Акт передачи трудовых книжек

Содержание

Акт приема-передачи трудовых книжек

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

  • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
  • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  • информацию о компании,
  • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Заполнение информационной шапки документа

  1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
  4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

  • фамилии-имена-отчества владельцев,
  • серии и номера документов,
  • наличие вкладышей,
  • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.


Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.


В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

>Акт приема-передачи трудовых книжек

Скачайте полезный документ:

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия. Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:

  • Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственные за учет, хранение и ведение назначаются приказом директора.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности.

Как принять документы по акту приема-передачи трудовых книжек

Шаг 1. Убедитесь, что теперь ответственным за учет и хранение трудовых книжек назначены вы. Приказ о передаче дел оформляют в любом случае, даже когда в должностной инструкции оговорена обязанность работать с трудовыми книжками и вкладышами в них.

Шаг 2. Проверьте место хранения трудовых книжек. Для этого должен быть выделен сейф или несгораемый шкаф.

Шаг 3. Проверьте информацию. Перед тем, как заполнить акт приема-передачи трудовых книжек (образец):

  1. Проверьте, совпадает ли количество книжек, указанных в акте, с поименным списком сотрудников компании.
  2. Пересчитайте сдаваемые бланки, убедитесь, что их количество соответствует тому, что указано в акте.
  3. Ознакомьтесь с заполненными документами. Узнайте, внесены ли в них актуальные на текущую дату сведения.

Бланк акта приема-передачи трудовых книжек должен содержать графу «Примечание». В нее вносите все найденные в ходе процедуры передачи документов замечания. Они могут касаться отсутствия, повреждения, неправильного оформления записей.

Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Прием кадровых документов — ответственная процедура. Хорошо, если предшественник сможет все объяснить, поможет разобраться. Но что делать, если вы обнаружили ошибки? В журнале «Кадровое дело» рассказали, как принять дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков.

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом. Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.

Если предприятие крупное и численность его сотрудников превышает несколько сот человек, может потребоваться специальная комиссия. В этом случае Положением оговаривается:

  • Порядок создания комиссии, которая принимает участие в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
  • Порядок работы комиссии: процедура сверки документов, форма акта приема передачи трудовых книжек, образец его бланка и заполнения.

Как оформить акт приема-передачи трудовых книжек

При составлении бланка акта учтите, что с 1 июля 2018 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он устанавливает основные требования к оформлению распорядительной документации.

Как правило, акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в виде таблицы. В нее вносят:

  • фамилию, имя и отчество владельца документа,
  • вид бланка (книжка или вкладыш),
  • серию и номер.

При передаче бланков в таблице будет достаточно указать порядковый номер, серию и номер документа. Под каждой таблицей указывается общее количество документов каждого вида.

Заполненный акт заверяют подписями лица, сдавшего документы и лица (лиц) принявших их. Перед подписями должна быть указана должность подписавшего лица, а также стоять расшифровка. При утере документов составляется отдельный акт, в котором передающий книжки сотрудник должен указать причины их отсутствия.

Ответственным за сохранность трудовых книжек является работодатель. Они хранятся у него в течение всего периода работы. Но в некоторых случаях, например, для подсчета стажа при оформлении пенсии, работнику может потребоваться этот документ для предъявления в Пенсионный фонд. Учтите, что акт приема-передачи трудовой книжки работнику составлять не нужно — в качестве подтверждения того, что документ им получен, он может составить расписку и поставить заверяющую подпись в книге учета движения трудовых книжек. Образец такой расписки представлен на рисунке.

Расписка в получении трудовой книжки

Смотреть образец

Вывод

Образец акта приема-передачи трудовых книжек необходимо разработать организации самостоятельно. Он заполняется при передаче кадровых документов и гарантирует своевременное обнаружение нарушений порядка учета и хранения трудовых книжек.

>Акты по трудовой книжке

Приема — передачи

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:

О списании испорченных бланков

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.

О непредоставлении трудовой книжки

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Требования к оформлению

Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.

Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование компании;
  • название;
  • дата подписания и номер;
  • место составления;
  • заголовок;
  • подпись руководителя и ответственных за составление лиц.

Прием и передача трудовых книжек: образец акта

В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом. Также это рекомендовано делать при смене должностного лица, в чью ответственность входит работа с этими документами. Если подобное происходит, то составляют акт передачи трудовых книжек. Образец, который вы найдете по ссылке в конце этой статьи, поможет правильно его подготовить. Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.

Причины составления

Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.

Подобная потребность может возникнуть в следующих ситуациях:

  • при смене сотрудника, в ответственность которого входит работа с книжками;
  • во время реорганизации компании, если происходит выделение новой структуры или поглощение предприятия;
  • при передаче определенной части книжек в отдельные подразделения.

Возможны и другие причины. Акт приема-передачи трудовых книжек необходим в любом случае, кроме выдачи книжки непосредственно на руки ее владельцу.

Также см. «Как правильно написать заявление на выдачу трудовой книжки?».

Составление и заполнение

В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.

ВНИМАНИЕ

В состав комиссии не может входить сотрудник, который передает бланки и тот, кто будет их принимать.

Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом.

Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.

Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.

При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.

В акте должны присутствовать следующие пункты:

  • полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
  • дата составления;
  • гриф утверждения и печать (если она есть);
  • указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
  • сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
  • подписи.

Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:

  • он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
  • в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
  • подписи должны быть поставлены лично владельцами;
  • если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.

Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы.

Также см. «Книга (журнал) учета трудовых книжек».

С нашего сайта бесплатно скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек можно по прямой ссылке далее.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 1, ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 2, п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

При поступлении на работу работник должен передать трудовую книжку своему работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И уже работодатель в дальнейшем будет отвечать за ее сохранность. Конечно, если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку заводит сам работодатель. Также трудовая книжка не предъявляется, если работник устраивается по совместительству.

А в каких случаях составляется акт приема-передачи трудовых книжек и по какой форме, расскажем в нашей консультации. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (бланк) скачать можно будет по ссылке, приведенной в конце нашего материала.

Прием-передача трудовых книжек

Первоначально прием-передача трудовых книжек происходит при трудоустройстве работника. И при желании акт о передачи книжки от работника к работодателю может быть составлен уже на этом этапе. Однако закон такого не требует и на практике такой акт обычно не составляется.

После передачи трудовой книжки работодателю на него возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Непосредственно ответственного за трудовые книжки работника работодатель назначает своим приказом (распоряжением) (п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Как составить такой приказ, мы рассказывали в отдельной консультации.

Передача трудовых книжек работников этому ответственному лицу может производиться по акту приема-передачи, составляемому в произвольной форме. Также акт потребуется в том случае, когда в связи со сменой лица, ответственного за трудовые книжки, они передаются от одного работника к другому.

Обязательной или хотя бы официально рекомендуемой формы акта приема-передачи трудовых книжек в Консультанте Плюс вы не найдете. А потому составляется он в произвольной форме.

В акте, подготавливаемом обычно на фирменном бланке организации, указываются лица, между которыми происходит передача трудовых книжек (их Ф.И.О, должности), приводится перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием их владельцев и номеров, при необходимости добавляются примечания). В акте должна быть приведена дата передачи, а сам акт заверяется подписями лица, сдавшего трудовые книжки, и сотрудника, их принявшего.

Приведем для акта приема-передачи трудовых книжек образец его заполнения. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

А нужно ли составлять акт приема-передачи трудовой книжки работнику? Напомним, что с целью учета трудовых книжек у работодателя должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. И при увольнении работника в этой книге указывается дата выдачи на руки трудовой книжки, а также проставляется подпись работника. Это и будет подтверждением того, что трудовая книжка была выдана работнику на руки. Составлять дополнительно еще и акт приема-передачи трудовой книжки не нужно.

Если же работник не забрал книжку лично, а написал заявление на ее отправку по почте, акт также не нужен. Подтверждением передачи трудовой книжки работнику будут почтовая квитанция с описью вложения.

Есть только один случай, когда не увольняющемуся работнику выдается на руки оригинал трудовой книжке. В случае, если она понадобилась работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения пенсии) (ст. 62 ТК РФ). В этом случае трудовая книжка выдается работнику на основании его заявления. И тогда нужно будет оформить акт приема-передачи книжки от работодателя к работнику по образцу, приведенному выше. А при возвращении трудовой книжки составить обратный акт.

Образец приказа о передаче личных дел и трудовых книжек

Он должен содержать перечень всех имеющихся в организации трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 4).

Пример 4.

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них N 4

Москва 29.05.2009

Утверждаю

Директор ООО «Луч»

Иванов

—— И.И. Иванов

Бухгалтером Сидоровой С.С. передаются, а специалистом по кадрам Петровой П.П.

Всего трудовых книжек и вкладышей в них — 99.

Также передаются следующие бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

Вид бланка

Серия

Номер

Вид бланка

Серия

Номер

Трудовая книжка

ТК

Вкладыш в трудовую книжку

ВК

ТК

ВК

Итого бланков трудовых книжек — 2; бланков вкладышей — 2.

Всего бланков — 4.

Сдала Приняла

Бухгалтер Специалист по кадрам

Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова

29.05.2009 29.05.2009

Члены комиссии:

Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова

Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов

Секретарь Филина О.С.
Филина

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В связи с этим одним из элементов процедуры приема-передачи кадровой документации является составление приказа о назначении нового ответственного лица (см. пример 5).

Пример 5.

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

Приказ

29.05.2009 N 94

О назначении ответственного

за ведение, хранение, учет

и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями п.

Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Акты по трудовой книжке

Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей. Создание комиссии Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

>Кадровая служба с нуля

После приведения общих данных в акте приема-передачи книжек отражаются уже данные о передаваемых документах.

>Образец приказа о передаче личных дел и трудовых книжек и вкладышей

Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек.
При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи.

Образец приказа о передаче личных дел и трудовых книжек 2018

Ее задача – проверить документацию, оформить акт и подписать его.

При смене сотрудника кадрового отдела наличие акта приема-передачи трудовых книжек позволит оценить состояние документов и снять с себя ответственность за ошибки.

Акт подписывается членами специальной комиссии и ответственным лицом за хранение документов.

Составляется в произвольной форме – на разработанном организацией бланке или на листе формата А4.

Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов.

Внимание Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения. Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов.
Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании. Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами (таблица на стр. 40)*. Обязательные документы кадровой службы Документ Ссылка на нормативный правовой акт Срок хранения Правила внутреннего трудового распорядка Ст.
189, 190 ТК РФ 1 год (после замены новыми) (ст.

Menu

Если документы передать некому Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена.
Как передать кадровые документы новому кадровику

  • Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
  • Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
  • Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
  • Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
  • Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
  • номер подпункта;
  • наименования документов и дел;
  • периоды или годы ведения документов/дел;
  • количество документов;
  • общее количество страниц;
  • примечание.

К примеру, строка таблицы может быть заполнена так: «Передаются: 1. Приказы по личному составу.

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации.

Важно В организации часто меняется руководитель или главный бухгалтер. Смена сопровождается передачей документации.

Чтобы зафиксировать процесс передачи документов и проведение их инвентаризации, используется передаточный акт трудовых книжек.

Подписанный акт – подтверждение того, что одна сторона передала документацию, а вторая их получила.

Правовое регулирование

Порядок хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Постановлением № 225 Департамента Российской Федерации, принятым 16 апреля 2003 года.

На законодательном уровне определен только порядок передачи книжек на хранение в архив. Остальные моменты предприятие определяет самостоятельно.

Согласно пункту 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», ответственность за сохранность документов несет специально назначенное приказом лицо.

Образец формирования акта приема-передачи трудовых книжек

Началом процесса передачи акта является приказ руководящего лица о формировании комиссии.

В ее состав должно входить не меньше 3 человек.

Принимающее и передающее лицо также должны присутствовать при формировании акта.

В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст.

>Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ».
Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п.

Акт приема-передачи трудовых книжек потребуется при смене или увольнении лица, уполномоченного за учет и хранение этих документов. Как правильно составить и оформить акт, расскажем в статье.

Скачайте полезный документ:

Шаг 1.

Инфо Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание!

Важно:после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются.

Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Пример акта передачи дел | Образец

А К Т

приема — передачи трудовых книжек, личных дел, медицинских книжек, формы Т-2 сотрудников

филиала «Дубнинская, 50»

г.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации.

»

Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит «наследие» предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами.

Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании.

Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК.

Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна.

Как правило, для более полного отражения и удобства систематизации информации используют табличный вариант списка с отражением следующих подпунктов:

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности;
  • серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии;
  • дата поступления либо заведения книжки на предприятии;
  • примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные.

К примеру, итого – 86 трудовых книжек, 14- вкладышей. Любой работник организации может заболеть, уволиться или уйти в отпуск, и сотрудник кадровой службы не является исключением. Но кадровик помимо прочего отвечает за ведение и хранение трудовых книжек остальных работников.

В этом случае проводится передача трудовых книжек, которая оформляется в письменном виде актом приема передачи. Внизу страницы Вы можете скачать бесплатно образец акта и задать вопросы дежурному юристу.

Правила составления акта приема передачи трудовых книжек Акт приема передачи трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется комиссией.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *