, а также отражение процессов и операций, связанных с финансами предприятия на бухгалтерских счетах организации;
• работа с кассовой наличностью;
• оформление, прием и выдача, а также контроль за движением первичной бухгалтерской документации (счета, акты, накладные и т.п.);
• работа с банками, в которых открыты расчетные счета компании, в том числе предоставление в банк платежных поручений, запросы и получение выписок и т.п.;
• разработка бланков бухгалтерских документов для оформления различных финансово-хозяйственных операций, при отсутствии их официально утвержденных, обязательных к применению образцов;
• работа с налогооблагаемой базой, расчет налогов и их перечисление в бюджеты разного уровня;
• расчет и перечисление страховых взносов во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФОМС);
• расчет зарплаты и иных выплат сотрудникам организации, в т.ч. социального характера (материальная помощь, премии, больничные, отпускные, командировочные и т.д.);
• составление бухгалтерской и налоговой отчетности;
• регулярное информирование непосредственного руководителя о текущих процессах в ведении бухгалтерского учета, а также своевременные сообщения обо всех нестандартных, сложных, спорных ситуациях;
• участие в мероприятиях по инвентаризации имущества и финансового состояния предприятия;
• участие в аудиторских, налоговых и прочих проверках, инициированных как руководством предприятия, так надзорными органами;
• своевременное ознакомление с поправками, законодательно вносимыми в правила ведения бухгалтерского и налогового учета и отчетности на предприятиях, а также их применение на практике;

ІІІ. Права

3.1. Бухгалтер организации обладает следующими полномочиями и правами:

• делать руководству аргументированные и обоснованные письменные предложения по улучшению и оптимизации работа как себя лично, так и предприятия в целом;
• участвовать в совещаниях, планерках, собраниях, обсуждениях и прочих мероприятиях, непосредственно касающихся его деятельности;
• повышать свой профессиональный уровень, в том числе посещать курсы, семинары, вебинары, конференции, тренинги и т.д.;
• запрашивать документы (в т. ч. архивные), методические пособия и пр. материалы, нужные для решения текущих вопросов и задач;
• вносить конструктивные предложения для устранения выявляемых в процессе работы нарушений, ошибок, недочетов;
• подписывать документы, входящие в его компетенцию;
• отказаться от выполнения рабочих функций при наступлении угрозы жизни или здоровью.

IV. Ответственность

Дисциплинарная ответственность грозит бухгалтеру на следующие действия:

4.1.Пренебрежение к исполнению трудовых обязанностей, в том числе полное уклонение от них.

4.2. Злостное, регулярное нарушение установленных на предприятии правил внутреннего распорядка, режима труда и отдыха, дисциплины, а также нарушение любых видов безопасности и пр.регулирующих нормативных актов.

4.3. Несоблюдение изданных руководством организации или непосредственным руководителем распоряжений и приказов.

4.4. Причинение (умышленное или неумышленное) материального ущерба компании.

4.5. Разглашение конфиденциальных сведений об организации.

4.6. Все вышеописанные пункты строго соответствуют рамкам действующего законодательства РФ.

V. Условия работы

5.1. Бухгалтер обязан подчиняться правилам внутреннего распорядка компании, подробно регламентирующим условия его работы.

5.2. При необходимости бухгалтер может быть отправлен в служебные поездки.

СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора по экономическим вопросам
ООО «Поставки оптом»
Стерхов /Стерхов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С инструкцией ознакомлен:
Симонов Андрей Александрович
Бухгалтер ООО «Поставки оптом»
Паспорт 2435 № 453627
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Симонов
«17» августа 2014 г.

В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.

Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.

Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.

Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера

Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса. Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.

Пример 1

Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет.

В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.

Пример 2

Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России. Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен. Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.

Пример 3

Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена. В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера штатное расписание – часто простая формальность.

Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название». «Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.

Бухгалтер формально относится к кадровому учету

Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».

К чему может привести нарушение трудового законодательства?

В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб. Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев. Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

Велика вероятность и репутационных рисков. Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей. А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.

В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени

А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет». И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя». Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».

Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт

Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе. Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).

Таким образом, если вы хотите:

• чтобы отношения с сотрудниками вашей компании оформлялись в полном соответствии с российским трудовым законодательством;

• сотрудники понимали, что не смогут манипулировать вами из-за пробелов и недочетов в кадровой работе;

• чувствовать себя защищенными в случае, если трудовой спор с работниками все же дойдет до суда;

• избежать наказания за нарушение трудового законодательства и неправильное ведение кадрового учета в случае трудовой проверки,

тогда имеет смысл передать ведение кадрового делопроизводства в надежную аутсорсинговую компанию.

В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.

Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.

Связаться с экспертом

Да, можно. Статья 282 ТК РФ говорит о том, что совместительство – это выполнение сотрудником другой оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. При этом с ним обязательно подписывается трудовой договор, в котором указывается, что работа является совместительством.
Обратите внимание: никаких ограничений или особых требований для работы по совместительству для главных бухгалтеров Трудовой кодекс РФ не устанавливает. Единственное требование – совместительство не должно длиться более 4 часов в день и 16 часов в неделю (ст. 284 ТК РФ) . Поэтому, если вы после основной работы располагаете временем, чтобы выполнять обязанности главного бухгалтера и на другом месте, можете так работать.
Существуют определенные ограничения по совместительству. Например, запрещено работать сразу в нескольких организациях, если условия труда и там, и там опасные или вредные. Поэтому в соответствии со статьей 283 ТК РФ при приеме на тяжелую работу от совместителя требуется предъявление справки о характере и условиях труда по основному месту службы. Также запрещено совмещение должностей, связанных с вождением транспортных средств или управлением их движением (ст. 329 ТК РФ) . Статьей 11.1 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» (Федеральный закон от 2 декабря 1990 г. № 395-I) Установлены ограничения на работу по совместительству для руководителей кредитных организаций. Запрещено иметь две и более должности государственным служащим (регламент не распространяется на работников научной, преподавательской, творческой и медицинской деятельности) .

Но помимо совместительства трудовое законодательство предусматривает и совмещение должностей в данной ситуации наверное оно и будет наилучшим. Поскольку наряду с основными обязанностями, сотруднику может быть поручено выполнение в течение рабочего дня дополнительной работы. Например, это может быть:
— совмещение профессий (должностей) .
— расширение зоны обслуживания или увеличения объема работ по той же профессии (должности) . Более опытный работник может в свое основное рабочее время выполнить больше работ.
В таких случаях, работник совмещает выполнение обязанностей по двум должностям в рамках основного рабочего времени и должен получать за это соответствующую доплату. Срок, в течение которого сотрудник будет выполнять возложенные на него обязанности, их содержание и объем устанавливает работодатель с письменного согласия работника (ст. 60.2 ТК РФ) .
Но надо понимать, что не все должности можно совместить и исходить из того какой у вас именно начальник отдела и имеется ли логика и возможность оформить на него (начальника отдела) возложение обязанностей главного бухгалтера

В небольших организациях бухгалтер часто и кадровик. Из-за двойной нагрузки, даже самый старательный бухгалтер ведет кадровый учет поверхностно, невольно ошибаясь. Если это Ваш случай – в программе БухСофт 2020 реализована защита от кадровых ошибок. В статье мы рассмотрели самые распространённые ошибки, которые нередко приводят к проверкам ГИТ. И на примере программы БухСофт показали, как бухгалтер может их не допустить.

Ошибка №1. Неправильный прием сотрудника на работу.

Программа БухСофт последовательно напоминает бухгалтеру, что необходимо сделать на каждом этапе оформления сотрудника. Например, в самом начале БухСофт напомнит, что надо распечатать и подписать у сотрудника согласие на обработку персональных данных, заключить трудовой договор, подготовить приказ и сделать запись в трудовой книжке:

Важно!

С 24 сентября ужесточили правила по работе с персональными данными сотрудников. Теперь нужно получить согласие на обработку телефонов и e-mail адресов сотрудников. В программе БухСофт 2020 все локальные документы подготовлены с учетом последних правок.

Если в штат нанимается иностранный сотрудник – не забудьте уведомить об этом МВД. В сентябре поменялись формы уведомления – программа БухСофт единственная, в которой можно скачать формы уведомления.

Ошибка №2. Не все необходимые документы есть в кадровом документообороте

Любая проверка начинается с запроса локальных нормативных актов. Чаще всего инспекторам интересны Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по охране труда, Положение о работе с персональными данными, Положение об оплате труда. Инспектору будет интересно, ознакомлены ли сотрудники с этими документами, поэтому важно вести Журнал ознакомления с ЛНА.

Важно!

В Минтруд назвал опасные даты выплаты зарплаты – разработчики программы «БухСофт 2020» сразу внесли преднастроенные даты, которые подходят под требования инспекторов.

Разработчики программы БухСофт включили безопасные шаблоны этих документов в программу. Все формулировки регулярно обновляются и согласовываются с представителями проверяющих ведомств. Все печатные формы сгруппированы в единый список, их не придется долго искать, когда они понадобятся.

Ошибка № 3. Внесение изменений в штатку

Часто бухгалтер оформляет прием нового сотрудника не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные ставки. Если нет, то нужно обязательно оформить новое штатное расписание или доработать прежнее.

Выпускать новую редакцию штатного расписания более безопасно, чем раздувать штатное расписание. При наличии большого количества вакансий организация обязана сообщать об этом в службу занятости, что скорее всего не успеет сделать бухгалтер-кадровик.

В БухСофт всегда можно подготовить штатное расписание по фактически занятым должностям. Это удобно, если организация небольшая. В дату оформления нового сотрудника просто начинает действовать новая редакция штатного расписания.

Ошибка № 4. Не взяли с работника заявления на вычеты и другие документы

У работника нужно взять ряд заявлений. Например, заявления на вычеты, если у него есть дети, заявление о получении расчетного листка в электронном виде и другие. Кроме того, новый сотрудник должен расписаться в Личной карточке работника в день оформления.

Важно! Если сотрудники отказываются получать расчетные листки на электронную почту и требуют их выдачи на бумаге, бухгалтер может переложить выдачу листков на непосредственных руководителей таких сотрудников. В программе БухСофт реализована рассылка расчетных листков руководителям. На электронную почту листки приходят отдельными файлами. Также руководитель получает на почту Журнал учета выдачи расчетных листков, в котором должен расписаться сотрудник.

В БухСофт для каждого работника подготовлены отдельные кадровые документы. Они хранятся в его личном деле и их легко найти и при необходимости распечатать. Все документы заполняются автоматически. Шаблоны разработаны под последние требования чиновников.

Ошибка №5. Неправильное заполнение трудовой книжки

В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку. При этом предстоит заполнить книжку строго в необходимых формулировках. Частая ошибка — сокращение «ст.» вместо «статьи» ТК РФ вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации». И это не просто формальность — если написать «ТК РФ», работник лишиться пенсии. И вам же придется потом все переделывать.

С программой БухСофт даже неопытный в кадровом деле бухгалтер без труда заполнит правильно трудовую книжку. Под любой случай увольнения – программа автоматически предложит правильную формулировку.