Задача автоматизации учета затрат на производство, издержек обращения реализуется в рамках комплексной автоматизации бухгалтерского учета и, как правило, предусматривает наличие системы взаимосвязанных АРМ по всем основным участкам учетных работ.

Комплекс задач распределения и учета затрат и издержек обращения в системе «Главный бухгалтер» полностью реализован и предусматривает накопление затрат по элементам затрат и видам деятельности, распределение общепроизводственных и общехозяйственных расходов между объектами калькулирования пропорционально различным базам, определение фактической себестоимости продукции, работ, услуг, списание отклонений от плановой себестоимости, списание издержек обращения. Методология, заложенная в конфигураццию, ориентирована на составление внешней бухгалтерской отчетности.

Учет по счету «Основное производство» строится по 3 видам объектов аналитического учета: элементы затрат, виды деятельности, виды затрат. Аналитика «Элементы затрат» предусмотрена на счетах 20, 23, 25, 26, что обеспечивает корректное закрытие счетов по одинаковым элементам. Значения справочника «Элементы затрат» и «Виды затрат» устанавливается при внедрении системы, и пользователи не могут их изменить, однако допустимо вводить новые элементы.

Справочник «Виды деятельности» имеет четырехуровневую структуру. Наименование и количество элементов субконто «Виды деятельности» определяются пользователем самостоятельно исходя из учетной политики организации. Для каждого вида деятельности необходимо указать характер деятельности: производство продукции; выполнение работ, оказание услуг; производство сырья и материалов для собственных нужд, а также вариант реализации.

В зависимости от выбранного характера деятельности система предусматривает списание затрат на 43, 90 либо 10 счет. При наличии нескольких видов деятельности типа «Производство продукции» можно построить соответствие между 20 и 43 счетом различной степени детализации. Если каждому виду номенклатуры поставить в соответствие один вид деятельности, то фактические затраты будут собираться по каждому виду номенклатуры. Если по одному виду деятельности выпускается несколько видов продукции, то собранные фактические затраты распределяются по наименованиям номенклатуры пропорционально фактическому выпуску продукции по плановой себестоимости.

Накопление затрат по видам деятельности производится на 20 счете с использованием разнообразных документов, технология работы с которыми рассматривалась ранее. По элементам затрат «Оплата труда», «Отчисления в ФСЗН» начисления производились с использованием расчетного документа «Начисление заработной платы», по элементу «Амортизация ОС» с использованием документа «Начисление амортизации ОС»; по элементу «Материалы» затраты определяются на основании документов «Материальный отчет», «Ввод в эксплуатацию спецодежды и спецоснастки», «Списание по нормам» и т.п. Все перечисленные документы выполняют формирование прямых затрат.

Все расчетные документы по распределению затрат на производство и накладных издержек, определению фактической себестоимости располагаются в разделе «Распределение затрат, закрытие месяца» и регистрируются в одноименном журнале.

Документ «Незавершенное производство» используется в случае необходимости формирования остатка затрат на 20 счете на начало следующего месяца. Документ не формирует проводок, но его данные используются документами «Закрытие себестоимости услуг», «Закрытие производства». В одном периоде допускается использование не более одного документа.

Распределение затрат, отнесенных на 23, 25, 26 счета и учет финансовых результатов ведется с использованием документов, которые формируются один раз в месяц.

Работа документов «Распределение общехозяйственных расходов» и «Распределение общепроизводственных расходов» определяется выбранным методом распределения затрат (издержек) : по зарплате, материалам, выручке и товарообороту, выпуску готовой продукции либо пропорционально приказу, где вводится процентное соотношение в качестве распределяемой базы. См. рис. Документы формируют распределение 25 и 26 счетов в соответствии с заданной в параметрах учетной политикой по аналитике 20 счета.

Документ «Закрытие производства» производит расчет отклонений от плановой себестоимости.

В качестве регистров аналитического и синтетического учета можно за отчетный месяц либо год сформировать такие выходные формы, как

• Ведомости по счетам 20, 23, 25, 26.

• Главная книга по счету 20.

• Журнал-ордер по субконто. Журнал-ордер по 20 счету с установленным параметром «С начала года», развернутым аналитическим учетом по субконто «Элемены затрат», отобранным по субконто «Виды деятельности» является регистром аналитического учета и поставляет необходимую информацию для составления производственных отчетов по растениеводству, животноводству, промышленным производствам.

• Журнал-ордер по счетам 23, 25, 26 с развернутым субконто «Элементы затрат» и отобранным по субконто «Подразделения» формирует необходимую информацию для заполнения производственных отчетов по вспомогательным производствам, по общепроизводственным и общехозяйственным расходам.

• Анализ субконто «Виды затрат”, «Виды деятельности” являются регистрами аналитического учета.

В этой статье разберемся с тем, как правильно делать реклассификацию расходов, а также отражать расходы будущих периодов.

Реклассификация расходов

Нередко в момент регистрации расходов еще нет информации о том, куда именно их нужно отнести (по какой аналитике отразить). В таком случае отражение происходит по фиктивной аналитике, а впоследствии при получении всех необходимых данных производится реклассификация расходов — корректировка аналитика отражения.

Пример

Сотрудники организации пользуются услугами службы такси. Каждый месяц поставщик выставляет акт выполненных работ, по которому надо отразить расходы. В этот момент пользователь еще не знает, кто именно из сотрудников (и в каком объеме) пользовался услугами такси, поэтому все подобные расходы относят на генерального директора. Затем после поступления отчета от сотрудников по использованным поездкам оформляется реклассификация.

Для начала создадим статью расходов.

Расходы по статье отнесем на финансовый результат текущего месяца, целиком на конкретное направление деятельности.

В качестве типа аналитики выберем Физическое лицо.

На второй вкладке для порядка настроим фильтрацию использования данной статьи — только в документах по отражению услуг сторонних организаций.

Для отражения расхода воспользуемся документом приобретение услуг и прочих активов.

На первой вкладке выбираем организацию, поставщика и договор. На второй заполняем сведения о расходах:

• текстовое содержание приходуемой услуги,
• цену,
• ставку НДС
• подразделение-получатель (дополнительная аналитика для отчетов по расходам).

Выбираем созданную статью и в качестве аналитики используем генерального директора предприятия.

Убедимся, что расходы отражены корректно.

Для этого воспользуемся отчетом Доходы и расходы.

Открыв настройки отчета, добавим вывод аналитики статей расходов.

Дополнительно добавим группировку данных отчета по подразделениям.

Отчет принимает следующий вид:

Теперь сделаем реклассификацию, для этого воспользуемся документом Отражение прочих доходов и расходов.

В журнале документов создаем новый с нужным типом операции.

На первой вкладке указываем организацию, а также по необходимости основание и комментарий (текстовые поля).

На второй вкладке нам нужно указать:

• с какой аналитики списать расходы,
• на какую аналитику зачислить расходы,
• сумму переносимых расходов.

Можно заполнять таблицу вручную, но чуть удобнее заполнить ее подбором:

В появившемся окне выберем нужный расход и нажмем Перенести в документ.

Табличная часть заполнится по стороне Кор., оставшиеся поля заполним вручную. В качестве примера перенесем часть расходов на двух сотрудников (и на два разные подразделения).

Проводим документ и переформируем отчет по расходам.

Видим, что реклассификация успешно проведена.

Расходы будущих периодов (РБП)

Расходами будущих периодов будем называть расходы, которые отражаются в учете единоразово, но распределяться могут многократно (равными долями или произвольными суммами).

Пример

Предприятие арендует два склада, оплата происходит сразу за 6 месяцев (единовременно). Необходимо сумму расходов распределить равномерно на 6 месяцев.

Для отражения таких расходов понадобится создать две статьи расходов. Первая пригодится для распределения расходов в рамках конкретного месяца.

Создаем новую статью, расходы по ней будем относить на финансовый результат текущего месяца, вся сумма полностью на одно направление деятельности. В качестве типа аналитики будем использовать Склад.

Вторая статья расходов будет использоваться для отражения в учете всей суммы РБП, обратите внимание на вариант распределения — На расходы будущих периодов. Тут же обязательно надо выбрать статью, по которой будет происходить распределение расходов в рамках конкретного месяца (ее мы создали ранее).

Теперь по акту выполненных работ от поставщика регистрируем расходы будущих периодов (общей суммой) по двум складам. Используем уже знакомый документ Приобретение услуг и прочих активов.

В качестве аналитики расходов выбираем конкретные склады.

Проводим документ и закрываем. У нас образовались нераспределенные РБП, для их распределения существует одноименный документ.

В журнале документов на второй вкладке видим два нераспределенных расхода (т.к. два склада), выделяем строку списка и нажимаем Распределить расходы.

Новый документ заполняется автоматически, осталось настроить только:

• тип распределения — по месяцам,
• количество периодов — 6,
• начальную дату (конечная рассчитывается автоматом).

Доступны также варианты распределения по календарным дням и в особом порядке (ручная установка пропорций распределения).

На второй вкладке жмем Распределить расходы, в результате таблица заполняется данными о суммах расходов по каждому месяцу. В каждом периоде выбрана статья и аналитика для распределения расходов.

Расходы в отчетах отражаются корректно (т.к. в октябре выбран конец месяца, то сумма расходов тут минимальная).

Начиная со следующего месяца, расходы по аренде уже списываются равными долями.

Рассмотрим реализацию в такой линейке программных продуктов, как ERP система 1С распределение тех затрат, имеющихся у организаций, определяемые расходами будущих периодов. Такие затраты уже произведены, но еще не были включены в себестоимостную оценку произведенной продукции. Включение этих затрат планируется. Они отражаются по статьям и аналитикам расходных операций — Организация, Направления деятельности, Склад, Номенклатура и пр.

ПБУ включают в себя два вида затрат, признаваемые расходами в будущих периодах, обозначающиеся аббревиатурой РБП 1С:

1. затраты, связанные со строительными работами;

2. лицензирование программных продуктов.

Иные необходимые затраты, относящиеся к РБП в 1С 8.3, должны быть определены бухгалтером и зафиксированы в учетной политике.

РБП бухгалтер отражает в 1С счет 97.

По дебету этого счета регистрируются затраты (лицензии к программам). По кредиту – идут списания расходов в определенный период времени (пусть это будет срок актуальности лицензий).

В НУ РБП отражается в учете, когда расходы имеют место.

На момент закрытия периода в систему надо ввести хозяйственные операции, фиксирующие РБП.
Затраты в ЕРП по РБП вводятся в систему регистратором расходов по РБП — документом «Распределение расходов будущих периодов». Важно всю информацию ввести в систему до регламентных операций закрытия месяца.

Документы распределения предлагают два варианта указания периода распределения:

· Произвольный — указываются даты периода распределения РБП;

· Количество месяцев — указывается дата начала отражения РБП в учете и количество месяцев, когда будут списываться расходы.

На странице «Распределение по месяцам» суммы расходов разбиваются по месяцам, согласно настройкам на закладке «Основное». При выборе одной из команд группы «Заполнить», будут заполнены статьи расходов и аналитика для выделенных строк. Для выделенных строк с помощью той же группы команд можно указать и подразделение, по которому будут формироваться расходы.

Распределения сумм РБП выполняются «Регламентной операцией по закрытию месяца». В ней в зависимости от настроек, сделанных в документах распределения, предусмотрены и ручные операции по закрытию, а также доступны варианты корректировки в РБП сумм. Распределение сумм (с НДС или без) вводится в валютах как управленческого, так и регламентированного учета.

Итак, в формировании распределения сумм РБП участвуют такие объекты информационной базы как:

· Справочник «Статьи расходов»;

· Документ «Распределение расходов будущих периодов»;

· Регламентированные операции по закрытию месяца.

Важно правильно настроить каждый из этих объектов в 1С 8 ERP. От этого зависит корректность формирования расходов в системе и, следовательно, формирование отчетности в контролирующие органы.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Светлана Шереметьева.