Акт об уничтожении печатей

Содержание

>Образец приказа на уничтожения печатей

Печати и штампы на предприятии :: Информация, комментарии, практика

Приказ об уничтожении гербовой печати как оформить? Какова официальная процедура уничтожения печати фирмы?

Потребность в уничтожении гербовой печати предприятия, также как и любых иных печатей может возникнуть в трех случаях:

  • при перерегистрации, реорганизации или ликвидации организации;
  • при изменении реквизитов организации (формы собственности, наименования) указанных на клише печати;
  • невозможность использования печати из-за наличия дефектов, печать пришла в негодность и ее использование невозможно.
  • Хотя на федеральном уровне вопрос уничтожения не отрегулирован, в каждом отдельном субъекте федерации и муниципальном образовании могут существовать свои местные акты об уничтожении печатей. Когда в Москве существовала Московская регистрационная палата она занималась уничтожением печатей, но МРП ликвидирована на основании Постановления Правительства Москвы от 08.02.2005 № 65-ПП. Некоторые изготовители печатей предоставляют услуги по уничтожению печатей сторонних организаций.

    Порядок для самостоятельного уничтожения печатей и штампов следующий:

    Шаг 3. «Составляется Акт с оттисками уничтожаемых печатей и штампов»

    На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (см.Приложение). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

    В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

    Шаг 4. «Сверка уничтожаемых печатей и штампов с Актом»

    Шаг 6. «Уничтожение печатей и штампов в присутствии членов комиссии»

    Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

    К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических — путем спиливания(клише опиливаются двумя перекрестными линиями). Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте.

    Шаг 7. «Регистрация Акта об уничтожении печатей и штампов»

    Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

    Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей Книге учета печатей и штампов(Журнале) и представляет копию акта в отдел бухгалтерского учета Главного финансово-экономического управления.

    Шаг 8. «Хранения Акта об уничтожении печатей и штампов»

    Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.

    ПРИКАЗ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ

    В связи с перерегистрацией ______________ приказываю:

    1. Произвести отбор к уничтожению утративших практическое значение (пришедших в негодность) следующих печатей и штампов:

    2.1 Для обеспечения исполнение требований, установленных в п.1 назначить коммиссию в составе:

    2.2 Председателем комиссии назначить _____________________

    3. Осуществить передачу указанных печатей и штампов, в Управление делами для централизованного их уничтожения и списания с учета в срок до «___» ________ 20___ г.

    4. Управлению делами произвести переучет печатей и штампов по фактическому их наличию по состоянию на «____» ______ 20___ г.

    5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

    Генеральный директор
    ___________________
    ___________________
    «_____» _________________20____ г.

    Приложение («АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ»)

    Всего подлежит уничтожению _______________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:

    После утверждения акта перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ____________________________ (способ уничтожения)
    «____» ___________ 20___ г. в ___ часов ___мин.
    Место уничтожения ______________________________

    Председатель комиссии
    __________________ ______________________
    (подпись) (фамилия и инициалы)

    Члены комиссии
    __________________ ______________________
    (подпись) (фамилия и инициалы)
    __________________ ______________________
    (подпись) (фамилия и инициалы)

    Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел

    __________________________________
    (подпись) (фамилия и инициалы)

    Акт об уничтожении печати и штампа

    Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

    Зачем уничтожать печати и штампы

    Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

    На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

    Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

    Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

  • износ,
  • порча,
  • устаревание,
  • ликвидация или реорганизация фирмы,
  • изменение реквизитов фирмы и т.д.
  • Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

    Порядок проведения процедуры уничтожения

    На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
    Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

  • Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
  • Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
  • На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
  • Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
  • Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

    Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

    Комиссия: состав и цели

    В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
    Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

  • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
  • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
  • специалист кадрового отдела,
  • юрист,
  • секретарь.
  • Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

    Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

    Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

  • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
  • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).
  • Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

    Как составить акт

    Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
    При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

    • номер, место и дату создания акта,
    • название организации,
    • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
    • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
    • причину уничтожения печати или штампа,
    • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
    • время, место и способ уничтожения.
    • Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

      Как оформить акт

      Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

      Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

      После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

      Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

      Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

      Как и сколько хранить акт

      Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

      Образец приказа на уничтожения печатей

      Случается так, что иногда приходится прибегать к процедуре, которая касается уничтожения предыдущей печати. Все предприятия и организации сталкиваются с таким вопросом, который касается смена печати и это является очень проблематично. Уничтожение печати бывает из-за изменения реквизитов предприятия, которые есть на печати, из-за непригодности печати, или произошла потеря печати. Если стоит вопрос перед руководством организации о смене печати, то на собрании составляется протокол, в котором указываются все присутствующие, кто был на собрании, также указывается причина смены или уничтожения, и в итоге руководитель организации издает приказ об уничтожении печати образец, которого есть в каждой организации. После составления данного приказа процесс изготовления печати схож с процессом, как и при создании компании. При замене старой печати необходимо составлять приказ об уничтожении, чтобы в дальнейшем не возникло проблем.

      В итоге чтобы не возникало никаких проблем после, необходимо составить акт уничтожения печати образец, которого имеется у каждого руководителя компании. Если печать была потеряна, то надо взять справку об утере печати, которая выдается в ОВД. Если печать, которую необходимо уничтожить записана в реестре, то надо об этом сообщить в регистрационный орган. Вопросом уничтожения печати может заняться и само предприятие, но лучше, если данным вопросом займется специализированная компания, которая занимается производством печатей. Акт об уничтожении необходимо сохранить, так как в дальнейшем могут возникнуть различные вопросы, которые будут касаться уничтожения старой печати.

      Когда закрыт вопрос об уничтожении старой печати, при необходимости можно заказать изготовление новой. Все специалисты в компании изготовителе придерживаются соблюдения требований ГОСТА и гарантируют высококачественное изделие, и помогают во время уничтожения старой печати и подготовке всех необходимых документов.

      При изготовлении печати используют макеты, которые имеют разную степень сложности на основе уже имеющихся образцов или на основе эскизов утвержденных заказчиком. Если печать необходимо изготовить по эскизу, то необходимо подготовить нужные документы, которые относятся к оформлению юридического лица или частного предпринимателя. Если необходимо изготовить печать для акционерного общества, то необходимо утверждение эскиза новой печати.

      Приказ об изготовлении печати образец включает следующие данные: об эскизе печати и его утверждении, кто будет осуществлять контроль за исполнение приказа и соответственно эскизы печатей. Для начала изготовления печати необходимо сделать макет будущей печати. В современное время к печатям не предъявляется каких-то особых требований. Но есть требования, которые касаются полного указания следующих данных: полное наименование компании, указание организационно-правовой формы, если печать зарегистрирована, то необходимо указать номер, который соответствует номеру регистрационному реестру и юридический адрес. Макет должен создаваться строго имеющемуся макету, но может в дальнейшем происходить корректировка уже готового эскиза. В законодательстве указаны некоторые регламенты, которые касаются муниципальной и региональной символики. Макет, который является окончательным, должен согласовать заказчик и документально заверить, чтобы не возникало в дальнейшем проблем. Затем изготовитель приступает к изготовлению, и все подписанные документы сохраняются, как доказательство о подлинности печати.

      Приказ об уничтожении печати организации образец

      Иногда случается так, что может потребоваться такая процедура, как уничтожение печатей и штампов организации или учреждений. Причины могут быть следующие:

    • Ликвидация организации или учреждения;
    • Изменения реквизитов (частично или полностью);
    • Износ или повреждения печатей и штампов;
    • Что же нужно сделать, а также с чего нужно начать в первую очередь? Вначале руководителю организации необходимо издать Приказ о ликвидации печати учреждения, в котором обязательно указать причину принятия такого решения, далее по пунктам прописываются действия в связи с этим:

    • создать комиссию;
    • каким образом необходимо уничтожить;
    • составить акт о ликвидации;
    • с какого числа оттиски старого штампа считать недействительными;
    • с какого числа оттиски нового штампа считать действительными (если происходит замена на новые штампы);
    • на кого возложена ответственность за происходящее;
    • Кто может утилизировать штампы

      Если подлежащая уничтожению печать относится к числу гербовых, то в большинстве случаев эта процедура происходит в Управлении делами, куда ее необходимо сдать со всеми надлежащими документами. Если же это обычная печать или штамп, то уничтожение такого вида штемпельной продукции может производиться силами собственной организации, либо с помощью сторонней организации, наделенной такими полномочиями.

      Если вы решили уничтожить штамп, воспользовавшись услугами сторонней организации, то вам необходимо будет сдать не только сами штемпельные изделия, но и необходимый комплект документов, который с вас могут потребовать:

    • Заявление от руководителя организации об уничтожении штемпельного изделия
    • Копия паспорта руководителя
    • Копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящим учреждением (для руководителей государственных организаций)
    • Копия паспорта ответственного за уничтожение сотрудника
    • Доверенность на работника, ответственного за ликвидацию штампа, от руководителя учреждения
    • Выписка из ЕГРЮЛ (заверенная у нотариуса копия)
    • Документ об оплате услуги
    • Если же вам удобнее уничтожить штамп силами своего учреждения, то порядок действий выглядит приблизительно следующим образом. На основании Приказа об уничтожении печати, руководителем организации создается специальная комиссия, которая обязана физически ликвидировать клише и все составляющие штемпельного изделия, чтобы исключить дальнейшее его восстановление и использование. Далее комиссией составляется акт об уничтожении, который в дальнейшем также утверждается подписью руководителя учреждения.

      Акт утилизации печати организации

      После того, как назначенная комиссия ликвидировала штемпельные изделия, необходимо составить документ, подтверждающий этот факт. Таким документом является Акт утилизации печати. Он обязательно должен содержать в себе:

    • состав комиссии по утилизации
    • место и время
    • на основании чего произошло данное действие
    • название и образец оттиска утилизированной печати организации
    • способ уничтожения (клише из каучука обычно разрезается на мелкие части и сжигается, а из металла спиливается)
    • заключение комиссии о приведении печати в состояние, гарантированно исключающее ее восстановление и дальнейшее использование
    • подписи всех членов комиссии

    Акт служит основанием для занесения соответствующей записи в Журнал учета штемпельных изделий учреждения, где в определенной графе указывается дата и номер акта утилизации, а также причина, по которой была проведена процедура. Акт хранится вместе с журналом во избежание споров и недоразумений, касающихся оттисков старых штампов.

    Безусловно, если по вопросу утилизации/уничтожения печати организации ваш выбор остановится на нашей компании, мы сможем это сделать профессионально, грамотно и быстро, ничего не упустив из виду. Вам останется только получить документы, подтверждающие факт уничтожения вашего старого штемпельного изделия.

    Приказ о печати в организации

    В любой организации должны присутствовать печати, которые имеют важное практическое значение. Некоторые из них применяются для первичных документов, отдельные для первичной документации и даже для писем. В данной статье мы рассмотрим, какими приказами вводятся печати в организации.

    Из данной статьи вы узнаете:

  • Приказ об изменении печати организации;
  • Приказ об утверждении печати организации;
  • Приказ об использовании печати для документов.
  • Приказ об изменении печати организации

    Нередко в компании возникает необходимость заменить старую печать на новую. При этом причины могут быть самыми разными. Как правило, замена печати требуется в следующих случаях:

  • Утеря или кража действующей печати;
  • Защита от подделывания;
  • Смена реквизитов компании;
  • Изменение названия организации;
  • Смена организационно-правовой формы;
  • Износ старой печати.
  • Любая из вышеперечисленных причин требует признания старой печати недействительной и ввода новой взамен списанной. Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже).

    Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати. В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение. После этого необходимо приказ. Как оформить его, мы рассмотрим далее.

    Правила оформления

    Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.

  1. Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
  2. Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
  3. Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
  4. Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
  5. Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
  6. Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.

Правила оформления приказа образец

После всех перечисленных пунктов приказ должен быть подписан руководителем организации. Данный документ также должен содержать приложение к приказу (образец представлен ниже) с утверждением нового оттиска.

Приказ с приложениями образец

Также при необходимости в приказе можно перечислить руководителей структурных подразделений (филиалов организации), которым следует сообщить о замене печати.

Приказ об утверждении печати организации

Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.

Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.

Для того, чтобы утвердить печать организации, необходимо также собрать целый пакет документов, которые понадобятся для ее изготовления. Так, предварительно необходимо подать в компанию-изготовитель документы, необходимые для заказа изготовления оттиска. К ним относятся:

  • Копии Устава организации и свидетельства о государственной регистрации юридического лица, заверенные нотариально;
  • Документы, свидетельствующие об избрании данного лица на должность руководителя организации;
  • Документ, в котором принято и отображено решение об изготовлении данной печати.
  • Следует отметить, что наличие печати в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственность не является обязательным. В связи с этим, если ваша компания относится к данным организациям по своей организационно-правовой форме, то наличие печати и ее использование (для каких бумаг) должно быть закреплено в Уставе организации.

    Далее следует оформить соответствующие приказы, правила оформления которых мы представим ниже.

    Правила оформления приказов делопроизводство регламентирует только в отношении реквизитов: содержание документа в каждом случае определяется отдельно. В случае, если необходимо утвердить введение в действие новой печати изданием соответствующего приказа, то его содержание должно быть следующим:

  • Непосредственно текст приказа («Приказываю утвердить эскиз печати…») и полное наименование, название организации и юридический адрес;
  • Дата, с которой вводится в действие печать.
  • Для работы с какими документами она предназначена (не обязательно).
  • К данному документу правила оформления приказов регламентируют наличие приложения с утверждением печати.

    Также в данном приказе отдельным пунктом может содержаться информация об утверждении Положения о порядке использования печатей. При наличии данного пункта правила оформления приказа подразумевают и следующий пункт, согласно которому необходимо обозначить, с какой даты вступает в действие Положение.

    Отметим, что именно Положением должны регулироваться в компании порядок использования печатей, перечень утверждаемых ею документов, срок ее действия и порядок уничтожения. Также целесообразно завести в организации журнал печатей и штампов, в котором будут отображаться все передачи печатей сотрудникам и основания, по которым осуществлялась выдача.

    Образец приказ с приложением

    Приказ об использовании печати для документов

    Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.

    Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами. Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов. Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным.

    Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.

    Положение об использовании печатей должно быть подписано руководителем организации. Более того, на нем должны присутствовать отметки об ознакомлении ответственных лиц.

    Приложение к приказу оформление образец

    Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)

    Списание печатей — вопрос, волнующий многие компании, поскольку, если прежнюю печать в дальнейшем нельзя применять, рекомендуется ее списать и уничтожить. О том, что при этом важно помнить, пойдет речь в нашей статье.

    Итоги

    В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?

    На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:

    • Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
    • Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
    • Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).

    Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.

    О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

    Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.

    ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.

    Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.

    О том, имеются ли налоговые последствия использования документов без печати, см. в материале «Налоговиков обязали принимать документы без печати».

    Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

    Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

    • осуществить уничтожение печати самостоятельно;
    • поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

    Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

    Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

    1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
    2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

    Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

    Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

    Итоги

    Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.

    Старая печать компании, не пригодная к использованию, не должна попасть в чужие руки. Поэтому ее нужно уничтожить и только после этого изготовить новую. Чтобы не возникло проблем с юридическим статусом документов, подтвержденных измененной печатью, факт уничтожения старой печати и введение новой требуется зафиксировать документально. Остановимся на нюансах процедуры.

    Печать компании из-за многократного использования рано или поздно приходит в негодность. Однако документы требуют полного и четкого ее оттиска, на котором читался бы весь текст. Может потребоваться новая печать. То же касается смены организационно-правовой формы, наименования или местонахождения компании. Что делать со старой печатью, как ее правильно уничтожить и какими документами оформить данную процедуру?

    Уничтожить печать можно самостоятельно или силами сторонней организации. Выбрать один из способов должен руководитель компании.

    Печать уничтожается собственными силами

    Законодательство не регламентирует порядок производства и уничтожения печатей. Компании или ИП разрабатывают его самостоятельно.

    Приведем примерный алгоритм утилизации.

    1. Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей и штампов, утративших свою актуальность. Решение можно вынести в отношении одной печати или нескольких, или всех сразу.
    2. Издается приказ об уничтожении печатей.
    3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
    4. Для фиксации факта утилизации составляется акт.

    ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

    В акт об уничтожении печати включается такая информация:

    • состав комиссии;
    • время и место уничтожения печати;
    • основание уничтожения;
    • наименование и оттиск уничтоженной печати;
    • способ уничтожения — полное разрушение печатающей поверхности: печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, металлическая печать опиливается двумя перекрестными линиями;
    • заключение комиссии о непригодности печати к использованию;
    • подписи членов комиссии.

    Акт утверждает руководитель предприятия (пример 1). Хранится он постоянно, чтобы избежать споров по документам, заверенным старой печатью.

    Внимание! Если штемпель утерян или украден, то подается соответствующее заявление в налоговую инспекцию и полицию. В такой ситуации акт об утилизации не составляется.

    Пример 1

    Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ

    ответственностью «Визави» Генеральный директор

    Петров__ Петров И.И.

    (подпись)

    АКТ

    01.10.2019 № 1

    Москва

    Об уничтожении печатей

    Комиссия в лице:

    председатель комиссии — генеральный директор Петров И.И.,

    члены комиссии — главный бухгалтер Руденко Н. В.,

    начальник отдела кадров — Воронов К.И.

    составила данный акт об уничтожении круглой печати ООО «Визави» (ИНН 187655443487, КПП 56478309; адрес: г. Москва, Ленинский проспект, д. 45, оф. 7).

    Основание: приказ директора ООО «Визави» Петрова И.И. от 29.09.2019 № 7

    Комиссия отобрала деформированные печати и уничтожила их 01 октября 2019 года в 10 часов 20 минут на территории складского помещения № 2 путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями:

    1. Основную (круглую) печать — 1 шт.
    2. Печать отдела кадров — 1 шт.

    Возможность дальнейшего использования и восстановления печати невозможна. Оттиски уничтожаемой печати:

    Печать ООО «Визави»

    Печать отдела кадров ООО «Визави»

    Председатель комиссии ________Петров_______________ Петров И.И.

    (подпись)

    Члены комиссии ______Руденко_________________ Руденко Н.В.

    (подпись)

    ___Воронов __________________ Воронов К.И.

    (подпись)

    На основании акта в журнале учета печатей и штампов делается запись об уничтожении (пример 2).

    Пример 2

    ЖУРНАЛ
    учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение


    п/п

    Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

    Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

    Отметка об уничтожении, номер акта и дата

    Примечание

    Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

    Печать уничтожает сторонняя организация

    При сдаче печати на уничтожение в стороннюю организацию нужно подготовить такие документы:

    • заявление об уничтожении печати, подписанное руководителем;
    • ксерокопию паспорта руководителя;
    • доверенность на уничтожение печати от руководителя организации лицу, ответственному за ее уничтожение;
    • паспорт (ксерокопию) лица, ответственного за уничтожение печати;
    • выписку из ЕГРЮЛ (нотариально заверенную копию);
    • документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).

    Перечень документов рекомендуемый, он не закреплен нормативными документами и его можно изменить. Организация, которая принимает печать на уничтожение, также выдает акт (пример 3), на обороте которого проставляется оттиск печати, подлежащей уничтожению.

    Пример 3

    Акт №№ об уничтожении печати организации

    Составлен в 2-х экземплярах

    Печать, зарегистрированная в реестре печатей за №______ __________________________________________________________________________________________

    (организационно-правовая форма и наименование организации)

    гос. регистрации № _______________________________________________________________ уничтожена

    ИЗГОТОВИТЕЛЕМ в связи с ___________________________________________________________________

    (указать причину)

    Печать уничтожена в присутствии представителя организации

    (фамилия, имя, отчество)

    паспорт: серия_______________ №________________ код подразделения ___________________________

    выдан_____________________________(кем, когда)_______________________________________________

    _______________( подпись) ______ «_____»___________ 200_ г.

    Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведения об уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей», заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.

    Представитель изготовителя

    ___________ /___________/ «_____»__________ 200_ г.

    (подпись)

    М.П. изготовителя

    ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ

    Как учесть расходы на уничтожение печати

    Расходы, связанные с уничтожением печати, признаются расходами для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 26 (20, 44).

    Пример 4

    Генеральный директор компании «Визави» Петров И.И. принял решение об уничтожении изношенной печати к общества силами сторонней организации. Стоимость услуги — 2 000 руб., в том числе НДС — 305,08 руб.

    Петров И.И. представил в бухгалтерию подтверждающие документы.

    Сумма прочих расходов в полном объеме включается в расходы текущего отчетного (налогового) периода (п.2 ст.318 НК).

    Бухгалтер сделал такие проводки:

    Дт 71 Кт 50 — 2 000 руб — выдана подотчет сумма Петрову И.И. для оплаты услуг сторонней организации по уничтожению печати.
    Дт 26 — Кт 71 — 2 000 руб — приняты расходы на уничтожение печати

    Дт 19 Кт 71 — 305,08 руб — учтен НДС

    Дт 68 Кт 19 — 305,08 руб — предъявлен к вычету НДС

    Образец акта уничтожения печати

    Федеральные законы Российской Федерации, регламентирующие деятельность предприятий разных форм собственности, определяют необходимость наличия у каждого юридического лица печати с указанием ее названия компании и адреса.

    Организации, имеющие в своем арсенале большое количество штемпельных изделий, должны с особым вниманием подходить к вопросу их учета, хранения и утилизации.

    Все разнообразие штемпельных изделий, которые изготавливает и использует в своей деятельности фирма, может быть классифицировано на основании разных критериев. По виду оттиска, получаемого при использовании печати или штампа, они делятся на штемпельные изделия с оттиском на бумажном носителе с использованием типографской краски и на печати с объемным оттиском на сургуче, пластилине или пломбе. По форме штемпельные изделия могут быть круглыми, овальными, прямоугольными или треугольными. По статусу – основными и вспомогательными и т.д.

    Причины уничтожения печатей

    Утилизация, т.е. уничтожение печатей и штампов, происходит в организации по ряду причин. Одна из них – выход закона об отмене обязательного визирования документации с помощью печатей и штампов. Раньше, до выхода этого закона, все организации должны были использовать штемпельные изделия при работе с документами в обязательном порядке, теперь данная процедура не является обязательной. Право любой компании — продолжать или нет использовать клише в своей работе. Единственное условие — данный порядок должен быть закреплен локальным нормативным актом компании.

    Справка

    Есть и другие причины ликвидации клише:

    1. физический износ;
    2. порча;
    3. реорганизация или ликвидация компании;
    4. изменение реквизитов компании.

    Следует отметить, что утилизация штемпельных изделий не является для компании обязательной процедурой. Цель утилизации – обезопасить организацию от возможности незаконного использования ее атрибутов мошенниками.

    Процедура уничтожения: порядок проведения

    В 2017 году законодательство не определяет стандартной процедуры производства и ликвидации штемпельных изделий фирмы. Нормативно-правовую базу данных действий каждая организация может разработать и утвердить самостоятельно.

    В принципе, изобретать ничего не нужно. В каждой фирме процедура утилизации штемпельной продукции происходит примерно по одной и той же схеме:

    Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей, утративших свою актуальность (решение может касаться одного клише, целой серии клише или всех штемпельных изделий фирмы);

    Подготовка, издание и утверждение приказа;

    Создание комиссии, ответственной за уничтожение штемпельных изделий;

    Составление акта уничтожения печатей.

    В отдельных случаях предприятия не проводят самостоятельно процедуру утилизации клише, а поручают ее сторонним исполнителям.

    Обращаем особое внимание на то, что акт об уничтожении нельзя составить задним число в отношении клише, которые был потеряны или похищены. В этих случаях нужно подать заявления в полицию о краже или потере. Также об этом нужно сообщить в налоговые органы, банк и дать объявление в СМИ с целью предотвращения несанкционированного использования атрибутов фирмы мошенниками.

    Комиссия по уничтожения

    Численный состав комиссии обычно небольшой, но и не менее двух представителей организации. Теоретически, это могут быть любые сотрудники фирмы, но практике членами комиссии чаще всего назначают директора или его заместителя, сотрудника, ведущего учет и хранение штемпельных изделий фирмы, работника отдела кадров, работника юридического отдела или секретаря-делопроизводителя.

    Из членов комиссии одного назначают председателем, остальные являются рядовыми членами.

    Цель работы комиссии заключается в пересмотре всей штемпельной продукции фирмы и отбор изделий, утративших свою актуальность.

    Следующий этап работы – ликвидация нефункциональных образцов любым доступным способом:

    Если клише изготовлено из мягких полимеров, резины, каучука и т.п., то его разрезают на мелкие части с помощью ножниц;

    Если клише металлическое, то его спиливают при помощи специальных инструментов.

    Основной смысл этих действий– приведение изделий в состояние, не позволяющие их восстановление и дальнейшее использование.

    Заключительный этап работы комиссии – подготовка и составление акта уничтожения печатей.

    Акт уничтожения печати образец при ликвидации

    Законодательством не предусмотрена унифицированная форма акта об уничтожении печатей и штампов. На практике это означает, что данный документ составляется в произвольной форме или по шаблону, который используется в делопроизводстве компании.

    Справка

    Обязательные реквизиты

    Следует отметить, что существует перечень необходимых сведений, которые обязательно должны найти свое отражение в акте:

    • Регистрационный номер документа;
    • Дата составления;
    • Место составления;
    • Наименование организации;
    • Данные о печати (вся информация, отображенная на клише, включая реквизиты фирмы). Если уничтожается несколько видов штемпельной продукции, то данные по каждому виду вносятся отдельно;
    • Состав комиссии (ФИО и должности сотрудников);
    • Причины уничтожения изделия;
    • Основания для уничтожения (ссылка на приказ);
    • Время, место и способ утилизации.

    Обратите внимание, что в тексте документа должны быть поставлены оттиски клише, подлежащих утилизацию. Отдельно должен быть зафиксирован факт того, что произведённые действия привели изделия в состояние, не позволяющие их дальнейшее использование.

    Образец акта уничтожения печати

    Образец акта уничтожения печати представлен на Рисунке 1:

    Рисунок 1. Акт уничтожения печати

    Справка

    Акт об уничтожении печати

    В 2017 году оформление акта не регламентировано законодательством. Он может быть написан от руки, создан на компьютере и распечатан на принтере на простом листе или фирменном бланке. Формат – А4 или А5.

    Все информация, содержащаяся в акте, в обязательном порядке должна быть подтверждена подписями членов комиссии по утилизации.

    Акт удостоверяется подписью генерального директора или лица, обладающему правом подписи документов подобного рода. В специальном журнале учета движения штемпельных изделий компании должна быть сделана соответствующая запись. Ее делает сотрудник, ответственный за ведение журнала.

    Как правило, акт составляется в одном экземпляре. При необходимости возможно снятие копии.

    Хранение акта уничтожения печати

    Акт об уничтожении печатей и штампов хранится вместе с другими внутренними документами компании в течении срока, регламентированного локальными нормативными актами компании. Напомним, что такой срок не может быть меньше трех лет. По истечении срока хранения документ может быть уничтожен.

    >Образцы печатей

    Образцы печатей

    Уважаемые посетители сайта МастерШтамп! Предлагаем широчайший выбор эскизов печатей и штампов для ООО, ЗАО и ИП. У нас вы найдете печати для медицинских учреждений. Это печати врача или ветеринара, различные медицинские печати и штампы – образцы которых представлены на этой странице.

    Выбор эскизов печатей огромен – от простых печатей, до печатей самого высокого уровня сложности с эффективными способами защиты. Просто выбирайте вариант, который приглянулся вам. Наши мастера разработали для вас самые популярные и удобные эскизы. Вы можете выбрать печать с одним, двумя и более текстовыми кругами. А также эскизы печатей с защитой «Точечная заливка», «Полутоновое изображение», «Текстурная заливка» или «Макраме», с защитой «Объемное изображение». Печать с защитой является серьезной преградой для мошенников, это дополнительные гарантии вашего спокойствия.

    При этом все наши печати, с дополнительной защитой или без нее, являются качественными, четкими, где явно видна каждая буква или цифра, что подтвердит ваш статус и также послужит защитой от подделки.

    Почему клиенты обращаются в МастерШтамп

    • В нашей компании вы можете заказать полный спектр печатно- штемпельных услуг.
    • У нас вы можете заказать изготовление печатей или штампов – срочно, недорого и качественно.
    • У нас представлен большой выбор оснасток от разных известных производителей. Мы заменим для вас оснастку печати или штампа.
    • Заказывайте печати для предприятия любой формы собственности – организаций, предприятий, банков. Предлагаем печати для частных предпринимателей, банкиров, нотариусов, адвокатов, врачей.
    • Предлагаем скидки для оптовых или постоянных клиентов.
    • Организуем доставку по столице и Подмосковью в любое время суток.

    Звоните или обращайтесь к нам через сеть интернет в любой день недели!

    Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

    Понятие и классификация печатей

    Печать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.

    Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):

    • печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
    • клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

    Печать имеет круглую форму.

    Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

    Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная.

    Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участ­ников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года).

    Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.

    Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

    Разновидности печатей:

    • гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
    • основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
    • печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
    • дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
    • печать адвокатского кабинета;
    • печать врача;
    • печать индивидуального предпринимателя.

    Необходимость наличия печати

    Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения». Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).

    Основное предназначение печати – заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

    Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.

    При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в

    сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции:

    • акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
    • доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
    • договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
    • документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
    • заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
    • командировочные удостоверения;
    • копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
    • накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
    • нормы расхода материалов;
    • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
    • письма гарантийные;
    • протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
    • сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
    • справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
    • спецификации (изделий, продукции и др.);
    • трудовые книжки;
    • финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
    • характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.

    Требования к печатям

    Чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как минимум, соответствовать требованиям, предъявляемым государством. Например, в Москве принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей».

    В период, когда реестр печатей вела Московская регистрационная палата (МРП), действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории Москвы» (они являлись приложением к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ). Но постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 г. №65-ПП Московская регистрационная палата (МРП) и Реестр печатей были ликвидированы. Вместо него было образовано ГУП «Московский реестр», а архив МРП перешел к новой структуре «по наследству». Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо ­полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.

    В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая соответствует требованиям национального стандарта:

    Пример 1 Свернуть Показать

    Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.

    Обязательными реквизитами основной печати в настоящее время являются:

    • полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
    • местонахождение;
    • ОГРН (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты);
    • Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение).

    Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.

    С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.

    Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государст­венного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

    В Примере 2 представлен оттиск печати с воспроизведением ­Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу 51511-2001:

    Пример 2 Свернуть Показать

    Изготовление печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).

    Организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений. В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться ­дополнительная надпись, например:

    • секретариат;
    • канцелярия;
    • управление делами;
    • отдел кадров;
    • для удостоверений;
    • для справок.

    Вспомогательные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

    Технология изготовления печатей

    По способу воспроизведения изображения печати делятся на:

    1. Обычные печати организаций, о которых мы говорили выше.
    2. Рельефные – оставляют выдавленное (выпуклое) изображение на бумаге. Обычно рельефные печати используются со специальными наклейками – «лейблами». На цветном лейбле, приклеенном на бумагу, получается красивое тисненое изображение. В сочетании с лейблами рельефная печать идеально подходит для оформления договоров, сертификатов, дипломов, грамот и т.д. Оттиск рельефной печати нельзя скопировать факсимильными и копировальными аппаратами, что служит дополнительной защитой документов.
    3. Печати с защитой содержат сложные полутоновые рисунки или фотографии. Сама фоновая заливка состоит из большого количест­ва мелких элементов, в стандартной круглой печати их может быть до 10 000 шт. Полутоновый рисунок чрезвычайно трудно восстановить по оттиску, а также невозможно изготовить с помощью фотополимерной технологии, которая наиболее распространена среди поддельщиков. По своей сложной структуре печати с полутоновыми заливками нисколько не уступают гербовым печатям со средствами защиты, указанными в ГОСТе P 51511-2001.

    В настоящее время для изготовления клише печати используется несколько технологий:

    1. Фотополимерная технология отличается простотой и дешевизной при достаточно высоком качестве получаемых клише печатей и штампов. При этом предполагается пользование штемпельными красками на водной основе, поскольку фотополимеры не обладают стойкостью к различным растворителям.
    2. Лазерная гравировка на резине клише со сложными графическими элементами, а также со специальными фрагментами для защиты от подделок (микросеткой, микрошрифтами и т.д.). Печати из резины отличаются от полимерных более высокой разрешающей способностью, стойкостью к краскам на спиртовой основе, повышенной износостойкостью и, как следствие, увеличенным сроком службы. Они оставляют более качественный оттиск, т.к. чернила не растекаются по поверхности клише.
    3. Вулканизация – длительный, многоэтапный, трудоемкий процесс, в результате которого из сырой резины получается клише. Такая технология выгодна при большом количестве одинаковых печатей. Ее недостатками являются ограничения по разрешающей ­способности, высокая себестоимость при разовых заказах.
    4. Флэш-технология принципиально отличается от вышеперечисленных тем, что позволяет изготавливать красконаполненные печати – краска аккумулируется в пористом материале и не подается извне. Это происходит из-за отсутствия рельефа на самой печати, что имеет несомненные преимущества по сравнению с традиционными печатями. Печати, изготовленные по флэш-технологии, позволяют воспроизводить очень мелкие и тонкие элементы благодаря высокой разрешающей способности, штемпельная подушка для таких печатей не требуется. Поскольку печать не имеет рельефа, она практически не подвержена износу, а оттиск не смывается водой. Проставляются такие печати бесшумно.

    Документы, необходимые для изготовления печатей

    Печати и штампы изготавливают штемпельные мастерские. Чтобы принять ваш заказ, организация-изготовитель попросит предоставить комплект документов. У разных изготовителей он варьируется и зависит от того, какая организация и какую печать хочет заказать. В любом случае вам потребуется предоставить изготовителю:

    • нотариально заверенные копии Устава организации и свидетельство о госрегистрации;
    • документ, подтверждающий избрание руководителя организации на должность;
    • документ, фиксирующий факт принятия решения об изготовлении данной печати;

    Пример 3 Свернуть Показать

    Если круглую печать заказывает акционерное общество при созданиии либо по причине изменения своего наименования (организационно-правовой формы, местонахождения), реорганизации либо по причине утраты печати, то представляется протокол собрания акционеров общества о создании, изменении, реорганизации либо утрате печати.

    Если же новая круглая печать изготавливается по причине износа прежней либо акционерное общество хочет заказать дополнительную печать, то вместо протокола общего собрания акционеров можно предоставить приказ руководителя организации, в котором ­фигурировало бы данное решение.

    • заявление, содержащее эскиз печати (штампа);
    • если на эскизе печати присутствует товарный знак / знак обслуживания, то необходимо предоставить нотариально заверенную копию свидетельства о его регистрации
    • и др. документы.

    Так как данный перечень нормативно не закреплен, его полный состав всегда нужно уточнять у изготовителя печати, к которому вы обращаетесь.

    Порядок уничтожения печатей

    Итак, мы разобрались с тем, какие печати бывают, а также кто и как ­их изготавливает. Теперь предлагаем рассмотреть правила их уничтожения.

    Когда это может понадобиться? Возможны разные причины:

    • во-первых, в случае изменения данных владельца печати, фигурирующих в ней (смена организационно-правовой формы или наименования, местонахождения организации);
    • во-вторых, при полной ликвидации предприятия;
    • в-третьих, печать может прийти в негодность (износиться или быть деформирована) и потребовать своей замены на новую, которая оставляла бы четкий оттиск. Ряд документов требует полного, четкого оттиска, на котором читался бы весь текст.

    Пример 4 Свернуть Показать

    Примером может быть чек, по которому в банке получают наличные в кассу. И если ваша печать уже не в состоянии оставлять при каждом оттиске полностью читаемое изображение, то приходится оформлять несколько чеков, пока печать на очередном из них не оставит нужный оттиск. А если учесть, что чековая книжка имеет ограниченное количество листов и на каждом чеке необходимы подписи нескольких высокопоставленных лиц организации, то мучения с печатью будут ощутимыми.

    В заявлении на изготовление печати должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать. К такому заявлению прилагаются документы, подтверждающие соответствующие изменения: новая редакция устава и свидетельство регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, выданное налоговыми органами.

    Старая печать должна быть уничтожена, только после этого ­изготавливается новая.

    Обратим ваше внимание на один момент. В этой ситуации получается, что до определенной даты на всех ваших документах будет стоять одна печать (например, с непропечатываемым правым краем или без последней буквы в наименовании организации), а после этой даты – другая, идеальная. Тут возникают вопросы. Как старой печати не попасть в плохие руки? И как доказать, что измененная печать теперь придает юридическую силу ­документам? Все просто – вам необходимо:

    • во-певых, физически уничтожить старую печать и,
    • во-вторых, документально зафиксировать факт уничтожения старой и введение в силу новой печати (см. Примеры 5 и 7).

    Способ уничтожения печатей выбирается руководителем организации, если у него имеются на это полномочия. Печать может быть уничтожена:

    • силами самой организации или
    • специальной штемпельной мастерской (той самой, которая изготавливает печати) либо органом по учету печатей1 (он вносит печать в государственный реестр печатей1 и выдает ей уникальный номер, который располагается в негативном начертании на внешнем ободке оттиска печати).

    Уничтожаем собственными силами

    В первом случае уничтожение печатей и штампов производится комиссией, специально назначенной руководителем организации. Данная комиссия уничтожает печать и составляет акт, который утверждается ­руководителем организации. В акте должно быть указано:

    • время и место уничтожения;
    • состав комиссии;
    • основание уничтожения печатей / штампов;
    • наименование и оттиски уничтоженных печатей / штампов;
    • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями);
    • заключение комиссии о приведении печати / штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
    • подписи членов комиссии.

    Данный акт (см. Пример 5) является основанием для внесения отметки об уничтожении печати / штампа в журнал учета (см. Пример 9).

    Акт об уничтожении с оттиском старой печати надо хранить постоянно на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.

    Пример 5 Свернуть Показать

    Уничтожает сторонняя организация

    Во втором случае старые печати / штампы сдаются в соответствующий орган по учету печатей или в организацию – изготовитель печати (штемпельную мастерскую), о чем собственнику печати выдается акт. На его обороте проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

    При этом на уничтожение подается не только сама печать, но и комплект документов. Приведем их примерный состав:

    • заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
    • ксерокопия паспорта руководителя (а для государственных организаций – еще и копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
    • доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
    • паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати;
    • выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
    • документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).

    Если печать утеряна, то уничтожить ее невозможно

    В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. Именно с этой справкой и вышеуказанным стандартным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в местном СМИ.

    Если утерянная печать была зарегистрирована, то о факте пропажи необходимо уведомить регистрационный орган. Считается, что эта процедура является дополнительной гарантией для правообладателя печати.

    Если печать до утери не была зарегистрирована в соответствующем органе, то желательно новую печать зарегистрировать, чтобы избежать незаконного использования старой печати. Таким образом, если кто-то незаконно воспользуется утерянной печатью, можно будет опровергнуть незаконную сделку или любую другую операцию, предоставив документы о том, когда была изготовлена новая печать с определенным регистрационным номером взамен утерянной и что старая печать уже недействительна.

    Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в своем оттиске букву «Д», которая говорит о том, что это дубликат.

    ГОСТ Р 51511-2001 позволяет изготавливать печать с изображением герба в нескольких экземплярах (номерная печать), если печать утеряна – иготавливается ее дубликат.

    Пример 6 Свернуть Показать

    В целях защиты печати от подделки специалисты рекомендуют менять ее раз в год.

    Ответственность за подделку печатей

    При современных возможностях даже в домашних условиях можно изготовить печатную форму оттиска на принтере или на фотополимере. Однако такие печати не будут иметь удостоверительной силы. Организации, допускающие в своем документообороте печати, изготовленные несертифицированным изготовителем без учета требований ГОСТа, должны помнить, что таким способом могут воспользоваться и их партнеры или конкуренты, поставщики или заказчики.

    Статья 19.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ в виде административного штрафа в размере от 500 до 1 000 рублей. В этом случае протокол об административном правонарушении правомочны составлять только сотрудники органов внутренних дел, а рассмотрение дела по данному вопросу производится в судебном порядке.

    Подделка документов является уголовно наказуемым преступлением.

    Здесь стоит обратить внимание на статью 327 Уголовного кодекса РФ «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков». Подделка, изготовление либо сбыт документа, предоставляющего какие-либо права или освобождающего от обязанностей (для чего может потребоваться и подделка оттиска печати), наказывается:

    • ограничением свободы на срок до 3 лет, либо
    • арестом на срок от 4 до 6 месяцев, либо
    • лишением свободы на срок до 2 лет.

    Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, наказываются лишением свободы на срок до 4 лет.

    Использование заведомо подложного документа грозит:

    • штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо
    • обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо
    • исправительными работами на срок до 2 лет, либо
    • арестом на срок от 3 до 6 месяцев.

    Меру наказания в каждом конкретном случае определяет суд исходя из степени вины и размера последствий. Если поддельный документ был использован для служебного подлога, то в силу вступит еще и статья 292 УК РФ, если для мошенничества – статья 159 УК РФ.

    Защита печатей и штампов

    Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана Инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть:

    • образец заявки на изготовление или замену печати;
    • форма журнала регистрации печатей и штампов;
    • перечень документов, на которых ставится печать организации;
    • перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения.

    Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации. Его образец мы демонстрируем в Примере 7. Обратите внимание: данным приказом назначается лицо, ответственное за новую печать. Это не случайно. Во-первых, изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение всех печатей и штампов организации обеспечивает должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Оно же ведет Журнал учета печатей и штампов. Обычно это сотрудник службы, ответственной за делопроизводство на предприятии. Во-вторых, право использовать ту или иную конкретную печать, а также ответственность за ее сохранность может быть передана другому должностному лицу (например, печатью отдела кадров может распоряжаться начальник этого отдела).

    В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно печати другому лицу (см. Пример 8). Можно также данную процедуру закрепить в должностной инструкции сотрудника, используя формулировку такого рода: «В случае отсутствия начальника отдела кадров право использования и хранения печати отдела кадров передается заместителю начальника отдела кадров».

    Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в Журнале учета печатей и штампов организации (см. Пример 9). На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати. Но, на наш взгляд, подписи в журнале достаточно для того, чтобы с даты получения печати ответственность за нее была возложена именно на это должностное лицо.

    Пример 7 Свернуть ПоказатьПример 8 Свернуть Показать

    Журнал учета печатей и штампов находится у лица, ответственного за их учет в организации, и держится в сейфе. Форма такого журнала ­не утверждена, поэтому каждая организация вправе разработать свою форму.

    Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист нумеруется, журнал прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Предлагаем вам примерную форму Журнала учета печатей и штампов:

    Пример 9 Свернуть Показать

    Итак, чтобы максимально снизить риск фальсификации печати и несанкционированного проставления оттиска реальной печати на поддельном документе, необходимо:

    • размещать заказ на изготовление печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (в России сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в т.ч. с гербовой символикой, выдает единственная организация – ВНИИ Полиграфии);
    • изготавливать печати с учетом требований ГОСТа Р 51511-2001;
    • использовать водостойкую штемпельную краску: это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой);
    • не использовать основную круглую печать организации на все случаи жизни, изготовив для менее важных документов дополнительные печати;
    • вести учет печатей и штампов организации;
    • хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

    Сноски

    Свернуть Показать

    1. Напомним, что гербовые печати подлежат обязательной регистрации, а вот обычные коммерческие фирмы могут регистрировать свои печати добровольно, т.к. такой обязанности у них нет. Вернуться назад

    Что делать со старыми печатями организации?

    В практической деятельности любой организации рано или поздно возникает вопрос: «Как быть со старыми печатями?» Использовать нет полномочий, копить нет смысла…

    Ответственность за дальнейшее использование старых печатей нормативно нигде не прописана. Очевидно, что их применение будет актом фальсификации документов, поэтому верное решение — их уничтожение. Но по всем правилам. Существуют по крайне мере два случая, когда доказательства уничтожения могут быть затребованы: банками и органами юстиции при дальнейшей перерегистрации.

    Шаг 1.

    Составляем приказ об уничтожении печати (пример 1).

    Пример 1. Фрагмент приказа об утверждении эскиза новой и уничтожении старой печати

    Шаг 2.

    Подготовка к уничтожению: выбираем организацию.

    На практике уничтожением старых печатей часто занимаются те же организации, которые их и производят. В таком случае необходимо проверить наличие у такой организации соответствующего разрешения. С юридической точки зрения правильно будет провести уничтожение именно через стороннюю организацию, а не своими силами.

    Шаг 3.

    Получаем акт об уничтожении печати.

    Этот шаг заключительный и, пожалуй, самый важный. Обязательно проконтролируйте, чтобы ваша организация получила акт об уничтожении печати (пример 2), который оформляется сразу после завершения процедуры. В противном случае все предыдущие шаги теряют смысл.

    Пример 2. Фрагмент акта об уничтожении печати

    Уничтожение гербовой печати

    1. если изменились какие-либо реквизиты предприятия (например, форма собственности), и информация на клише им не соответствует;
    2. печать имеет какие-либо дефекты, из-за которых её использование невозможно;
    3. печать пришла в негодность с течением времени – её оттиск недостаточно чёткий, и текст не читаем;
    4. произошла реорганизация или перерегистрация предприятия, или же оно ликвидировано.

    Порядок уничтожения прописан в нормативно-правовых актах муниципального и объектового уровня. Уничтожение печати может быть произведено самостоятельно или с помощью агентства, предоставляющего такую услугу.

    В случае самостоятельной ликвидации клише государственного образца издаётся Приказ об уничтожении гербовой печати, в котором назначается комиссия минимум из трёх человек. В комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, ответственный за учёт штампов и печатей предприятия.

    Уничтоженная печать должна быть непригодной к дальнейшей эксплуатации и не подлежать восстановлению. В зависимости от материала, из которого изготовлено клише, существуют различные способы уничтожения. Металлические печати спиливают крест-накрест, а полимерные и резиновые разрезают либо сжигают. После процедуры составляется Акт, который в течение десяти лет хранится в организации. В документе должны быть указаны следующие сведения:

    • место и время уничтожения печати;
    • основание для ликвидации;
    • наименование и оттиск подлежащей уничтожению печати;
    • состав комиссии;
    • способ уничтожения.

    Акт подписывается всеми членами комиссии. Его содержание не допускает наличия ошибок и исправлений.

    Уничтожение гербовых печатей можно поручить агентству, предоставляющему эту услугу. В этом случае необходимо будет предоставить следующий комплект документов:

    • свидетельство о регистрации организации-владельца печати;
    • заполненный бланк заявления, разрешающего уничтожение;
    • удостоверение личности руководителя предприятия или его доверенного лица;
    • документ, подтверждающий отсутствие задолженностей предприятия.

    После ликвидации гербовой печати заказчику выдаётся Акт об уничтожении, который регистрируется в соответствии с порядком внутреннего документооборота компании.

    Гербовые печати – изготовление от 1400 рублей

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *