Содержание
Когда составляется
Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.
При обнаружении пропажи документов в организации
Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.
Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:
- сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
- основание для образования комиссии;
- выясненные причины пропажи;
- выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
- подписи всех лиц, участвовавших в процессе.
Общество с ограниченной ответственностью «ПрофИнвест» Акт об утрате документов
По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее: 23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019. В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт. Председатель комиссии Петров Петров А.А. Члены комиссии: Иванова Иванова А.А. Сидорова Сидорова А.А. С актом ознакомлены: Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А. |
В почтовом отправлении
Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.
Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.
Акт о несоответствии вложения представленной описи
28 октября 2019 г. в 10 ч 20 мин в почтовом отделении связи № 123456, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1, мной, Петровой А.А., секретарем ООО «Стройальянс», было получено отправление № 123456789 от 25.10.2019 с описью вложения от ООО «Инвест». В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:
Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.). Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019. Акт составлен в трех экземплярах. Один экземпляр направлен отправителю ООО «Инвест», второй экземпляр передан специалисту почтового отделения Ивановой А.А. Секретарь Петрова Петрова А.А. Специалист почтового отделения Иванова Иванова А.А. |
В суде
Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.
В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.
Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.
Басманный районный суд города Москвы АКТ об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях (документов, поданных в электронном виде)
В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019. При поступлении почтового отправления установлено:
Настоящий акт составлен в 3 экземплярах. Подписи: Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А. Секретарь Иванова Иванова А.А. Секретарь Сидорова Сидорова А.А. «28» октября 2019 г. |
Обязательные реквизиты
При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:
- название предприятия и его реквизиты;
- место составления и дата;
- название;
- текст;
- ссылка на приложения (если есть);
- подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.
Ответственность
Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организации и ИП, оказывающие услуги населению, вправе не применять ККТ и продолжать использовать «старые» БСО только до 01.07.2019, а с этой даты должны начать выдавать клиентам чеки ККТ или БСО, сформированные с помощью подобной техники. Исключение — сфера общепита, предприятия которого (кроме ИП без работников) должны были перейти на автоматизированную выдачу БСО уже с 01.07.2018. В статье рассмотрен порядок применения БСО старого типа, который с 01.07.2019 утратит силу.
В каких случаях составляется акт об утере БСО
Основные виды операций, осуществляемых в рамках оборота бланков строгой отчетности в организации (до 01.07.2019), можно представить в следующем перечне:
1. Приемка бланков из типографии, оприходование их в книге учета.
2. Выдача бланков сотрудникам, которые осуществляют денежные расчеты с клиентами.
3. Выдача бланков клиентам при расчетах с ними.
4. Списание:
- если бланки, корешки и копии БСО испорчены — по истечении срока хранения в 5 лет;
- если при инвентаризации выявлено отсутствие БСО, сведения о котором имеются в книге учета, — в сроки, определяемые фирмой самостоятельно.
Таким образом, утеря БСО должна подтверждаться сведениями инвентаризации, которая может быть как плановой, так и внеплановой. Второй тип инвентаризации может быть инициирован, если материально ответственное лицо (МОЛ) сообщит работодателю об утере бланков строгой отчетности.
В случае утери БСО инвентаризация будет дополняться еще одной процедурой — заседанием комиссии по выяснению причин отсутствия документов. В ее рамках и составляется акт об утере — на основе имеющихся официальных сведений о недостаче бланков по факту проведения их инвентаризации.
Таким образом, акт об утере БСО — документ, который составляется:
- в целях документального отражения причин недостачи БСО (выявление таких причин требуется для корректного списания бланков в соответствии с положениями п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н);
- в дисциплинарных целях (на основании соответствующего акта работодатель получает право взыскать с работника расходы на изготовление утерянных бланков в соответствии с заключенным с ним соглашением о материальной ответственности).
Рассмотрим более подробно процедуру применения акта об утере БСО.
Каким образом применяется акт об утере БСО
Условимся, что:
- работник потерял вверенные ему бланки и сообщил об этом работодателю;
- инициирована внеплановая инвентаризация в целях списания утерянных бланков.
Прежде всего руководство фирмы должно учредить комиссию по инвентаризации. Специалисты, которых назначили в ее состав, формируют акт инвентаризации, в котором фиксируется недостача по БСО — соотносительно с данными книги учета.
Кроме того, должно быть осуществлено выяснение причин отсутствия недостающих документов. Материально ответственное лицо представляет работодателю докладную записку или отчет об утере документов. В них отражаются обстоятельства утери БСО. Далее на основании этих объяснительных документов оформляется акт об утрате БСО.
По итогам работы инвентаризационной комиссии, а также ее взаимодействия с материально ответственным лицом формируются:
- акт инвентаризации;
- акт о списании отсутствующих БСО.
На основании данных документов бухгалтерией осуществляется списание стоимости утерянных БСО. При этом бухгалтеру необходимо знать, кто виновен в утере бланков. Если это материально ответственное лицо, то недостача будет отнесена на его счет (подп. «б» п. 28 приказа № 34н). В случае если виновные сотрудники не установлены, недостача списывается на финансовые результаты.
Кроме того, указанные документы передаются руководству фирмы, которое на их основании издает приказ о взыскании с ответственного лица компенсации за утерянные БСО — в соответствии с соглашением о матответственности.
Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен акт об утере БСО.
Акт об утере БСО: структура документа
Форма данного акта не утверждена законодательно. В зависимости от его практического применения документ может включать:
1. Общие сведения о работодателе и составляемом документе:
- полное наименование организации, ее адрес, ИНН;
- сведения об утверждении документа руководителем организации;
- дата составления, номер документа;
- наименование документа – «Акт об утере бланков строгой отчетности».
2. Сведения о документах, на основании которых составляется акт:
- приказ о создании комиссии по выявлению причин утраты документов;
- докладная записка МОЛ;
- акт инвентаризации бланков.
3. Сведения о комиссии, которая осуществила выявление причин отсутствия бланков. Указываются Ф. И. О. и должность председателя, а также рядовых членов комиссии.
4. Сведения о конкретных действиях комиссии, а также об утерянных актах. Здесь могут присутствовать формулировки о том, что:
- от сотрудника, утерявшего БСО, получены объяснения в виде докладной записки (она, как и другие документы, на основании которых составляется акт, может быть приложением к соответствующему акту);
- комиссией была проведена сверка БСО по данным инвентаризации, а также изучена докладная записка сотрудника, который потерял БСО;
- выявлено отсутствие БСО — с указанием серий и номеров бланков;
- БСО были утеряны по определенным причинам — с указанием данных причин в соответствии с докладной запиской.
Акт подписывается всеми членами комиссии. Факт ознакомления с документом заверяет своей подписью и сотрудник, потерявший бланки строгой отчетности.
Загрузить образец акта об утере БСО вы можете на нашем сайте.
Итоги
Акт об утере БСО составляется:
- в целях осуществления корректного бухучета БСО (для выбора правильной учетной схемы списания утерянных бланков);
- в дисциплинарных целях (для взыскания с утерявшего бланки сотрудника стоимости БСО).
Данный акт оформляется комиссией, которая изучает обстоятельства утери БСО, на основании акта об инвентаризации, в котором официально отражена недостача утерянных БСО.
Узнать больше о практическом применении БСО вы можете в статьях:
- «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)»;
- «Какую часть БСО нужно отдавать клиенту?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Акт об отсутствии документов — это документ, составляемый при получении корреспонденции в целях фиксации отсутствия документа, его части, приложений или вложений.
Когда потребуются акты
Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.
В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле
В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.
При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде
В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.
Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.
Как задокументировать в организации
Докладная
Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:
- утраченных материалов;
- обстоятельств утраты или ее обнаружения.
Генеральному директору ООО «Весна»
Петрову П.П.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.09.2019 № 12
Об утрате документов
В результате подготовки документов для проверки, проводимой ИФНС № 9, было выявлено отсутствие следующих документов в отделе продаж:
- Договор № 34/18 от 12.05.2018, заключенный с ООО «Лето».
- Договор №58/18 от 29.07.2018, заключенный с ООО «Зима».
Просим создать рабочую комиссию для выяснения причин пропажи указанных документов.
Главный бухгалтер Иванова И.Н. Иванова
На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.
Комиссия
Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.
Документация
По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.
Если в почтовом отправлении отсутствуют документы
Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.
Таким образом, акт об отсутствии документов в почтовом отправлении — это бланк, составляемый в организации или госоргане при поступлении корреспонденции не в полном составе, указанном в сопроводительной записке.Скачать образец акта об отсутствии вложения в письме (в суде)
Скачать образец акта об отсутствии документов, составленного нотариусом
Скачать образец акта об отсутствии приложений к письму Минпромторга
Скачать образец докладной записки
При обращении за назначением пенсии обязанность представления документов, подтверждающих стаж и заработок, лежит на будущих пенсионерах. К таким документам относятся сведения о периодах работы, учебы, о зарплате и т.д. Нередко случается, что каких-то документов недостает, и тогда приходится их запрашивать в различных ведомствах.
Чтобы избавить граждан от излишней волокиты, защитить их пенсионные права и сделать процесс получения этой государственной услуги наиболее удобным, Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Костромской области оказывает обязательное содействие в истребовании необходимых или недостающих документов. Специалисты Пенсионного фонда РФ самостоятельно направляют запросы в адрес работодателей, архивных учреждений, компетентных органов иностранных государств. Поскольку на все это требуется время, то обращаться в Пенсионный фонд РФ будущим пенсионерам следует заблаговременно — за два года до предполагаемого выхода на заслуженный отдых.
Кроме того, сегодня Отделением ПФР по Костромской области ведется активная работа по наполнению и уточнению индивидуальных лицевых счетов граждан сведениями о трудовом стаже и нестраховых периодах. Это, в первую очередь, касается тех людей, у кого время трудовой деятельности приходится на период до 1 января 2002 года, а также, если в жизни были нестраховые периоды (служба в армии, уход за детьми до 1,5 лет, уход за инвалидами и престарелыми и проч.).
Достоверные и полные сведения на индивидуальном лицевом счете гражданина — это гарантия соблюдения его пенсионных прав в полном объеме и возможность назначения пенсии в будущем без представления каких-либо документов, просто по заявлению.
Напоминаем, что сегодня проконтролировать достоверность и полноту сведений, поступающих в ПФР от работодателя, каждый гражданин может в Личном кабинете на сайте ПФР.
«__»_______________________ 20___ г.
Акт составлен ______________________________________________ (указывается наименование организации-клиента).
Место составления акта _________________________________________________.
(выбрать нужное)
— Представитель ___________________________________________ (указывается наименование организации-экспедитора) для составления Акта не явился.
установила следующее:
1. «__» ___________ 20__ г. на основании Договора транспортной экспедиции N ____ от «__» _______ 20__ г., Поручения экспедитору N ____ от «__» _______ 20__ г. (выбрать нужное),
— экспедиторской расписки N ____ от «__» _______ 20__ г.
— складской расписки N ____ от «__» _______ 20__ г.
Клиент ____________________________________ (указывается наименование организации-клиента).
Грузоотправитель _______________________________ (указывается наименование организации-клиента или грузоотправителя, указанного клиентом).
Грузополучатель _______________________________ (указывается наименование организации-клиента или грузополучателя, указанного клиентом).
2. Сопроводительные документы (выбрать нужное):
2.1. Транспортная накладная N _____ от «___» ______________ 20__ г.
2.2. Товарно-транспортная накладная N _____ от «___» ______________ 20__ г.
2.3. Иные сопроводительные документы: ___________________________________.
3. Вид транспорта: ________________, транспортное средство: марка (тип) ________________, регистрационный номер _____________.
4. Описание Груза по сопроводительным документам:
4.1. Количество мест ______ (___________________) штук.
4.2. Вид упаковки ___________________.
4.3. Вес брутто ____________ (____________) кг, нетто ____________ (____________) кг.
4.4. Объем ____________.
4.5. Размер упаковки ________________________________________________________.
(выбрать нужное)
— 4.6. Объявленная ценность Груза согласно экспедиторским документам ________ (_________________________) руб.
4.7. Особые отметки и условия, указанные Клиентом при передаче Груза Экспедитору: _______________________________________________________________________________.
— что подтверждается Уведомлением N ____ от «__» ________ 20__ г., полученным от Экспедитора.
— что подтверждается Уведомлением N ____ от «__» ________ 20__ г., полученным от грузополучателя, указанного Клиентом.
6. Заключение комиссии: признать Груз утраченным (выбрать нужное)
— на основании Уведомления N ____ от «__» ________ 20__ г., полученного от Экспедитора.
— в соответствии с п. 7 ст. 7 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».
7. Акт составлен в ______ экземплярах.
Подписи членов комиссии: ____________________ (___________) ____________________ (___________) ____________________ (___________) Представитель Экспедитора ____________________ (___________)
Решение руководителя организации-клиента:
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________ (______________) «____» __________ 20___ г. М.П.