Содержание
- Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)
- Учет БСО
- Как происходит инвентаризация БСО
- Акт инвентаризации бланков строгой отчетности: образец
- Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности
- Как оформить недостающий БСО при инвентаризации
- Итоги
- Форма ИНВ-16. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
- Законодательное регулирование
- Коротко об инвентаризации
- Общие сведения о форме ИНВ-16
- Заполняем ИНВ-16
- Полезная информация
- Особенности проведения инвентаризации бланков строгой отчетности и инвентаризационная опись БСО
- Как учитываются БСО: особенности процедуры
- Выводы
- Бланки инвентаризационной описи и их заполнение
- ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ
- Использование БСО
- Учет бланков строгой отчетности
- Учитываем БСО в составе материалов
- Новый код КОСГУ
- Учет БСО по Инструкции № 157н
- Учет БСО согласно разъяснениям Минфина
- Инвентаризация бсо в бюджете
- Инвентаризация бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении
- Инвентаризация бсо в бюджете образец
- Инвентаризация бсо в бюджете в 1с
- Как оформить и провести инвентаризацию БСО
- Инвентаризационные описи.
- Приложение N 47. Акт инвентаризации (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.07.2019 обязательны к использованию только электронные БСО, печать которых осуществляется с применением обновленных касс, способных передавать информацию о взаиморасчетах с покупателями налоговикам в режиме онлайн. Поэтому сейчас необходимость проводить инвентаризацию БСО у продавцов уже не существует. В статье рассмотрен порядок проведения инвентаризации БСО, актуальный до 01.07.2019.
Учет БСО
Как происходит инвентаризация БСО
Акт инвентаризации бланков строгой отчетности: образец
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности
Как оформить недостающий БСО при инвентаризации
Итоги
Учет БСО
К бланкам строгой отчетности относятся следующие документы: квитанции, бланки удостоверений, дипломов, лицензий, приглашений, чековых, квитанционных книжек, страховых полисов, свидетельств, сертификатов, абонементы, билеты, путевки. Они должны быть отпечатаны типографским способом, иметь машиночитаемую шестизначную нумерацию, обладать необходимой степенью защиты и содержать обязательные реквизиты.
Предприятия обязаны осуществлять контроль расходования бумажных бланков по наименованиям, сериям и номерам. Учет ведется на забалансовом счете 006 по каждому виду и местам хранения в условной оценке. Акции, облигации и другие ценные бумаги, бланки трудовых книжек должны учитываться таким же порядком.
Подробнее о БСО читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».
Пример
В мае 2019 года ООО «Квинт» для расчетов с населением заказало в типографии 5 000 квитанций на общую сумму 10 000 руб. без НДС. Передача бланков оформлена актом приемки-передачи БСО. Бланки в количестве 1 000 штук поступили на ответственность бухгалтера-кассира.
Бухгалтер предприятия отразил эту операцию следующим образом:
- Дт 10 Кт 60 — 10 000 — приняты к учету документы по фактической себестоимости изготовления.
- Дт 006 — 10 000 — полученные бланки отражены на забалансовом счете.
- Дт 26 Кт 10 — 2000 — стоимость выданных БСО включена в состав расходов.
- Кт 006 — 2000 — оформлена выдача под отчет на основании заборно-контрольного листа.
Регистрируются бланки в специальной книге, которую необходимо пронумеровать и прошнуровать. Книга должна быть скреплена печатью и заверена подписью руководителя и главного бухгалтера. За образец можно взять форму по ОКУД 0504045, утвержденную приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н для государственных предприятий.
БСО должны храниться в условиях, которые препятствуют их порче и хищению.
Подробнее об учете и хранении бланков вы можете узнать из статьи «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».
Как происходит инвентаризация БСО
Провести инвентаризацию БСО нужно перед подготовкой годовой отчетности, при выявлении хищения, порчи БСО, в случае чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, при реорганизации или ликвидации предприятия. Также в обязательном порядке ревизия бланков проводится при смене лиц, на ответственность которых поступили документы.
Порядок, который следует соблюдать при проведении инвентаризации, описан в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Решение о проведении инвентаризации БСО, принимаемое исполнительным органом предприятия, оформляется распорядительным документом.
Ознакомиться с правилами составления приказа, а также увидеть образцы вы сможете в статье «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».
В период проведения инвентаризации БСО создается комиссия, утверждаемая руководителем в количестве не менее 3 человек. В состав ее могут включаться работники администрации, бухгалтерии, внутренние аудиторы или специалисты независимых аудиторских организаций.
Результаты инвентаризации БСО могут быть признаны недействительными, если не все члены комиссии, назначенные приказом руководителя, и лица, на ответственность которых поступили БСО, будут присутствовать при инвентаризации.
В ходе инвентаризации комиссия осуществляет пересчет бланков документов, сверяет их со списком для установления их фактического наличия. Ревизия бланков осуществляется отдельно в отношении каждого лица, на ответственность которого поступили БСО.
Список бланков содержится в инвентаризационной описи или акте. В одной из граф приводятся данные бухгалтерского учета, а в другой комиссия записывает фактическое наличие БСО.
Пересчет бланков документов и их сверка с данными учета производятся отдельно по каждому виду БСО с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения БСО.
С помощью инвентаризации БСО проверяется правильность данных текущего учета и выявляются ошибки, приходуются неучтенные БСО, контролируется их сохранность.
Инвентаризационная опись и акт заверяются подписями комиссии и лицами, на чью ответственность поступили проверяемые бланки документов.
При обнаружении расхождений составляются сличительные ведомости.
Для оформления результатов инвентаризации возможны два варианта: фиксировать результаты ревизии в самостоятельно разработанных на предприятии формах или использовать унифицированные, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которые можно скачать на нашем сайте:
- приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНВ-22);
- инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (унифицированная форма ИНВ-16).
- акт инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма ИНВ-15);
- сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ИНВ-19).
При применении самостоятельно разработанных форм их образцы должны быть утверждены руководителем предприятия и содержать обязательные реквизиты, которые установлены законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Узнать о требованиях к самостоятельно разработанным формам первичных документов вы сможете из материала «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Результаты работы комиссии оформляются документами, оформленными в количестве 2 или 3 (если происходит смена материально ответственных лиц) экземпляров.
Акт инвентаризации бланков строгой отчетности: образец
Акт инвентаризации бланков документов используют для отражения результатов ревизии фактического наличия бланков.
Предприятие может использовать акт унифицированной формы ИНВ-15 либо самостоятельно разработанный и утвержденный руководителем.
Для помощи в разработке собственной формы акта приводим образец.
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности
При указании в учетной политике предприятия использования для оформления результатов инвентаризации формы ИНВ-16 сведения о бланках регистрируются в этом документе.
В описи указывается: наименование, вид, категория документа, код по ОКЕИ и единица измерения, номер, серия, номинальная стоимость, фактическое количество, наличие по данным бухгалтерского учета, результат (излишек, недостача).
Как оформить результаты ревизии ТМЦ в бухучете, узнайте .
Как оформить недостающий БСО при инвентаризации
В случае, когда комиссия вскрыла недостачу бланков документов, следует выяснить причину, взять объяснение с лица, на чью ответственность поступили документы. В случае необходимости на виновных лиц необходимо наложить взыскание.
Пример
При инвентаризации БСО, поступивших на ответственность бухгалтера-кассира Ивановой Т. В. в ООО «Полет» выявлена недостача одного бланка квитанции об оплате ветеринарных услуг.
ООО «Полет» для оформления инвентаризационных действий использует бланки унифицированных форм, о чем содержится упоминание в учетной политике организации.
От бухгалтера-кассира получено объяснение о причинах недостачи:
«Недостача одного бланка квитанции об оплате ветеринарных услуг возникла вследствие его порчи. Я неверно заполнила квитанцию, а затем уничтожила, не составив акт о списании бланка».
Материально ответственное лицо Бухгалтер-кассир Иванова Т. В.»
Решение руководителя ООО «Полет»: провести для бухгалтера-кассира Ивановой Т. В. инструктаж по учету квитанций на оплату ветеринарных услуг.
Если бы бухгалтер-кассир Иванова Т. В. потеряла БСО, такой инцидент надо было оформить специальным актом. Как оформить акт об утере БСО, узнайте .
Итоги
Инвентаризация БСО является необходимым условием контроля их поступления, расходования и хранения. Учет ведется по видам, сериям, номерам, и количеству.
Форма ИНВ-16. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
Инвентаризационная опись по форме ИНВ-16 используется при проверке ценных бумаг и документов строгой отчетности. Они так же, как и другие объекты и активы компании, должны подвергаться инвентаризации. Заполняет бланк специально созданная комиссия по итогам процедуры. В нем отображают данные о реальном наличии ценных бумаг и БСО в организации и сравнивают со сведениями бухучета. Как заполнить такой бланк, разберемся в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк инвентаризационной описи по форме ИНВ-16 .xlsСкачать образец инвентаризационной описи по форме ИНВ-16 .xls
Законодательное регулирование
Процедуру инвентаризации регулирует такой документ, как Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Они являются приложением к Приказу Минфина РФ №49 от 13.06.1995 г.
Что касается применения бланка ИНВ-16, то законодательно нигде не указано на его обязательность. Напротив, Информация Минфина России №ПЗ-10/2012 указывает, что с 2013 года все унифицированные формы стали лишь рекомендованными к применению. Компании имеют право разрабатывать свои бланки, не забывая о том, что ряд реквизитов должен быть на документе обязательно.
Важно! Решение, какие формы использовать в работе, руководство компании должно зафиксировать в учетной политике.
Многие хозяйствующие субъекты применяют унифицированные формы по привычке, а также руководствуясь их удобством и отсутствием претензий со стороны чиновников из проверяющих ведомств. ИНВ-16 не исключение.
Коротко об инвентаризации
Процедура необходима:
- раз в год перед составлением годовой отчетности;
- когда происходит смена материально ответственного лица;
- после случаев хищений имущества компании;
- после стихийных бедствий, техногенных аварий и т.д.;
- при процедуре реорганизации компании.
Алгоритм проведения инвентаризации стандартный:
- Руководитель издает приказ по форме ИНВ-22 о проведении инвентаризации. В нем должны быть отмечены причины процедуры, сроки проведения, иные детали.
- Комиссия проводит инвентаризацию в сроки, указанные в приказе. По итогам заполняет инвентаризационную опись и передает в бухгалтерию.
- После проверки бухгалтером бумага направляется к руководству.
- Далее руководитель решает, что делать с излишками или недостачей.
- Бухгалтер на основании решения руководителя отражает в бухгалтерском учете необходимые операции.
Внимание! Комиссия создается на постоянной основе. Кто будет входить в ее состав, решает руководитель и издает приказ. Как правило, членами комиссии назначают сотрудников дирекции, бухгалтерии, юротдела, начальников структурных подразделений. Материально ответственные лица в состав не входят, но присутствовать на инвентаризации обязаны.
Общие сведения о форме ИНВ-16
Форма была утверждена Пост. Госкомстата России №88 от 18 августа 1998 года.
Заполнять бумагу должны члены комиссии, а подписывать — следующие лица:
- Члены комиссии и ее председатель. Их подписи свидетельствуют о том, что все данные внесены верно. В документе должны расписаться все сотрудники, входящие в состав комиссии, иначе бумага не будет считаться действительной.
- Материально ответственный сотрудник (их может быть несколько). Подпись ставится в знак того, что работник присутствовал при инвентаризации, подтверждает правильность внесенных сведений и отсутствие претензий к членам комиссии.
- Бухгалтер. Этот сотрудник подтверждает, что проверил все данные на бланке.
- Руководитель организации. Свою подпись он ставит в последнюю очередь. Ею он подтверждает свое решение о том, как поступить с выявленными излишками или недостачами, обнаруженными по итогам инвентаризации.
Заполняем ИНВ-16
Форма ИНВ-16 имеет 4 страницы. Их все нужно заполнить. Вносить данные можно на компьютере или от руки. При выборе второго способа не должно быть помарок.
Страница 1
Начинается документ с шапки. В ней надо указать такую информацию:
- наименование хозяйствующего субъекта и структурного подразделения;
- коды по ОКПО и ОКВЭД;
- основание для проведения процедуры: тут надо выбрать тип документа;
- реквизиты этого документа: номер и дата составления;
- сроки проведения процедуры;
- номер и дата составления текущей инвентаризационной описи.
Затем следует расписка, где материально ответственное лицо подтверждает, что все необходимые бумаги, находящиеся в его ведении, сданы членам комиссии.
В конце страницы ставят дату проведения инвентаризации.
Страница 2
Здесь начинается таблица. В нее члены комиссии вносят информацию об объектах инвентаризации:
- Графа 1. Номер записи по порядку.
- Графы 2-4. Наименование объекта инвентаризации (БСО или ценной бумаги), его номер и код.
- Графы 5-6. Наименование единицы измерения и ее код по ОКЕИ.
- Графы 7-12. Здесь указывают данные о фактическом наличии документов. Вносят номера, серию, данные о номинальной стоимости, количество и общую сумму.
В конце таблицы подводятся итоги по графам с количеством и суммой.
Страница 3
На этой странице таблица продолжается:
- Графы 13-18. Тут указывают данные бухгалтерского учета по документам. Записывают номера, серию, номинальную стоимость, количество и общую сумму.
- Графы 19-26. Эти графы отражают результаты инвентаризации: выявленные излишки и недостачи. По ним также указывают номера, количество, сумму.
В конце таблицы аналогично предыдущей странице подводят итоги по количеству и суммам.
Страница 4
В начале страницы подводят итоги по описи (данные нужно вносить прописью): количество порядковых номеров, единиц документов, общая сумма.
Далее расписываются члены комиссии и ее председатель. Затем следует расписка о том, что все объекты инвентаризации были проверены в присутствии материально ответственного лица и оно не имеет претензий к комиссии. И материально ответственный сотрудник ставит свою подпись и дату.
Затем расписывается бухгалтер, проверявший расчеты. Далее материально ответственный сотрудник указывает причины выявленных излишков и недостач. И снова ставит свою подпись.
В конце страницы (и документа) руководитель компании указывает свое решение относительно выявленных несоответствий и ставит подпись и дату.
К сведению! Опираясь на эту опись, бухгалтер должен скорректировать данные бухучета. Если были обнаружены неучтенные ранее ценные бумаги, то используют проводку ДТ 58/КД 91. При выявленных недостачах или порче — ДТ 94/ КД 58 (уменьшает реальное количество ценных бумаг). Если дело касается БСО, то для исправления бухгалтер должен использовать забалансовый счет 006. Излишки — по ДТ, недостачи — по КД.
Полезная информация
- Бланк заполняют в 2 экземплярах. Первый — для бухгалтерии, второй — материально ответственного сотрудника.
- Хранить документ необходимо в компании в течение 5 лет.
- Исправление ошибок в бумаге производится стандартным методом: аккуратным зачеркиванием, написанием верного варианта и визированием изменений. Об изменениях должны быть уведомлены все лица, подписавшие документ.
Особенности проведения инвентаризации бланков строгой отчетности и инвентаризационная опись БСО
Чтобы проверить реальное наличие бланков строгой отчетности (БСО) у хозяйствующего субъекта, а также подтвердить соответствие их количества и состава сведениям бухучета, периодически проводится инвентаризация (ревизия).
Процесс проведения такой проверки должен осуществляться по определенным правилам, предусмотренным учетной практикой и нормативными регламентами.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ 8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ Это быстро и бесплатно!
Кроме того, большое значение имеет корректное оформление процедуры и итогов инвентаризации. Соблюдение установленных требований позволит избежать возможных проблем.
Важный нюанс заключается в том, что с 01.07.2018 большинству хозяйствующих субъектов (продавцов), осуществляющих наличные расчеты с физическими лицами (покупателями), следует оформлять электронные бланки строгой отчетности, которые, как известно, формируются и распечатываются современными кассовыми аппаратами.
Речь идет о применении онлайн-касс – фискальных устройств, через интернет передающих налоговой службе сведения о расчетах с покупателями.
Подобная практика ощутимо упрощает контрольно-кассовые операции, но выдвигает предприятиям и предпринимателям дополнительные технические требования.
Примечательно, что у организаций и ИП, уже оформляющих и выдающих электронные бланки строгой отчетности, отсутствует необходимость в проведении вышеупомянутой инвентаризации.
Таким лицам более не требуется проводить ревизию БСО. Однако те предприятия и ИП, которые до 01.07.2019 вправе на законных основаниях осуществлять наличные расчеты с физическими лицами без применения онлайн-касс и выдачи кассовых (фискальных) чеков, должны будут использовать стандартные бланки БСО, периодически проводя их инвентаризацию.
Как учитываются БСО: особенности процедуры
К бланкам строгой отчетности относятся разные расчетные документы, заменяющие по своему назначению кассовые (фискальные) чеки, формируемые посредством ККТ.
Это могут быть расчетные квитанции, билеты, формы удостоверений, абонементные бланки, сертификаты, свидетельства, пригласительные бумаги, квитанционные/чековые книжки и прочие бланки подобного рода.
Хозяйствующие субъекты вправе разрабатывать собственные формы БСО или пользоваться их стандартными шаблонами.
Такие бланки должны удовлетворять следующим требованиям:
- наличие обязательных реквизитов;
- необходимый уровень защиты;
- шестизначная нумерация, подлежащая машинному считыванию;
- типографский способ выведения на печать.
Расходование бланков строгой отчетности, отпечатанных на бумажных носителях, тщательно контролируется ответственными сотрудниками по наименованиям (типовым разновидностям), а также сериям/номерам.
БСО учитываются на бухгалтерском счете 006, который является забалансовым. Отражение таких бланков осуществляется по их условной стоимостной оценке.
Учет следует вести по отдельным разновидностям и местам ответственного хранения бланков строгой отчетности.
БСО своевременно регистрируются в особом учетном журнале, подлежащем шнуровке и нумерации. Такой регистр обязательно заверяется подписями руководителя и главбуха хозяйствующего субъекта.
Если организация/предприниматель использует печать (штамп), проставляется соответствующий оттиск. Существует рекомендованная форма такого журнала. Хозяйствующий субъект может разработать и применять свой шаблон. Хранение БСО осуществляется в безопасных условиях.
Когда проводится ревизия?
Инвентаризация имеющихся БСО является важным аспектом их эксплуатации и учета.
Ревизия проводится ответственными сотрудниками в следующих типичных ситуациях:
- поменялись сотрудники, отвечающие за сохранность бланков строгой отчетности;
- организации предстоит ликвидация/реорганизация;
- произошли стихийные бедствия или иные чрезвычайные ситуации, в результате которых бланки испортились (уничтожились);
- установлены факты хищения, умышленного уничтожения БСО;
- регламентированная инвентаризация БСО, проводимая перед составлением итоговой отчетности за год.
Порядок проведения
Чтобы выполнить инвентаризацию бланков строгой отчетности, необходимо руководствоваться порядком, предусмотренным специальными методическими указаниями, составленными и утвержденными Минфином РФ (Приказ №49 от 13.06.1995).
Речь идет о правилах инвентаризации, регламентированных этим официальным ведомством для ревизии активов и финансовых обязательств хозяйствующего субъекта.
Порядком проведения инвентаризации БСО предусматривается последовательная реализация следующих этапов:
- Руководство издает особый распорядительный акт (приказ) о проведении очередной проверки БСО (уточняются причина, сроки). Этим же приказом регламентируется формирование инвентаризационной комиссии (её состав, полномочия).
- Комиссия пересчитывает имеющиеся бланки строгой отчетности, принимая во внимание их нумерацию. Фактическое количество и видовой состав БСО сверяются с данными бухучета. Инвентаризационная (ревизионная) опись заполняется внесением соответствующих записей.
- Если выявляются отклонения реальных сведений от учетной информации, оформляется сличительная (сверочная) ведомость.
- Если удалось установить личности субъектов, виновных в недостаче/излишке БСО, налагается соответствующее взыскание. Данное решение обязательно оформляется письменным приказом руководства хозяйствующего субъекта.
В составе ревизионной комиссии должно быть минимум 3 человека. Конкретный состав комиссии утверждается вышеупомянутым приказом руководства.
В него могут входить не только штатные сотрудники хозяйствующего субъекта (работники администрации, отдела бухгалтерии, внутреннего аудита), но и независимые эксперты из внешних структур.
Легитимность итогов проведенной ревизии достигается и утверждается, если на этой проверке присутствовали все участники комиссии, состав которой назначался руководителем, а также субъекты, отвечающие за сохранность и безопасность БСО.
Все эти лица – участники комиссии и ответственные субъекты – обязательно расписываются в составленном инвентаризационном акте. Это является подтверждением необходимого кворума.
Надо отметить также, что данная проверка выполняется для каждого отдельного субъекта, персонально отвечающего за определенные бланки строгой отчетности.
Конкретный перечень проверяемых документов приводится в инвентаризационной документации (опись, акт). В одной графе указываются сведения бухучета, в другой – реальное наличие.
БСО подсчитываются и сверяются с учетными сведениями по каждой отдельной разновидности. Принимаются во внимание их начальные/конечные номера.
Кроме того, учитывается каждое место ответственного хранения.
Инвентаризация позволяет успешно решить следующие задачи:
- проверить корректность сведений актуального учета;
- выявить ошибки, допущенные при бухучете;
- найти и оприходовать неучтенные бланки;
- проконтролировать сохранность и безопасность документов, подлежащих строгому учету.
Какие документы оформляются?
Документальное оформление инвентаризации БСО имеет большое значение для последующей легализации её итогов. Организация может зафиксировать результаты выполненной проверки самостоятельно разработанными формами документов.
Однако у него есть удобная альтернатива – воспользоваться для этого стандартными шаблонами, утвержденными еще в 1998 году нормативным актом Госкомстата (постановление № 88).
Как правило, речь идет об оформлении следующих типовых бумаг:
- приказ, регламентирующий проведение инвентаризации (причина, сроки, состав комиссии);
- инвентаризационная опись для БСО;
- акт инвентаризации имеющихся документов;
- ведомость сличения (сверки) итогов выполненной проверки (заполняется, если обнаруживаются несоответствия между фактом и учетом).
Если компания применяет собственные формы-шаблоны, ему следует позаботиться о наличии в этих документах ряда обязательных реквизитов, состав которых регламентируется 402-ФЗ от 06.12.2011 (законом о бухучете).
Кроме того, самостоятельно разработанные шаблоны обязательно утверждаются руководителем. Итоги ревизии оформляются типовой документацией, составляемой обычно в 2-3 экземплярах.
Как оформить инвентаризационную опись?
Инвентаризационная опись БСО должна содержать следующие обязательные сведения:
- общая информация о проверяемом документе строгой отчетности (название, разновидность, категория);
- код проверяемого документа по ОКЕИ-классификатору;
- применяемая единица измерения;
- серия/номер бланка (номера бланков);
- номинальная (условная) стоимость единицы документа;
- реальное количество и общая стоимость всех БСО данной разновидности;
- учетное количество и общая стоимость всех БСО данной разновидности;
- итоги ревизии (сведения о недостающих/излишних бланках – серия, номера, стоимость единицы, общее количество, суммарная стоимость).
Скачать образец формы ИНВ-16 и 0504086
Скачать инвентаризационную опись ИВН-16 для бланков строгой отчетности и ценных документов – excel.
Скачать образец сличительной описи БСО форма 050486 – excel.
Выводы
Инвентаризация БСО является необходимым условием их надлежащего учета. Данная процедура позволяет уточнить наличие бланков, проверить их сохранность, актуализировать учетные сведения, выявить недостачи/излишки.
Все действия должны осуществляться по общепринятому регламенту. Документальное оформление процедуры и её итогов также выполняется в установленном порядке.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ
+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ
+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ
Это быстро и бесплатно!
Бланки инвентаризационной описи и их заполнение
Основной документ для отражения результатов инвентаризации — это опись. Приказом Минфина № 52н утверждено 10 инвентаризационных описей. Они приведены в таблице.
После составления любой из них ее подписывает председатель и все члены комиссии учреждения, которые участвовали в инвентаризации.
Таблица
№ п/п |
Код формы ОКУД |
Назначение инвентаризационной описи |
Ценные бумаги |
||
Остатки на счетах учета денежных средств |
||
Задолженность по кредитам, займам (ссудам) |
||
Состояние государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах |
||
Состояние государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям |
||
(Сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов |
||
(Сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов |
||
Наличные денежные средства |
||
Расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
||
Расчеты по поступлениям |
Форма 0504081
Форма применяется для отражения результатов инвентаризации:
- ценных бумаг
- финансовых вложений учреждений в ценные бумаги.
До начала инвентаризации необходимо получить расписки от материально ответственных лиц о том, что все приходные и расходные материалы сданы в бухгалтерию. Частые ошибки при инвентаризации смотрите в справочнике Системы Госфинансы.
Формы 0504082 и 0504088
Для отражения остатков денежных средств учреждения на счетах ЦБ РФ и кредитных организаций после инвентаризации применяется опись (ф. 0504082). Обратите внимание, что запись о наличии денежных средств делаются в описи на основании банковских выписок.
При инвентаризации наличных денег в кассе учреждения применяйте форму 0504088.
Формы 0504083, 0504084 и 0504085
Ф. 0504083 применяется для отражения результатов инвентаризации задолженности по кредитам, займам (ссудам). В расчет берутся только те займы, кредиты и ссуды, которые находятся на учете в учреждении.
Если в ходе инвентаризации выявлена задолженность перед РФ в ценных бумагах, то для оформления результатов применяется ф. 0504084.
Обратите внимание, что сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности в данном случае фиксируется в разрезе показателей:
- сумма долга по номинальной стоимости;
- начисленные проценты;
- итого задолженность на дату инвентаризации (в иностранной валюте и в рублях).
Для отражения результатов инвентаризации государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям применяется инвентаризационная опись (ф. 0504085).
Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)
Для оформления результатов инвентаризации бланков строгой отчетности применяйте (ф. 0504086). В ее составление, помимо членов комиссии, участвуют и материально ответственным лицам. От последних необходима расписка.
“
Учетные регистры помогают систематизировать и накапливать поступающую из первичных документов информацию, которую бухгалтер отражает на счетах и в отчетности. Поэтому, занося данные в регистры, можно одновременно регистрировать первичку и контролировать деятельность учреждения. Главное, не допустить ошибок…
Форма 0504087
Ф. 0504087 применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов — основных средств, материалов и т.д.
ример заполнения ф. 0504087 по материальным запасам
Форма 0504089
Данная форома применяется для отражения результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, иными дебиторами и кредиторами. Исключения — расчеты по долговым обязательствам, по которым составляются отдельные Инвентаризационные описи.
Скачайте примеры заполнения формы 0504089 в Системе Госфинансы:
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ
По наличным денежным средствам составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств. В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Для проведения ревизии кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
По задолженности работникам_выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.
При плановой инвентаризации расчетов учреждение должно провести также инвентаризацию своей задолженности перед поставщиками и подрядчиками. В ходе инвентаризации должны быть выявлены причины образования кредиторской задолженности с последующим ее урегулированием. Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, не реальные для взыскания, должны списываться по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить: правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями; правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям; правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности.
Результаты оформляются Актом инвентаризации остатков на счетах учета денежных средств и Актом инвентаризации расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
Суммы, поступившие в возмещение причиненного ущерба, оформляются бухгалтерской записью в зависимости от того, на какой счет поступили суммы.
Использование БСО
Каждый субъект предпринимательской деятельности, осуществляемой на рынке бытовых услуг, вправе отказаться от использования ККТ в пользу выдачи бланков строгой отчетности.
Однако такой переход может быть реализован исключительно в случаях осуществления одного из нижеуказанных видов деятельности:
- оказания бытовых услуг субъектами, использующими ЕНВД или ПСН;
- розничной торговли печатной периодикой и сопутствующими товарами, а также мороженым, разливными безалкогольными напитками;
- реализации ценных бумаг и проездных билетов;
- ремонта обуви и металлических изделий, изготовления ключей, услуг носильщиков и нянь, рубки и колки дров, вскапывания огородов;
- в иных случаях, прямо поименованных в ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Ныне действующий порядок использования БСО актуален вплоть до 01.07.2018.
В настоящее время допустимыми являются следующие способы изготовления формуляров:
- типографский метод;
- с помощью автоматизированных систем.
Важными особенностями при печатании документов на бумажном носителе являются порядок их оприходования, списания, а также инвентаризация бланков БСО, проводимая в те же сроки, что и ревизия наличности в кассе.
Учет бланков строгой отчетности
Любое отечественное предприятие, использующее в своей деятельности описываемые формуляры, обязано проводить инвентаризацию имеющихся бланков.
Минфин РФ в Методических указаниях, введенных в действие Приказом от 13.06.1995 N 49, предусмотрел следующие виды проверок:
- сверка при наступлении обстоятельств (п. 1.5 Методических указаний);
- инициативная инвентаризация, осуществляемая по решению руководства компании.
Вне зависимости от причин, послуживших началом проверки, инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности является необходимым условием для признания сверки состоявшейся.
Общий порядок ревизии формуляров описан Минфином РФ в п.п. 3.39–3.43 Методических указаний.
При проведении инвентаризации учету подлежат БСО, фактически находящиеся в кассе предприятия.
Важно отметить, что ревизия формуляров осуществляется в том же порядке, что и инвентаризация иного имущества, активов и обязательств.
Начинается сверка изданием приказа руководителя компании и назначением инвентаризационной комиссии.
Члены комиссии фиксируют данные о фактическом наличии формуляров в описи инвентаризации бланков строгой отчетности, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
официальную форму инвентаризационной описи БСО
Необходимо отметить, что более ранняя форма описи, утвержденная российским Министерством финансов, не применяется в связи с введением в оборот более поздней редакции документа.
Данные, выявленные в ходе ревизии, отражаются в форме ИНВ-16. Заполнять ее следует аккуратно. Надо избегать ошибок, помарок или подчисток, а сам бланк документа должен содержать следующую информацию:
- наименование предприятия;
- основание для сверки;
- номер и дату заполнения формуляра;
- расписку ответственного работника о передаче документов в бухгалтерию;
- фактические сведения о наличии сверяемых форм и данных бухучета;
- итоги ревизии;
- подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.
Все указанные сведения являются обязательными для включения в опись инвентаризации БСО, образец заполнения которой можно скачать по ссылке ниже.
образец заполнения инвентаризационной описи БСО
Инвентаризация бланков строгой отчетности – законодательная обязанность юридических лиц, использующих эти документы. В ходе проверки выявляется, соответствуют ли условия хранения БСО требованиям, прописанным в нормативно-правовых актах, нет ли просроченных бумаг или документации с истекающим сроком действия. Правила проведения процедуры не регламентируются государственными органами, поэтому руководитель может организовать ее по своему усмотрению Самое главное – соблюдение положенных сроков.
Инвентаризация денежных документов и бланков строгой отчетности проводится инвентаризационной комиссией, состав которой утверждается руководителями компании. Члены этой группы должны понимать цели осуществляемой деятельности и нести ответственность за нарушения, допускаемые в процессе исполнения возложенных на них обязанностей.
Руководство определяется с частой проведения проверок и закрепляет решение в распоряжении или специально составленном графике. Допускаются внеплановые и плановые проверки, полные и частичные ревизии. Инвентаризация БСО обязательна, а образец описей можно найти в конце статьи.
Если БСО хранятся в кассе, и ее работник осуществляет их строгий учет, в ходе инвентаризации количество документов пересчитывается, а результаты указываются в акте проверки кассы, составленном по форме ИНВ-15. Если бланки находятся отдельно от денежных средств, их ревизия осуществляется отдельно по каждому виду документации, месту нахождения, ответственным лицам.
Перед началом ревизии сотрудник, ответственный за хранение БСО, передает документы членам инвентаризационной группы под расписку. Присутствие этого лица в ходе процедуры обязательно. В процессе проверки пересчитывается количество бланков и сравнивается с данными аналитического учета. Выявляется, есть ли БСО с истекшим сроком, утраченные или утерянные.
Результат деятельности комиссии – инвентаризационная опись. Если проверка плановая, она готовится в двух экземплярах, если документация передается от одного сотрудника к другому – в трех. В течение месяца после проверки производится уничтожение БСО с истекшим сроком годности.
Если обнаружена недостача, нужно выявить его причины. Для этого берутся объяснения ответственного лица, определяется степень его вины. Законодательство не предусматривает ответственности за утерю БСО, но руководство компании вправе применить к виновному меры дисциплинарного взыскания. Если недостача не единична, имеют место хищения и злоупотребления, имеет смысл обратиться в следственные органы.
Использование бланков строгой отчетности освобождает организацию от установки ККМ, но означает высокие требования к условиям и срокам хранения документов. Компания обязана вести книгу учета бланков и проводить регулярные (обычно ежемесячные) инвентаризации.
Учитываем БСО в составе материалов
Ларцева Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Вопрос учета бланков строгой отчетности для учреждений культуры является особенно важным и актуальным. В их хозяйственной деятельности часто используются билеты, абонементы, квитанции и иные бланки. В связи с возникшими в 2019 году противоречиями в порядке учета таких объектов предлагаем рассмотреть новые разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 14.03.2019 № 02-06-10/16864.
Прежде чем обратиться к разъяснениям ведомства, обозначим суть проблемы, связанной с учетом БСО в 2019 году.
Новый код КОСГУ
В соответствии с Порядком применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н), с 1 января 2019 года расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (ранее – на подстатью 226 «Прочие работы, услуги») КОСГУ.
Таким образом, применение новой подстатьи предполагает, что БСО являются объектами материальных запасов, в то время как Инструкция № 157н, наоборот, исключает их из состава материальных запасов.
Учет БСО по Инструкции № 157н
Согласно п. 118 данной инструкции бланки строгой отчетности не относятся к материальным запасам. Для учета таких объектов Инструкцией № 157н предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности», на котором учитываются БСО, находящиеся у учреждения на хранении и выдаваемые в рамках хозяйственной деятельности учреждения бланки строгой отчетности (бланки трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланки листков нетрудоспособности, квитанций и иные бланки строгой отчетности) (п. 337). Перечень документов, которые относятся к бланкам строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики.
Бланки отражаются на забалансовом счете 03 в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке «один бланк – 1 руб.», а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики: по стоимости их приобретения.
Выбытие бланков строгой отчетности со счета 03 осуществляется при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении). Бланки списываются на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой они были ранее приняты к забалансовому учету.
Таким образом, на сегодняшний день положения Инструкции № 157н не предусматривают учет БСО на балансе учреждения в составе материальных запасов. Как отмечает финансовое ведомство в Письме № 02-06-10/16864, поскольку это противоречит Порядку № 209н, в ближайшее время соответствующие положения будут скорректированы.
Учет БСО согласно разъяснениям Минфина
В Письме № 02-06-10/16864 сказано, что в целях учета БСО необходимо принимать во внимание положения не только Инструкции № 157н, но и ФСБУ «Концептуальные основы» (Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н), согласно которым приобретенные учреждением материальные ценности, поступившие на склад, являются активом и подлежат отражению на балансе на соответствующих счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
Исходя из этого, а также с учетом применения нового кода КОСГУ (349), предусмотренного Порядком № 209н для отражения расходов на приобретение БСО, по мнению Минфина, бланки строгой отчетности следует отражать на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».
При выдаче со склада в рамках хозяйственной деятельности учреждения материально ответственному лицу бланков строгой отчетности (бланков трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланков листков нетрудоспособности, квитанций и иных бланков строгой отчетности) они учитываются на забалансовом счете 03 до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания.
Таким образом, списание БСО с балансового счета на забалансовый осуществляется в момент выдачи бланков со склада материально ответственному лицу для использования в рамках хозяйственной деятельности. Поскольку Минфин не указывает, каким документом оформляется выдача БСО со склада, по нашему мнению, для этого можно использовать требование-накладную (ф. 0504204), ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
По мнению чиновников, учитывать БСО за балансом следует до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания. Те же правила забалансового учета БСО действуют и сейчас на основании п. 337 Инструкции № 157н. При этом в силу названной нормы учреждениям необходимо решить, по какой стоимости вести забалансовый учет БСО: в условной оценке или по стоимости приобретения бланков. Свое решение необходимо закрепить в учетной политике.
Далее, основываясь на положениях Письма № 02-06-10/16864, рассмотрим на примере порядок отражения в бухгалтерском учете БСО.
Пример 1.
Библиотека (бюджетное учреждение) по договору с типографией приобрела 1 000 бланков квитанций (по 1 руб. за каждый бланк) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. 500 штук были выданы библиотекарю для оформления приема платы от читателей за оказанные услуги (ксерокопирование, сканирование, выдача книг на дом и прочие платные услуги). По окончании месяца библиотекарь представил отчет, по которому:
– 385 квитанции были выданы получателям услуг, о чем свидетельствовали сданные отрывные части квитанций;
– 15 квитанций были испорчены при оформлении.
На основании этого отчета был составлен акт о списании квитанций в количестве 400 штук. Согласно учетной политике учреждения бланки строгой отчетности принимаются к учету по стоимости приобретения. Стоимость израсходованных бланков относится на себестоимость оказываемых платных услуг в составе прямых затрат.
В бухгалтерском учете библиотеки данные операции отразятся следующим образом:
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Приняты на склад изготовленные бланки квитанций |
2 105 36 349 |
2 302 34 734 |
1 000 |
Выданы БСО библиотекарю |
2 109 60 272 |
2 105 36 449 |
|
Одновременно бланки отражены на забалансовом счете |
Забалансовый счет 03 |
||
Списаны оформленные и испорченные бланки квитанций |
Забалансовый счет 03 |
Стоит отметить, что в целях наиболее достоверного и полного учета операций на забалансовом счете 03 и контроля за движением бланков строгой отчетности учреждения культуры вправе вводить дополнительные субсчета, например, для учета билетов (см. Письмо Минкультуры РФ от 15.07.2009 № 29-01-39/04 «О направлении Методических указаний о порядке применения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями, находящимися в ведении Минкультуры РФ»):
-
03-1 «Бланки строгой отчетности в подотчете»;
-
03-2 «Бланки строгой отчетности на реализации»;
-
03-3 «Бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению».
Пример 2.
Дом культуры (бюджетное учреждение) заключил с типографией договор на изготовление бланков билетов в количестве 2 000 шт. на общую сумму 4 000 руб. (по 2 руб. за бланк). Бланки изготовлены после получения от заказчика предоплаты в размере 30% от суммы договора. Все они были выданы для регистрации и проштамповки, а также для дальнейшей реализации. Было реализовано 1 890 бланков, нереализованные были уничтожены. Все операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход. Согласно учетной политике забалансовый учет бланков билетов ведется в условной оценке «один бланк – 1 руб.», при этом затраты на приобретение бланков прямо относятся на себестоимость оказываемых услуг.
В бухгалтерском учете дома культуру данные операции отразятся следующими проводками:
Инвентаризация бсо в бюджете
Вместе с тем покупка бланков регистрируется в дебетовой части счета 03.
Для всякого вида БСО заводится отдельная Книга по учету. В нее записывается тип бланка, соответствующие ему серия и номер, место сохранения, дата выдачи.
По окончании определенного срока на основании Книги определяется остаток. Листы таких Книг пронумеровываются, Книги прошнуровываются и опечатываются сургучом в виде печати.
Численность листков непременно удостоверяет руководитель своей подписью. Ежемесячно создается журнал по остальным операциям счета 03. Этот журнал обязательно подшивают совместно с документами, удостоверяющими движения БСО.
Как их списать
Порченные и ненужные бланки строгой отчетности подлежат списыванию с непременным оформлением акта о списании.
Инвентаризация бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении
- код проверяемого документа по ОКЕИ-классификатору;
- применяемая единица измерения;
- серия/номер бланка (номера бланков);
- номинальная (условная) стоимость единицы документа;
- реальное количество и общая стоимость всех БСО данной разновидности;
- учетное количество и общая стоимость всех БСО данной разновидности;
- итоги ревизии (сведения о недостающих/излишних бланках – серия, номера, стоимость единицы, общее количество, суммарная стоимость).
Скачать образец формы ИНВ-16 и 0504086
Скачать инвентаризационную опись ИВН-16 для бланков строгой отчетности и ценных документов – excel.
Скачать образец сличительной описи БСО форма 050486 – excel.
>Выводы
Инвентаризация БСО является необходимым условием их надлежащего учета.
Такой порядок установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ N 171 (далее — Положение N 171) <2, и уточнен Письмом Минфина России от 27.09.2005 N 03-01-20/5-193.<2 Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171.
К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, талоны, путевки и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов в случае оказания услуг населению.
Согласно п.
Внимание В 15-17 разрядах указанного счета и корреспондирующего с ним счета 401 10 указывается статья аналитической группы подвида доходов бюджетов 140 «Суммы принудительного изъятия».
Обоснование вывода: В соответствии с п. 337 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), учет бланков строгой отчетности (далее — БСО) осуществляется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». В свою очередь, забалансовые счета применяются учреждением для учета находящегося у учреждения имущества, не являющегося балансовыми объектами учета (п. 332 Инструкции N 157н). Для учета учреждениями расчетов по суммам выявленных недостач применяются соответствующие аналитические счета учета счета 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п.
220 Инструкции N 157н).
Инвентаризация бсо в бюджете образец
По этому документу для учета употребляется специальная книга учета движения данных бланков и приходно-расходная книга учета. Формы данных учетных книг определены Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 Учет и сохранение бланков листов нетрудоспособности Регламентирует «Инструкция …», подтвержденная Приказом ФСС РФ и Минздрава РФ №18/29 от 29.01.2004. Для учета применяются книги – прихода и расхода бланков, получения, распределения Бланки документов об уровне образования учитываются в соответствии с несколькими нормативами Но в целом порядок учета и сохранения аналогичен – используется специальный реестр, выдача отображается в книгах регистрации и учета
Сохраняться все БСО должны при отсутствии несанкционированного доступа.
Инвентаризация бсо в бюджете в 1с
Количество инвентаризируемых объектов указывают в описях (актах) в единицах измерения, принятых в учете (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).
На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны (абз. 4 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п.
Федерального закона N 129-ФЗ хозяйственные операции оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведется учет. Первичным учетным документом для приема наличных денежных средств в кассу является приходный кассовый ордер. В случае если прием в кассу наличных денежных средств от населения производится по бланкам строгой отчетности (квитанциям), то приходные кассовые ордеры также должны быть оформлены.
Лица, уполномоченные на осуществление приема наличных денежных средств, ежедневно должны сдавать в кассу учреждения денежные средства с оформлением Реестра сдачи документов, к которому прилагаются корешки квитанций или их вторые экземпляры.
Учет бланков строгой отчетности, выдаваемых взамен кассовых чеков, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф.
Инфо При формировании 15-17 разрядов аналитических счетов учета счета 209 00, согласно п. 2.1 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), указывается аналитическая группа подвида доходов бюджетов. Особенностей при формировании 15-17 разрядов счета 209 44 и корреспондирующего с ним счета 401 10 при этом пунктом 2.1 Инструкции N 174н не установлено. Исходя из положений пп. 4.1.1 п. 4.1 раздела II Указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, доходы от возмещения ущерба в соответствии с законодательством РФ относятся на статью аналитической группы подвида доходов бюджетов 140 «Суммы принудительного изъятия».
Основных средств ф.ИНВ-1 ТМЦ ф.ИНВ-3 ТМЦ, принятых к ответственному хранению ф.ИНВ-5 Драгметаллов, присутствующих в деталях, полуфабрикатах и иных изделиях ф.ИНВ-8а Ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности ф.ИНФ-16
Инвентаризация БСО предполагает строгий порядок в действиях:
- Руководящим лицом создается приказ о проведении инвентаризации.
- С материально ответственных сотрудников берутся расписки о сохранности доверенного имущества и готовности его для обследования.
- Ревизует фактическое наличие, таковое сверяется со сведениями аналитического учета.
- Оприходуются избытки, списываются нехватки.
- С ответственного работника берутся нужные пояснения.
Производится инвентаризация при членах комиссии. Они должны по завершении проверки подписать сверку.
Они должны быть отпечатаны типографским способом, иметь машиночитаемую шестизначную нумерацию, обладать необходимой степенью защиты и содержать обязательные реквизиты.
Предприятия обязаны осуществлять контроль расходования бумажных бланков по наименованиям, сериям и номерам. Учет ведется на забалансовом счете 006 по каждому виду и местам хранения в условной оценке. Акции, облигации и другие ценные бумаги, бланки трудовых книжек должны учитываться таким же порядком.
Подробнее о БСО читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».
Пример
В мае 2019 года ООО «Квинт» для расчетов с населением заказало в типографии 5 000 квитанций на общую сумму 10 000 руб.
без НДС. Передача бланков оформлена актом приемки-передачи БСО.
Понадобиться обязательная инвентаризация бланков строгой отчетности может в связи со следующими обстоятельствами:
- перед составлением годового отчета;
- в связи со сменой материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов злоупотребления, порчи или хищения;
- в случае стихийных бедствий, пожаров или прочих чрезвычайных ситуаций, которые вызваны экстремальными условиями;
- в связи с ликвидацией или реорганизацией;
- в других законодательно предусмотренных случаях.
Как оформить и провести инвентаризацию БСО
Существует негласное правило, в соответствии с которым списание БСО лучше всего проводить через месяц после комплексной инвентаризации, предшествующей составлению годового отчета. В таком случае инвентаризировать необходимо и все остальное имущество, принадлежащее фирме или индивидуальному предпринимателю.
Важный нюанс заключается в том, что с 01.07.2018 большинству хозяйствующих субъектов (продавцов), осуществляющих наличные расчеты с физическими лицами (покупателями), следует оформлять электронные бланки строгой отчетности, которые, как известно, формируются и распечатываются современными кассовыми аппаратами.
Речь идет о применении онлайн-касс – фискальных устройств, через интернет передающих налоговой службе сведения о расчетах с покупателями.
Подобная практика ощутимо упрощает контрольно-кассовые операции, но выдвигает предприятиям и предпринимателям дополнительные технические требования.
Примечательно, что у организаций и ИП, уже оформляющих и выдающих электронные бланки строгой отчетности, отсутствует необходимость в проведении вышеупомянутой инвентаризации.
Таким лицам более не требуется проводить ревизию БСО.
Важно После того, как проект приобретет статус нормативного акта, данные методические указания не будут применяться казенными учреждениями.
Инвентаризационные описи.
Формы инвентаризационных описей и порядок их заполнения утверждены Приказом Минфина РФ № 52н. Казенные учреждения при проведении инвентаризации чаще всего используют следующие инвентаризационные описи.
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). В этой описи указываются наименование подразделения ЦБ РФ, номер счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации.
В случае если у учреждения имеется счет, открытый в кредитной организации в иностранной валюте, фиксируется курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и приводится остаток на счете на дату инвентаризации в рублях.
К бланкам строгой отчетности относятся не только документы, предназначенные для выдачи физическим лицам взамен чеков ККТ, об этом уже неоднократно упоминалось в наших статьях. Если рассматривать этот термин в широком смысле, то к ним можно отнести целый ряд номерных деловых бумаг, подлежащих обязательному учету. В большинстве случаев они используются бюджетными учреждениями.
Бюджетный учет бланков строгой отчетности более подробно рассмотрен в одной из наших статей.
Здесь же постараемся как можно подробнее и шире рассказать о том, как субъектами хозяйствования проводится инвентаризация бланков строгой отчетности, предназначенных для подтверждения расчетов с населением за оказанные услуги, которые выдаются взамен чеков ККТ. Именно о них идет речь в Положении № 359 и Законе 54-ФЗ.
Так по законодательным нормам РФ физическим лицам выдаются такие БСО как:
- свидетельство о рождении;
- паспорт;
- свидетельство о заключении брака;
- аттестат об образовании;
- диплом и прочее.
При осуществлении хозяйственно-финансовой деятельности бюджетных учреждений используются такие строго отчетные бланки как:
- служебные удостоверения;
- трудовые книжки;
- топливные талоны.
Когда госучреждением получается оплата за оказываемые населению услуги без использования ККТ, то выдаются удостоверяющие квитанции либо подобные официальные бумаги, подтверждающие проплату.
БСО в бюджетных организациях довольно многообразны.
Вместе с тем покупка бланков регистрируется в дебетовой части счета 03.
Для всякого вида БСО заводится отдельная Книга по учету. В нее записывается тип бланка, соответствующие ему серия и номер, место сохранения, дата выдачи.
По окончании определенного срока на основании Книги определяется остаток. Листы таких Книг пронумеровываются, Книги прошнуровываются и опечатываются сургучом в виде печати.
Численность листков непременно удостоверяет руководитель своей подписью.
Ежемесячно создается журнал по остальным операциям счета 03. Этот журнал обязательно подшивают совместно с документами, удостоверяющими движения БСО.
Порченные и ненужные бланки строгой отчетности подлежат списыванию с непременным оформлением акта о списании.
Унифицированная форма N ИНВ-16.
Оформление результатов инвентаризации
Данные о фактическом наличии проверяемых имущества и обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.
См. дополнительно:
— каков порядок подготовки инвентаризационных описей (актов).
При наличии соответствующей технической возможности инвентаризационная опись (акт) может заполняться с использованием средств автоматизации (абз. 1 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации). В этом случае данные о фактическом наличии имущества вводятся в программный комплекс ответственным членом инвентаризационной комиссии в ходе выполнения работ по инвентаризации.
Заполнение описей (актов) ручным способом выполняется чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Приложение N 47. Акт инвентаризации (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
Приложение N 47
к постановлению
Правительства Курской области
от 28 июля 2005 г. N 112
Акт инвентаризации (сличительная ведомость) N__
бланков строгой отчетности и денежных документов
/——————\ | КОДЫ | |——————| Форма по КФД | 0511832 | |——————| от «_________»_________________200___г. Дата | | |——————| Учреждение________________________________________________ по ОКПО | | |——————| Структурное подразделение_________________________________ | | |——————| Материально ответственное лицо ___________________________ | | \——————/ /——————\ Номер счета| | \——————/ Комиссия в составе___________________________________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ назначенная приказом (распоряжением) от «_____»_________ ___200___г. N____, составила настоящий акт в том, что за период с «____»________ _200__г. по»_____»________200__г. была проведена инвентаризация _______________________________________________________ (наименование видов документов) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Место проведения инвентаризации _____________________________________________________ Решение руководителя учреждения ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Руководитель ____________ _______________________ «____»_________________200__г. (подпись) (расшифровка подписи) /——————————————————————\ | РАСПИСКА | | (оформляется до начала инвентаризации) | | | | К началу проведения инвентаризации все документы, | | относящиеся к приходу или расходу бланков строгой отчетности | | и денежных документов, сданы в бухгалтерию и никаких | | неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется. | | | | Материально | | ответственное лицо ___________ ___________ _____________________ | | (должность) (подпись) (расшифровка подписи) | | | | «___»______________________ 200__г. | \——————————————————————/ Все бланки строгой отчетности, а также денежные документы, поименованные в настоящем акте инвентаризации комиссией проверены в моем присутствии и внесены в настоящий акт, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Бланки строгой отчетности и денежные документы, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально ответственное лицо ___________ ___________ _____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) «___»______________________ 200__г. Форма 0511832 с.2 /——————————————————————————————————\ | | Бланк | | | | | N |строгой отчетности,|Единица| Фактическое наличие | По данным бюджетного учета | |п/п| денежный документ |измере-| | | | |——————-| ния |—————\——————-+———————————-| | |наименование| код | |серия|номер(а)|цена,| коли-|сумма,|серия|номер(а)|цена,| коли-|сумма,| | | | | | | |руб. |чество| руб. | | |руб. |чество| руб. | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | |—+————+——+——-+——+———+——+——+——+——+———+——+——+——| | | | | | | | | | | | | | | | \—————————————————-+——+——+——+———+——+——+——| Итого| | | х | х | х | | | \————————————————/
продолжение таблицы
Результаты инвентаризации | |||||||||
недостача | излишки | ||||||||
серия | номер(а) | цена, руб. |
коли- чество |
сумма, руб. |
серия | номер(а) | цена, руб. |
коли- чество |
сумма, руб. |
15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
х | х | х | х | х | х |