Архивирование бухгалтерских документов

Содержание

Документы организации: собираем и храним

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ

СРОК ХРАНЕНИЯ

Регистрационные документы

постоянно

Лицензии и сертификаты соответствия

постоянно

Бухгалтерская годовая отчетность

постоянно

Бухгалтерская квартальная отчетность

5 лет

Бухгалтерская месячная отчетность

1 год

Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета

5 лет

Первичные учётные документы, книги и журналы учета

5 лет

Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов

4 года

Налоговые декларации

5 лет

КУДиР для УСН

постоянно

Годовые расчетные ведомости в ФСС

постоянно

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

5 лет

Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)

5 лет

Документы, связанные с ККТ

5 лет

Документы по охране труда

5 лет

Трудовые договоры

75 лет

Личные дела руководителей организации

постоянно

Личные дела работников

75 лет

Личные карточки работников

75 лет

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)

3 года

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)

до востребования, а невостребованные – 75 лет

Книги, журналы, карточки кадрового учета

75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля

Какую задачу ставят руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы? Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» На первых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить по определенному плану, корректируя его по мере необходимости.

Вот некоторые возможные пункты такого плана.

■ Оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения.

■ Установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.

■ Организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.

■ Провести инвентаризацию всех документов организации.

■ Составить номенклатуру дел.

■ Ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.

■ Разыскать недостающие дела и документы.

■ Решить вопрос с организацией переплета дел.

■ Организовать учет всех выполняемых архивом работ.

В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов.

Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива.

Рассмотрим пункты плана работ более детально.

Оценка организации архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения

Если в организации уже есть комната с гордым названием «архив», обязательно тщательно осмотрите ее, особенно если она находится в подвале здания. При этом обращайте особое внимание на следующие моменты:

● есть ли мокрые документы или сырость на стенах;

● не сложены ли документы поблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;

● есть ли рассыпанные из ящиков, покрытые пылью документы;

● какая в хранилище дверь как она запирается;

● есть ли пожарная сигнализация и средства пожаротушения;

● что находится в соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны с пропаном и т.п.);

● не находится ли рядом с дверью хранилища помещение для курения.

При посещении рабочих комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки, хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов? Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках, стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?

Все эти моменты потребуют самых оперативных действий.

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов осуществляется только по актам.

2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.

3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

4. При приеме дел проводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документы разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в соответствии с нормативами и правилами работы).

На первом этапе работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации. Главные задачи таких посещений:

■ Ближе познакомиться с сотрудниками организации.

■ Уточнить, какие документы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.

■ Разъяснить установленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можно утром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, но внутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала полок вынуждены будут действовать по вашим правилам.

■ Прочитать мини-лекцию о номенклатуре дел. Большинство сотрудников о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого понятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство. Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает. Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должна быть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты.

Прием на хранение не нужных для оперативной работы документов

Принимать нужно все, что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их актами приема.

Не бойтесь, если в актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование. Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к. главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Налаженный прием документов на хранение покажет всем имеющим дело с документами сотрудникам организации, что появилась реально работающая служба, способная очистить их столы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».

Если принятые документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом, сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельные личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то, что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной работы лучше возложить на архивную службу.

При приеме на хранение бухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями за прошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программное обеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из годов. По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов сшивов и установить, чего не хватает.

Если часть документов уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.

Проведение инвентаризации всех документов организации и составление номенклатуры дел

Инвентаризация документов – очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел. Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать, что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Инвентаризация документов должна выявить следующие важные моменты:

● у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);

● сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);

● способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);

● сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;

● относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;

● имеет ли документ историческую ценность для организации;

● относится ли документ к категории важнейших;

● сколько времени документ должен храниться;

● есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

Не переживайте, если с первой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у вас появится возможность значительно расширить его. Этот список позволит более точно определить состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельные виды документов из дела и где они теперь обитают. Результаты этой работы в дальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.

Особое внимание стоит обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть внести их в номенклатуру дел.

Ограничение доступа к хранилищу документов организации

С самого первого дня установите правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгая регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся, а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в хранилище.

Никто из сотрудников не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи дел.

Ограничение доступа в хранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективное средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.

Ограничением доступа к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы безопасности.

Розыск недостающих дел и документов

В процессе передачи документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает. Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год 250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только 240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов в архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинстве организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

В моей практике были случаи, когда полный комплект бухгалтерских сшивов банка за «доархивные» годы удалось собрать воедино в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами – мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов и уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивов нашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителя главного бухгалтера, в нижнем ящике.

Все сказанное относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов. А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой работа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание

Очень важно установить хорошие деловые отношения с сотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников от работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача – уговорить их это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают и маленькие «военные хитрости». Иной раз я говорила сотрудникам: «Заместитель председателя правления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов в архив, и все ли подразделения все сдали». (И здесь не было никакого обмана. Я действительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы в архиве, хотя и в несколько иной плоскости.)

Решение вопроса с организацией переплета дел

Хотя большинство документов архива организации (до 90 %) составляют документы временного срока хранения и, согласно правилам классического делопроизводства, переплет таких документов не обязателен, я настоятельно рекомендую тщательно взвесить все «за» и «против». В настоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажных документов:

1. Комплектование и хранение документов в папках типа «Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения различного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Минусов, однако, значительно больше:

■ Если кто-нибудь хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и неудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы и разложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.

■ Объем папок обычно значительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки с документами составляет 3 кг. При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку, снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е. поднять придется 12 кг – в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.

■ При архивном хранении в хранилище папки займут значительно больше места.

■ При архивном хранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки. Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

■ В папках «Корона» постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов, которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.

■ При выдаче дела во временное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить их на место.

2. Комплектование и хранение документов в переплетенных делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на четыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела, и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же, как мне кажется, больше:

■ Даже при самом головокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания» документов по всему хранилищу очень мала.

■ Вес дела объемом 250 листов – 1,25 кг.

■ При архивном хранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.

■ При выдаче дел во временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически сводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно труднее.

Конечно, выбор за вами и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка). Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Кроме того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленное выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала вполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.

Однако необходимо помнить еще об одной важной вещи: вы должны уметь не только грамотно и квалифицированно наладить работу с архивными документами организации, но и «продать» результаты своей работы руководству организации и ее коллективу, что будет самой сложной задачей. Для этого необходимо с первого дня позаботиться о сборе и сохранении «вещественных доказательств».

Прежде всего, если вам в наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательно задокументируйте этот факт. Хороший способ – сфотографировать все это безобразие. Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивными документами, фотографируйте результаты своей работы. Сравнить две фотографии – «до» и «после» – и увидеть разницу сможет даже самый критически настроенный руководитель.

С первого дня тщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение, сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Вы в любой момент должны быть готовыми отчитаться о своей работе, и такие слова, как «много», «очень много» вам мало помогут. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты.

Даже в небольшой организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов. Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

Как организовать архив в организации с нуля: пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.
Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

  • издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;
  • разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;
  • определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;
  • раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.

Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:

  • Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.
  • Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;
  • Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.
  • Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения
  • Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.
  • Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.
  • Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.
  • Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.
  • Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.
  • Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения

Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.
В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Порядок архивирования документов в организации

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Оформляется при этом множество документов, большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Состав материалов

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

  • учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
  • распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
  • документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
  • бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
  • специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы: документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Подготовка к передаче и требования к хранению

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

  • индекс дела, который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
  • заголовок дела, вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
  • поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
  • последняя графа содержит примечания, касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами. Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет, такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004, отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб, однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб.

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Обратиться в архив за получением определенной документации может любой сотрудник организации, а также стороннее предприятие. Для этого необходимо оформить заявку, а факт передачи документов во временное пользование отразить в специальном журнале. По внешнему запросу дела выдаются на срок не более 3 месяцев, при этом оформляется акт в двух экземплярах.

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями, но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов:

  1. В начале года архивному подразделению следует составить и согласовать с руководством отделов и руководителем организации специальный график, в котором указываются сроки передачи дел на хранение. Желательно указывать не конкретные даты, а периоды, чтобы подразделения в любом случае успели предоставить всю документацию.
  2. В соответствующий период дела, подготовленные согласно сводной номенклатуре, сдаются на хранение ответственным сотрудником от каждого отдела вместе с описью передаваемых единиц хранения.
  3. Работником архива проверяется корректность оформленных дел, их перечень сверяется с информацией в описи; при отсутствии замечаний дело сшивается.
  4. В случае необходимости копирования или сканирования передаваемых документов принимающий сотрудник проводит все необходимые манипуляции и самостоятельно завершает оформление дела.
  5. Процедура передачи дел завершается подписанием описи обеими сторонами.

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет. Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды.

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий:

  • помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
  • вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
  • отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
  • не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.

Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт, отражающий результаты ее проведения.

Особенности использования документов и организация работы

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.

Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Порядок контроля

Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.

Так, согласно закону №125-ФЗ, контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.

Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс, требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.

Источник: «Делис Архив»

Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей?

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

По подсчетам специалистов, большую часть документов компании составляют бухгалтерские документы – на них приходится до 80 процентов всего документооборота. И именно они являются самой опасной зоной риска для руководства и других ответственных лиц, когда на пороге появляются представители контролирующих органов. Для того чтобы визиты таких гостей обходились без лишней паники, следует навести порядок в архиве и подкрепить свою уверенность знанием основных законов, касающихся вопросов хранения бухгалтерских документов.ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Общий порядок хранения документов (включая бухгалтерские) установлен архивным законодательством. В частности, речь идет о трех основных нормативных актах: Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Росархива от 06.02.2002 г. и Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

С 1 января 2013 года в силу вступил новый закон «О бухгалтерском учете», в котором установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29). Аналогичное требование содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (п. 98).

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Согласно Налоговому кодексу РФ, данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подлежат хранению в архиве не менее четырех лет. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей в том случае, если иное не предусмотрено законодательством.

Кроме того, до сих пор действует документ, принятый приказом Минфина СССР в 1983 году, – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, согласно которому сроки хранения документов должны определяться в соответствии с перечнем типовых документов (п. 6.5).

В настоящий момент в архивной практике в основном используется указанный выше Перечень типовых управленческих архивных документов 2010 года. Он представляет собой упорядоченный список документов со сроками их хранения. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность» содержит два подраздела: 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов в режиме онлайн существует специализированный бесплатный сервис «Архивист Онлайн». С его помощью даже новичок может определить сроки хранения бухгалтерских документов по трем перечням. Это в значительной мере ускоряет процесс поиска нужной статьи перечня, но не отменяет необходимость общего ознакомления с правилами пользования документа.

Особо следует отметить, что сохранять нужно не только бумажные, но и электронные документы, поскольку, согласно закону «Об архивном деле», к архивным документам относятся любые документы безотносительно к носителю информации (ст. 5). Более того, на протяжении не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.

Напоследок отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г.

Где лучше хранить бухгалтерские документы

Первый способ сохранить документы – организовать собственный архив. Такое право закреплено за организациями в законе «Об архивном деле». При этом нужно помнить, что он предъявляет строгие требования к созданию архивохранилища, выполнить которые под силу не каждой фирме.

Обязательным условием для организации архива является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и безопасности. Для избежания преждевременного выцветания документов в хранилище должны быть установлены специальные полки или стеллажи, а окна иметь шторы или жалюзи. С целью предотвратить попытки несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери.

Если руководство компании приняло решении о создании собственного архива, необходимо позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве. Она позволяет осуществлять быстрый поиск необходимых документов. Важно помнить, что, как правило, выдача бухгалтерских документов из архива компании сотрудникам других структурных подразделений допускается только с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов – альтернативный способ хранения документов, который заключается в привлечении ресурсов профессиональной архивной компании. Поскольку документы хранятся в территориально распределенном архиве (за пределами офиса) третьей стороны, то это увеличивает шансы на их сохранность в случае форс-мажорных обстоятельств или незаконного проникновения на территорию офиса.

Обычно архивные компании предоставляют в пользование полностью оборудованный архив с соблюдением правил безопасности и порядка работы с архивными документами. Для сотрудников компании (офис-менеджеров, секретарей, бухгалтеров, архивистов и др.) это означает существенное снижение рабочей нагрузки, а для фирмы – снижение затрат на создание и содержание собственного архива.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми возможностями компании, количеством архивных документов и динамикой их прироста. В некоторых случаях решающим фактором становятся требования службы безопасности, которым зачастую могут соответствовать только архивы профессиональных компаний.

Процедура уничтожения: избавляемся от ненужных документов

Как правило, бухгалтерский документ считается ненужным, если сроки его хранения истекли. Правда, в исключительных случаях (например, во время судебных разбирательств) в интересах компании сохранять некоторые бухгалтерские документы свыше установленных законом сроков. За консультацией о том, какие документы подлежат выделению к уничтожению, а какие следует придержать на архивных полках, лучше обратиться к специалистам архивных компаний, которые каждый день сталкиваются с практикой уничтожения бухгалтерских документов.

Общая процедура уничтожения документов (не только бухгалтерских) состоит в предварительном проведении экспертизы ценности документов, составлении акта о выделении дел на уничтожение и физическом уничтожении отслужившей макулатуры.

Итак, первым шагом является создание экспертной комиссии (ЭК), члены которой занимаются отбором и подготовкой документов для их передачи в архив, а также выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Согласно Примерному положению о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденному Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2, в состав комиссии входят наиболее квалифицированные сотрудники из разных структурных подразделений.

В том случае если организация является источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, то уничтожение документов должно осуществляться только после согласования с соответствующими архивными органами.

Другой важный момент: бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения могут быть выделены к уничтожению после того, как были составлены годовые разделы описей дел постоянного хранения. Если документ постоянного срока хранения отсутствует, а его данные могут быть восстановлены с помощью документов временного срока хранения, то последние уничтожению не подлежат.

Большинство документов уничтожается с составлением соответствующего акта, унифицированной формы которого не предусмотрено (однако в нем должны присутствовать обязательные реквизиты). Кроме акта на уничтожение дел, составляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором указаны дата передачи, общее количество документов и вес принятых дел. Без такой накладной акт на уничтожение дел будет признан недействительным.

Проведение процедуры уничтожения бухгалтерских документов – от этапа проведения экспертизы ценности до физического уничтожения (утилизации) – возможно путем привлечения сотрудников профессиональных архивных компаний. Как правило, услуга по выделению дел на уничтожение включает в себя все необходимые мероприятия, реализуемые с учетом архивного законодательства и реальной практикой организации. Если архив находится в запущенном состоянии, то предварительно рекомендуется выполнение комплекса процедур по архивной обработке. Это способно не только сократить риски некорректного отбора документов и ошибочного их уничтожения, но и стать хорошим заделом на будущее в деле самостоятельного (и правильного!) ведения архива бухгалтерских документов.

Штрафы за неправильное хранение и непредставление бухгалтерских документов

На первые взгляд, наказание за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, предусмотренное Кодексом административных правонарушений в размере от 100 до 300 руб. для граждан и от 300 до 500 руб. для должностных лиц (ст. 13.20), выглядит смешным. Но перемножьте эти цифры на количество, например, потерянных документов, и вы получите итоговый размер штрафа с уже не столь безобидными несколькими нулями.

При неисполнении обязанности, порядка или сроков хранения документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ юридическое лицо может поплатиться штрафом до 300 000 руб., а должностные лица – до 5000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ).

Судебная практика доказывает, что понести незапланированные денежные расходы организация может как за нарушение правил хранения, так и за несвоевременное представление документов по запросу контролирующих органов. В последние годы законодательные требования в этой сфере заметно ужесточились. Так, с 2010 года действуют новые поправки в НК РФ, согласно которым штраф за непредставление документов для организаций и индивидуальных предпринимателей увеличился с 50 до 200 руб. за каждый документ (ст. 126). За несообщение сведений налоговому органу грозят выплаты до 5000 руб., а при неоднократном нарушении в течение года – до 20 000 руб. (ст. 129.1).

В отдельных случаях за непредставление документов против нарушителя может быть возбуждено уголовное дело. Например, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан налагается штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет (ст. 140 УК РФ).

Согласно новой редакции статьи 19.4.1. КоАП РФ «Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора)», при воспрепятствовании проведению проверок или уклонение от таких проверок на граждан налагается штраф от 500 до 1000 руб., на должностных лиц – от 2000 до 4000 руб., на юридических – от 5000 до 10 000 руб. Действия или бездействия, повлекшие невозможность проведения или завершения проверки, предполагают выплату штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб. для должностных лиц, от 20 000 до 50 000 руб. – для юридических лиц.

С особым вниманием следует отнестись к хранению бухгалтерских документов, связанных с деятельностью отдела маркетинга и рекламы. При нарушении сроков хранения договоров на производство, размещение или распространение рекламы установлены штрафы для граждан в размере от 1000 до 2000 руб., должностных лиц – от 2000 до 10 000 руб., юридических лиц – от 20 000 до 200 000 руб. (ст. 19.31 КоАП РФ).

К сожалению, для многих компаний именно запущенный архив становится горящей путевкой к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов. Что можно предпринять для того, чтобы минимизировать возможные денежные потери? Во-первых, при проведении комплексной архивной обработке и соблюдении процедуры выделения дел на уничтожение риски получить штраф снижаются многократно. Во-вторых, в тех организациях, где была внедрена система электронного архива, потеря документов или их порча являются маловероятным развитием событий. Электронный архив документов, который представляет собой систематизированные цифровые копии бумажных документов, служит гарантией того, что в нужный момент нужный документ всегда окажется под рукой. В-третьих, с целью выиграть время, когда на пороге уже стоит любимый инспектор, руководство некоторых компаний передает до кументы в территориально распределенный архив (внеофисное хранение), который может располагаться даже в другом городе.

Понятие и цель архивирования документов организации

Руководитель каждой компании должен следить за тем, чтобы его работники своевременно и правильно составляли многочисленную документацию. Она должна храниться в компании определенный период времени, после чего отправляется в архив.

Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации. Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию.

Порядок архивации документов

Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия.

Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы.

Какие документы отправляются в архив

Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени. Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет.

Обязательному архивированию подлежат следующие документы:

  • учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;
  • распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;
  • документы, относящиеся к личным делам работников компании, причем они хранятся не меньше 75 лет;
  • бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
  • специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.

Как подготовить и сдать документы в архив? Смотрите видео:

Если заканчивается процедура делопроизводства в отношении определенных бумаг, то они отправляются в архив.

Как подготовить бумаги

Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.

Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:

  • индекс конкретного дела;
  • заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;
  • количество документов, подлежащих хранению;
  • примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.

Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете .

Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.

Бухгалтерская отчетность хранится бессрочно, как и учредительные документы, поэтому даже после закрытия компании эта документация отправляется на хранение в архив муниципалитета.

Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет. Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет.

Ответственность за отсутствия архива

Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125. Некоторые пункты являются обязательными для всех компаний, обладающих постоянным документооборотом.

Если нарушаются правила ведения архива, то уплачивается штраф в размере 500 руб. Если же вовсе отсутствует архив, а также компания не сохраняет важные документы, то штраф увеличивается до 300 тыс. руб.

Кто может получить доступ

Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним. Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании.

Любой работник фирмы может обратиться в архив для изучения какой-либо бумаги. Право на это имеется даже у сторонних организаций.

Для этого выполняются следующие действия:

  • формируется специальная заявка;
  • факт передачи документации для временного использования отражается в особом журнале;
  • выдается документация на срок не больше трех месяцев, а если нужна она для внутреннего применения, то выдается только на 30 дней.

Архивирование документов.

Лица, взявшие бумаги, не имеют право вносить в них какие-либо изменения.

Инструкция по архивированию документации

Процесс, на основании которого составляются и передаются на хранение дела, делится на этапы:

  • составляется график работниками архива, в котором указывается, в какие сроки должны передаваться дела на хранение;
  • данный график согласуется с руководством компании;
  • на основании имеющихся сроков, дела, подготовленные по установленной в компании номенклатуре, передаются ответственным лицам на хранение, для чего осуществляется опись документации;
  • сотрудники архива проверяют, правильно ли оформляются дела, после чего сверяются бумаги с описью;
  • если отсутствуют нарушения, то дела сшиваются;
  • при возникновении необходимости документы копируются или сканируются;
  • подписывается опись обоими участниками процесса.

Сдавать в архив требуется только бумаги, которые необходимо хранить не меньше 10 лет.

Особенности хранения

К особенностям использования архивации относится:

  • все бумаги систематизируются в зависимости от нюансов работы всей компании;
  • учитывается при этом номенклатура отделов компании;
  • номенклатура может изменяться, но при этом она должна согласовываться с руководством минимально раз в пять лет.

Если изменяются функции компании или структура предприятия, то обязательно разрабатывается новая номенклатура.

Правила ведения архива

Процедура выполняется только лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Они являются работниками архива. В их обязанности входит проверка передаваемых дел, их копирование или сканирование, а также выдача на основании специальных запросов.

Архивация кадровых документов.

Визируются все дела руководителем отдела или другим работником компании, назначенным в качестве ответственных лиц.

Как оборудуется архивохранилище

Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.

Во время его оснащения учитываются следующие правила:

  • помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
  • не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
  • не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
  • комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
  • обязательно оборудуется вентиляционная система;
  • в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Учитывается при этом санитарное состояние комнаты, ее оснащенность разным оборудованием и соответствие требованиям пожарной безопасности. На основании этой проверки составляется акт.

Распределение

Процедура заключается в тематическом распределении документации. Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте .

Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска.

Организация

Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании. С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом. Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности.

Архив в каждой организации формируется как специализированный отдел, но если хранится слишком мало документов, то процедура обработки и хранения может выполняться административным персоналом фирмы.

Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании. Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам.

Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.

Нюансы контроля

Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах.

Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео:

Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти. Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ.

Как оформляются электронные носители

Многие компании начинают полностью переходить на электронный документооборот, поэтому имеется возможность хранить копии документов на электронном носителе.

Если вовсе компания работает с иностранными компаниями, то пересылаются между контрагентами электронные документы, которые заверяются официальной цифровой подписью.

Поэтому такие данные сохраняются в компьютере без необходимости распечатывания и хранения в бумажной форме.

Каждая компания должна определенный период времени хранить разные документы, составляемые в процессе функционирования. Для этого организуется архив, а также назначается ответственное лицо, называемое архивариусом.

При этом важно разрабатывать специальные положения, на основании которых выполняется создание архива, учет и обработка данных, а также формирование номенклатуры дел.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *